Запуск Access и открытие баз данных

После короткого обзора возможностей Access перейдем к описанию начальных действий по запуску Access и открытию файлов баз данных.

Мы не описываем здесь процесс установки Microsoft Access 2002, т. к. подробную информацию об установке можно найти в документации, которая входит в комплект поставки.

Для того чтобы запустить Microsoft Access 2002, необходимо:

1. Нажать кнопку Пуск (Start) на Панели задач в нижней части рабочего стола.
2. Открыть в главном меню пункт Программы (Programms).
3. Выбрать программу Microsoft Access.

Базой данных Access является файл, который имеет расширение mdb. Этот файл может содержать не только все таблицы, но и другие объекты приложений Access — запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

В дальнейшем вы узнаете, что это не всегда бывает так. Иногда приложение состоит из нескольких файлов, но пока мы рассматриваем простейший вариант.

При запуске Access появляется главное окно Microsoft Access.

Для того чтобы открыть существующую базу данных, можно воспользоваться одним из трех способов.

• Выбрать в меню Файл (File) из списка ранее открывавшихся файлов требуемый файл (рис. 1.4).

Рис. 1.4. Открытие базы данных из меню Файл

Если такой список в меню Файл (File) отсутствует, нужно с помощью команды Сервис, Параметры (Tools, Options) открыть диалоговое окно Параметры (Options), раскрыть вкладку Общие (General) и установить флажок Помнить список файлов (Recently used file list).

• Выбрать файл из списка в области задач, которая расположена в правой части окна приложения (см. рис. 1.4).
• Выбрать команду Открыть (Open) в меню Файл (File), и затем выбрать нужный файл в диалоговом окно Открытие файла базы данных (Open) (рис. 1.5).

В последнем случае в диалоговом окне обычно по умолчанию отображается содержимое папки Мои документы или Личная (в зависимости от установленной на компьютере операционной системы). Найдя в списке необходимую базу данных, нужно выделить файл и нажать кнопку Открыть (Open) или дважды щелкнуть по элементу списка. В главном окне Microsoft Access появится окно выбранной базы данных (рис. 1.6).

Рис. 1.5. Диалоговое окно Открытие файла базы данных

Рис. 1.6. Пример базы данных

Вы можете спокойно в новой версии Access открывать файлы баз данных, созданные в версии Access 2000, и работать с ними так же, как делали это раньше. Однако, если вы хотите работать с файлами, созданными в более ранних версиях Access, рекомендуем вам ознакомиться предварительно с материалом гл. 19.

Файлы можно выбирать не только из списка, который появляется в диалоговом окне Открытие файла базы данных (Open) при его открытии. Можно выбрать нужную папку либо из раскрывающегося списка Папка (Look in), либо использовать ярлыки, находящиеся на так называемой панели адресов слева. При выборе ярлыка Журнал (History) (см. рис. 1.5) появляется список ярлыков к последним открывавшимся файлам и папкам. При выборе ярлыка Рабочий стол (Desktop) в диалоговом окне появляется список, содержащий ярлыки папок, и файлы, находящиеся в данный момент на рабочем столе Windows. Тип файла выбирается в раскрывающемся списке Тип файлов (File of type) в нижней части окна. В папке Избранное (Favorites) можно просмотреть ярлыки к тем папкам и файлам, которые вы используете наиболее часто. Многие программы позволяют добавлять ярлыки в папку Избранное (Favorites), в том числе это можно сделать прямо в окне Открытие файла базы данных (Open). Для этого вы должны выделить в списке нужный файл, щелкнуть мышью по кнопке Сервис (Tools) на панели инструментов в верхней части окна и выбрать из списка команду Добавить в папку «Избранное» (Add to Favorites).

Можно открыть файл базы данных, находящийся на сетевом диске. Для того чтобы подключить сетевой диск, необходимо выполнить команду Подключить сетевой диск (Map Network Drive) из списка команд кнопки Сервис (Tools).

Если вы не можете найти нужный файл базы данных, его можно разыскать, задавая критерии поиска в специальном диалоговом окне, которое появляется, если вы щелкнете по кнопке Сервис (Tools) и выберете из списка команду Найти (Search).

