Использование служебного компьютера в личных целях

Использование служебного компьютера в личных целях

Статейку нашел.. врага надо знать в лицо!

Чем грозит использование рабочего компьютера в личных целях?

Не так давно компания Global Market Insite провела опрос сотрудников различных фирм на тему распоряжения рабочим временем и компьютером. Результаты оказались шокирующими. Более 80 процентов респондентов занимаются в служебные часы вещами, не имеющими никакого отношения к труду. В топ самых популярных офисных развлечений попали: общение при помощи мессенджеров, обмен ссылками с друзьями, просмотр личной переписки, посещение форумов и чатов.

Помимо падения производительности, подобное времяпровождение ваших сотрудников может обернуться серьезной угрозой для информационной безопасности компании. Значительно повышается вероятность проникновения вирусов и вредоносных программ в корпоративную компьютерную сеть. Увеличивается риск разглашения коммерческой тайны сторонним лицам. Последствия утечки данных для компании могут оказаться крайне негативными.

Программа StaffCop позволит вам не только избежать возможных неприятностей, связанных с некорректным поведением сотрудников на рабочих местах, но и быть в курсе всех событий, течений и настроений в компании, что, безусловно, важно для правильной организации труда.

Характеристики и возможности StaffCop

Итак, чем же может вам помочь StaffCop?

Это программа, благодаря которой вы можете получить данные об активности пользователя корпоративного компьютера и предотвратить возможное разглашение важной информации сторонним лицам. Вот краткий перечень возможностей StaffCop:
мониторинг выполняющихся процессов и открытых веб-сайтов;
снятие скриншотов экрана;
наблюдение за рабочим столом сотрудника в режиме реального времени;
перехват и сохранение истории сообщений различных мессенджеров;
мониторинг USB устройств;
запись момента включения и выключения компьютера.

Вы можете организовать наблюдение как в открытом режиме – сообщив своим сотрудникам об установке программы, так и в невидимом. В последнем случае ваши подчиненные даже не узнают о том, что на рабочих компьютерах выполняется мониторинг активности.

То есть мало того что коллеги злобные не дремлют и так и зыркают к тебе в монитор, а чиво типа ты там делаешь вместо работы, а почему, а какого размера сиськи у любовницы..

Как ни крути, хотят всех загнать под один большой колпак и дёргать за ниточки. Ктонить может точно сказать, когда уже будет построено мировое полицейское государство?

Использование служебного компьютера в личных целях

Коллеги, вопрос, может ли организация, которая работает в сфере информационных технологий не иметь собственного компьютерного оборудования, использовать оборудование сотрудников, но, никаким образом это не оформлять. Т.е работник делает, допустим, какой-то программный продукт у себя дома, мы ему платим зарплату, результаты труда продаются, но оборудование сотрудника нигде не светится. Насколько это может быть принципиальным для налоговой? Или это не имеет значение, а лишь регулируется взаимоотношениями между сотрудником и работодателем? А может быть это сразу можно записать в трудовой договор?

Меню пользователя Нефедова Елена

Посмотреть профиль

Отправить личное сообщение для Нефедова Елена

Найти ещё сообщения от Нефедова Елена

П и с ь м о
08/12/2006 N 03-03-04/4/186

Вопрос: У нашей фирмы единственный учредитель (физическое лицо). Он использует в работе свои личные компьютер и принтер. Имеем ли мы право расходы на эту технику (покупку картриджа, текущий ремонт и т.п.) учитывать в составе затрат, которые уменьшают облагаемую прибыль?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо и по вопросу учета компенсации, выплаченной работнику в связи с использованием личного имущества работника (компьютера и принтера), сообщает следующее.

В соответствии со статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за ис-пользование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Согласно пункту 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федера-ции (далее — Кодекс), к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.

Расходы на компенсацию за использование иного личного имущества ра-ботника главой 25 Кодекса не предусмотрены.

Вместе с тем, учитывая что перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, не является исчерпывающим, считаем, что суммы компенсации, начисленные работникам за использованием ими личного имущества (кроме легкового автотранспорта), поименованного в статье 188 Трудового кодекса Российской Федерации, для выполнения служебного задания, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при условии, что они отвечают требованиям статьи 252 Кодекса.

Таким образом, расходы в виде компенсации за использование личной компьютерной техники работника (приобретение картриджа для принтера, текущий ремонт), используемой им исключительно для выполнения служебных заданий, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли при условии, что указанные расходы экономически обоснованны и документально подтверждены.

Заместитель директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Министерства финансов РФ С.В. Разгулин

За использование служебного компьютера в неслужебных целях работника могут обложить налогом

Одной из самых любопытных новостей недели стало предложение министра финансов Великобритании обложить налогом использование офисных компьютеров в личных целях. Как известно, многие белые воротнички посещают развлекательные веб-сайты или отправляют личные электронные сообщения прямо в рабочее время.

