Как создать гугл таблицу с общим доступом пошагово на компьютере

Как создать Гугл Таблицу с общим доступом и открыть ее для других?

Как создать Гугл Таблицу с общим доступом, чтобы другие пользователи могли читать или вносить изменения? Ответ на этот вопрос должен знать каждый – обязательно пригодится!

Если вы много работаете с документами, логично будет разобраться, как открыть доступ к Гугл Таблице для других пользователей. Очень удобная функция, позволяющая вместе работать над важными данными. А если не хотите разрешать редактировать цифры и текст, можно просто открыть режим просмотра! В общем, пора узнать поподробнее.

В Документах существует специальная функция – вам не придется хитрить, скачивать файл и отправлять его другим людям. Можно работать вместе в электронном виде, через веб-пространство. Аналогичная опция есть и в мобильной версии. Готовы разобраться, как сделать Гугл Таблицу доступной для редактирования другими пользователями? Как сделать общим Яндекс Диск для скачивания, прочитай в источнике.

Вы можете работать с этой опцией через интерфейс открытого документа или через меню вашего Диска. Вы же в курсе, что все сохраняемые файлы автоматически попадают именно в облачное хранилище?

Важно: предварительно убедитесь, что вы дали файлу имя – без названия получить доступ к опции не получится.

Если открываете документ, кнопка «Настройка доступа Гугл Таблицы» находится на верхней панели справа (зеленый значок, не перепутаете)

Если работаете через интерфейс Диска, нужно выделить файл щелчком мышки и найти на верхней панели иконку в виде человечка со знаком «+»

Какой бы вариант вы ни выбрали, дальнейшие действия будут полностью совпадать. Возможность выбора дана, чтобы вы могли в любой момент получить доступ к нужной опции – не переключаясь между файлами!

Как только вы нажмете на нужную кнопку, увидите два блока. О каждом поговорим отдельно.

Множество функций

Дополняйте данные в Google Таблицах цветными диаграммами и графиками. Экономьте время и усилия благодаря встроенным формулам, сводным таблицам и функциям условного форматирования. И все это бесплатно!

Создавайте, редактируйте и просматривайте таблицы на любом устройстве – телефоне, планшете или компьютере. Все это можно делать даже без подключения к Интернету.

Скачать Таблицы для Android
Скачать Таблицы для iOS

Аватар Полины

Аватар Тимура

Аватар Лены

Как все устроено?

Вы предоставляете доступ пользователю, указав его электронную почту (как это делалось раньше).

Пользователю на почту приходит ссылка на доступ к документу. При переходе по ссылке ему предлагают авторизоваться, введя код, который в этот момент направляется ему на почту. Таким образом, попасть в документ просто имея в руках чужую ссылку уже не получится.

При совместном доступе такой пользователь будет отображаться не как «неопознанный опоссум», а как пользователь с тем адресом, для которого открыт доступ.

Общий доступ к гугл таблице определенным пользователям

Чтобы работать в одной гугл таблице группой, можно предоставить доступ к документу конкретным юзерам:

У пользователей должны быть аккаунты в гугл;
В правом верхнем углу щелкаем мышью по «Настройка доступа»;
В появившемся модальном окне щелкаем по форме мышью и вносим туда mail пользователя;
Кликаем по кнопке «Готово».

Настройка доступа к гугл документу определенным пользователям

На почту пользователя придет оповещение с ссылкой на документ, в котором будет вестись совместная работа, либо просмотр (зависит от настроек по ролям).

Чтобы удалить пользователей, либо переделать варианты доступа, достаточно пройти аналогичную процедуру из нужных вариантов и: либо удалить какого-то пользователя; либо проставить функцию ограниченного доступа к документу (в случае, если был настроен доступ по ссылке).

Заключение

Теперь и вы знаете, как создать гугл таблицу (Google Excel) с общим доступов. Благодаря схожести интерфейса с Microsoft Excel — это очень полезный и простой в освоении сервис. Кстати, недавно я уже писал про другой похожий сервис от гугла, но уже представляющий собой аналог Microsoft Word. Вот ссылка на статью — «Как создать гугл документ с общим доступом».

Чуть позже я напишу еще одну статью об этом сервисе, но уже расскажу о том, как правильно интегрировать гугл документы на страницы сайта. По правде сказать, это достаточно просто сделать, но я никак не сяду и не изучу этот вопрос досконально. Особенно меня интересует, как правильно задать необходимые размеры и подогнать документ по габаритам страницы.

Ну ладно, поговорим об этом в следующий раз. Если вам вдруг стало интересно, как интегрировать этот сервис на свой сайт, подписывайтесь на обновления моего блога. До встречи в следующих статьях!

Создание нового файла с одним листом

Пока что у нас есть довольно несовершенные решения. Хотя мы можем указывать людям на один лист или пока мы можем скрывать другие листы, мы не смогли полностью удалить данные, которые мы пытаемся защитить.

Но, как уже упоминалось, у Google нет внутреннего метода простого обмена одним листом. Вместо этого вам придется создать книгу, в которой будет только один лист.

Удобный способ поделиться одним листом — сначала создать копию вашего файла.

Создав копию файла, удалите другие страницы, а затем поделитесь листом с данным человеком.

Это дает некоторые важные преимущества в отношении конфиденциальности и безопасности. Во-первых, данных, которые помогают защитить, больше нет в файле. Вам не нужно беспокоиться о том, смогут ли они получить к нему доступ, потому что данных там нет. Вам также не нужно делиться этим каким-либо особым образом; поделиться им с человеком — это все, что вам нужно.

Но есть и недостатки. Вам придется обновлять каждый лист независимо от более крупного документа. Вы не сможете сохранить ссылки между листами, потому что они будут отдельными книгами. И у вас будет много дополнительных файлов.

Примечание. Существуют также другие способы создания книги, содержащей только один лист. Например, вы можете создать новую пустую книгу и вручную скопировать лист.

Коллекция дополнений

Если вам не хватает некоторых функций в Google Sheet, вы можете попробовать найти то, что вам нужно, среди надстроек. Страница с доступными дополнениями открывается из меню Дополнения -> Установить дополнения.

google_sheet_addons

Я бы порекомендовал присмотреться к следующим дополнениям:

Стили;
Удалите пустые слова;
Расширенный поиск и замена;
Переведите мой лист;
Импортер активности Fitbit;
Magic JSON;
Экспортер ссылок на привод.

Как закрыть общий доступ к Google Таблице или Документу

Для того чтобы закрыть общий доступ к Google Таблице или Документу нужно открыть данную таблицу и снова перейти в « Настройки доступа ».

Настройки доступа

Если вы предоставляли доступ по почте, то в появившемся меню будет отображаться список пользователей, которых вы добавили. Для закрытия доступа нужно просто удалить всех пользователей.

удалить всех пользователей

Если вы предоставляли доступ по ссылке, то нужно перейти в блок « Скопируйте ссылку », открыть меню « Доступно пользователям, у которых есть ссылка » и выбрать вариант « Доступ ограничен ».

закрыть общий доступ по ссылке