В новой версии Access средства поиска файлов еще более усовершенствованы. Появилась специальная область — область задач Поиск (Search), которая может быть использована для обычного и расширенного поиска нужного файла. (Подробнее об этой панели см. гл. 7.)

Открыть файл можно в одном из четырех режимов:

• Открыть (Open) — режим коллективного доступа. Когда вы открываете файл базы данных в этом режиме, доступ к нему будет разрешен другим пользователям, они могут открыть его и работать с объектами базы данных одновременно с вами. Причем все пользователи будут иметь возможность как просматривать данные, так и изменять их.
• Открыть монопольно (Open Exclusive) — режим монопольного доступа. В этом случае никто другой не сможет открыть этот файл, пока вы его используете.
• Открыть для чтения (Open Read-Only) — режим коллективного доступа только для чтения. В этом случае вы не сможете изменять ни данные в таблицах, ни другие объекты базы данных.
• Открыть монопольно только для чтения (Open Exclusive Read-Only) — режим монопольного доступа только для чтения. Вы открываете файл только для чтения и одновременно запрещаете другим пользователям открывать этот файл.

Выбрать нужный режим вы можете из списка, который раскрывается при нажатии стрелки справа от кнопки Открыть (Open). По умолчанию (при двойном щелчке мышью по имени файла или нажатии кнопки Открыть (Open)) файл базы данных открывается в режиме коллективного доступа.

1. Нажать кнопку Открыть (Open) на панели инструментов (рис. 1.7), что также приведет к открытию диалогового окна Открытие файла базы данных (Open) (см. рис. 1.5).

Рис. 1.7. Открытие базы данных с помощью кнопки Открыть на панели инструментов

1. Наконец, можно воспользоваться областью задач Создание файла (New file) справа (рис. 1.8), где в разделе Открытие файла (Open a file) помещен список ранее открывавшихся файлов, [ Если вы впервые работаете с Access, это будет список примеров баз данных из поставки Microsoft Office 2002.] а также кнопка Другие файлы (More files). Щелчок мышью по последней приведет к открытию диалогового окна Открытие файла базы данных (Open) (см. рис. 1.5).

Рис. 1.8. Область задач Создание файла

Запуск СУБД Microsoft Access 2016

Для работы с Access 2016 на локальном компьютере пользователя должна быть установлена одна из операционных систем: Windows 7, Windows 8, Windows Server 2008 R2 или Windows Server 2012 и СУБД Access 2016.

Для того чтобы начать работу в СУБД Access, необходимо после загрузки операционной системы ее запустить. Это можно сделать, например, так: в нижней части рабочего стола Windows 7 на панели задач нажать кнопку Пуск, в открывшемся меню выбрать Все программы. Из списка программ, установленных на данном компьютере, выбрать Microsoft Office | Access 2016 и запустить эту СУБД. Access может быть запущен также из списка недавно использовавшихся программ, также представленного в меню Пуск.

Для быстрого запуска Access удобно иметь ярлык этой программы на рабочем столе Windows. Создать ярлык можно разными способами. Например, выберите программу Microsoft Access, как при ее запуске. Нажмите правую кнопку мыши. В контекстном меню выберите команду Отправитьи в ее меню выполните команду Рабочий стол (создать ярлык). Ярлык будет создан и отобразится на рабочем столе в виде, представленном на рис. 1. Теперь запуск Access может быть выполнен двойным щелчком мыши на этом ярлыке.

Рис.1. Ярлык для запуска Access

Можно запустить Microsoft Access, щелкнув двойным щелчком на файле ранее созданной базы данных Access. При этом сразу будет открыта база данных.

Рис.2. Стартовое окно Access 2016

Сразу после запуска Access отображается стартовое окно Access 2016 (рис.2) — это место, где можно управлять файлами. На открывшейся после запуска Access странице можно открыть существующую базу данных или создать новую.

