Профессиональное решение для инвентаризации сети

Что такое инвентаризация компьютеров и как она производится?

Для понимания сути инвентаризации компьютеров необходимо разобраться что такое инвентаризация вообще. Про суть данных терминов, а также про способы и методы проведения учетных процессов пойдет речь в этой статье.

Понятие и цели

Инвентаризация — это процесс проверки наличия и состояния основных средств организации частной или государственной формы собственности. Основная цель проведения инвентаризации вообщем — проверка сохранности имущества и добросовестности материально ответственных лиц в организации.

Инвентаризация компьютерной техники — это комплексная процедура, во время которой:

• происходит проверка наличия техники;
• сверяются инвентарные номера, которые должны быть проставлены на каждом элементе офисной техники;
• может проводиться тестирование состояния компьютеров, принтеров, сканеров и других элементов офисной техники, которая используется сотрудниками организации в процессе работы.

Основные цели проведения инвентаризации таковы:

(в частности, компьютеров) в помещениях организации;
• периодическая проверка качества составляющих оргтехники (марки и характеристики мониторов, системных блоков, принтеров);
• выявление фактов хищения имущества;
• проверка уровня амортизации, старения и изношенности приборов;
• анализ уровня использования техники сотрудниками компании.

Нормы

Процедура инвентаризации должна проходить четко в соответствии с требованиями закона. Именно поэтому в РФ разработана целая система нормативно — правовых актов, которые четко регламентируют проведение данной проверки:

• Постановление Правительства РФ от 23.09.2002 N 696 «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности»;
• Методические рекомендации по получению аудиторских доказательств в конкретном случае (инвентаризация);
• ФЗ от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• Приказ Министерства финансов РФ от 13.06.1995 N 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»;
• Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ»;
• Постановление Госкомитета РФ по статистике от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»;
• внутренние нормативные акты предприятия (положения, инструкции и порядки), которые разрабатываются с учетом конкретных особенностей функционирования организации.

Объекты и субъекты

Объектом инвентаризации считается все имущество, которое подлежит проверке на наличие и уровень амортизации. К объектам инвентаризации компьютерной техники можно отнести:

• компьютеры как целостные системы;
• мониторы;
• системные блоки;
• принтеры;
• сканеры;
• ксероксы;
• приемники флешек;
• отдельные сменные части системных блоков.

Субъектами инвентаризации являются сами предприятия, которые проводят. В частности, к субъектам можно отнести членов инвентаризационной комиссии.

Управление лицензиями

Инвентаризация ПО в сети и соответствие лицензионным требованиям это ключевые функции Network Inventory Advisor: вы легко можете отследить установки и версии ПО, лицензии, получить информацию об обслуживании каждого компьютера в сети.

Network Inventory Advisor благодаря особенностям агрегации лицензий осуществляет сбор информации и управление лицензиями для большинства основных программных продуктов от более, чем 500 производителей.

Сканируйте и находите ПО, установленное на компьютерах в вашей сети за считанные минуты.

Сбор информации с компьютеров

При первом запуске программа предлагает просканировать нашу сеть, в поисках компьютеров, по которым мы будем проводить инвентаризацию.

Добавление из диапазона IP-адресов – в данном случае будут добавлены компьютеры, которые в данный момент включены и имеют доступ в локальную сеть, если компьютер выключен, то он не будет добавлен в список (Выбираем сетевую карту смотрящую в нашу сеть Проверяем корректность указанного диапазона IP адресов Добавить из диапазона Указываем данные администратора домена, для выполнения более полного опроса устройств Сканировать Все Добавить ОК)

Вообще, что касаемо добавления компьютеров в систему мониторинга, тут есть большое количество различных способов, как это сделать:

• — сканирование диапазона IP адресов
• — добавление из структуры Active Directory
• — через logon-скрипт
• — через установленного агента
• — даже через ftp сервер или электронную почту, если компьютеры находятся в разных сетях.

Но, на данной теме я особо заострять внимание не буду, так как главная задача — это рассмотреть основной функционал. В крайнем случае можно будет сделать отдельное видео на тему способов подключения компьютеров к системе.

Как автоматизируется процесс инвентаризации?

