Преимущества электронного документооборота

В чем преимущества составления и оформления документов на компьютере

Какие программы могут использоваться при подготовке документов на компьютере [c.115]

Использование трафаретных документов особенно удобно при подготовке документа на компьютере, так как в этом случае секретарю достаточно только загрузить соответствующую форму и заполнить или исправить ее, не перепечатывая весь текст заново. [c.53]

Документирование аудита. В ходе аудита должны документироваться основные аспекты проделанной работы, выводы и другие существенные вопросы, имеющие значение для подготовки аудиторского заключения и для доказательств качественного проведения аудита. Следует руководствоваться Правилом (стандартом) Документирование аудита [27]. Рабочие документы, полученные в процессе проведения аудита в условиях АИС-БУ, существенно отличаются от обычных рабочих документов аудита. Они могут представляться не только в распечатанном на компьютере виде, но и храниться на машинных носителях. Рекомендуется хранить аудиторские файлы по каждому экономическому субъекту на отдельном машинном носителе. Аудиторские файлы включают как бухгалтерские файлы клиента, так и компьютерные файлы аудитора, созданные в ходе проверки данного объекта — таблицы с расчетами, бланки, заполненные с помощью компьютера, тексты аудиторского заключения и разной письменной информации. Аудиторская организация обязана обеспечить сохранность и конфиденциальность этих файлов. [c.347]

Большая часть внутренних документов изготавливается без использования бланков. В таких случаях документ набирают на компьютере, печатают на пишущей машинке или пишут от руки на чистом листе бумаги. Перечисленные требования к оформлению реквизита наименование организации должны соблюдаться и при подготовке внутренних документов. [c.69]

Подготовка документа обычно ведется на компьютере, который сегодня повсеместно вытеснил пишущую машинку и стал основным средством составления и редактирования документов. Это позволило выявлять и изучать значительно больший объем информации при подготовке текста документа, при этом значительно сократив трудозатраты по сбору необходимых данных, полностью исключить многократную перепечатку документов в процессе составления и согласования, поднять культуру внешнего оформления документа. [c.99]

Шаблон может быть чистым листом бумаги, содержащим некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.), задаваемый по умолчанию, а также может содержать стандартный текст, графику, особое оформление и вообще все то, что часто встречается в документах. Набор шаблонов позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, добиться унификации, а значит и облегчить восприятие документов. Но их надо сначала создать и заложить в компьютер. [c.101]

В настоящее время компьютерные и сетевые технологии играют все более заметную роль во многих областях человеческой деятельности. Компьютер сегодня уже не является инструментом узких специалистов (программистов), а превратился в помощника широкого круга пользователей-непрофессионалов. Использование компьютера в сфере бизнеса позволяет решать задачи автоматизации бухгалтерского учета и отчетности, анализа финансово-хозяйственной деятельности, автоматизации документооборота (подготовки, прохождения и хранения документов на предприятии), управления запасами и сбытом, управления персоналом и т.д. [c.247]

Организация во внешней среде представляется как единое целое, юридическое лицо, поэтому все ее документы, независимо от подразделения и должностного лица, их составившего, должны быть единообразны с точки зрения формы и содержания постоянных реквизитов. Как мы увидим далее, нормативные документы по делопроизводству часто допускают некоторое разнообразие в исполнении отдельных реквизитов, предоставляя организации возможность выбрать наиболее устраивающий ее вариант. Например, реквизит Справочные данные об организации , входящий в число постоянных реквизитов для внешней документации, согласно стандарту должен обязательно включать только почтовый адрес организации, а остальные элементы (номера телефонов, факсов, телексов, электронной почты, банковские счета, ИНН, БИК) — по усмотрению организации. Поэтому руководство должно решить, как будет выглядеть бланк организации с постоянными реквизитами, и довести это решение до всех лиц, подготавливающих документы, для его обязательного выполнения. Шаблон бланка можно исполнить на компьютере и внести в базу всех компьютеров, используемых для подготовки документов. Изображение бланка организации уместно привести в Инструкции по делопроизводству . [c.23]

За последние годы профессия секретаря-референта претерпела существенные изменения. И если совсем недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы», «правой рукой руководителя», то сегодня его уже можно сравнить с «центральной нервной системой предприятия», регулирующей многие происходящие на нем процессы. Действительно, на секретаре сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь-референт должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими его решения и распоряжения в жизнь между руководителем и его деловыми партнерами, отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами. С появлением персональных компьютеров на рабочем столе секретаря упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения, однако, в последнее время возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта. [c.3]

