Формирование путевых листов c 2021 года
С 01.01.2021 утрачивает силу приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Вместо него применяется приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368. Новые нормы действуют до 01.01.2027. Эксперты 1С рассказывают о новом порядке формирования путевых листов и журнала их регистрации, на что обратить внимание при оформлении и о поддержке изменений в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2.
Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368 изменен состав обязательных реквизитов и порядок заполнения путевых листов.
Во-первых, добавлен новый реквизит — «Сведения о перевозке». Согласно пункту 6 Приложения к Приказу № 368: «Сведения о перевозке включают информацию о видах сообщения и видах перевозок».
Виды сообщения и виды перевозок определены в Уставе автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (утв. Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ).
Выдержка из документа: «Статья 4. Виды сообщения
1. Перевозки пассажиров и багажа, грузов осуществляются в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении.
2. Перевозки в городском сообщении осуществляются в границах населенных пунктов.
3. Перевозки в пригородном сообщении осуществляются между населенными пунктами на расстояние до пятидесяти километров включительно между границами этих населенных пунктов.
4. Перевозки в междугородном сообщении осуществляются между населенными пунктами на расстояние более пятидесяти километров между границами этих населенных пунктов.
5. Перевозки в международном сообщении осуществляются за пределы территории Российской Федерации или на территорию Российской Федерации с пересечением Государственной границы Российской Федерации, в том числе транзитом через территорию Российской Федерации.»
«Статья 5. Виды перевозок пассажиров и багажа
Перевозки пассажиров и багажа подразделяются на:
1) регулярные перевозки;
2) перевозки по заказам;
3) перевозки легковыми такси.»
Во-вторых, в путевых листах в дополнение к марке необходимо указывать модель транспортного средства (пп. 1 п. 4 Приложения к Приказу № 368).
В-третьих, с 2021 года в путевых листах необходимо отражать показания одометра при выезде транспортного средства с парковки, предназначенной для стоянки, и при заезде транспорта на парковку по окончании рабочего дня или смены (пп. 3 п. 4 Приложения к Приказу № 368).
Приказ № 368 также уточняет, какие отметки ставятся для технического осмотра транспортных средств и медицинского осмотра водителей до рейса и по возвращении.
Как и прежде, оформленные путевые листы необходимо регистрировать в журнале регистрации путевых листов.
В соответствии с пунктами 17, 18 Приложения к Приказу № 368 с 01.01.2021 журнал регистрации путевых листов можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. При ведении журнала на бумажном носителе его страницы должны быть прошнурованы, пронумерованы.
При ведении журнала в электронной форме предусматривается обязательная возможность печати страниц журнала на бумажном носителе. В случае ведения журнала в электронной форме внесенные в него сведения должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью.
Рекомендуем своевременно ознакомиться с полным текстом Приказа № 368 для внесения изменений в Учетную политику учреждения и доведения информации об изменениях до ответственных должностных лиц учреждения.
Можно ли путевой лист заполнить на компьютере
Mozilla/5.0 (Macintosh; Intel Mac OS X 10_9_3) AppleWebKit/537.36 (KHTML, like Gecko) Chrome/35.0.1916.47 Safari/537.36
С 2023 года организации смогут оформлять электронные путевые листы
Путевые листы оформляют для служебных машин и поездок по работе. С 1 марта 2023 года его разрешат делать в электронном виде.
Движение автомобильного и городского наземного транспорта регулирует отдельный Устав (259-ФЗ от 08.11.2007). В норматив внесли изменения: теперь организации смогут оформить путевой лист в электронной форме (39-ФЗ от 06.03.2022). Такая возможность появится только в следующем году — 01.03.2023.
В электронную форму переводят и другие документы, использующиеся при перевозках:
- электронный договор фрахтования;
- электронный заказ;
- электронная заявка.
Чтобы электронные документы заработали, на портале государственных услуг их надо подписать усиленной электронной подписью — квалифицированной или неквалифицированной. А с 01.09.2022 ЭП с портала госуслуг разрешат использовать и для других онлайн-документов для перевозки: транспортной накладной, заказ-наряда, сопроводительной ведомости (пп. «а» п. 8 ст. 2 39-ФЗ).
Порядок заполнения электронного путевого листа описан в новой редакции статьи 6 Устава. Сейчас регламент утверждает Минтранс (приказ № 368 от 11.09.2020). По новым правилам путевой лист оформляют в бумажной или электронной форме. В нем указываются:
- срок действия;
- Ф. И. О. оформителя;
- транспортное средство;
- водитель ТС;
- вид перевозки и сообщения.
- как заполнять путевой лист легкового автомобиля;
- как заполнять путевой лист грузового автомобиля.
Состав сведений и правила оформления путевого листа позже утвердит Министерство транспорта. Кроме базовых сведений, владелец ТС сможет внести в путевой лист и дополнительную информацию — особенности деятельности по перевозке пассажиров, багажа и грузов.
Путевой лист необходимо оформлять на каждое ТС, которое перевозит пассажиров, багаж и грузы по городу, в пригороде и по междугородним маршрутам. В соответствии с п. 3 ст. 2 39-ФЗ, если транспорт предоставили во временное пользование по договору аренды транспортного средства с экипажем (за плату), путевой лист оформляет арендодатель.
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.
Путевые листы переведут в электронный формат
На совещании с Президентом РФ, состоявшимся вчера, глава Минтранса России Виталий Савельев рассказал о планах по переводу в электронный формат путевых листов. В настоящее время разрабатывается проект поправок, закрепляющий возможность формирования путевых листов в электронной форме при перевозке пассажиров и грузов автомобильным транспортом. Предполагается, что законопроект будет внесен в Правительство РФ до конца текущего года.
