Инструкция: составляем служебную записку
Служебная записка — это внутренний документ учреждения, цель которого — донести до руководства и других сотрудников важную информацию и побудить к принятию определенных решений. Это способствует усовершенствованию процесса управления ресурсами организации, эффективности ее работы.
В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:
- Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
- Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
- Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.
Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.
Документоведение и делопроизводство: Методические указания к выполнению лабораторных работ
Пособие по курсу «Документоведение и делопроизводство» содержит описания четырех лабораторных работ: Разработка приказов по основной деятельности; Подготовка деловой корреспонденции; Подготовка докладной записки; Документирование деятельности коллегиальных органов.
Приведенный ниже текст получен путем автоматического извлечения из оригинального PDF-документа и предназначен для предварительного просмотра.
Изображения (картинки, формулы, графики) отсутствуют.
Докладная записка об обеспечении отдела четырьмя компьютерами
Прошу уволить меня по собственному желанию всвязи с общей безграмотностью, незнанием правил внутреннего документооборота и некомпетентностью в части правовых основ использования ПО. Повышать квалификацию не собираюсь.
Докладная записка 1
В связи с проверкой В ходе проверки лицензированности легитимности использования операционных систем на рабочих станциях(в том числе серверов) серверов (Прил. 1) и рабочих станций (Прил. 2) в офисе на предприятии лицензий не обнаружено выявлено, что используются только контрафактные копии ОС. В связи с этим необходимо законным путем приобрести достаточное количество копий и/или лицензий (Прил.3). Счета на оплату [если поставщик единственный и альтернативных нет] прилагаю.
Прил. 1, 2 и 3 с указанием инв. ном. и мест расположения желательно свести в единую таблицe и сделать одним приложением.
Докладная записка 2
Также предлагаю закупить программное обеспечение Microsoft Office 2010 для более удобной и продуктивной работы сотрудников. Счета прилогаю.
— что, где и в каком кол-ве используется на данный момент
— почему необходимы изменения
— почему именно данный продукт
— необходимое количество копий/лицензий
Если Докладная 1 основана на поручении/приказе (кстати, неплохо бы сослаться во вводной части — «В связи с Вашим поручением . «
А Докладная 2 — я понял так — твоя личная инициатива. Прилагать счет на оплату по еще не решенному вопросу (докладная 2) — моветон. Ну и пр. и пр.
Решить ситуативную задачу, составить и оформить докладную записку, необходимую в следующей управленческой ситуации.
Руководитель отдела новых проектов О.В.Токарева обратилась к Генеральному директору ООО «Мастер» г-ну А.Д.Иевлеву с докладной запиской о необходимости увеличения штатной численности отдела. В докладной записке О.В.Токарева сообщала о том, что в настоящее время для успешной работы агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. По ее мнению, одним из наиболее реальных путей расширения базы данных является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»). В связи с тем, что отдел в его настоящем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, О.В.Токарева считает целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. В докладной записке Токарева предложила на эти должности подобрать сотрудников из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистика МГУ или школы рекламы.
Отдел новых проектов Генеральному директору
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
О необходимости увеличения
Штатной численности отдела
Довожу до Вашего сведения, что в настоящее время для успешной работы агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах.
По моему мнению, одним из наиболее реальных путей расширения базы данных является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»).
В связи с тем, что отдел в его настоящем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, прошу Вас:
1. Ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов;
2. Подобрать сотрудников из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистика МГУ или школы рекламы.
Руководитель отдела подпись О.В. Токарева
Решить ситуативную задачу, составить и оформить докладную записку, необходимую в следующей управленческой ситуации.
В Ивановской области сложилось крайне напряженное положение с торговлей промышленными товарами и, в частности, мебелью. В 12 из 15 районов торговля мебелью ведется в неприспособленных помещениях, лишенных необходимого оборудования, не имеющих нормальных подъездных путей. Для разрешения данной проблемы к руководителю администрации Ивановской области П. И. Полежаеву обратился начальник Управления торговли Администрации Ивановской области К. Д. Тарасов. В докладной записке в связи с необходимостью создания условий, отвечающих требованиям организации торговли мебелью, Тарасов просил дать указания руководителям администраций соответствующих районов о предоставлении для торговли мебелью помещений, отвечающих установленным нормам.
Управление торговли Руководителю администрации
Администрации Ивановской области
Ивановской области Полежаеву П.И.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
О предоставлении помещений
Довожу до Вашего сведения, что в Ивановской области сложилось крайне напряженное положение с торговлей промышленными товарами и, в частности, мебелью. В 12 из 15 районов торговля мебелью ведется в неприспособленных помещениях, лишенных необходимого оборудования, не имеющих нормальных подъездных путей.
В связи с необходимостью создания условий, отвечающих требованиям организации торговли мебелью, прошу Вас дать указания руководителям администраций соответствующих районов о предоставлении для торговли мебелью помещений, отвечающих установленным нормам.
Начальник Управления подпись К. Д. Тарасов
25. Решить ситуативную задачу, составить и оформить докладную записку, необходимую в следующей управленческой ситуации.
Старший консультант отдела правового обеспечения клиентов ЗАО «Тристар Консалт» П.Д.Милошенков, согласно указаниям Генерального директора В.И.Сидоренко (приказ от 10.07.200__г. № 53 «О проверке работы отдела правового обеспечения клиентов»), провел анализ эффективности работы сотрудников отдела «на выезде» в первом полугодии текущего года. О проделанной работе П.Д.Милошенков поставил в известность Генерального директора посредством составления докладной записки, в которой изложил также свою точку зрения о необходимости увеличения числа штатных сотрудников отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортом и владеющих таковым. К докладной записке были приложены следующие документы: 1. Анализ эффективности работы сотрудников отдела правового обеспечения клиентов «на выезде» за 1 полугодие 200__г. на 2 л. в 1 экз. . 2. Расчет задействования сотрудников по зонам на 1 л. в 1 экз. . 3. Расчет обеспечения сотрудников мобильными средствами связи на 1 л. в 1 экз. . 4. Расчет-обоснование увеличения числа штатных сотрудников отдела правового обеспечения клиентов на 3 л. в 2 экз.
Правила написания
При составлении ответа рекомендуется придерживаться правил:
- форма ответа может устанавливаться каждой компанией, для чего учитывается специфика выбранного вида деятельности;
- начинается текст следующей фразой «Сообщаем Вам…»;
- формируется текст из нескольких предложений, в которых излагается основная и позитивная мысль;
- если получатель по каким-либо причинам отказывается решать возникшую проблему, то применяются нейтральные выражения, например, «В связи с…»;
- приводятся основания для отказа;
- пользоваться можно только вежливыми фразами, поэтому запрещена нецензурная лексика или жаргонизмы;
- необходимо придерживаться принципа полноты и достоверности содержания;
- запрещено наличие помарок, ошибок или исправлений;
- не разрешается эмоциональная оценка или присутствие просторечий.
О дополнительных правилах составления документа можно узнать из внутренней локальной документации фирмы.
Скачать образец документа
Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.
* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!