Сверка вручную – процесс, отнимающий много времени. К тому же влияние оказывает человеческий фактор: из-за большого объема работы часто возникают ошибки, которые приводят к появлению недостач, излишков, пересортицы.

Процесс инвентаризации стандартизован (предполагает повторение типовых операций), поэтому его можно легко автоматизировать, используя технологию штрихкодирования или RFID-метки, специальное программное обеспечение и устройства для считывания меток.

Автоматизация существенно облегчает процесс проведения инвентаризации, повышает качество учета данных и скорость их обработки.

• Технология RFID обеспечивает быстрое удаленное считывание радиометок. Единственный нюанс: возможны сложности, если есть объект учета, но потеряна метка или, напротив, если метка находится в помещении, но отсутствует сам объект./li>
• Технология штрихкодирования отличается более низкой стоимостью и легкостью внедрения. Но при инвентаризации нужно подходить к каждому объекту и сканировать его штрихкод.

Как выбрать программу для инвентаризации на устройство с ОС Андроид

Сначала нужно определиться, какое оборудование будет использоваться на предприятии. Только после этого переходить к поиску способного работать с выбранными устройствами ПО, которое облегчит и ускорит учет ТМЦ.

Одно из преимуществ программ для инвентаризации, устанавливаемых на устройства под управления ОС Андроид, — возможность применения как на смартфонах, так и на ТСД. Благодаря этому на начальных этапах работы компании вы можете приобрести лишь интересующее ПО и установить его на собственный мобильный телефон или планшет, а с развитием бизнеса — купить подходящий по параметрам ТСД на базе ОС Android и переустановить на него выбранный софт. В этом случае не придется два раза покупать ПО и после смены оборудования повторно разбираться в настройках нового приложения. При выборе софта обратите внимание на следующие характеристики:

• Скорость и качество считывания штрихкодов. Учитывайте, что сканирование идентификаторов с помощью камеры смартфона занимает больше времени, чем при использовании ТСД и специальных считывателей.
• Способ учета товарных позиций и объектов ОФ. Режим потокового сканирования предусматривает считывание идентификаторов с каждой единицы продукции или оборудования. Возможность ручного учета позволяет самостоятельно вводить количество идентичных товаров или основных средств.
• Способ выгрузки собранной информации. При больших объемах работы важна простота и скорость обмена данными между ТСД или смартфоном, БД и товароучетной программой (при ее использовании). Кроме того, форматы файлов, с которыми работает каждый из программных элементов, должны совпадать.
• Язык интерфейса. Даже если владелец бизнеса свободно говорит и читает на английском, приобретать все равно стоит русифицированное ПО. В противном случае велика вероятность, что ответственный за проведение инвентаризации сотрудник не сможет разобраться с управлением и настройкой программы.
• Техническая поддержка пользователей. Важно, чтобы разработчики приложения предоставляли возможность связаться с ними по телефону, электронной почте или другим способом. Это облегчит настройку ПО и поможет оперативно решать проблемы, возникающие в процессе работы с новым софтом.

Если вы планируете использовать для ревизии ТМЦ смартфон с подключенным к нему внешним сканером, то убедитесь, что программа позволяет это сделать. Учитывайте, что некоторые продукты можно использовать только с USB-считывателями или со сканерами, подключенными через Bluetooth.

Возможности программы

С помощью программы вы можете собирать и отслеживать лицензии на программное обеспечение и покупки, перемещать и группировать несколько узлов одновременно и получать уведомления каждый раз, когда программа заменяется, удаляется или устанавливается в вашей сети.

После завершения процесса сканирования программа отобразит все распознанные ПК. Левая панель позволяет просматривать структуру сети вместе с доступными компьютерами.

Главное окно позволяет вам лучше видеть установленное программное обеспечение, существующие учетные записи пользователей, хранилище и дисковое пространство. Если вы хотите просмотреть подробную информацию о каждом компоненте, вы можете легко перейти на правую панель и получить доступ к интересующей вас категории.

Поскольку программа использует специальные методы обнаружения сети, вы можете автоматически находить все свои узлы Windows и сетевые устройства SNMP. Вы также можете открывать новые активы, а также создавать новые узлы вручную. Таким образом, приложение позволяет вам хранить все ваши несетевые ресурсы в дополнение к вашим IP-ресурсам в одном месте.

