Положение о ДСП
1.1 Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в ГБУЗ СО «Противотуберкулезный диспансер №2» ( далее ГБУЗ СО «ПТД №2») определяет порядок обращения со служебными документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (распространения) с учетом положений Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», постановления Правительства Российской Федерации от 13 января 2017 г. № 8 «Об утверждении требований к антитеррористической защищенности объектов (территорий), относящихся к сфере деятельности Министерства Здравоохранения Российской Федерации. и формы паспорта безопасности этих объектов ( территорий)», постановления Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2013 года № 1244 «Об антитеррористической защищенности объектов (территорий)».
1.2 Настоящее Положение определяет порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации, содержащими информацию ограниченного распространения в учреждении.
1.3 К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности ГБУЗ СО «ПТД №2» и филиала ГБУЗ СО «ПТД №2», ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.
1.4 На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
2. Категории должностных лиц, уполномоченных передавать служебную информацию.
2.1 Установлены следующие категории должностных лиц, уполномоченных передавать служебную информацию:
— Начальник планово-экономического отдела
-Начальник хозяйственного отдела
-Заведующие структурного подразделения
-Специалист отдела кадров
-Специалист по ГО ЧС
Или лица их замещающие.
2.2 Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.
2.3 За разглашение служебной информации ограниченного распространения, за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, ответственные лица могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.
3. Обязанности должностных лиц допущенных к работе со служебной информацией ограниченного распространения
3.1.При приеме в ГБУЗ СО «ПТД №2» каждый работник предупреждается об ответственности за разглашение служебной информации ограниченного распространения, ставшей ему известной в связи с выполнением им своих служебных обязанностей.
3.2. Допуск к служебной информации ограниченного распространения предусматривает оформление в служебном контракте обязательств работника перед работодателем по неразглашению (нераспространению) доверенной служебной информации ограниченного распространения.
3.3. При работе со служебной информацией ограниченного распространения работники ГБУЗ СО «ПТД №2» обязаны:
— знать и выполнять требования настоящего Положения;
— хранить в тайне известную им служебную информацию ограниченного распространения, письменно информировать руководителя о фактах нарушения порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения, о попытках несанкционированного доступа к ней;
— строго соблюдать правила пользования документами «ДСП», порядок их учета и хранения, исключать доступ к ним посторонних лиц;
— знакомиться только с теми документами «ДСП», к которым получен доступ в силу исполнения прямых служебных обязанностей.
3.4. При работе со служебной информацией ограниченного распространения работникам ГБУЗ СО «ПТД №2» запрещается:
— разрабатывать проекты и распечатывать документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, на персональных компьютерах (ПК), не аттестованных для обработки информации с пометкой «ДСП»;
— использовать служебную информацию ограниченного распространения при ведении переговоров по телефонной сети, а также с использованием мобильных средств связи;
— передавать документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, в общедоступной переписке;
— передавать документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, по незащищенным каналам связи (факсимильная связь, электронная почта и т.п.);
— использовать служебную информацию ограниченного распространения при общении с работниками учреждения не имеющими отношения к этим сведениям;
— снимать копии с документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, без разрешения руководителя учреждения;
— выполнять работы связанные со служебной информацией ограниченного распространения, на дому, выносить документы и другие носители информации, содержащие данные сведения, из здания учреждения без разрешения соответствующих должностных лиц;
— обмен ДСП документами в электронном виде осуществляется с помощью учтенного ysb носителя.
3.5. Лица, командированные в ГБУЗ СО «ПТД №2», допускаются к служебной информации ограниченного распространения с разрешения главного врача ГБУЗ СО «ПТД №2» в объеме выполнения командировочного задания и с соблюдением требований настоящего Положения.
4. Прием, учет (регистрация) документов, содержащих информацию ограниченного распространения
4.1 Прием, учет (регистрация) документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляет секретарь-руководителя, делопроизводитель, машинистка.
Документы с пометкой «Для служебного пользования»:
создаются на автоматизированном рабочем месте с закрытым доступом в общую информационную систему ГБУЗ СО «ПТД №2» (локальную сеть);
передаются ответственным лицам под расписку в запечатанном конверте:
пересылаются по почте заказными почтовыми отправлениями:
регистрируются в специальном журнале;
хранятся в сейфе.
