11 лучших тайм-трекеров: какой выбрать
Распространенная ситуация для многих агентств: вы взяли в работу 10-часовый проект с оплатой 5 тыс. руб. в час; по завершении проекта вы получили 50 тыс. руб. Но действительно ли вы потратили на его выполнение 10, а не 12 или 15 часов? Без специальной программы вы не сможете оценить эффективность работы своей команды и прибыльность проекта. Для объективной оценки ситуации нужен тайм-трекер для учета времени.
Что такое тайм-трекеры, какими они бывают и чем отличаются — об этом расскажем в статье. В конце — сравнительная таблица 11 сервисов тайм-трекинга.
Grindstone
- Управление проектами
- Управление временем
- Выставление счетов
Сочетания этих функций в одной связке зачастую не хватает пользователю при работе с задачами. Скажем, даже в сложных проектных системах не так часто есть возможность выставления счетов, в todo-менеджерах не всегда имеется учет времени, затраченного на выполнение todo, не говоря о других «пробелах».
Приближенность Grindstone к todo-менеджеру делает продукт простым в освоении. Управление задачами привычно в обращении. Grindstone позволяет вести учет задач параллельно, быстро создавать новые todo. Можно создавать категории, группировать задачи. Для организации информации по тематикам используются пользовательские поля. Они могут содержать информацию о проекте, клиенте и другие сущности, которые определит пользователь.
Для учета времени можно создать несколько todo и поочередно осуществлять хронометраж, выбрав в меню Start Timing. Задачи можно закрывать, переключаться между ними, но запускать параллельно их нельзя.
В случае, если активность пользователя за компьютером прекращается (режим ожидания, блокировка, отключение удаленного рабочего стола) программа выдает соответствующий диалог. С его помощью можно скорректировать время отсутствия, указав причину.
Одна из наиболее интересных особенностей Grindstone — это привязка расценок к задачам. Достаточно указать ставку за определенный вид работы (почасовую или фиксированную), выбрать валюту — в результате, будет подсчитана стоимость выполненной задачи, проекта.
Статистика о затраченном времени доступна в виде круговой диаграммы, таблицы, суммарного отчета (табеля). Сохранить результаты в можно форматах CSV, XLSX, RTF, в виде изображения, распечатать или скопировать для вставки в другой документ (для отправки по email или для презентации).
Русского языка среди локализаций нет, документация состоит из разрозненных документов, уведомления программы по большей части отвлекают, чем несут пользу.
Резюме
Grindstone можно использовать как простой менеджер задач. Но, в первую очередь, стоит обратить внимание на функции, связанные с учетом времени. Для полного удобства, Grindstone не хватает внятности интерфейса и структурированного описания функций.
[+] Интересное сочетание функций
[+] Расширенная отчетность
[−] Неудобный интерфейс
[−] Ограниченность функций учета времени
RescueTime
RescueTime помогает следить за тем, на что вы тратите время, находясь за компьютером. Особенно будет полезно любителям «заглянуть на минуточку» в соцсети или «быстренько просмотреть» последние новости. Узнав, сколько времени на самом деле вы тратите на просмотр лишней информации, вы сможете распределять его более эффективно на выполнение основных рабочих задач.
Программа бесплатная и работает в фоновом режиме на ПК и мобильных устройствах (Apple и Android). Премиум-версия стоит 9$ в месяц и позволяет добавлять к статистике дня дела и задачи, которые вы выполняли вне компьютера, а также блокировать на время работы нежелательные для просмотра сайты.
.slider__item’ data-cycle-timeout=’0′ data-cycle-speed=’300′ data-cycle-swipe=’true’ data-cycle-swipe-fx=’scrollHorz’ data-cycle-fx=’fade’ data-cycle-pause-on-hover=’.slider__item’ data-cycle-caption=’.slider__count-22′ data-cycle-caption-template=’<> / >’ data-cycle-prev=’.slider__prev-22′ data-cycle-next=’.slider__next-22, .slide-22’>
3. Sectograph
Наглядное расписание на циферблате для визуалов
Согласитесь, было бы удобно, если бы при взгляде на часы вы сразу же видели ваши задачи на это время? Сервис Sectograph реализовал эту возможность в лучшем виде. Приложение переносит ваши планы из Google Календаря на 12-часовой циферблат и вместо линейного списка ваше расписание превращается в наглядную круговую диаграмму.
