Методика Pomodoro: как управлять временем

Best Pomodoro Apps to Try in 2022

Ever caught yourself procrastinating in the morning, only to feel overwhelmed at the end of the day?

These two fluctuating states trick you into thinking you can “make” more time for yourself. When at best, you can only organize it.

This is exactly what the Pomodoro Technique intends to do: break work into manageable chunks to keep your mind sharp and ready.

Below is a list of the best Pomodoro apps you can use to stay focused and boost your productivity.

Одержимость продуктивностью

Тренд на продуктивность может перерасти в одержимость. Преподаватель практической философии в Кремниевой долине Эндрю Таггарт считает, что стремление достичь максимальной производительности теперь похоже на религию. Ее первосвященники — гуру тайм-менеджмента, специалисты по лайфхакам и тренеры продуктивности, учения — методы, инструменты и подходы, а последователи — участники семинаров и студенты курсов.

Тренд подогревают блогеры и технологические лидеры: Илон Маск, Тим Кук, Марк Цукерберг, Билл Гейтс. Например, глава Apple Тим Кук ложится спать в 22:30, а встает в 3:45. Утром он читает около 800 писем, а в 5 утра занимается в спортивном зале. Гендиректор Tesla и SpaceX Илон Маск работает по 80-90 часов в неделю, выпивая восемь банок диетической колы и несколько больших чашек кофе.

По мнению Таггарта, все дело в «Эре буржуазии» — масштабном сдвиге мировоззрения, который начался примерно с 1800 года. Сейчас мы все — буржуа. Там, где аристократы восхваляли героев, а христиане почитали святых, мы почитаем сообразительного торговца и дальновидных предпринимателей.

После Второй мировой войны с ростом ВВП работа занимает центральное место в жизни человека. Американцы из среднего класса покупают собственные дома, начинают ценить удобства и достижения технологий, четко разделяют работу и личную жизнь. Представители поколений X и Y представляют будущее еще ярче, все больше зацикливаясь на работе.

В итоге мы принимаем иллюзию о том, что личная продуктивность — это счастье. Общество труда поощряет постоянную занятость и эффективность, но не дает задать себе самые важные вопросы: «Кто я?», «Зачем я это делаю?», «В чем смысл повседневной рутины?» Без размышлений и ответов на эти вопросы бессмысленно пользоваться методами тайм-менеджмента и техниками повышения продуктивности.

Если вы четко понимаете, зачем работать продуктивнее, освойте одну технику управления временем — метод Pomodoro (помидора). Методика Pomodoro помогает концентрироваться на только одной задаче и не отвлекаться.

Методику придумал итальянский студент Франческо Чирилло в 1980 году. На первом курсе Чирилло готовился к экзаменам и не мог сосредоточиться на учебе. Тогда он завел кухонный таймер в виде помидора на 10 минут, за которые не будет отвлекаться от задачи, а после сделает перерыв. Франческо заметил, что концентрироваться на короткое время проще, и со временем развил свой метод до полноценной системы.

Focus To-Do

Focus To-Do – отличный бесплатный to-do менеджер, который поможет бороться с прокрастинацией и закончить все недоделанные задачи.

• управление задачами на мобильных и десктоп- устройствах,
• планирование работы и учебы, составление todo-списков.
• напоминание о важных задачах и событиях.

В основе Focus To-Do лежит техника pomodoro: пользователь фокусируется на задаче протяженностью в 25 минут и отдыхает между сессиями. Можно работать в режиме non-stop без пауз между сессиями.

Что касается собственно pomodoro-таймера, опций доступно не много. Можно ставить выполнение задачи на паузу, изменять продолжительность сессии.

Отметим другие полезные функции приложения:

• Вывод статистики. Наглядные графики отображают расход времени на выполнение задач или подзадач. Также Focus To-Do анализирует, сколько времени в день, неделю или месяц тратилось на проекты.
• Доступ отовсюду: синхронизация в реальном времени позволяет работать с Focus To-Do с телефона, планшета и настольных устройств (на каждом из них должно быть установлено приложение).
• Гибкая настройка: установка напоминаний, даты выполнения задачи, повторений; дробление на подзадачи.