4.2 Запрещается сканирование — введение в систему электронного документооборота электронной версии документов с пометкой «Для служебного пользования».
4.3 Уничтожение документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение, производится по акту.
5. Организация работ при обработке служебной информации ограниченного распространения с использованием автоматизированных систем
5.1 .Лица, осуществляющие обработку служебной информации ограниченного распространения с использованием автоматизированных систем (далее- АС), несут ответственность за соблюдение ими порядка обращения с указанной информацией.
5.2 Порядок защиты служебной информации ограниченного распространения с использованием АС определяется организационно- распорядительными документами и инструкциями, утвержденными в установленном порядке.
5.3 При проектировании вновь создаваемых АС требования по защите информации разрабатываются одновременно с другими разделами технического задания.
5.4 Основным документом, определяющим вопросы безопасности при работе с документами ДСП на средствах автоматизации, являются специальные требования и рекомендации по технической защите конфиденциальной информации «СТР-К», утвержденные приказом Гостехкомиссии России от 30.08.2002 г. № 282;
5.5 Работа в документами ДСП производится только на учтенных машинных носителях.
5.6 Персональную ответственность за соблюдение установленных требований по безопасности информации при обработке, копировании (уничтожении) документов ДСП, а также за использование неучтенных машинных носителей информации несет исполнитель, непосредственно осуществляющий указанные действия или/и давший указания на их осуществление.
5.5. машинные носители информации, непригодные для дальнейшего использования, подлежат сдаче для уничтожения. Уничтожение производится комиссией по акту.
6. Требования к служебным помещениям, в которых ведется работа и хранятся документы и другие материальные носители, содержащие служебную информацию ограниченного распространения
6.1.Содержание помещений, в которых ведется работа и хранятся документы и другие материальные носители, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, должно исключать возможность бесконтрольного проникновения в них посторонних лиц и гарантировать сохранность документов.
6.2. Входные двери служебных помещений оборудуются замками, гарантирующими надежное их закрытие в нерабочее время.
6.3. Внутренняя планировка и расположение рабочих мест должны способствовать выполнению работы в условиях, предусматривающих обеспечение персональной ответственности работников за сохранность доверенных им документов и информации, в которых содержится информация ограниченного распространения.
6.4. Для хранения документов с пометкой «ДСП» помещение снабжается сейфом.
7. Заключительные положения
7.1 Настоящее Положение действует до принятия нового
7.2 Изменения в настоящее Положение могут вноситься учреждением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Уставом ГБУЗ СО «ПТД №2» .
7.3 Настоящее Положение вносятся в Номенклатуру дел учреждения и размещаются на официальном сайте ГБУЗ СО «ПТД №2» в сети «Интернет».
О документах с ограничительным грифом «Для служебного пользования»
Ограничительный гриф «Для служебного пользования» проставляется на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения. В соответствии со ст. 18 1 Закона Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации» к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, относятся те сведения, которые касаются деятельности государственного органа, юридического лица, распространение и (или) предоставление которых могут причинить вред национальной безопасности Республики Беларусь, общественному порядку, нравственности, правам, свободам и законным интересам физических лиц, в том числе их чести и достоинству, личной и семейной жизни, а также правам и законным интересам юридических лиц и которые не отнесены к государственным секретам. Перечень сведений, относящихся к служебной информации ограниченного распространения, приведен в приложении к постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 12.08.2014 № 783 «О служебной информации ограниченного распространения».
Реквизит «Гриф ограничения доступа» располагается в правом верхнем углу первого листа документа (приложения к документу в случае его наличия, а также на первом листе сопроводительного письма, если оно было составлено) выше реквизитов «Адресат», «Гриф приложения» или «Гриф утверждения». При оформлении ограничительного грифа используется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании с размером шрифта не менее 12 пт. Гриф состоит из фразы «Для служебного пользования» и номера экземпляра.
Гриф ограничения доступа печатается от 5-го положения табулятора (100 мм от границы левого поля), а при оформлении документа в альбомной ориентации — от 8-го положения табулятора (160 мм от границы левого поля).
На какие документы нельзя проставлять гриф ограничения доступа к информации?
