Условное форматирование в excel

Если необходимо наглядно представить информацию, то это очень удобно сделать с помощью условного форматирования. Пользователь, который пользуется этим сервисом, экономит огромное количество энергии и времени. Чтобы получить необходимые сведения, хватает быстрого просмотра файла.

Как осуществить условное форматирование в Эксель

Найти «Условное форматирование» можно на самой первой вкладке ленты, перейдя в раздел «Стили».

1

Далее нужно найти глазом значок стрелочки немного правее, передвинуть курсор на нее. Затем откроются настройки, где можно гибко настроить все необходимые параметры.

2

Далее требуется выбрать соответствующий оператор, чтобы сравнить нужную переменную с числом. Есть четыре оператора сравнения – больше, меньше, равно и между. Они перечислены в меню с правилами.

Далее мы указали ряд чисел в диапазоне A1:A11.

3

Осуществим форматирование подходящего набора данных. Затем открываем меню настройки «Условного форматирования» и выставляем требуемые критерии выделения данных. В случае с нами мы для примера выберем критерий «Больше».

4

Откроется окно с набором параметров. В левой части окна есть поле, в котором нужно указать число 15. В правой же части указывается способ выделения информации при условии, что она соответствует заданному ранее критерию. Результат будет отображен сразу.

5

Далее завершаем настройку с помощью кнопки ОК.

Для чего нужно условное форматирование

В определенной степени можно сказать, что оно является инструментом, после изучения которого работа с Excel никогда не будет прежней. Все потому, что он помогает значительно упростить жизнь. Вместо того, чтобы каждый раз вручную задавать форматирование ячейки, подходящей под определенное условие, так еще и самому пытаться проверить ее на предмет соответствия этому критерию, достаточно просто один раз задать настройки, а дальше Excel все сделает сам.

Например, можно сделать так, чтобы все ячейки, которые содержат число, выше 100, окрашивались красный цвет. Или же определить, сколько дней осталось до следующего платежа, после чего окрасить в зеленый цвет те ячейки, в которых срок истекает еще достаточно нескоро.

Давайте приведем такой пример.

6

В этой таблице указываются товарные запасы, которые имеются на складе. В ней есть такие колонки. как товар, средние продажи (измеряются в штуках за неделю), остаток и на сколько недель этого товара осталось.

Далее задача менеджера по закупкам – определить те позиции, пополнение которых необходимо. Чтобы это сделать, необходимо посмотреть на четвертую слева колонку, где записывается запас товаров по неделям.

Предположим, критерием для определения повода для паники служит товарный запас в размере меньшем, чем 3 недели. Это говорит о том, что нам нужно готовить заказ. Если же запас товаров составляет меньше двух недель, то это говорит о необходимости срочно размещать заказ. Если в таблице приводится огромное количество позиций, то вручную проверять, сколько недель осталось, довольно проблематично. Даже если воспользоваться поиском. А теперь давайте посмотрим, как выглядит таблица, которая подсвечивает красным цветом дефицитные товары.

7

И ведь действительно, так значительно проще сориентироваться.

Правда, данный пример учебный, который несколько упрощен по сравнению с реальной картиной. И сэкономленные секунды и минуты при регулярном использовании подобных таблиц превращаются в часы. Теперь просто достаточно посмотреть на таблицу, чтобы понять, какие товары дефицитные, а не тратить часы на то, чтобы анализировать каждую ячейку (если подобных товарных позиций тысячи).

Если есть «желтые» товары, то необходимо начать их закупку. Если же соответствующая позиция красная, то нужно это делать немедленно.

По значению другой ячейки

Теперь давайте разберем следующий практический пример.

Предположим, у нас есть такая таблица, и перед нами появилась задача выделить строки, содержащие определенные значения.

8

Итак, если проект пока что исполняется (то есть, еще не был доведен до конца, поэтому отмечен буквой «Р»), то нам необходимо его фон сделать красным. Завершенные же проекты помечаются зеленым.

Наша последовательность действий в этой ситуации будет следующей:

1. Выделить диапазон со значениями.
2. Нажать на кнопку «Условное форматирование» – «Создать правило».
3. Обратите внимание, что в нашем случае нужно применять формулу в виде правила. Далее используем функцию ЕСЛИ , чтобы выделить подходящие строки.

Далее заполняем строки так, как показано на этой картинке.