В целом, как видно из описания, Focus To-Do — не просто pomodoro-таймер, в нем присутствуют все функции классического таск-менеджера.

Скачать Focus To-Do на iOS: link | на Android: link

Почему и как это работает

В тайм-менеджменте есть еще один похожий метод – метод слона. Его суть заключается в том, что вы не приступаете к одной объемной работе сразу, а делите ее на маленькие части и шаг за шагом двигаетесь к большой цели. Другими словами, вы делите “слона” на кусочки и незаметно для себя “съедаете” всего слона целиком.

Помодоро действует по схожему принципу. Когда перед вами стоит большая задача, бывает трудно ее начать и сохранить мотивацию. Но стоит только разделить ее на отдельные маленькие части, да еще и с обязательными перерывами, и работа не кажется столь уж сложной. Ситуация становится управляемой и сводится к тому, чтобы просто сделать еще один шаг.

Кроме того, это отличная тренировка для мозга, который привыкает к высокой концентрации и тем самым помогает вам добиваться успеха.

Система Помодоро подойдет и офисным работникам, и фрилансерам, которые вынуждены самостоятельно контролировать процесс своей деятельности и на этой почве часто прокрастинируют. Многие “свободные художники” смогли с помощью помидорной техники сократить свой рабочий день и освободить время для семьи и хобби.

В чем сила Pomodoro? Подведем небольшие итоги:

1. Повышает производительность. Вы больше не будете задаваться вопросом, куда уходит время. Научитесь ценить его, грамотно распоряжаться рабочим днем, прогнозировать временные затраты на те или иные задачи.
2. Вынуждает меньше отвлекаться на ерунду. Когда в вашем распоряжении только 25 минут, вы вряд ли начнете листать ленту социальных сетей или иным образом терять драгоценное время.
3. Поддерживает мотивацию. Задача, стоящая перед глазами, уже не столь масштабная. Вы концентрируетесь только на маленьком кусочке, что психологически упрощает весь процесс. К тому же список вычеркнутых к концу дня дел позволит похвалить себя и подстегнет к еще большим успехам.
4. Препятствует выгоранию. Каждые полчаса вы делаете 5-минутные перерывы, а каждые 2 часа можете позволить себе полноценно отдохнуть. Это помогает поддерживать силы и не чувствовать себя совершенно измотанным к концу рабочего дня.

Free Tabata Timer

Free Tabata Timer has a beautiful interface and few extra options to manage your work. You can first set the work time, prepare time for the break, break time, the number of tabatas (Pomodoros), and the number of cycles for work and the rest time.

This software doesn’t provide any pop-up when rest time is started or next Pomodoro is started. You have to restore its interface to check the rest time or work time.

Read the full review here.

Что такое Техника Помидора простыми словами

Техника помодоро — это инструмент для управления временем, суть которого заключается в том, что вы разбиваете задачу на маленькие подзадачи и уделяете им ограниченное количество времени (обычно двадцать пять минут), за которым следует короткий перерыв.

Это помогает лучше сфокусироваться и уделять работе меньше времени, но делать это более эффективно.

Техника помодоро простыми словами — это схема 25-5-30, где 25 — время для работы, 5 — время для отдыха, 30 — время для перерыва спустя четыре помидора. Все просто.

Подробнее о ней вы можете прочитать в книге Франческо Чирилло «Метод помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией» (Скачать). Оттуда вы в подробностях узнаете, как автор придумал эту методику, почему она работает, что их себя представляет методика управления временем, которую он разработал на основе «томатного» инструмента.

Здесь же я не буду растекаться мыслью по древу и лишь кратко скажу, почему «система Pomodoro» и причем тут вообще томаты: потому что когда Чирилло придумывал свою методику, он использовал таймер в виде помидора.

По-итальянски помидор — pomodoro, поэтому вообще, технически, правильнее будет говорить tecnica del pomodoro, поскольку автор, ее разработавший, был итальянцем.

Ниже вы прочтете более подробно, почему техника томатов вообще работает, как сделать так, чтобы работала лучше, и как адаптировать ее под себя.

В чем суть системы управления временем

Суть метода очень кратко: определяете задачу — ставите таймер на 25 минут — затем перерыв пять минут — снова 25 минут — через четыре таких сессии перерыв на полчаса, чтобы дать мозгу передышку.