Гриф ограничения доступа нельзя проставлять на те документы, которые содержат информацию:
· о правах, свободах, законных интересах и обязанностях физических лиц, правах, законных интересах и обязанностях юридических лиц и о порядке реализации прав, свобод и законных интересов, исполнения обязанностей;
· о деятельности государственных органов, общественных объединений;
· о правовом статусе государственных органов, за исключением информации, доступ к которой ограничен законодательными актами Республики Беларусь;
· о социально-экономическом развитии Республики Беларусь и ее административно-территориальных единиц;
· о чрезвычайных ситуациях, экологической, санитарно-эпидемиологической обстановке, гидрометеорологической и иной информации, отражающей состояние общественной безопасности;
· о состоянии здравоохранения, демографии, образования, культуры, сельского хозяйства;
· о состоянии преступности, а также о фактах нарушения законности;
· о льготах и компенсациях, предоставляемых государством физическим и юридическим лицам;
· о размерах золотого запаса;
· об обобщенных показателях по внешней задолженности;
· о состоянии здоровья должностных лиц, занимающих должности, включенные в перечень высших государственных должностей Республики Беларусь;
· накапливаемой в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах государственных органов, физических и юридических лиц, созданных (предназначенных) для информационного обслуживания физических лиц.
· Данные нормы закреплены в ст. 16 Закона.
Кем и каким образом осуществляется регистрация документов с грифом «Для служебного пользования»?
Регистрацию документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляет служба ДОУ организации, а в случае ее отсутствия — лицо, исполняющее функции ДОУ в соответствии с локальными нормативными правовыми актами.
Регистрация данной категории документов осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в п. 6–7 Положения. Допускается 3 варианта регистрации:
· в регистрационно-контрольных карточках;
Как правило, документы с ограничительным грифом в организациях регистрируются отдельно от других документов, но при незначительном объеме документов с грифом «Для служебного пользования» Положение разрешает регистрировать их совместно с другими документами. При регистрации таких документов к регистрационному индексу добавляется литерный индекс «дсп», например, 4-12/9-дсп. При этом в регистрационных формах в обязательном порядке указываются количество и номера экземпляров, количество листов документа и приложений к нему. Все передвижения документов, содержащих гриф ограничения доступа, тщательно фиксируются в регистрационно-контрольных формах, передача документов исполнителю или от исполнителя к исполнителю производится под роспись (если иное не определено локальными нормативными правовыми актами).
Ответственность за уничтожение черновых документов (материалов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, несет исполнитель документа, что определено в п. 7 Положения.
ПОРЯДОК РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ (КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ И ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ) В ЕВРАЗИЙСКОЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ КОМИССИИ
X. Снятие грифа ограничения доступа к документу
95. Решение о снятии грифа «ДСП» с документа, созданного в Комиссии (за исключением решений Комиссии), без опубликования этого документа принимается подписавшим (утвердившим) документ должностным лицом по письменному предложению члена Коллегии Комиссии, руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения Комиссии.
Решение о снятии грифа «ДСП» с решения Коллегии Комиссии или Совета Комиссии принимается Коллегией Комиссии или Советом Комиссии соответственно.
Основанием для снятия грифа «ДСП» с документа является минование надобности (служебной необходимости) в ограничении доступа к документу, определяемое руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения Комиссии (в том числе в связи с изменением обстоятельств, вследствие чего дальнейшее ограничение доступа к документу нецелесообразно), а также установление необоснованности отнесения документа к категории документов для служебного пользования.
Основанием для снятия грифа «ДСП» с документов, указанных в перечне документов Евразийской экономической комиссии, относящихся к категории документов для служебного пользования, предусмотренном приложением N 1 к настоящему Порядку, является исключение соответствующих видов документов из указанного перечня.
96. С поступившего в Комиссию конфиденциального документа гриф ограничения доступа может быть снят (без опубликования этого документа) только по предварительному согласованию с органом (лицом), приславшим документ.
97. Возможность снятия грифа «ДСП» с документов ограниченного распространения, передаваемых на архивное хранение, при необходимости определяется при проведении экспертизы дел с документами ограниченного распространения в соответствии с Правилами внутреннего документооборота.