Вкладка Inventory также позволяет настраивать сети и управлять ими, запускать мастер сканирования, который поможет вам подготовить ваши активы и добавить их в дерево сети, а также настроить и экспортировать агент аудита для сканирования активов, которые не являются онлайн или доступны в определенное время.

Перейдя на вкладку «Отчеты», вы можете создавать готовые и настраиваемые (подробные или табличные) отчеты на основе ваших данных. Во-первых, вам нужно выбрать интересующие вас активы. После этого вам необходимо выбрать данные инвентаризации, которые вы хотели бы иметь по этим активам.

Данную программу можно загрузить с сайта filetogo.net. Сайт безопасный для пользователя ПК и содержит лучшие бесплатные и полезные программы для Windows.

Основные возможности программы для инвентаризации «Феникс»

Вести наглядный древовидный иерархический список помещений (зданий, складов, комнат), в которых могут находиться инвентарные объекты.

Не важно, находится ли всё Ваше имущество в одном здании или в разных, близко или далеко расположенных зданиях. Иерархическая структура помещений позволяет удобно отобразить в программе и места нахождения имущества и списки объектов в каждом из них.

Вести учёт инвентарных объектов и их характеристик, таких как:

• инвентарный номер,
• помещение, в котором числится объект,
• штрих код,
• наименование,
• стоимость,
• дата ввода в эксплуатацию,
• материально ответственное лицо,
• счёт бухгалтерского учёта
• и других характеристик.

Вести списки вспомогательной информации, такие как:

• список материально ответственных лиц,
• список бухгалтерских счетов,
• список кодов ОКОФ
• и другие.

Программа «Феникс» поддерживает импорт исходных данных из Excel и текстовых файлов.

Вы можете подготовить исходные данные в текстовом файле или в Excel таблице и затем импортировать их в систему «Феникс».

Помимо самого списка инвентарных объектов, можно импортировать список помещений, списки материально ответственных лиц, бухгалтерских счетов и кодов ОКОФ.

Ниже, пример Excel файлов со списками кодов ОКОФ, бухгалтерских счетов и материально ответственных лиц.

Обратите внимание на то, что в файлах импорта допускаются пустые строки и комментарии. С такими файлами удобно работать подготавливающему исходные для импорта в программу «Феникс» человеку и сама система «Феникс» их без проблем распознает и обработает.

А вот еще пример Excel файлов для импорта списка помещений и инвентарных объектов в них.

Excel файлы с примерами поставляются вместе с программой и могут быть использованы пользователями программы «Феникс» для облегчения подготовки исходных данных.

Кроме того, есть возможность при необходимости выполнять синхронизацию имеющихся в программе данных об инвентарных объектах с данными из внешних источников.

Само собой, предлагаемая нами программа для инвентаризации позволяет печатать на объекты этикетки с штрих кодом. Мало того, возможна печать этикеток как на специальном принтере этикеток, так и на обычном офисном принтере.

Кстати, при желании, можно использовать эту возможность для сокращения затрат и полностью или частично отказаться от закупки специальных принтеров этикеток, используя уже имеющиеся в организации обычные офисные принтеры.

Кроме того, если имущество в Вашей организации уже промаркировано штрих кодами, созданными в какой-то другой программе, Вам не придётся их перепечатывать и переклеивать. Наша программа для инвентаризации сможет работать с уже имеющимися на вашем имуществе штрих кодами. Новые же этикетки Вы будете печатать на новое имущество и для замены пришедших в негодность старых этикеток.

Программа Феникс реализована в виде Web-сайта. Это означает, что система «Феникс» устанавливается на ваш web-сервер, а пользователи могут подключаться к ней по внутренней локальной сети организации или подключаться удалённо через Интернет, даже с планшета или смартфона.

Каждому пользователю программы можно настроить свой уровень доступа. Например, сотрудникам, выезжающим на проведение инвентаризации на отдалённый объект, можно разрешить только лишь загружать в программу данные об обнаруженных инвентарных объектах.