Технология работы с табличным документом аналогична процедурам подготовки текстовых документов редактируемый отчет в виде таблицы выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения (т.е. редактировать содержимое клеток ЭТ). Все внесенные изменения сразу же отображаются на экране компьютера. [c.193]

В случае возникновения в ходе исследования документов, содержащихся на машинных носителях, необходимости доступа к информации, анализа цифровых и текстовых данных, определения даты ввода в компьютер исследуемой информации или изменений содержания исследуемых документов, восстановления стертых файлов и записей в базах данных, установления авторства, места и способа подготовки информации и т.п. целесообразно привлекать специалистов в области информационных технологий. В необходимых случаях данными специалистами может изучаться и состояние компьютера и периферийных устройств. [c.191]

Выбор конкретного программного продукта для обработки текста является весьма ответственным моментом. Разнообразные системы подготовки текстов позволяют эффективно использовать компьютер тем специалистам, которые связаны с информационными технологиями. Процесс выбора связан со многими факторами, но прежде всего необходимо использовать принцип разумной достаточности. Многообразие пакетов программ позволяет остановиться на том, который обеспечит максимальное удовлетворение потребностей подготовки текстов программ или документов в условиях наилучшего использования ограничивающего фактора, особенно при подготовке текстов больших объемов. [c.391]

Я очень благодарен своим профессорам, которые учили меня в вузе. Все они были старой закалки и в один голос советовали собрать свою профессиональную библиотеку и архив выписок из документов, литературы и периодики. Такой архив может быть укомплектован по темам или алфавиту и постоянно пополняться нужными и интересными выписками. Эту работу сейчас удобно производить с помощью компьютера, память которого способна хранить массу интересного материала. Этот труд — экономия времени. Когда возникает необходимость написать доклад, внести предложение в вышестоящую организацию, составить интересный отчет, вы обращаетесь к своему архиву и быстро находите в нем нужную информацию цифры, статистику, примеры, анекдоты и т.п. Это в десятки раз сократит время на подготовку — ведь все под рукой. [c.87]

Часто с помощью организационных мероприятий (телефонная передача заказов, принятие заказа с помощью машиночитаемых документов, заказы через компьютер, автоматическая подготовка пересылочных документов) удается добиться существенной экономии времени. Желания клиентов быстрее получить продукт можно учесть с помощью создания программы быстрого сервиса, которая гарантирует быструю поставку. Улучшение готовности предприятия к поставке ведет к тому, что торговля может ускорить оборачиваемость своих товарных запасов, т.к. она может поддерживать запасы на более низком уровне. [c.75]

В журнале Компания приводится характерный пример так называемого электронного декларирования. Суть его такова данные о грузах проверяются с помощью компьютера еще до пересечения границы, а сама растаможка занимает считанные минуты, экономя помимо времени и накладные расходы . Однако, — добавлено в статье, — система, зарекомендовавшая себя в Европе и США, в нашей стране не прижилась ( ). Время и стоимость подготовки документов только выросли, а разработанная для электронной декларации программа оказалась не совместимой с существующими программами таможенных брокеров .1 Так что пришлось выбирать между электронной обработкой таможенных грузов и активной ролью таможенных брокеров. В конечном счете были выбраны последние. И это вполне объяснимо. Современные информационные технологии делают зачастую ненужными и обременительными их услуги. Однако таможенное брокерство стало органичным элементом российского таможенного дела. Думаем, что роль брокеров будет меняться по мере реального, а не на словах внедрения информационных систем и информационных технологий в таможенное дело.2 [c.371]

По этой причине крайне важным становится обучение будущих документоведов достаточно свободным оперированием реквизитом «текст». Нужно учить документоведов хорошо писать (не вручную, а на компьютере, конечно). Логика и стиль изложения материала, хороший русский деловой язык, умение выделить и подчеркнуть главное, умение убедить корреспондента, умение отразить в документе мысли начальника, а если необходимо убедить его, подсказать ему лучшие варианты — это все должно стоять во главе угла подготовки документоведов. Все остальное — это сопутствующее реквизиты и нормативные материалы для подготовки, сортировки, поиска и доставки документа, вычислительная техника — для обработки, создания баз данных, оформления документов, экономика и право — для общеспециального развития и т.д. Базы данных, созданию которых учат документоведов, необходимо дополнить обучением созданию информационных (текстовых) баз данных с характеристиками контрагентов, как личностей, так и организаций. Нет, вся эта подготовка крайне важна для документоведов, но работа с текстом не должна быть менее важной. Именно там все основные сложности при создании документов. [c.78]

