11 лучших тайм-трекеров: какой выбрать
Распространенная ситуация для многих агентств: вы взяли в работу 10-часовый проект с оплатой 5 тыс. руб. в час; по завершении проекта вы получили 50 тыс. руб. Но действительно ли вы потратили на его выполнение 10, а не 12 или 15 часов? Без специальной программы вы не сможете оценить эффективность работы своей команды и прибыльность проекта. Для объективной оценки ситуации нужен тайм-трекер для учета времени.
Что такое тайм-трекеры, какими они бывают и чем отличаются — об этом расскажем в статье. В конце — сравнительная таблица 11 сервисов тайм-трекинга.
Grindstone
- Управление проектами
- Управление временем
- Выставление счетов
Сочетания этих функций в одной связке зачастую не хватает пользователю при работе с задачами. Скажем, даже в сложных проектных системах не так часто есть возможность выставления счетов, в todo-менеджерах не всегда имеется учет времени, затраченного на выполнение todo, не говоря о других «пробелах».
Приближенность Grindstone к todo-менеджеру делает продукт простым в освоении. Управление задачами привычно в обращении. Grindstone позволяет вести учет задач параллельно, быстро создавать новые todo. Можно создавать категории, группировать задачи. Для организации информации по тематикам используются пользовательские поля. Они могут содержать информацию о проекте, клиенте и другие сущности, которые определит пользователь.
Для учета времени можно создать несколько todo и поочередно осуществлять хронометраж, выбрав в меню Start Timing. Задачи можно закрывать, переключаться между ними, но запускать параллельно их нельзя.
В случае, если активность пользователя за компьютером прекращается (режим ожидания, блокировка, отключение удаленного рабочего стола) программа выдает соответствующий диалог. С его помощью можно скорректировать время отсутствия, указав причину.
Одна из наиболее интересных особенностей Grindstone — это привязка расценок к задачам. Достаточно указать ставку за определенный вид работы (почасовую или фиксированную), выбрать валюту — в результате, будет подсчитана стоимость выполненной задачи, проекта.
Статистика о затраченном времени доступна в виде круговой диаграммы, таблицы, суммарного отчета (табеля). Сохранить результаты в можно форматах CSV, XLSX, RTF, в виде изображения, распечатать или скопировать для вставки в другой документ (для отправки по email или для презентации).
Русского языка среди локализаций нет, документация состоит из разрозненных документов, уведомления программы по большей части отвлекают, чем несут пользу.
Резюме
Grindstone можно использовать как простой менеджер задач. Но, в первую очередь, стоит обратить внимание на функции, связанные с учетом времени. Для полного удобства, Grindstone не хватает внятности интерфейса и структурированного описания функций.
[+] Интересное сочетание функций
[+] Расширенная отчетность
[−] Неудобный интерфейс
[−] Ограниченность функций учета времени
Лучший тайм-трекер для команд — Harvest
(Android, iOS, macOS, Windows, web, расширение браузера, плюс работа в других веб-приложениях при помощи интеграции)
Среди всех инструментов тайм-трекинга Harvest это лучшее решение для команд. Он очень хорош и для индивидуальных предпринимателей, но в основном фокусируется на совместной работе. Если отслеживание и организация времени команды это не ваша сильная сторона, Harvest поможет вам справиться с этой задачей.
Каждый член команды может установить столько экземпляров Harvest, сколько захочет. Это могут быть десктопное или мобильное приложение, расширение браузера. Приложения работают офлайн, что позволяет вам с коллегами отслеживать время работы над задачами, даже если у вас нет выхода в интернет.
Когда члены команды запускают свои личные трекеры, вся информация стекается в аккаунт администратора, где представляется как в общем виде, так и в деталях. Harvest может автоматически напоминать членам команды о необходимости отправлять отчеты, а собственник бизнеса может их просматривать, редактировать и одобрять.