Более подробно о том, как это работает, и что вам нужно сделать, если вы решили, что система pomodoro — то, что стоит применения, пошаговая инструкция:

Шаг первый. Вы решаете, какую задачу вам необходимо выполнить.

Шаг второй. Вы прикидываете, сколько примерно времени вам на нее нужно. Здесь лучше быть реалистом, чем оптимистом, и заранее закладывать на задачу больше времени, чем, как вам кажется, вы с ней справитесь, потому что вас всегда могут отвлечь, задача может оказаться сложнее, чем предполагалось, или вы будете менее сфокусированными — мало ли, что может произойти.

Прикинув количество времени, вы определяете, сколько это «в томатной валюте» — то есть, сколько отрезков работы по двадцать пять минут вам потребуется.

Шаг третий. Если на задачу требуется больше четырех помидорных отрезков (больше двух часов) — лучше разбить ее на две. Лично я (а я работаю по методу помидора буквально всегда и уже успела адаптировать его под себя) так не делаю, я просто выделяю время, которое готова выделить на задачу, но вообще это может помочь, если большой массив работы вас парализует и кажется слишком неподъемным. Если так, то разделите большую задачу на две маленьких, либо на этапы.

Например, у меня стоит задача: написать статью. Я понимаю, что это займет больше двух часов. Тогда я делю процесс написания статьи на три этапа: сбор информации для статьи (два помидора, то есть, час), написание самой статьи (четыре помидора — два часа), и вычитка (один помидор).

Шаг четвертый. Включайте таймер и начинайте работать. Спустя четыре помидора — сделайте перерыв (от пятнадцати до тридцати минут).

Шаг пятый: выполняете задачу, ставите галочку напротив нее, ощущаете себя молодцом. Вы восхитительны.

Почему это работает

• Этому есть вполне научное обоснование.

Дело в том, что ученый по имени Натаниэль Клейтман (Nathaniel Kleitman), крупнейший исследователь в области сна (да, неожиданно) в ходе своих исследований и научных разработок сделал открытие: наш мозг работает фазами.

Фаза активности сменяется фазой покоя как во сне, так и во время бодрствования, и фаза активности длится приблизительно девяносто минут, то есть, полтора часа. На основании этого исследования, например, изменили структуру занятий в университетах, укоротив лекции до полутора часов (раньше они были длиннее), чтобы дать студентам время передохнуть.

После, опять же, на основании этого исследования, было обнаружено, что человек может сфокусировано удерживать внимание на чем-либо приблизительно двадцать-тридцать минут, а после внимание начинает ускользать, и человеку нужен небольшой отдых, чтобы освежить мозг и снова продуктивно, сосредоточенно заниматься умственной деятельностью.

Метод Помидора учитывает эти открытия и помогает подчинять вашу активность физиологическим фазам активности вашего мозга.

• Одно из основных, базовых, самых важных правил тайм-менеджмента: разбивай большие задачи на маленькие, потому что таким образом ты помогаешь своему мозгу не паниковать, видя перед собой большой массив глобальной, серьезной задачи, которую непонятно как выполнять (не прописан конкретный и последовательный алгоритм действий, он слишком смутный) и непонятно, получится ли вообще (отсутствует награда).
• Метод помидора в тайм-менеджменте ставит вашему мозгу ловушку под названием «поработать всего двадцать пять минут».

Дело в том, что наш мозг очень любит определенность. Когда мы говорим мозгу: «Так, нам нужно сесть и работать, пока не решим эту задачу» — мозг впадает в ступор, потому что для него это все равно что сказать «работать до самой смерти», поскольку стимул «задача выполнена, можно получить какую-нибудь награду» (а часто даже без награды) слишком отдален и туманен.

Метод Помодоро учитывает эту проблему и ограничивает для вашего мозга период активности, в конце которого вы гарантированно получаете какое-нибудь вознаграждение — несколько минут отдыха, немного еды или воды, расслабленность, смену деятельности, приятное ощущение законченного промежутка работы и приближения к цели.

Есть правило: «работа занимает столько времени, сколько на нее выделено».