9

Важно! На строки обязательно давать абсолютную ссылку. Если же мы ссылаемся на ячейку, то в таком случае она является смешанной (с закреплением колонки).

Точно так же создается правило для тех рабочих проектов, которые не были завершены к текущему моменту.

Вот так выглядят наши критерии.

10

Ну и наконец, такая база данных у нас получается в итоге.

11

Несколько условий

Возьмем для наглядности диапазон А1:А11 из таблицы, чтобы продемонстрировать, как можно на реальном практическом примере использовать несколько условий для определения форматирования ячейки.

Сами условия такие: если число в ячейке превышает значение 6, то оно выделяется красным цветом. Если оно зеленое, то цвет тогда зеленый. Ну и наконец, наибольшие числа, больше 20, будут выделяться желтым.

Есть несколько способов, как осуществляется условное форматирование по нескольким правилам.

Метод 1. Осуществляем выделение нашего диапазона, после чего в меню настроек условного форматирования выбираем такое правило выделения ячеек, как «Больше». Слева записывается цифра 6, а в правом задается форматирование. В нашем случае заливка должна быть красной. После этого цикл повторяется два раза, но задаются уже другие параметры – больше 10 и зеленый цвет и больше 20 и желтый цвет соответственно. Получится такой результат.

12
Метод 2. Переходим в главное меню настроек инструмента Excel «Условное форматирование». Там находим меню «Создать правило» и делаем левый клик мыши по этому пункту. 13

После этого Далее выбираем пункт «Использовать формулу…» (выделен на рисунке красной рамочкой) и задаем первое условие. После этого кликаем на ОК. А потом цикл повторяется для последующих условий аналогично описанному выше, но при этом используется формула.

14

Важно учесть такой момент. В нашем примере некоторые ячейки соответствуют сразу нескольким критериям одновременно. Данный конфликт Эксель разрешает следующим образом: то правило, которое выше, применяется в первую очередь.

И вот скриншот для лучшего понимания.

15

Например, у нас есть число 24. Оно одновременно соответствует всем трем условиям. В таком случае будет заливка, соответствующая первому условию, несмотря на то, что оно больше подпадает под третье. Поэтому если важно, чтобы числа, выше 20 были залиты именно желтым цветом, нужно третье условие ставить на первое место.

Условное форматирование даты

А теперь посмотрим, как условное форматирование работает с датами. У нас есть такой классный диапазон.

16

В этом случае нужно задавать такое правило условного форматирования, как «Дата».

17

После этого открывается диалоговое окно с целым набором условий. Ознакомиться с ними подробно вы можете на этом скриншоте (они перечислены в левой части экрана в виде списка).

18

Нам осталось только выбрать подходящее и нажать на клавишу «ОК».

19

Видим, что у нас красным цветом были выделены те даты, которые относятся к последней неделе на момент отрисовки этого диапазона.

С использованием формул

Набор стандартных правил условного форматирования довольно большой. Но ситуации бывают разные, и стандартного перечня может не хватать. В таком случае можно создать собственное правило форматирование, используя формулу.

Для этого необходимо нажать кнопку «Создать правило» в меню условного форматирования, а потом выбрать пункт, отображенный на скриншоте.

20

Строки (по значению ячейки)

Предположим, нам нужно выделить ту строку, которая содержит ячейку с определенным значением. В этом случае нам нужно выполнить ту же последовательность действий, что и выше, но применительно к строкам. То есть, можно самому выбирать, на какой диапазон должно распространяться условное форматирование.

Как создать правило

Чтобы создать правило, необходимо воспользоваться соответствующей опцией в разделе «Условное форматирование». Давайте рассмотрим конкретную последовательность действий.

Сначала необходимо найти на ленте на вкладке «Главная» найти пункт «Условное форматирование». Его можно узнать по характерным разноцветным ячейкам разного размера со стоящей рядом картинкой с перечеркнутым знаком равно.

21

Там есть кнопка «Создать правило». Также можно нажать кнопку «Управление правилами», после чего откроется диалоговое окно, через которое также можно создать правило, нажав соответствующую кнопку в левом верхнем углу.

22

Также можно ознакомиться в этом окне с теми правилами, которые уже применены.

23

Правила выделения ячеек

Хорошо, мы столько говорим о том, как создавать правила, но что это такое? Под правилом выделения ячеек подразумеваются признаки, которые берутся в учет программой для принятия решения, каким образом осуществлять форматирование ячейки, которые подходят под них. Например, условия могут быть больше определенного числа, меньше, формула и так далее. Их целый набор. С ними можно ознакомиться самостоятельно и потренироваться в их применении «в песочнице».