Область, предназначенная для открытия файлов базы данных, размещена слева. Здесь отображается список Последние, демонстрирующий недавно открывавшиеся базы данных. Эти базы могут быть открыты щелчком мыши на них. В конце строки с именем выделенной базы изображается значок кнопки . Щелчком на этом значке можно закрепить элемент (базу данных) в списке последних, а щелчком на значке открепить этот элемент от списка. Ниже размещена ссылка Открыть другие файлы.

В правой части стартового окна Access размещена область создания базы данных. В ней представлены элементы для создания двух основных объектов Access: новой пустой базы данных рабочего стола и пользовательского веб-приложения. Кроме того, область этой команды содержит многочисленные шаблоны баз данных, размещенные на вашем компьютере. Дополнительные шаблоны можно загрузить из Интернета, задав тему в поле Поиск шаблонов в сети.

В момент открытия здесь представлен список последних использованных баз данных, команда Открыть другие Файлы баз данных, в области создания баз данных предоставлена возможность создать новую базу: Пустая база данных рабочего стола и Пользовательское веб-приложение. Кроме того, если вы подключены к Интернету, в области создания баз данных отображаются многочисленные шаблоны для создания различных типовых баз данных.

Шаблоны типовых баз данных включают все необходимые таблицы, формы, запросы и отчеты для предметных областей различных сфер деловой и личной жизни. Эти стандартные приложения можно использовать без какой-либо модификации и настройки, либо взять их за основу и адаптировать в соответствии с характером информации, которую требуется сохранять и обрабатывать. Выбрав нужный шаблон, достаточно определить место, где следует сохранить создаваемую базу данных, и нажать кнопку Создать. Автоматически создается и открывается база данных, соответствующая выбранному шаблону. Такое стандартное приложение можно взять за основу, приспособить к своей задаче и создать новые таблицы, формы, отчеты и другие объекты базы данных.

При нажатии кнопки Пустая база данных рабочего стола создается файл локальной базы данных с указанным именем и в предлагаемой по умолчанию папке. Очевидно, что и имя, и место размещения файла могут быть здесь же изменены.

Открыть существующую базу данных можно, выбрав в левой части окна представления соответствующую команду. Быстро открыть одну из баз данных, с которыми пользователь работал недавно, можно выбрав ее из списка Последние. Число последних баз данных для быстрого доступа устанавливается соответствующим параметром на вкладке Параметры клиента (по умолчанию — 4) в окне Параметры Access в группе Вывод на экран. Там же устанавливается число баз данных в списке последних файлов (по умолчанию — 25).

Если для решения вашей задачи использовать шаблон не имеет смысла, можно создать на компьютере базу данных с нуля. Поскольку Access хранит все таблицы базы данных, а также другие объекты в одном файле, прежде чем приступить к их созданию, необходимо создать файл пустой базы данных.

Для создания файла новой локальной базы данных щелкните в области создания базы данных стартового окна Access на элементе Пустая база данных рабочего стола (см. рис.2).

В открывшемся окне (рис. 3) введите имя файла в поле Имя файла — например, Деканат.

Рис. 3. Определение имени и местоположения файла новой базы данных

Задавая имя файла базы данных, следует иметь в виду, что оно не должно содержать символов: / : * ? » |, а его предельная длина составляет 215 символов, включая пробелы.

Под именем отображается имя папки C:UsersИмя пользователяDocuments, в которой по умолчанию сохранится файл базы данных. Если надо сохранить файл в другой папке, щелкните на значке Поиск расположения для размещения базы данных (справа от поля ввода имени файла базы данных) и в окне Файл новой базы данных откройте нужную папку.

По умолчанию формат файла имеет значение База данных Microsoft Office Access 2007-2016. В Access 2016 сохранился формат базы данных, впервые принятый в Access 2007. Базы данных в формате Access 2007-2016 сохраняются в файлах с расширением *.accdb. В предыдущих версиях базы данных сохранялись в файлах с расширением *.mdb.