То есть, допустим, вам дали задание, которое нужно выполнить к определенному сроку — через две недели. Думаю, мы с вами оба понимаем, что вы сделаете ближе к дедлайну, даже если вы очень обязательный человек.

Так вот, метод Помидора дает то самое ощущение дедлайна, ощущение «тикающего времени», которое стимулирует вас работать более продуктивно и сосредоточенно, включается азарт: успеть доделать работу прежде, чем прозвенит таймер.

Если простыми словами, то метод Помидора предлагает вам разбить большую задачу на несколько маленьких промежутков, которые вы посвящаете работе; он не позволяет вам устать, предлагая небольшие гарантированные передышки, и из-за этого вы работаете более сосредоточенно и продуктивно.

Критика метода тоже имеет место.

Минусы техники Помидора

• Не подходит для работы, где вы будете взаимодействовать с людьми.

Метод Помидора подходит для работы, которую вы выполняете единолично, и ее продуктивность и эффективность зависит исключительно от ваших усилий. Если ваша работа связана с другими людьми, зависит от них тоже — метод уже неэффективен, поскольку вы не можете сосредоточено работать двадцать пять минут — вам нужно ждать, когда ответить и подключится к работе другой человек.

• Классический метод Помидора слишком строг, требования, выдвигаемые автором концепции «в идеале» попросту нереалистичны.

Например, вы должны обрывать «помидор» и начинать его заново каждый раз, когда отвлечетесь — во многих случаях это попросту глупо, например, нет смысла начинать таймер заново, если вы просто отошли на две минуты налить себе чаю или открыть окно.

• Классическое соотношение работы, отдыха и длительного отдыха подходит далеко не ко всем задачам.

Например, кто-то может уставать слишком быстро для двадцати пяти минут; кто-то, напротив, только успел разогреться, а уже нужно отдыхать; кому-то длительный отдых через два часа кажется слишком быстрым, и у него еще есть силы работать, в отдыхе он не нуждается. Этот минус можно скорректировать, ниже я расскажу, как.

Как сделать метод Помидора эффективнее

В этом разделе я расскажу, каким правилам нужно следовать, чтобы метод Помидора стал для вас еще эффективнее и с какими другими методиками тайм-менеджмента его можно сочетать.

1. Не отвлекайтесь. Это — главное правило использования метода Помидора, без которого все просто теряет смысл. Если вы поставите таймер и пойдете заниматься своими делами (а не выполнять задачу, на которую вы поставили таймер) — ничего не сработает, увы. Для того, чтобы не отвлекаться, организуйте себе соответствующие условия: попросите родных и коллег не беспокоить, отключите на время интернет или оставьте только вкладки, нужные вам по работе, уберите телефон подальше (кстати, доказано, что даже само наличие телефона на столе уже снижает продуктивность, потому что мозгу приходится постоянно справляться с соблазном взять его и отвлечься от работы).
2. Не игнорируйте перерывы. Бывает, что классическая помидорная сессия вам не подходит, и спустя двадцать пять минут вы еще хотите работать, и перерыв вам не нужен. Если так, то сделайте рабочую сессию длиннее, но не убирайте отдых вообще. Отдых должен быть регулярным, он поможет вашему мозгу оставаться свежим, сфокусированным.
3. Если вы закончили раньше, чем прозвенел таймер — лучше заняться чем-нибудь еще, тоже полезным, чем уходить на перерыв раньше времени. Но здесь смотрите сами, по своему состоянию: если вы устали, но знаете, что вернетесь к работе, когда прозвенит таймер следующего помидора — можете отдохнуть. Если не уверены, то отнеситесь к себе построже и переключитесь на следующую задачу, пока не прозвенит таймер отдыха.
4. Если задача слишком большая и занимает больше четырех помидоров (то есть, до большого перерыва) — разделите ее на подзадачи или этапы, чтобы было легче.
5. Если у вас проблемы с мотивацией и умением фокусироваться — возможно, вам поможет четко прописывать задачу для каждого помидора, то есть, разбивать общую задачу на несколько маленьких шагов, которые вы сможете выполнить за двадцать минут.
6. В свою очередь, если задач несколько, и они меньше одного помидора — вы можете объединить их в одну. Например, задачи «помыть посуду», «смахнуть со стола пыль», «протереть плиту» можно выделить в блок «уборка» и выделить на это один помидор.
7. Во время перерывов необходимо переключаться. То есть, если вы выполняете интеллектуальную работу — нужно встать, подвигаться, выполнить физические потребности. Если вы трудитесь физически — логично в перерыве немного полежать, перевести дыхание, дать организму остыть. Если вы работаете интеллектуально, а в перерыве листаете ленту в соцсети — это не будет восприниматься мозгом как отдых, поскольку и там вы нагружаете одни и те же зоны мозга.
8. Постарайтесь не делать ничего слишком увлекательного во время перерыва, потому что это помешает вам вернуться к работе. Знаю на собственном печальном опыте. Идеальные занятия для перерыва: встать из-за стола, сделать несколько физических упражнений, налить чаю, перекусить, открыть окно и подышать. Плохие занятия: смотреть видео, читать книги, завязывать с кем-то беседу — это вас увлечет, и вы не сможете вернуться к работе.
9. Составляйте список задач для выполнения заранее. Кто-то делает это утром, кто-то вечером предыдущего дня — как удобно, но всегда заранее, чтобы не ставить свой мозг в положение неизвестности, когда непонятно, что делать, и нужно тратить ресурсы на распределение приоритетов. Это тоже интеллектуальная работа, а вам ресурсы вашего мозга нужны для другого.
10. Используйте метод «1-3-5», он идеально сочетается с методом Помидора. Суть в том, что на день вы планируете одну самую важную и приоритетную задачу и выполняете ее сразу, как только проснулись, пока у вас еще есть силы; три задачи менее важных, но все равно значимых; и пять мелких бытовых дел (их можно объединить в один помидор, как говорилось выше).

