Бухгалтерский учет компьютеров и оргтехники в организации

Как отразить в бухучете модернизацию компьютера

Модернизация ПК, наряду с его реконструкцией и ремонтом, проводится в целях восстановления эксплуатационных свойств объекта. Учет затрат в том или ином случае имеет существенные различия, в связи с чем перед бухгалтером стоит задача определить, какие именно восстановительные процедуры имели место. Современные компьютеры, как по стоимости, так и по срокам эксплуатации, подпадают под определение основных средств. Кроме того, составные части компьютера не могут быть использованы по отдельности: компьютер представляет собой единый инвентарный объект. С учетом способа модернизации формируются проводки, отражающие понесенные затраты и увеличение стоимости ПК.

Вопрос: Организация приобрела компьютер стоимостью 50 тыс. руб. и единовременно учла его стоимость в расходах для целей налогообложения прибыли. Затем была произведена модернизация компьютера в рамках одного отчетного периода по налогу на прибыль, стоимость которого после модернизации стала 150 тыс. руб. Организация учла в расходах по налогу на прибыль затраты на модернизацию компьютера единовременно на дату введения в эксплуатацию модернизированного компьютера как материальные расходы. Правомерно ли организация учла расходы на модернизацию компьютера единовременно как материальные расходы для целей налога на прибыль?
Посмотреть ответ

Бухгалтерский учет компьютеров и оргтехники в организации

Mozilla/5.0 (Windows NT 6.2) AppleWebKit/537.11 (KHTML, like Gecko) Chrome/23.0.1271.26 Safari/537.11

Модернизация для компьютера: проводки

При проведении модернизации необходимо контролировать строгое отделение этих мероприятий от ремонта техники. Модернизация оборудования направлена на изменение технических характеристик в сторону повышения их качественного уровня (п. 2 ст. 257 НК РФ). Учет компьютеров в организации предполагает отнесение к модернизации ремонтных работ, которые привели к изменению функционального предназначения техники. Различия ремонта и модернизации кроются в причине проводимых замен деталей:

если обоснованием выступает физический износ, то это ремонт;
если причина в моральном устаревании, то речь идет о модернизации.

Когда учет компьютерной техники на предприятии ведется по отдельным блокам, то при замене деталей списываются вышедшие из строя элементы. Основанием будет выступать акт на списание. Новые запчасти приходуются как запчасти или основные средства в зависимости от их стоимостной оценки.

Учет компьютеров при ремонте предполагает отнесение затрат в тот период, в котором они фактически были понесены. Тип расходов будет идентифицирован, как обычные виды деятельности. Комплектующие списываются корреспонденцией с дебетованием счета 20 (или 23, 25,29, 26, 44) и кредитованием счета 10. Норма регламентируется п. 67 приказа Минфина от 13.10.2003 под № 91н.

Учет компьютерной техники при ее модернизации затрагивает 08 счет. Затраты на улучшение собираются на 08 счете. При завершении всех этапов доработки техники накопленные суммы с 08 счета переводятся на дебет 01 счета для формирования обновленного значения первоначальной стоимости (п. 42 Приказа Минфина № 91н). Обязательно должны составляться такие проводки:

Комплектующие списывают бухгалтерской записью между Д08 и К10.
Увеличение первоначальной стоимости модернизированных активов отражается через Д01 – К08.

Информация о произведенной модернизации показывается в акте ОС-3 и инвентарных карточках.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как построить процесс учета ТМЦ?

Обычно, в подобных компаниях, за ТМЦ ответственный либо офис менеджер, сис админ, либо завхоз. Тут важно настроить правильный учет, чтобы можно было оперативно получать информацию о ТМЦ.

Разберем реальный бизнес-процесс с применения EqMan в IT компании либо офисе, в котором работают ваши сотрудники.

Во-первых, все текущие ТМЦ должны быть промаркированы. Мы предлагаем использовать специальные наклейками с QR кодами. Они стойкие к стиранию и эстетично выглядят. Бывают полимерные, со специальной защитной пленкой, в виде металлических табличек и так далее. Тему маркировок мы разберем отдельно.