Напомним, с 1 января 2022 года вступают в силу поправки в законодательство, закрепляющие возможность применения электронных перевозочных документов на автомобильном транспорте всеми участниками перевозочного процесса (грузоотправители, перевозчики, грузополучатели, операторы электронного документооборота, контрольно-надзорные органы) (Федеральный закон от 2 июля 2021 г. № 336-ФЗ). Обмен транспортными накладными в электронном виде через государственную информационную систему электронных перевозочных документов будет добровольным.
НАША СПРАВКА
По соглашению сторон перевозочные документы (транспортную накладную, сопроводительную ведомость, заказ-наряд) можно будет оформить на бумажном носителе или в виде электронного документа. Формы этих документов и порядок их оформления будут определяться утвержденными Правительством РФ Правилами перевозок грузов. Формат же электронных документов утвердит ФНС России по согласованию с Минтрансом России.
Однако в настоящее время уже готовится проект по установлению с 2023 года обязанности применения вышеуказанных документов в электронном виде. Аналогичный порядок предусматривается и в отношении путевых листов – на «мягкое» внедрение будет дано 1,5 года и, как указал Виталий Савельев, с середины 2024 года путевые листы и накладные в электронном формате будут работать вместе. У участников перевозочного процесса будет возможность поэтапного перехода к цифровому документообороту.
Перевод транспортных документов в электронный формат позволит минимизировать личные обращения перевозчиков в органы власти, что, в свою очередь, упростит и ускорит процесс получения соответствующих документов. Также это обеспечит сокращение транзакционных издержек и приведет к снижению конечной стоимости товаров, поскольку в стоимости каждого товара присутствует так называемая транспортная составляющая.
НТВП «Кедр — Консультант»
ООО «НТВП «Кедр — Консультант» » Услуги » Консультации аудиторов » Обязаны ли организации заполнять маршрут в путевом листе подробно? Обязаны ли водители путевые заполнять вручную, или можно предоставлять в компьютерной обработке?
Вопрос: Обязаны ли организации заполнять маршрут в путевом листе подробно: 1) адрес; 2) наименование организации? Или наименование организации писать не обязательно? Или можно указать наименование, а адрес не обязательно?
Если водитель ездит от гаража до офиса, нужно ли прописывать адреса, или можно обойтись записью «гараж — офис»?
Обязаны ли водители путевые листы заполнять вручную, или можно предоставлять в компьютерной обработке?
Отвечают специалисты АУДИТОРСКОЙ КОНТОРЫ «КОЛЬЧУГА»:
В соответствии с п. 3, п. 5 Приказа Минтранса РФ от 18.09. 2008 г. №152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — Приказ Минтранса №152) путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве; 5)сведения о водителе.
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают для юридического лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона.
Таким образом, указание наименования организации и ее местонахождения обязательно.
Пунктом 13 Приказа Минтранса № 152 установлено, что уполномоченные лица, назначенные руководителем организации, фиксируют дату, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и при его заезде на постоянную стоянку, что необходимо для расчета пробега автотранспортного средства, и заверяют их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий.
Сведения о маршруте (пунктах назначения в течение срока действия путевого листа) не отнесены Приказом Минтранса № 152 к числу обязательных, однако, по мнению налоговых органов, путевой лист, несодержащий в составе реквизитов информации о месте следования автомобиля, не подтверждает обоснованность приобретения горючесмазочных материалов. Следовательно, осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов не могут быть учтены при расчете налога на прибыль (письмо УФНС России по г. Москве от 7.07.2008 г. № 20-12/064123.2, письмо УФНС России по г. Москве от 13.11.2006 г. №20-12/100253).
Арбитражная практика по данному вопросу также неоднозначна.
Существуют судебные акты, в которых арбитры приходят к выводу о том, что для признания расходов на топливо указание маршрута в путевых листах необязательно (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.09.2013 г. № Ф04-3922/13 по делу № А46-29337/2012, постановление ФАС Московского округа от 29.02.2012 г. № Ф05-653/12 по делу № А40-63465/2011).
Имеют место и судебные решения, содержащие иную позицию судей: путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о конкретном месте следования автомобиля с указанием наименования организации и адреса, не может подтверждать осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ (постановление ФАС Поволжского округа от 20.06.2013 г. № Ф06-3844/13 по делу № А55-26509/2012, постановление ФАС Поволжского округа от 21.05.2013 г. № Ф06-3255/13 по делу № А55-23291/2012).
Во избежание споров с налоговыми органами рекомендуем заполнять в путевых листах маршрут следования автомобиля.
Требования о заполнении путевых листов в рукописном варианте Приказ Минтранса №152 не содержит.
По нашему мнению допустимо заполнение путевых листов в печатном виде.
При этом нужно соблюдать требования к первичным учетным документам, содержащиеся в п.2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», в частности, обязательными реквизитами первичного документа являются наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события, а также подписи указанных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Ответственность за отсутствие путевого листа
Само по себе отсутствие путевого листа не так страшно и штрафы за это не предусмотрены. НО! Именно в путевом листе отмечаются сведения о предрейсовых медосмотрах, а за отсутствие медосмотра введены штрафы:
для организации — от 110 000 до 130 000 руб.;
для руководителя — от 15 000 до 25 000 руб.
Покупка путевых листов явно дешевле штрафов. К тому же, это еще и поможет вам контролировать расходы на авто и водителей… Но решение всегда остается за вами.