Помимо всего прочего, Harvest интегрируется в большое количество других приложений. Некоторые из поддерживаемых приложений позволяют вам отслеживать рабочие часы прямо в них (например, Asana, Basecamp, Slack, Trello) и отсылать результаты в Harvest. Другие предназначены для выставления счетов и для бухгалтерии (если вы, конечно, не хотите использовать для этих целей встроенный инструментарий Harvest).
Также в Harvest есть собственное приложение для составления расписания сотрудников — Forecast (продается отдельно), которое отлично интегрируется с основным приложением. Если вам нужно подключить Harvest к инструменту, не имеющему нативной поддержки, это можно сделать при помощи интеграций Zapier.
Harvest имеет бесплатный план, а платный обойдется вам в 12 долларов в месяц с человека.
Kickidler
Это тайм-трекер, который поможет отследить эффективность работы сотрудников. Есть пробный период на 7 дней, чтобы оценить все возможности системы, а также бесплатная версия. Софт доступен для скачивания на Windows, MacOS, Linux.
Онлайн-мониторинг позволяет увидеть, какие окна открыты на рабочем столе прямо сейчас. На основании полученной информации, система создает динамику работы сотрудника. Она помогает определить, в какие промежутки времени он показывает лучшую производительность. Также софт предусматривает табель учета рабочих часов, который предоставляет данные о том, сколько времени было потрачено на решение важных вопросов, а сколько — на отдых. Кроме того, вносится информация о начале и окончании работы, прогулах, обедах. Видеозапись идет постоянно и удалить ее нельзя, за счет чего в будущем можно посмотреть действия пользователя в случае возникновения спорных ситуаций. Удаленное управление позволяет дистанционно настраивать программы или ОС. Кейлоггер учитывает все нажатия клавиш и предоставляет информацию о том, что сотрудник печатал на ПК.
- Наличие кейлоггера
- Видеозапись монитора
- Удаленная работа с ПК
- Табель учета рабочего времени
- Отсутствует резервное копирование данных
- 500 руб./месяц для 1 сотрудника
- 10 тыс. руб — бессрочная лицензия
Какой тайм-трекер выбрать?
Нет специализированного приложения, разработанного для программистов или сотрудников других направлений. Все тайм-трекеры для отслеживания рабочего времени сотрудников достаточно универсальны.
Однако некоторые из них удобнее для небольших компаний, где не требуется глубокая аналитика деятельности сотрудников. Другие, с более мощным функционалом, позволяют анализировать временные затраты каждого специалиста буквально по минутам, это оптимально в крупных фирмах, где есть множество бизнес-процессов, требующих постоянного мониторинга на качественно высоком уровне.
Таким образом, выбор трекера для контроля времени работников логично делать, исходя из масштабов конкретного предприятия и целей, которые преследует руководство.
Timely
Простота создания новых задач делает Toggl похожим на планировщик наоборот: можно запускать отдельный таймер для каждого шага и получать в результате подробнейшие записи о выполненной работе. Но это сходство вряд ли было преднамеренным. С норвежским веб-сервисом Timely все иначе: его авторы сознательно делали гибрид электронного календаря и тайм-трекера. «Вместо того чтобы спрашивать, что вы делали на этой неделе, я спрашиваю, что вы планируете делать на этой неделе», — объясняет создатель Timely Матиас Миккельсен на сайте компании. Предполагается, что пользователь будет сначала планировать задачи, а затем следить за их выполнением.
Основа Timely — это полнофункциональный веб-календарь в духе Google Calendar, причем весьма неплохой. Он заметно удобнее и, как ни глупо это звучит, красивее гугловского. Поразительная плавность работы, редкая для веб-приложений, тоже идет ему в плюс. Timely вполне мог бы заменить и Google Calendar, и Apple Calendar, и Outlook для многих пользователей. Впрочем, у тех, кто привык к другому календарю и не нуждается в новом, остается шанс обойтись без болезненной миграции. Timely умеет автоматически загружать события из любого календаря, поддерживающего формат iCal (а его поддерживают более-менее все). В этом случае планирование можно продолжать в другом приложении, а Timely использовать только для учета времени.