Веб-коммуникации отменяют требование близости жилья к работе. Пройдет несколько лет, и дистанционный режим работы не только широко войдет в обиход, но изменится по самой своей сути. Сейчас большинство из тех, кто работает дистанционно, занимаются делами, не требующими физического присутствия в офисе, например подготовкой текстов или аналитической работой. Они могут связываться по телефону и электронной почте с коллегами и клиентами, но большая часть дистанционной работы выполняется в одиночку. В будущем войдут в практику телеконференции, электронное сотрудничество в работе над документами, совмещение телефона с компьютером. Все это создаст эффект телеприсутствия в офисе, сегодня еще не доступный для тех, кто работает на дому. Благодаря развитию всех этих технологий географический фактор уже начинает утрачивать свое ограничительное значение. Несколько индийских компаний, работающих в области программного обеспечения, осуществляют поддержку клиентов американских фирм. Пользуясь разницей во времени, эти компании работают над решением проблем своих американских клиентов, пока в Америке ночь, — чтобы те уже утром могли получить результаты. Не так давно двое изучающих информатику датских студентов, работавших в штаб-квартире Mi rosoft в Редмонде, штат Вашингтон, впервые в истории сдали устные экзамены на степень бакалавра в ходе сеанса трансатлантической связи по Интернету. Компьютер избавил их от необходимости физического присутствия в Дании, где находился принимающий экзамен профессор, что позволило им продлить необходимую для работы американскую практику. [c.147]

Существующие в настоящее время системы подготовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями по вводу и редактированию текста, его форматированию и выводу на печать, а также по степени сложности освоения пользователем. При этом все текстовые процессоры используют различные метафоры для построения документов и различные способы представления документа для обозрения во время работы над ним. В WordPerfe t, текстовом процессоре с наиболее длинной историей, до сих пор заметны черты, отражающие его первоначальную цель, -сделать пользование классическими компьютерами 1980-х гг. столь же простым, как и пользование пишущей машинкой. Сложные документы в среде WordPerfe t представлены в виде простых файлов с разметкой. [c.390]

Нумерация страниц осуществляется либо автоматически, либо по команде пользователя. Номер страницы обычно располагается в области колонтитула слева, справа или в центре строки. Некоторые программы класса СПТД позволяют нумеровать текст документа не с первой страницы. Подготовленный текст может быть сохранен на внешнем носителе (гибком либо жестком диске) с целью не повторять процедуру подготовки к печати либо с целью печати на принтере, подключенном к другому компьютеру. [c.415]

Значительная часть пользователей (в том числе и школьники), приобретая компьютер или получая доступ к нему на работе или в школе, в перерывах между играми прежде всего осваивает операции именно с текстовыми файлами (а ныне — с документами Word). На первом этапе компьютер обычно используют в качестве удобной и интеллектуальной пишущей машинки (для подготовки, хранения, модификации и распечатки всевозможных писем, сочинений, объявлений, договоров, статей и т. п.). [c.211]

Преимущества электронного документооборота

Электронный документооборот (далее — ЭДО) стремительно вытесняет бумажный. И это вполне закономерно.

Работа с электронными документами имеет ряд преимуществ. Сокращается время обмена документами — электронный документ передается почти мгновенно, снижаются ошибки, связанные с человеческим фактором.

За счет автоматического формирования документов исключаются ошибки ручного ввода в первичных документах и налоговых декларациях.

К преимуществам электронного документооборота с клиентами относится ускорение обмена документами со своими контрагентами (сокращение времени на 75%).

Электронные документы не теряются в отличие от бумажных, поскольку хранятся в электронном виде и регулярно сохраняются копии.

ЭДО позволяет экономить время сотрудников до 65%. Это время они могут потратить на эффективный труд, а не на рутинную работу, связанную с распечатыванием документов, их обработкой и занесением в журналы.

Применение электронных документов на 80% снижает затраты предприятия на печать, доставку и хранение документов. Не нужно больше вести бумажные архивы и арендовать помещения под них.

Преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным — это более эффективная работа всех подразделений и предприятия в целом!