Закончив выбор, в окне Файл новой базы данных, щелчком по кнопке Создать (см. рис.3) завершите процесс создания пустого файла новой базы данных. В результате откроется окно созданной базы данных с пустой таблицей с именем Таблица1 в режиме таблицы (рис. 4). Курсор находится в первой пустой ячейке столбца Щелкните для добавления. Теперь можно приступить к созданию этой таблицы и других объектов новой оригинальной базы данных.

Открытие существующей базы данных

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

В этом разделе описаны различные методы, которые можно использовать для открытия существующих баз данных Access. Базы данных можно открывать из проводника Windows или непосредственно в Access. Вы можете открыть сразу несколько баз данных, а также создавать ярлыки на рабочем столе, которые открывают объекты базы данных напрямую.

В этой статье

Открытие базы данных Access в проводнике

В проводнике Windows перейдите на диск или в папку, содержащую файл базы данных Access, который вы хотите открыть, и дважды щелкните ее.

Access запустится, и откроется база данных.

Открытие базы данных в Access

Если приложение Access уже запущено, откройте базу данных с помощью описанной ниже процедуры. Обратите внимание, что шаги в зависимости от используемой версии Access могут незначительно отличаться.

На странице Приступая к работе нажмите кнопку открыть другие файлы.

В области, открытой в представлении Backstage, нажмите кнопку Обзор.

Щелкните ярлык в диалоговом окне Открыть или выберите диск или папку , в которой находится нужная база данных.

В списке папок выберите папку, в которой находится база данных.

Когда база данных будет найдена, выполните одно из указанных ниже действий.

Чтобы открыть базу данных в режиме по умолчанию, дважды щелкните ее (режим по умолчанию может быть указан в диалоговом окне Параметры Access или установлен административной политикой).

Нажмите кнопку Открыть, чтобы открыть базу данных для общего доступа в многопользовательской среде и предоставить другим пользователям возможность выполнять чтение и запись в базу данных.

Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Открыть для чтения, чтобы открыть базу данных только для чтения, то есть для просмотра без возможности внесения изменений. При этом другие пользователи смогут выполнять запись в базу данных.

Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно, чтобы открыть базу данных в монопольном режиме. Если ее затем попытается открыть другой пользователь, он получит сообщение «Файл уже используется».

Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно для чтения, чтобы открыть базу данных только для чтения. Другие пользователи при этом смогут открывать базу данных только для чтения.

Если не удается найти базу данных, которую вы хотите открыть

В диалоговом окне Открытие щелкните значок » этот компьютер» или » Мой компьютер » слева (или выберите пункт Мой компьютерв поле Папка ).

В списке дисков щелкните правой кнопкой мыши диск, который может содержать базу данных, и выберите команду Поиск.

Введите условия поиска и нажмите клавишу ВВОД, чтобы найти базу данных.

Если база данных найдена, дважды щелкните ее в диалоговом окне Поиск.

Так как поиск был начат из диалогового окна Открытие , необходимо нажать кнопку Отмена в этом диалоговом окне, прежде чем будет открыта база данных.

Примечание: Файл базы данных можно открыть непосредственно в формате внешнего файла, таком как dBASE, Paradox, Microsoft Exchange или Microsoft Excel. Кроме того, можно открыть напрямую любой источник данных ODBC, например Microsoft SQL Server. Access автоматически создает новую базу данных Access в той же папке, где находится файл данных, и добавляет ссылки на каждую таблицу внешней базы данных.

Советы

Чтобы открыть одну из нескольких последних баз данных, которые вы открыли, щелкните имя файла в списке последние на странице Приступая к работе. Access откроет базу данных с теми же параметрами, которые были в последний раз открывали ее. Если список последних использованных файлов не отображается, выполните указанные ниже действия.

Выберите Файл > Параметры.

В диалоговом окне Параметры Access выберите пункт Параметры клиента или Дополнительно.

В разделе экранвведите число в поле Показать число последних баз данных .