Описывать, как пользоваться календарем, вряд ли стоит, поэтому сосредоточимся на различиях. Каждая задача, добавленная в календарь, имеет встроенный таймер, который можно запустить, кликнув по ней. Кроме того, для каждой задачи еще на стадии планирования можно установить ориентировочное время выполнения. Суммарное ориентировочное время выполнения всех задач, относящихся к проекту, и реальное отработанное время отображаются над календарем. Кроме календаря, в Timely имеются страницы, позволяющие просмотреть историю работы над каждым проектом и историю работы каждого пользователя по отдельности.
Возможность совместной работы нескольких пользователей — важная черта Timely. Этот сервис вполне может стать удобным инструментом менеджера, управляющего целой командой, особенно если часть участников проекта трудится удаленно. При помощи Timely легко узнать, кто и чем занимается прямо сейчас и на что уходит время и деньги. Еще одна из возможностей, нацеленных именно на такое применение, — это так называемый «бюджет». Для каждого проекта можно указать максимальное время выполнения или максимальную сумму, которую можно потратить на почасовую оплату работников. Timely будет следить за исчерпанием «бюджета» и предупредит о приближении к финишу.
Бесплатная версия сервиса позволяет одному пользователю вести не более трех проектов. Фрилансерская версия стоит 14 долларов в месяц и снимает ограничения с количества проектов. Кроме того, есть несколько тарифных планов, которые рассчитаны на компании и предлагают различные сочетания максимальной величины рабочей группы и максимального количества проектов. Они обойдутся в суммы от 49 до 199 долларов в месяц.
Hubstaff
Трекер времени, который разработан удаленными работниками полностью дистанционно. Данная платформа обеспечивает следующие функции:
- тайм-трекинг, доступный на смартфонах, персональных компьютерах, веб-сайт и офлайн;
- GPS-трекинг, автоматизация отслеживания времени с помощью географического контроля и мониторинг производительности;
- онлайн-расписание для команды;
- формирование отчетов;
- управление задачами;
- простой фонд оплаты труда.
Hubstaff — это одна платформа для полного контроля времени и команды. Данный сервис предлагает бесплатные программы для работы в команде над проектом, а также для поиска работников и работы в различных сферах: разработка, маркетинг, дизайн, копирайтинг, управление контентом, проект-менеджмент, работники с базой данных, администраторы.
TMetric (Android, iOS, Linux, macOS, Windows, web)
TMetric считается дешёвой программой, позволяющей следить за временем. Она состоит из отчётов и удобных инструментов предъявления счетов, а также позволяет работать на коллективной основе. TMetric — лучший вариант для фрилансеров и тех, кто работает в малом бизнесе (особенно если важно следить за временем, расходуемым на исполнение проектов, а функция выставления счетов не так важна).
Если вы пользуетесь программой, чтобы проследить за временем, возможен учёт каждой минуты, то есть фиксация как рабочего, так и свободного времени. Линейная временная шкала окрашивается определённым цветом по мере вашего продвижения по ней. При этом участки, характеризующие перерывы, никак не окрашиваются.
Как было сказано ранее, в программе доступны упрощённые инструменты выставления счетов, но лишь в платной версии. Возможна генерация счёта для заказчика с учётом информации журналов учёта времени на рабочий процесс. Кроме того, счёт может считаться переданным, но выслать его из программы не удастся — потребуются экспорт и передача иным методом.
Возможна и интеграция с иными приложениями. Речь идёт об Asana, Basecamp, Trello, Wrike и т.д.
TMetric обладает отличной бесплатной версией, которая допускает коллективную работу до 5 человек. Можно отслеживать время, создавать отчёты и интеграции. При этом выставлять счета в такой ситуации не получится, инструменты управления задачами тоже отсутствуют. Если приобрести платную версию, эти опции (и некоторые другие) будут включены в пакет.
Являетесь фрилансером либо представляете малый бизнес? Ваш бюджет серьёзно ограничен? Тогда рассматриваемая программа — лучший вариант.
Стоимость TMetric: от 48$ (ежегодная плата). Есть бесплатная версия (но в команде может быть не более 5 человек).