Такой формат идеально подходит для тех, кто лучше всего воспринимает информацию визуально. Сразу видно, когда у вас начинается и заканчивается рабочее время , сколько займет встреча, тренировка или прием у косметолога, когда у вас есть свободные «окошки». Все это позволяет лучше чувствовать время и использовать его эффективнее.
RemindYou ( http://mac.softpedia.com/get/iPhone-Applications/Busi.. )
Приложение для айфона под названием RemindYou пригодится занятым людям, ежедневно скованным массой обязательств, простых и не очень. Программа импортирует данные из стандартных служб вроде «Контактов» и «Календаря» на один экран и берет жизнь пользователя под свой контроль. Напоминает, кого надо поздравить с днем рождения, какие счета оплатить, что купить, куда съездить. Расписание можно забить на полтора месяца вперед. В отличие от многие конкурентов, приложение весьма снисходительно к аккумулятору телефона.
Программа Self-Control действует по принципу «несвобода лучше свободы»: стоит ее включить, завести будильник – и все, прощайте блоги, социальные сети, порносайты и говорящие хаски с Youtube. Доступ к разлагающим волю и дисциплину сайтам будет разблокирован только тогда, когда истечет вами же заданное время. До этого не поможет даже перезагрузка компьютера.
Сервисы для планирования
1. Google Календарь
Лучшие решения всегда лежат на поверхности — так и в случае с сервисами тайм-менеджмента. Всем известный Google Календарь — понятный и простой сервис, который позволяет распланировать дела. Сервис бесплатный.
Приложение присылает уведомления о каждом внесенном в него мероприятии. Эту опцию можно использовать в письмах. Например, если необходимо пригласить на мероприятие через емейл-рассылку, вставьте в письмо кнопку “Добавить в календарь”.
Как сгенерировать ссылку, чтобы при переходе по ней в календарь пользователя автоматически добавлялось мероприятие, анонсируемое в рассылке, можно почитать в этой статье. Помимо этого, в приложении есть опция создания совместных календарей, что сильно помогает при командном планировании.
2. GTasks
Понятный и полезный сервис. Подойдет тем, кто ценит простоту и минимализм.
С его помощью можно:
ставить задачи себе, друзьям, членам семьи, коллегам,
создавать списки дел,
Используя этот сервис, вы не пропустите важную задачу и сможете сфокусироваться на главном. Есть синхронизация с Google.
Пользователи Gmail могут найти это приложение, не выходя из своей почты:
Существуют версии как для яблочных устройств, так и для гаджетов на Android. Сервис бесплатный
3. Any.DO
Это популярный планировщик, в котором удобно составлять списки дел, размещать их в личные или рабочие папки, задавать начало рабочей недели. Миллионы пользователей во всем мире уже используют этот планировщик в том или ином виде и с его помощью успевают сделать больше и существенно экономят время на задачах. Приложение синхронизируется с почтой, благодаря чему письма можно превращать в задачи. В этом планировщике можно добавлять заметки и напоминания.
Any.DO можно использовать в виде мобильного приложения для iOS или Android или как расширение браузера Chrome, существует также отдельная версия для ПК.
В базовом варианте приложением можно пользоваться бесплатно, премиум-версия стоит $5,99 в месяц.
4. Todoist
Еще одно приложение, которое позволяет привести все сферы жизни в порядок.
Доступность функций зависит от выбранного пакета использования сервиса.
Но даже в бесплатной версии есть такие опции, как:
Возможность вести до 5 активных проектов.
Добавление до 5 пользователей в проект.
Загрузка файлов до 5 МБ.
Сохранение истории активности за 1 неделю.
Стоимость платных пакетов — от 3 до 6 долларов в месяц, они больше заточены под организацию работы команд.
В этом сервисе можно:
разбивать задачи на подзадачи,
синхронизироваться с Gmail.
Для личного использования этот сервис полезен возможностью создавать списки книг для прочтения, фильмов для просмотра, необходимых покупок, а также другие виды списков в альтернативных категориях на свое усмотрение.
У приложения есть русскоязычный интерфейс. Оно представлено в версиях для IOS и Android.
Новым пользователям для ознакомления с функционалом сервиса отправляются онбординг письма:
А тем, кто создал задачу и не выполнил ее в срок, приходят емейл-рассылки с напоминаниями:
Хотите создавать письма в eSputnik?
5. Evernote
Приложение с широкой функциональностью, предназначенное для того, чтобы:
добавлять мультимедийные элементы;
привязывать информацию к местоположению;
писать заметки и статьи.