Также в системе автоматически ведётся журнал основных действий пользователей.

Основной функцией программы, конечно же является автоматизация инвентаризации имущества, которая в данном случае заключается в том, чтобы иметь возможность ускоренного сбора информации о том, какое имущество в каких помещениях находится.

Во всех подобных системах для автоматизации инвентаризации, основанных на технологии штрих кодов, сбор информации о наличии имущества заключается в непосредственном обходе помещений, проводящими инвентаризацию сотрудниками, со специальными мобильными сканерами и сканировании на каждом инвентарном объекте этикетки с штрих кодом.

Как правило, количество сканеров штрих кодов в каждой организации — весьма ограничено, т.к. это устройство не из дешевых. И даже, если руководство организации захотело бы ускорить проведение инвентаризации — это было бы весьма проблематично, т.к. даже теоретически привлечь на проведение инвентаризации можно лишь столько сотрудников, сколько есть в наличии мобильных сканеров штрих кода.

Программа для инвентаризации «Феникс» позволяет в качестве мобильных сканеров штрих кодов использовать не только специализированные сканеры, но и обычные смартфоны и планшеты на платформе Android.

В комплект поставки системы «Феникс» входит бесплатное приложение для установки на Android, с помощью которого можно сканировать этикетки, подготавливать и отправлять данные в основную программу.

Такая возможность позволит в случае необходимости очень существенно увеличить скорость проведения инвентаризации, путём привлечения к сбору информации большого количества сотрудников.

Например, можно назначить в каждой комнате (помещении) ответственных, которые при помощи смартфона соберут информацию о находящемся в их помещениях имуществе и загрузят её в систему Феникс или отправят специально назначенному ответственному сотруднику.

А так как, наша программа для инвентаризации позволяет подключаться к ней через Интернет, то с помощью всё того же смартфона, сотрудник сможет отправить эту информацию в основную программу практически без задержек.

Система «Феникс» снабжена подробной и хорошо иллюстрированной справочной системой, которая доступна также и в демо-версии системы при подключении к одной из наших демо-площадок.

Доступ к демо-площадкам мы предоставляем по запросу.

Кратко, про работу с входящим в комплект поставки системы «Феникс» приложением для проведения инвентаризации с помощью смартфона можно посмотреть на этой странице.

И конечно же, в результате проведения инвентаризации, Вы получите информацию о том:

• какое имущество в каких помещениях (комнатах) в ходе проведения инвентаризации было обнаружено,
• а также о том, какое имущество было перемещено в другие помещения,
• и какое имущество и на какую сумму было не найдено.

Вы будете иметь полную картину о нахождении имущества Вашей организации с точностью до комнаты (помещения).

Бухгалтерские проводки по учету излишков и недостачи

Для отражения результатов инвентаризации в бухучете предусмотрены следующие типовые операции:

Учет излишков:

Дт 08.3 Кт 91.1 — учтен доход в виде основного средства;

Дт 01 Кт 08 — объект принят к учету по рыночной цене.

Дт 91.1 Кт 99 — отражена прибыль от принятия неучтенного объекта к учету.

Учет недостач:

Если виновник не найден, ущерб отражают так:

Дт 94 Кт 01 — выявлена недостача;

Дт 02 Кт 01 — списан износ недостающего объекта;

Дт 91.2 Кт 94 — убыток отнесен на прочие расходы.

Если виновник найден, то операции имеют вид:

Дт 73 Кт 94 — недостача списана на виновного;

Дт 50 Кт 73 — сотрудник погасил задолженность;

Дт 70 Кт 73 — долг удержан из заработка работника.

Купить программу «10-Страйк: Инвентаризация Компьютеров»

Внимание! Успейте приобрести лицензии на обычную версию программы по ценам 2014 года!

• Лицензии бессрочные!
• Обновления программ и тех. поддержка — 1 год бесплатно (продление на год с 80% скидкой).
• При оплате безналичным расчетом документы для бухгалтерии высылаются по почте.

Добавляйте программы в корзину Интернет-магазина AllSoft (Софтлайн) для подсчета общей цены и оформления заказа.

Программа включена в единый реестр российского ПО минкомсвязи.

Счёт будет выслан после заполнения формы заказа в корзине.