Альтернативы и способы, как подстроить технику под себя

Тайм-менеджмент — это не про «загнать себя до полусмерти, требуя от себя невозможной эффективности», а про гибкие инструменты, которые делают вашу жизнь легче, комфортнее и приятнее.

Поэтому у метода Помодоро существует несколько альтернатив, которые используют тот же принцип, но регулируют длительность рабочих периодов и отдыха. Например:

Анимедоро

Анимедоро (от слова «аниме» и «помодоро»): сорок минут работы и девятнадцать минут отдыха (за девятнадцать минут можно посмотреть серию аниме без заставок и титров).

Название звучит шуточно (хотя его эффективность была подтверждена студентами одного японского университета, которые таким образом готовились к экзаменам), но на самом деле этот метод хорошо подходит, если вы находитесь на грани выгорания.

Я применяла его интуитивно, когда в моей жизни был тяжелый период, и мне тяжело давались любые попытки усадить себя за работу. Тогда я работала определенный отрезок времени, а потом смотрела десять минут от фильма, который мне тогда очень нравился, и это помогало мне поддерживать силы.

Метод П. Лави

Метод П. Лави из книги «Зачарованный мир сна» (Peretz Lavie, “The Enchanted World of Sleep”).

Суть в том, что вы наблюдаете за собой, чтобы выявить, когда вы наиболее активны, выявить те самые полуторачасовые периоды активности вашего мозга, о которых писал еще Натаниэль Клейтман. А затем распределять время таким образом, чтобы наибольшая активность выпадала на эти часы.

• Как в школе: 45 минут работы, 15 минут отдыха.
• 52/17.

Джулия Гриффорд (Julia Grifford), владелица крупной корпорации, провела исследование вместе со своими сотрудниками, где выяснила, что наиболее эффективно они работают пятьдесят две минуты, а отдыхают за семнадцать минут. Возможно, это соотношение будет актуально и для вас тоже.

«Анти-помодоро» или Flowtime — состояние потока

Суть в том, что вы ставите секундомер и садитесь за работу. Работаете сосредоточенно, стараясь не отвлекаться, но как только вы почувствуете, что устали — вы должны остановить секундомер и посмотреть, сколько времени вам удалось поработать без усталости и отвлечений. Это и будет ваша дальнейшая рабочая сессия.