Так вот главный финансист королевства посчитал, что эта деятельность приносит прохлаждающемуся служащему косвенный доход.

Следовательно, данный заработок надо обложить налогом. Работодатель же должен выплачивать все социальные налоги.

Поэтому если компания не сможет доказать, что ее служащие используют офисную технику в личных целях «незначительно», ей придется заплатить налог.

По предварительным подсчетам, уже за первые три года действия нового налога в бюджет Великобритании поступят 3,75 млрд. долларов. По мнению аналитического центра InfoWatch, новый налог может послужить отличным драйвером для развития рынка продуктов, предотвращающих нецелевое использование информационных ресурсов компании.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Заключение

В этой статье мы рассмотрели тему Использование компьютера, цели, зачем он нужен в жизни человека, для чего его используют.

Надеюсь, статья оказалась полезной. Если возникли вопросы, можете задать их через форму комментариев под этой статьей.

Также буду признательна, если поделитесь статьей со своими друзьями в социальных сетях.

Компенсация за использование личного имущества работника: налогообложение, учет и проводки

С 2021 года работодатели обязаны обеспечить дистанционщика всем необходимым для работы или компенсировать использование личного имущества. Читайте, как отразить компенсацию в кадровом, бухгалтерском и налоговом учете

Ситуации, когда сотрудники используют личное имущество в служебных целях, возникали задолго до узаконивания дистанционного формата работы:

• автомобиль, личный сотовый телефон, компьютер — все можно задействовать при решении рабочих задач. И работодатель обязан компенсировать содержание и износ личного имущества.

С введением понятия дистанционная работа в ТК РФ появилась ст. 312.6, которая регулирует этот вопрос:

• работодатель или предоставляет необходимое оборудование и расходные материалы, или выплачивает компенсацию;
• размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.

Предусмотреть выплату и размер компенсации за использование личного имущества можно в отдельном пункте трудового договора с новым сотрудником или в дополнительном соглашении, если на удаленку переходит кто-то из давно работающих.

В договоре или допсоглашении необходимо определить и условия выплаты компенсации. Обязательно пропишите четкое наименование имущества, за которое назначаете компенсацию, размер и сроки выплаты (Письмо ФНС России от 13.11.

2018 № БС-3-11/8304@). Укажите способ расчета суммы. Это может быть фиксированная сумма или расчет пропорционально времени фактической работы, тогда за периоды отпуска, больничного, командировки компенсация не выплачивается.

Налогообложение компенсации

При правильном оформлении компенсация за использование личного имущества принимается в расходах по налогу на прибыль и не облагается зарплатными налогами: НДФЛ, страховыми взносами. Работодатель обязан указать факт назначения компенсации, порядок расчетов и сроки выплат в трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Налог на прибыль

Компенсация за использование работником личного имущества учитывается в расходах по налогу на прибыль организаций на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186).

Работник может использовать в служебных целях разные виды личного имущества, но налоговое законодательство содержит предельные нормы только для компенсаций за использование личных автомобилей и мотоциклов. Для других видов имущества размер выплат неограничен.

Предельные нормы компенсаций за транспорт, принимаемые в расходах по налогу на прибыль, приведены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют:

• 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
• 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

В них уже заложены износ, горюче-смазочные материалы и ремонт, поэтому сумму, возмещаемую сверх нормативов, в налоговые расходы включать нельзя (Письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Размер компенсации за использование иного имущества для налога на прибыль не установлен, в расходы включается сумма, определенная соглашением между работником и работодателем (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672)

Помните про ст. 252 НК РФ:

• организация должна экономически обосновать и документально подтвердить произведенные расходы: составить соглашения с работниками, определяющие размер и порядок выплаты компенсации. Если сумма явно завышена, то будут претензии со стороны налоговых органов (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672).

Для обоснования можно воспользоваться рекомендациями Минфина России из Письма от 31.12.2004 № 03-03-01-04/1/194. Ведомство предлагает рассчитывать компенсацию за износ по аналогии с амортизацией:

• взять стоимость имущества и поделить на срок полезного использования, опираясь на классификацию основных средств, включаемых в амортизационные группы (Постановление Правительства РФ от 01.01.2002 № 1);
• для инструментов и механизмов, не указанных в амортизационных группах, исходить из срока их полезного использования согласно техническим условиям или рекомендациям организаций-изготовителей.

Пример. Менеджер работает на своем ноутбуке, и организация выплачивает ему компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях. Сумма определена соглашением сторон в размере 10 000 руб. в месяц.

Компьютеры и ноутбуки входят во вторую амортизационную группу. Рыночная стоимость ноутбука приблизительно равна 60 000 руб. Сумма износа составит от 1 667 до 2 400 руб. в месяц.