Одновременное открытие нескольких баз данных

В одном экземпляре Access одновременно может быть открыта только одна база данных. Другими словами, не удается запустить Access, открыть одну базу данных, а затем открыть другую базу данных, не закрывая первую базу данных. Однако можно одновременно запустить несколько экземпляров Access, каждый из которых будет открывать базу данных. Каждый раз, когда вы запускаете Access, вы открываете новый экземпляр. Например, чтобы открыть две базы данных Access одновременно, запустите Access и откройте первую базу данных Access, а затем запустите новый экземпляр Access и откройте вторую базу данных.

Примечание: Количество экземпляров Access, которые можно запускать одновременно, ограничено объемом доступной памяти. Объем доступной памяти зависит от объема ОПЕРАТИВной памяти компьютера и объема памяти, используемой другими программами, запущенными в данный момент.

Каждый экземпляр Access выполняется в отдельном окне. Если у вас несколько экземпляров Access, и вы хотите просмотреть их одновременно, вы можете разбить окна на плитки.

Создание ярлыка на рабочем столе для открытия объекта базы данных

Вы можете создать ярлык на рабочем столе, чтобы открыть объект базы данных Access (например, форму или отчет). База данных может храниться локально на компьютере, удаленно на сетевом файловом сервере или в общем каталоге.

Откройте базу данных, содержащую объект, для которого нужно создать ярлык.

Изменение размера окна Access и свертывание всех остальных открытых окон для отображения рабочего стола в окне Access.

В области навигации найдите объект, для которого нужно создать ярлык.

Перетащите объект из области навигации на Рабочий стол. Когда вы отпустите кнопку мыши, ярлык будет создан на рабочем столе.

Если вы хотите использовать ярлык в расположении, отличном от рабочего стола, с помощью проводника Windows переместите ярлык в нужное место.

При двойном щелчке ярлыка Access открывает базу данных, в которой хранится объект, и отображает объект. Если приложение Access уже запущено и объект, связанный с ярлыком, находится в базе данных, отличной от открытой в текущей базе данных, запускается новый экземпляр Access. Чтобы открыть объект в определенном представлении в Access, щелкните ярлык правой кнопкой мыши и выберите нужное представление.

Если после создания ярлыка вы перемещаете базу данных, удалите ярлык и создайте новый.

Чтобы удалить ярлык, щелкните его и нажмите клавишу DELETE. Удаление ярлыка не приводит к удалению объекта, который будет открываться ярлыком.

Порядок работы. 1. Запустите программу СУБД Microsoft Access

Порядок работы

1. Запустите программу СУБД Microsoft Access. Для этого выполните: Пуск — Все программы — Microsoft office — Microsoft office Access 2007.

2. Перед Вами откроется окно следующего вида:

3. Выберите команду Новая база данных. Затем введите имя файла –База работников и нажмите кнопку Создать. Перед Вами откроется окно следующего вида:

4. Выберите команду Создание — Шаблоны таблиц — Контакты.

Перед Вами появится таблица с заголовками:

Заполните ее следующими данными (см. таблицу).

5. У Вас должна получится таблица как на рисунке (см. рис.). Сохраните таблицу ( ) под именем Работник.

6. В данной таблице отсортируйте столбец «Организация» по алфавиту (Главная — ).

Задание 2. Создание пустой базы данных с помощью конструктора таблиц.

1. Создадим таблицу под именем «Студент» с помощью конструктора таблиц.

Для этого выполните команду: Создание – конструктор таблиц.

Перед Вами откроется окно:

2. Заполните Имя поля следующими данными (заголовками столбцов):

КодСтудент, Фамилия, Имя, Отчество, Адрес, Номер телефона, Специализация.

И соответственно Тип данных:

КодСтудент – СЧЕТЧИК,

Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Адрес, Специализация – ТЕКСТОВЫЙ,

Номер телефона – ЧИСЛОВОЙ.

У Вас должно получиться как на рисунке (см. рис.)

3. Далее Нажмите сохранить ( ) и назовите таблицу «Студент». Он автоматически запросит создать ключевое поле, нажмите кнопку ДА (КодСтудент будет Ключевое поле ).

4. Затем двойным щелчком левой кнопкой мыши щелкните слева на таблицу Студент: таблица, перед Вами откроется таблица для заполнения (см. рис.).