Затем вы уходите на отдых. Важно отдыхать «здоровым образом», то есть, переключая деятельность, но не увлекаясь чем-то расслабляющим (книги, видео, соцсети), чтобы не провалиться в прокрастинацию. Снова засеките время и посмотрите, через сколько вы почувствовали себя отдохнувшим и готовым вернуться к работе.

Так вы выстроите индивидуальную систему рабочих и свободных сессий, которая будет подходить именно вам.

В целом вы можете определять длину своих помидорных сессий так, как вам будет удобно, это лишь идеи, которые нацелены на то, чтобы вас вдохновить.

Советы

Вот еще ряд советов, как подстроить технику Помодоро под себя и сделать ее более эффективной:

• Учитывайте циркадные ритмы. Возможно, утром вы работаете менее продуктивно — тогда ваши утренние сессии могут быть короче, чем вечерние, а во время, когда вы особенно продуктивны и не хотите отвлекаться — длиннее.
• Для интеллектуальной работы, требующей большого погружения, больше подойдут длительные сессии. Для рутинной работы, которую хочется выполнить быстро — короткие, чтобы они стимулировали вас работать более сосредоточенно. Это поможет вам расправляться со скучной работой быстрее.
• Учитывайте ваше физическое состояние. Если вы чувствуете себя плохо — логично увеличить время отдыха и сократить рабочие сессии (но не увлекайтесь).
• Учитывайте тип работы. Для разной работы потребуется разное количество времени, чтобы сосредоточиться, и чтобы прийти в себя после. Вы можете регулировать рабочие сессии в зависимости от этого.
• Не все перерывы одинаково вредны. Например, если вы отошли по физическим надобностям, или вас отвлек важный звонок — в этом нет вашей вины, это не отвлечение и прокрастинация, а элементарная физиология и внешние обстоятельства.
• Возможно, вам будет комфортнее работать, если на фоне будет что-то звучать, например, музыка или белый шум. На YouTube есть каналы с видео, помогающими сосредоточиться по технике Помодоро, и вы можете их использовать. (Несколько таких каналов — ниже, в блоке про онлайн-приложения.)

Как оценить результат

Порядок действий такой.

1. В начале дня вы планируете будущие задачи. Для этого сделайте таблицу из трех колонок: задача, количество помидоров на задачу (лучше нарисовать в виде пустых клеток, ниже объясню почему), и широкая колонка для записи причин, почему вы отвлеклись.
2. Выполняете задачи. Если помидор прошел нормально, вы не отвлекались — ставьте в пустом поле этого помидора галочку. Если отвлеклись — ставьте крестик и напишите в следующей колонке, почему именно вы отвлеклись и на сколько.
3. В конце дня проведите анализ.

В ходе анализа вам необходимо будет ответить на следующие вопросы: в чем причина отвлечения, было ли отвлечение действительно важным (одно дело — если вам внезапно захотелось посмотреть видео про котиков, и другое — если позвонила жена и сказала, что беременна), как мое отвлечение повлияло на работу (одно дело — если вы отлучились на минуту налить чаю, и другое — если залипли на несколько часов) и, самое главное, что сделать, чтобы не отвлекаться.

Обратите внимание, эти статьи могут быть вам интересны:

• Что такое SWOT анализ и примеры применения в жизни (+шаблоны)
• Матрица приоритетов Эйзенхауэра — Готовые шаблоны, примеры и как её пользоваться
• Принцип 3-х дел — Суть, Примеры и Инструкция к применению
• Пирамида Бенджамина Франклина — Пошаговое составление и примеры
• Инструменты для там-менеджмента: Сервисы для заметок

Затем вы можете составить список самых частых отвлечений и написать, что вы будете делать в следующий раз, если почувствуете желание сделать что-то из списка.

Например, «Если мне захочется что-то узнать в интернете — я запишу этот вопрос, дождусь перерыва и узнаю, если это все еще будет для меня важным», или «Если мне поступит новое задание в ходе выполнения предыдущего — я запишу его, закончу текущий помидор и посмотрю, нужно ли выполнять задание прямо сейчас, или это может подождать».

Такой метод помогает вашему мозгу, дает опору: ему проще будет решить сделать то, что вы уже для него определили, нежели что-нибудь новое.