Получается, что размер выплачиваемой менеджеру компенсации превышает сумму износа в четыре раза. В такой ситуации велика вероятность, что налоговые органы посчитают эти расходы экономически необоснованными.

Оптимальной будет компенсация 2 000–2 500 руб. в месяц.

Для обоснованного включения затрат в расходы у организации должны быть документы, подтверждающие, что работнику для выполнения его служебных обязанностей действительно требуется соответствующие оборудование или материалы. Это могут быть должностные инструкции, трудовой договор, допсоглашение к трудовому договору.

ФНС также считает, что для получения компенсации работник должен представить организации документы, которые подтверждают его право собственности на используемое имущество (Письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Пример. При использовании автомобиля нужно представить ПТС. Если в документе указан не сотрудник, а супруг или супруга, для учета компенсации в расходах необходимо представить свидетельство о браке, а сама машина должна быть куплена в браке (Письмо Минфина России от 27.08.2012 № 03-04-05/6-1004).

Возникает вопрос: какие документы могут подтвердить право собственности на компьютер, принтер или мобильный телефон? Минфин и ФНС молчат, скорее всего, потому что такого требования нет ни в Налоговом, ни в Трудовом кодексах.

Налоговая в Письме от 27.01.2010 № МН-17-3/15@ разъяснила, что должны быть документы, доказывающие принадлежность имущества работнику, но опять без конкретики. Поэтому подтверждением может стать четкое указание имущества, по которому выплачивается компенсация, например «компенсация за ноутбук Xiaomi Mi Notebook Pro 15».

Минфин в Письме от 06.11.

2020 № 03-04-06/96913 пошел дальше и заявил, что работодатель должен располагать копиями документов, которые доказывают приобретение или аренду оборудования работником, а также расходы, понесенные при использовании оборудования в служебных целях. То есть если платим за телефон, то должны быть документы, свидетельствующие о служебных разговорах, если платим за авто — маршрутные (путевые) листы, чеки АЗС.

• Резюмируем. Для учета компенсации в расходах кроме соглашения работодатель должен подтвердить:

• Необходимость использовать личное имущество сотрудника. Например, в должностной инструкции указать, что у работника разъездной характер работы или что он трудится удаленно.
• Право собственности работника на имущество. Например, копию паспорта транспортного средства или договор аренды ТС.
• Факт использования техники или транспорта в служебных целях: путевые листы, авансовые отчеты, кассовые чеки, приказы руководителя, акты выполненных работ с расшифровкой вида работы.
• Размер компенсации — порядок расчета и величину выплат можно указать в соглашении или трудовом договоре.

Как учитывать компенсацию за использование личного имущества тем, кто на УСН, читайте в шпаргалке. Она размещена в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

Выплаты за использование личного имущества работника в служебных целях, а также возмещение связанных с этим расходов не облагаются НДФЛ.

Правила такие же, как при учете налога на прибыль:

• не облагается налогом вся сумма компенсации, указанная в соглашении (ст. 188 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ).

Важно: для расчета НДФЛ нет нормирования даже для личного транспорта (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Работодатель должен обосновать размер компенсации, потому что чрезмерно большую сумму могут посчитать схемой экономии на зарплатных налогах. Поэтому не платите заведомо большие суммы, которые вы не сможете экономически обосновать.

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях в 6-НДФЛ не отражается (ст. 217 НК РФ, Письмо ФНС России от 11.04.2019 № БС-4-11/6839@).

Страховые взносы

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское страхование и страхование по временной нетрудоспособности и материнству.

Как и при НДФЛ, размер компенсации не нормируется (ст. 188 ТК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина России от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Размер возмещения должен соответствовать экономически обоснованным затратам работника.

Курсы для бухгалтеров

Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе

Этот вид компенсации работодатель должен отразить в форме РСВ в составе выплат, не подлежащих обложению по ст. 422 НК РФ:

• в строке 040 подраздела 1.1;
• в строке 040 подраздела 1.2;
• в строке 030 подраздела 1.3.1;
• в строке 030 подраздела 1.3.2 Приложения 1;
• в строке 030 Приложения 1.1;
• в строке 030 Приложения 2 к разд. 1 расчета (пп. 6.6, 7.5, 8.7, 8.16, 9.6, 10.7 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Также ее нужно указать в персонифицированных сведениях о сотруднике, получающем компенсацию (разд. 3 РСВ). В частности, общую сумму выплат, как облагаемых, так и необлагаемых, следует включить в показатель графы 140 подраздела 3.2.1 (пп. 20.22, 20.23 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Если в трудовом договоре (соглашении к нему) выплата компенсации и ее размер не определены, на нее придется начислить страховые взносы.