5. Заполните эту таблицу следующими данными (см. таблицу) и сохраните.

КодСтудент	Фамилия	Имя	Отчество	Адрес	Номер телефона	Специализация
Иванов	Сергей	Александрович	г. Новороссийск	технолог
Петров	Сергей	Петрович	г. Москва	технолог
Гаврелеева	Ольга	Ивановна	г. Москва	бухгалтер
Соколова	Инна	Олеговна	г. Новороссийск	бухгалтер
Мухина	Олеся	Петровна	г. Москва	технолог
Апареева	Анна	Романовна	г. Люберцы	технолог
Глинкина	Дина	Евгеньевна	г. Люберцы	технолог
Сорина	Ольга	Сергеевна	г. Москва	бухгалтер

6. Результаты покажите учителю.

Задания для самостоятельной работы

Задание 1.Создайте таблицу в Microsoft office Access 2007 на основе шаблона «События». (В той же базе данных «База работников» создайте таблицу №3 под именем «Проведение выставок», выбрав команду Создание — Шаблоны таблиц — События). И заполните таблицу 5-6 записями (название выставок и дат придумайте сами). Сохраните.

Задание 2.Создайте таблицу в Microsoft office Access 2007 с помощью конструктора таблиц. (В той же базе данных «База работников» создайте таблицу №4 под именем «Студенты и задания»).

Заполните Имя поля следующими данными (заголовками столбцов):

КодСтудент, Фамилия, Описание задания, Начальная дата, Конечная дата, Замечания.

И соответственно Тип данных:

КодСтудент – СЧЕТЧИК,

Фамилия, Описание задания, Замечания – ТЕКСТОВЫЙ,

Начальная дата, Конечная дата – ДАТА/ВРЕМЯ.

И заполните эту таблицу следующими данными (см. таблицу)

КодСтудент	Фамилия	Описание задания	Начальная дата	Конечная дата	Замечания
Иванов	Электронная почта	21.03.09	15.05.09
Петров	Телеконференция	10.02.09	20.05.09
Гаврелеева	Браузер	20.01.09	15.04.09
Соколова	Служба FTP	15.01.09	25.04.09
Мухина	Поисковые системы Интернет	30.01.09	10.05.09
Апареева	Интернет 2	23.02.09	30.05.09
Глинкина	IP-телефония	20.02.09	12.05.09
Сорина	Подключение к Интернету	25.03.09	30.05.09

Сохраните набранные данные и при автоматическом запросе системы о создании ключевого поля, нажмите кнопку ДА.

|	следующая лекция ==>
Ситуационные задачи. Задача 1. Мужчина 32 лет после резкого охлаждения почувствовал слабость, одышку, боли при дыхании в правой половине грудной клетки; температура тела 39° С	|	Предмет и задачи экологии

Дата добавления: 2015-05-09 ; Просмотров: 923 ; Нарушение авторских прав?

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

Запуск ACCESS и создание (открытие) базы данных

Дата добавления: 2013-12-23 ; просмотров: 5158 ; Нарушение авторских прав

Диалоговые средства Access

Access располагает разнообразными диалоговыми средствами, которые позволяют пользователю решать свои задачи, не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию на языке Visual Basic. Пользователь осуществляет работу с объектами Access, используя команды меню и кнопки управления панелей инструментов.

Для автоматизации работы пользователя при создании объектов Access используются специализированные диалоговые средства, называемые Конструктор. Конструктор предоставляет пользователю набор инструментов, с помощью которых можно быстро создать или модифицировать любой объект Access.

Другим средством автоматизации работы пользователя являются, так называемые, Мастера. Практически для любых работ имеется свой мастер (Wizard), который помогает их выполнить. Как правило, Мастер предусматривает выполнение требуемой работы (создание объекта, разделение базы данных и т.п.) за несколько этапов (шагов). На каждом шаге выводится диалоговое окно, в котором пользователь должен задать те или иные характеристики требуемой работы, причем число этих характеристик минимально. Все остальное Мастер реализует по умолчанию в соответствии с заложенным в него алгоритмом.