98. При снятии грифа «ДСП» на документах, на делах с такими документами, на изданиях, в журналах, ведение которых предусмотрено настоящим Порядком, а также в системе электронного документооборота производятся соответствующие записи и отметки.
99. О снятии с документа грифа «ДСП» уведомляются все адресаты, которым этот документ направлялся. Уведомление направляется в течение 1 месяца с даты принятия решения о снятии грифа «ДСП».
100. Снятие с документа грифа «ДСП» производится путем зачеркивания на подлиннике документа реквизитов грифа и указания на свободном поле рядом с грифом «ДСП» даты и номера документа с решением о снятии грифа, подписи уполномоченного сотрудника, его должности, фамилии, инициалов.
Что такое документы с грифом «Для служебного пользования» Слайд 1
Документы с грифом «Для служебного пользования» — это документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, относящуюся к несекретной информации, касающуюся деятельности организации, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.
Общепринятым сокращением для обозначения документов, содержащих информацию ограниченного делопроизводства является аббревиатура — ДСП
При работе с документами с грифом «Для служебного пользования» необходимо опираться на следующие акты:
— постановление Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 года № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти»;
— постановление Губернатора Хабаровского края от 27 января 2011 года № 5 «Об утверждении положения о порядке обращения с конфиденциальной информацией и мерах по обеспечению ее защиты и сохранности в Правительстве Хабаровского края».
Учет документов с грифом «Для служебного пользования»
При учете документов с грифом «Для служебного пользования» необходимо фиксировать не только данные о самом документе, включая количество его экземпляров и листов, поскольку утрата экземпляра или отдельных листов при безучетном их хранении зачастую приводит и к утечке информации, но и любое движение и местонахождение документа, что позволяет, помимо расширения справочно-поисковых данных о документе, обеспечивать персональную ответственность за его сохранность и качественно проводить проверки наличия документов с целью своевременного обнаружения их возможных утрат.
Документы с грифом «Для служебного пользования», образующиеся в делопроизводстве организации, можно разделить на три группы:
1. поступившие (входящие);
2. исходящие;
3. внутренние документы (это документы, образующиеся в процессе повседневной деятельности организации и не покидающие ее пределов, например: акты, инструкции).
Прием и учет документов с грифом ДСП осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.
- прием корреспонденции;
- регистрация документов с добавлением к регистрационному номеру документа отметки «ДСП»;
- передача на резолюцию руководству (через реестр движения документа с грифом «ДСП»);
- занесение резолюции руководства в учетные формы;
- тиражирование (осуществляется только с письменного разрешения руководителя с проставлением отметки на оригинале тиражируемого документа и в учетных формах);
- передача специалистам структурных подразделений организации (через реестр движения документа с грифом «ДСП»);
- помещение исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел;
- хранение документа до передачи в архив или на уничтожение.
В «Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения» записано, что при небольшом объеме документов с грифом ДСП их учет разрешается вести совместно с обычными документами. Однако формы учета простых документов не отражают всех показателей, необходимых для учета документов с грифом ДСП, что создает условия для утраты документов. К тому же при совместном учете усложняется работа по регистрации, проведению проверок наличия, поиску, систематизации документов, содержащих информацию ограниченного распространения. Поэтому оптимальным вариантом является раздельный учет простых документов и документов с грифом ДСП.
На наш взгляд, для осуществления учета документов с грифом ДСП целесообразно вести 3 журнала (соответственно, для входящей, исходящей и внутренней документации раздельно) по следующим формам:
Журнал учета входящих документов и изданий с грифом «Для служебного пользования».
Журнал учета исходящих документов и изданий с грифом «Для служебного пользования».
Журнал учета внутренних документов и изданий с грифом «Для служебного пользования».
В представленных формах журналов отражены наиболее важные реквизиты документа, позволяющие отследить всю «судьбу» документа начиная с момента его поступления или создания и до момента уничтожения или передачи на хранение в архив.
Помимо регистрации документов в журнале учета входящих документов, необходимо вести реестр движения документа.
Реестр движения документа с грифом «Для служебного пользования»
Пересылка документов ограниченного распространения должна осуществляться только заказными почтовыми отправлениями, спецсвязью или фельдсвязью с пометкой на конверте «Для служебного пользования» или «ДСП»