Системы ведения ЭДО

Огромное количество операторов и производителей программного обеспечения предлагают сейчас услугу электронного документооборота. Причем организовать учет можно совершенно по-разному и с помощью операторов и без них:

1. Облачный сервис.
   • Плюсы: не требуется установка на ваших компьютерах, не нужно беспокоиться о сохранности данных, можно пользоваться с любого настроенного рабочего места или из дома. Очень удобно, когда компания привлекает дистанционных работников, операторов для звонков (распределенные call -центры), менеджеров по продажам и т.п. сотрудников.
   • Минусы: есть опасения в плане закрытости информации от конкурентов или других заинтересованных лиц. Даже банки порой теряют данные клиентов. В некоторых случаях, когда кончается срок пароля/сертификата, период действия ЭЦП или по каким-то причинам блокируется пользователь, невозможно получить доступ к информации. Для возобновления обслуживания нужно оплатить услугу. Мало того, архив базы также без отдельной оплаты могут не передать, если решите прекратить работу с данным оператором. Возможно, не получится выгрузить документы в нужном формате или сервис не работает с той программой учета (или ее версией), которую вы используете.
   • Обратить внимание: соотношение цены и набора услуг, ограничения (количество пользователей, срок доступа, форматы выгрузки, архивация и т.д.), гарантии. Обращаться лучше к давно действующему, зарекомендовавшему себя на рынке поставщику, предварительно изучив отзывы о нем.
2. Специальная программа. На компьютеры устанавливают программу, которая работает в сетевом режиме между ними. Можно настроить различные права: руководитель выполняет любое действия в сетке, а работник только вносит, например, первичные документы. Система распространяется не только на помещении, офис, но и город, страну, мир. Достаточно только поставить на рабочем месте софт, настроить его и подключить в сеть. Иногда даже не нужно ставить отдельное обеспечение, функционал просто дополнительно встраивается или активируется.
   • Плюсы: плата изначально выше, но в дальнейшем систему обслуживания можно выбрать, исходя из потребностей, не включая излишние компоненты, а может, и вовсе отказаться от нее. Больше контроля над данными и доступом к ним, в большинстве случаев пользоваться хотя бы основным функционалом можно и при прекращении оплаты по обслуживанию. Более индивидуализированные настройки. Самостоятельное архивирование сведений.
   • Минусы: возможно, придется проводить обновления, которые придется оплачивать отдельно, если они не входят в регулярную плату по обслуживанию. Быстродействие и скорость передачи данных зависят от «железа», т.е. характеристик ваших компьютеров. Программа занимает большое место на жестком диске. Архивацию, скорее всего, придется делать на внешний носитель. Обеспечивать безопасность тоже придется самостоятельно.
   • Обратить внимание: что входит в базу при покупке и последующем обслуживании, ограничения (аналогично облачному сервису), системные требования.
3. Дополнение к сдаче отчетности. Некоторые операторы предлагают возможность пользоваться ЭДО в рамках системы, применяемой для отправки отчетов. Иногда это бесплатная услуга, с определенными ограничениями (например, входящие документы до N -го количества), иногда отдельная за дополнительную плату. Часто отправка происходит при помощи браузера: пользователь заходит на сайт в свой аккаунт, раскрывает нужный раздел, подгружает или заполняет прямо там форму и отправляет ее, подписав своей ЭЦП (применяется та же подпись, что для отчетов). Получатель ставит свою подпись, и пользователь получает соответствующее подтверждение.
   • Плюсы: опять же не нужна покупка отдельных программ, просто появляются дополнительные возможности. Используется одна и та же ЭЦП.
   • Минусы: рассчитано скорее на внешний обмен, контрагент также должен быть клиентом сервиса, иначе он просто не получит документы. Вероятно, придется подгружать готовую форму, к тому же не все они могут распознаваться и проходить контроль.
   • Обратить внимание: согласовать вариант обмена с получателем, закрепив его в договоре или дополнительном соглашении, уточнить какие именно формы могут и будут передаваться.
4. Корпоративная система. Это может быть внутренняя почтовая служба, закрытый чат, канал связи, группа в мессенджере и даже социальной сети. Некоторые компании создают и собственную организованную сетку для отправки и приема сообщений, служебных записок и рабочих инструкций и распоряжений. Она может носить обязательный и неформальный характер. Например, можно с помощью оповещения через чат пригласить сотрудников на совещание, а можно отсканировать и направить для согласования проект контракта.
   • Плюсы: все в руках самой организации: как организовать документооборот, общение, совещания, переписку, чтобы более оперативно работать с данными и проводить согласования.
   • Минусы: если разрабатывается собственная система, то, вероятно, придется вложить немало средств в ее создание и обслуживание. Использование мессенджеров и соцсетей не исключает утечку информации. Юридически не каждое действие признается законным. Придется описать и этикет и правила общения в собственной сетке, чтобы избежать злоупотреблений. Придется устанавливать собственный сервер, если необходим доступ к каким-то сведениям круглосуточно.
   • Обратить внимание: существует ли реальная потребность в такой сети, насколько реально ее контролировать. Есть ли финансовые возможности на последующее поддержание (заработная плата программистов, сетевых администраторов). Соответствует ли оборудование требованиям нагрузки.