Для мебели, оргтехники и стационарных компьютеров подойдут обычные «белые» наклейки, напечатанные на термотрансферном принтере. Для ноутбуков и тестовых девайсов, зарядок лучше использовать стойкие, полимерные или «черные».

После маркировки, ответственный за ТМЦ сотрудник может распределить ответственных за ТМЦ. Это очень удобно делать с помощью мобильного приложения, считывая QR код, благо смартфоны сейчас в моде.

Все перемещения и распределения должны автоматически заноситься и сохраняться в базу данных, чтобы можно было в будущем посмотреть жизненный цикл каждой ТМЦ.

В веб приложении, должны отображаться все ТМЦ, кто за них ответственный, где они находятся. Также хорошо бы видеть всю аналитику по ТМЦ в дашбордах, чтобы руководитель мог анализировать информацию о ТМЦ визуально.

Когда какая-то ТМЦ сломалась, например компьютер, то должна быть возможность отправить ее в сервис, а в программе отметить в какой сервис и по какой причине. Если ТМЦ пришла в негодность и эксплуатировать ее уже невозможно, нужна функция списания и удаления из программы.

Когда сотруднику нужно передать например ноутбук другому сотруднику, ему нужно всего лишь навести камеру на QR код и выбрать кому он передает его. Принимающему, нужно зайти в мобильное приложение, навести свой телефон на QR код и подтвердить передачу. Таким способом, вы в любой момент узнаете, кто ответственный за любое ТМЦ посмотрев соответствующую информацию в веб приложении или просто наведя свой телефон на QR код.

Инвентаризация, с использованием EqMan, происходит очень быстро и комфортно для того, кто ее проводит. Она сводится к сканированию кодов на всем, что есть в компании. Автоматически формируется отчет по инвентаризации, можно посмотреть чего не хватает и понять как работать дальше по недостачам. Все ТМЦ в отчете имеют статусы — Соответствие, Недостача и Излишек. Отдельно про инвентаризацию — тут.

Если в компании используется 1С в качестве бухучета, то в EqMan есть интеграция, которая позволяет автоматически загружать данные и синхронизировать операции.

— все ТМЦ у вас в компании промаркированы

— вы достоверно знаете что есть у вас в компании и кто за что ответственный

— у вас есть инструмент для частой и быстрой инвентаризации

— не нужно вести длинные Excel документы по ТМЦ. Вся информация о них попадает в систему автоматически, при использовании мобильного приложения.

Пример

В бюджетном (автономном) учреждении принято решение о замене морально устаревшего ЭЛТ-монитора, числящегося в составе ЭВМ, на современный LED-монитор, приобретенный за счет средств субсидии на выполнение госзадания. Согласно учетной политике организации системный блок рассматривается в качестве базовой составной части единого инвентарного объекта — компьютера, относящегося к иному движимому имуществу. Компьютер используется в деятельности, не облагаемой НДС. Стоимость LED-монитора 11 800 руб. (в том числе НДС 1 800 руб.). Остаточная стоимость выбывающего монитора определена профильной комиссией учреждения и равна 1 000 руб. Сумма начисленной по ЭВМ амортизации (в части выбывающего монитора) 2 000 руб.

Данные о замене монитора отражены в Инвентарной карточке учета нефинансовых активов (ф. 0504031) (в том числе в разделе «Краткая индивидуальная характеристика объекта»).

Итоги

Списание компьютерной техники с учета оформляется актом на списание. Но списание с учета не отменяет утилизацию списанного оборудования. Списываемая компьютерная техника, как правило, содержит драгоценные металлы и относится к опасным отходам, поэтому ее утилизацией занимаются только организации, у которых есть разрешение на подобную деятельность.

Налоговый кодекс РФ
Федеральный закон от 24.06.1998 № 89-ФЗ
Федеральный закон от 26.03.1998 № 41-ФЗ
Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н