Можно сказать, что это приложение — одно из самых универсальных для решения вопросов с планированием и напоминаниями.
Есть бесплатная версия, а также пакеты “Премиум” и “Бизнес”, для тех, кому нужен расширенный функционал.
6. Trello
Хорошо подходит для организации совместной работы над проектами в небольших командах, некоторые используют это приложение и для планирования своих личных задач.
Для каждой задачи в этом сервисе создается карточка на виртуальной доске, куда можно добавлять исполнителей, метки, документы, комментарии, а также установить дедлайн. Перечень доступных опций отображается в самой карточке:
Приложение позволяет интегрировать дополнительные сервисы, например, Dropbox, Slack, Evernote и другие.
Есть бесплатная версия и два платных пакета с разным объемом дополнительных функций, предназначенные для фрилансеров и для больших команд.
Какие задачи позволяет решать Time Tracker, какие преимущества дает компании
Это программа, которая устанавливается на компьютер или мобильное устройство пользователя с целью фиксации временных затрат на работу. У современных приложений, предназначенных для учета рабочего времени, расширенный функционал, но их основная задача – наглядно предоставлять руководителю подробные сведения о том, сколько времени сотрудник потратил на реализацию конкретного проекта. Система для отслеживания рабочего времени значительно упрощает менеджмент на предприятии. Долгое время десктопное приложение такого типа удерживало популярность в сфере отслеживания удаленной работы специалистов на аутсорсе. Затем его стали использовать в офисах, а позже пользу Time Tracking для Windows осознали фрилансеры. В последние годы такие программы применяются повсеместно, а в 2020 году они вышли на пик своей популярности. Это обусловлено тем, что в связи с пандемией COVID-19 огромное количество сотрудников (программистов, дизайнеров, верстальщиков и тд.) переведено на работу из дома. Соответственно – вопросы тайм менеджмента по части контроля фрилансеров, работников на аутсорсе и удаленке вышли на первый план.
Обратите внимание! Системы для отслеживания удаленной работы не просто фиксируют периоды, потраченные специалистом на решение поставленных задач. Эти приложения отмечают все его действия – какие сайты он посещал, какое ПО использовал, какое время затрачено. В итоге, тайм-трекер суммирует полученные данные, сравнивает их по заданным критериям и выдает показатели эффективности работника.
Резюмируя, какие преимущества дает тайм-трекер для рабочего ПК:
- Прозрачность работы. Вы перманентно отслеживаете все бизнес-процессы и понимаете, что в какой момент происходит в вашей организации, чем занят каждый отдел, каждый специалист.
- Точное планирование. Наглядные отчеты позволяют в минимальные сроки проводить сравнительный анализ, на основании которого руководитель формирует успешную бизнес-стратегию
- Сокращение расходов. Использование рассматриваемых приложений для Windows устраняет «дыры» в рабочих процессах, недоработки и переработки, выявляет «слабые звенья», позволяя оперативно устранять их. Это ведет к оптимизации издержек, исключению фактов непродуктивного использования рабочих ресурсов.
- Упрощение бухгалтерии. Специализированное ПО ускоряет и облегчает некоторые рутинные действия, снижает вероятность ошибок, так как ЗП рассчитывается на основании реально отработанных часов. На том же основании выдаются премии, налагаются санкции.
- Удобство для сотрудников. Для фрилансеров, работающих по договору, или офисных специалистов важно точно знать, сколько у них осталось дней отпуска, больничных, премиальных и тд. Это позволяет им планировать личные мероприятия в соответствии с рабочим графиком и распорядком.
Сначала съешьте лягушку
Метод перехода от трудного к легкому, а еще «разбивке» большого дела на маленькие задачи. Начинайте день с самой трудного задания и делайте его максимально быстро — ведь впереди, после «лягушки», еще много маленьких «головастиков».
Осознание того, что большая трудность преодолена — дает чувство эйфории и заряд бодрости на выполнение остальных задач.
Chaos Control
В чем польза: избавляет от стресса, который возникает в результате хаотичности и разрозненности задач, позволяет привести все дела в порядок.
Сервис поддерживает все основные мобильные платформы, доступен с любого смартфона, планшета и компьютера. Основная функция приложения — четкое определение действий, необходимых для достижения целей, а также контроль их выполнения. Позволяет объединять цели и задачи в проекты, систематизирует их, обеспечивает их выполнение.
Разработчик приложения Дмитрий Тарасов заявляет, что оно создано специально для стартапов, малого и среднего бизнеса.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