Для партнеров у нас специальные условия. Также вы можете оплачивать лицензии нам напрямую.

Выберите вариант в зависимости от количества компьютеров, подлежащих учету (инвентаризации).

Программа и тип лицензии	Цена лицензии	Добавить в корзину
10-Страйк: Инвентаризация Компьютеров Pro: (в чем разница между Pro и обычной?)
— Учет 25 ПК	5000 руб.	Добавить
— Учет 50 ПК	10000 руб.	Добавить
— Учет 100 ПК	15000 руб.	Добавить
— Учет 200 ПК	25000 руб.	Добавить
— Учет 300 ПК	30000 руб.	Добавить
— Учет 500 ПК	35000 руб.	Добавить
— Учет 1000 ПК	50000 руб.	Добавить
— На организацию без ограничений*	99990 руб.	Добавить
Продление обновлений и тех. поддержки на 1 год	от 1000 руб.	Выбрать.
Расширение лицензии: увеличить число ПК	от 5000 руб.	Выбрать.
10-Страйк: Инвентаризация Компьютеров (обычная версия):
— Учет 25 ПК	2800 руб.	Добавить
— Учет 50 ПК	4000 руб.	Добавить
— Учет 100 ПК	7000 руб.	Добавить
— Учет 200 ПК	12000 руб.	Добавить
— Учет 300 ПК	15000 руб.	Добавить
— Учет 500 ПК	20000 руб.	Добавить
— Учет 1000 ПК	30000 руб.	Добавить
— На организацию без ограничений*	50000 руб.	Добавить
Продление обновлений и тех. поддержки на 1 год	от 560 руб.	Выбрать.
Расширение лицензии: увеличить число ПК	от 1200 руб.	Выбрать.
Перейти на Pro-версию с обычной >>	от 2200 руб.	Выбрать.

Лицензирование

Лицензия нужна только для главной программы администратора. Цена зависит от максимального числа опрашиваемых по сети компьютеров. Умножать цену на число ПК не нужно. Это разовый платеж и пожизненная лицензия на версии, выпущенные в течение года с момента покупки. Продлить получение обновлений после года использования можно опционально (по желанию) со скидкой 80% от цены новой лицензии за каждый дополнительный год.

Удаленные ПК не лицензируются, их можно опрашивать удаленно по сети через WMI без установки дополнительного ПО. Также на них можно установить и запускать опциональные компоненты для опроса: Клиенты и Агенты, но они не требуют покупки лицензии (бесплатны).

*Лицензия на организацию без ограничений позволяет устанавливать главную программу на несколько компьютеров и создавать несколько баз данных (например, в разных отделах), в отличие от ограниченной лицензии. Количество учитываемых компьютеров в этом случае не ограничено. Если сеть предприятия децентрализована и нет возможности получить доступ ко всем рабочим местам с одного компьютера, купите лицензию на организацию и установите программу в разных подразделениях. Если компьютеров больше 10000, лучше создать несколько баз.

Образовательным учреждениям предоставляется скидка 30% (школам, колледжам, ВУЗам и т.п.).

Как купить программу:

Оплатить программу «10-Страйк: Инвентаризация Компьютеров» можно безналичным расчетом, кредитной или дебетной картой, различными видами переводов и электронных кошельков.

Добавьте необходимые программы и лицензии в корзину, затем заполните реквизиты и получите счет на оплату.

После оплаты вы получите лицензионный ключ по электронной почте и документы по обычной почте. Программу нужно скачать с нашего сайта.

Внимание! Юридическим лицам в России при оплате безналичным расчетом оформляется полный комплект документов для бухгалтерии и высылается по почте.

Жителям России и стран СНГ: Если у вас есть опыт покупки программ в интернет-магазинах Софтлайн, AllSoft или Софткей, вы можете приобрести лицензии на наши продукты у них. Для этого проследуйте по ссылкам выше и заполните форму заказа.

Что дает покупка лицензии:

Программа распространяется как условно-бесплатное ПО.
Вы можете использовать её для оценки бесплатно в течение 30-дневного испытательного срока. После его истечения вы должны удалить программу с компьютера, либо купить лицензию.