Таким образом, система Access предоставляет значительное количество разнообразных средств для автоматизации работы пользователя при создании собственных приложений.

Все современные СУБД поддерживают ссылочную целостность. В Access она поддерживается на нескольких уровнях

· запрет на ввод значения, нарушающего ссылочную целостность

· запрет на удаление из таблицы строки, если этим будет нарушена ссылочная целостность

· возможность автоматического каскадного удаления или обновления связанных данных

Для того чтобы запустить ACCESS необходимо:

· нажать кнопку Пуск на Панели задач в нижней части рабочего стола

· открыть в главном меню пункт Программы

· выбрать программу ACCESS

При запуске системы появляется окно «Microsoft Access», а справа — панель Приступая к работе, состоящая из двух частей: Office в Интернете и Открыть . Выберите раздел Открыть Если эта панель задач не открыта, то выполните команду меню Файл-Создать. Появится справа панель Создание файла

Из списка выберите необходимую команду:

1. новая база данных

2. пустая страница доступа к данным

3. проект с имеющимися данными

4. проект с новыми данными

5. из имеющегося файла

Выберем режим Новая база данных. Появится окно Файл новой базы данных, в котором надо указать имя БД и выбрать папку для ее хранения. В результате система сохранит ваш файл с расширением .mdb и откроет окно для работы с новой БД.

В результате появится новое диалоговое окно «База данных». Это особое окно ACCESS, которое позволяет получить доступ ко всем объектам БД и выбрать необходимый режим работы. В левой части окна находится панель объектов, которая содержит ярлыки для каждого объекта: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы, а также раздел Группы.

Щелкнув по ярлыку мышкой, в правой части окна отображается список соответствующих объектов.

С каждым объектом БД можно работать в двух режимах.

Первый режим условно назовем режимом выполнения, так как он несколько отличается для разных типов объектов.

Второй режим – режим Конструктора. Он применим ко всем объектам и предназначен для создания и корректировки объектов.

Раздел Группы содержит одну предопределенную группу Избранное, но можно с помощью правой кнопки вызвать контекстное меню и создать новую группу. Группы предназначены для более быстрого доступа к наиболее часто используемым объектам.

Чтобы создать ярлык объекта в группе, нужно выделить этот объект, вызвать контекстное меню и выбрать пункт Добавить в группу. В группу добавляются не сами объекты, а только ссылки на них.

В верхней части окна расположена панель инструментов, содержащая восемь кнопок: Открыть, Конструктор, Создать, Удалить (эти команды относятся к активному объекту) и 4 последние кнопки позволяют переключать режим просмотра списка объектов (крупные значки, мелкие, список, таблица).

Можно установить параметры и свойства системы, которые будут срабатывать при запуске. Для этого надо выполнить, находясь в окне База данных, команду меню Сервис-Параметры. Появится окно с восемью вкладками. Можно установить: границы печатного поля, режим сжатия БД при закрытии, длину текстового поля по умолчанию, шрифт, цвет и т.п.

Сохранение и закрытие БД.

1. При создании новой БД, перед тем как дать возможность ее заполнить, программа сохраняет пустой файл на диске.

2. При изменении данных, представленных в виде таблице или в виде формы программа автоматически сохраняет сделанные изменения. Для этого в меню Сервис выберите команду Параметры, откройте вкладку Сохранение. Установите флажок автосохранение.. В поле минут укажите нужный интервал сохранения файлов.

3. При изменении шаблона, лежащего в основе БД, сохранять данные надо вручную командой Файл-Сохранить.

4. Создание новой БД или открытие уже существующей приводит к тому, что существующая открытая база закроется. Открыть несколько баз данных одновременно можно следующим образом: запустить программу Access еще раз и открыть в ней обычным образом базу данных или открыть БД с помощью команды Windows Пуск-Документ – имя БД.

5. При создании новой базы система ее сохраняет в формате Access 2000, который хорошо подходит для небольших баз. Для преобразования больших баз в формат Access 2002-2003 выберите команду Сервис-Служебные программы – Преобразовать базу данных-Формат 2002-2003