Форматирование всех ячеек на основании их значений

Человек может самостоятельно задавать диапазон: целая строчка, весь документ или отдельная ячейка. Ориентироваться программа может только на значение одной ячейки. Это добавляет гибкости в процесс.

Форматирование только уникальных или повторяющихся ячеек

Существует большое количество правил, непосредственно зашитых в программу. Ознакомиться с ними вы можете в меню «Условное форматирование». В частности, чтобы форматирование распространялось исключительно на повторяющиеся значения или только на уникальные, существует специальная опция – «Повторяющиеся значения».

Если выбрать этот пункт, то открывается окно с настройками, где возможен выбор и обратного варианта – выделять лишь уникальные значения.

Форматирование значений в диапазоне ниже и выше среднего

Чтобы форматировать значения ниже или выше среднего, также существует специальная опция в том же меню. Но подменю нужно выбрать другое – «Правила отбора первых и последних значений».

Форматирование только первых и последних значений

В том же подменю есть возможность выделять особым цветом, шрифтом и другими способами форматирования лишь первые и последние значения. По стандарту есть вариант выделять первые и последние десять элементов, а также 10% от общего количества ячеек, входящих в этот диапазон. Но пользователь может самостоятельно определять, сколько ячеек ему необходимо выделить.

Форматирование только ячеек с определенным содержимым

Чтобы форматировать только ячейки с определенным содержимым, необходимо выбрать правило форматирование «Равно» или «Текст содержит». Отличие между ними в том, что в первом случае строка должна совпадать с критерием полностью, а во втором – лишь частично.

Как видим, условное форматирование – это многофункциональная возможность программы Excel, дающая огромное количество преимуществ человеку, который ее освоил. Знаем, что на первый взгляд все это может показаться сложным. Но на самом деле, руки сами тянутся к ней, как только появляется выделить определенный кусок текста красным цветом (или отформатировать его любым другим способом), основываясь на его содержимом или в соответствии с другим критерием. Эта функция входит в базовый комплект знаний Excel, без нее невозможна даже любительская работа с электронными таблицами и базами данных.

Условное форматирование в Excel

В этом уроке мы рассмотрим основы применения условного форматирования в Excel.

С его помощью мы можем выделять цветом значения таблиц по заданным критериям, искать дубликаты, а также графически “подсвечивать” важную информацию.

1. Основы условного форматирования в Excel
2. Где находится условное форматирование в Эксель?
3. Как сделать условное форматирование в Excel?
4. Как создать правило
5. Условное форматирование по значению другой ячейки
6. Как применить несколько правил условного форматирования к одной ячейке
7. Как редактировать правило условного форматирования
8. Как копировать правило условного форматирования
9. Как удалить условное форматирование

Основы условного форматирования в Excel

Используя условное форматирование, мы можем:

• закрашивать значения цветом
• менять шрифт
• задавать формат границ

Применять его возможно как на одну, так и на несколько ячеек, строк и столбцов. Производить настройку формата мы можем с помощью условий. Далее мы на практике разберем как это делать.

Где находится условное форматирование в Эксель?

Кнопка “Условное форматирование” находится на панели инструментов, на вкладке “Главная”:

Как сделать условное форматирование в Excel?

При применении условного форматирования системе необходимо задать две настройки:

• Каким ячейкам вы хотите задать формат;
• По каким условиям будет присвоен формат.

Ниже, мы рассмотрим как применить условное форматирование. Представим, что у нас есть таблица с динамикой курса доллара в рублях за год. Наша задача выделить красным цветом те данные, в которых курс снижался предыдущему месяцу. Итак, выполним следующие шаги:

• В таблице с данными выделим диапазон, для которого мы хотим применить выделение цветом:

• Перейдем на вкладку “Главная” на панели инструментов и кликнем на пункт “Условное форматирование”. В выпадающем списке вы увидите несколько типов формата на выбор:
  • Правила выделения
  • Правила отбора первых и последних значений
  • Гистограммы
  • Цветовые шкалы
  • Наборы значков
• В нашем примере мы хотим выделить цветом данные с отрицательным значением. Для этого выберем тип “Правила выделения ячеек” => “Меньше”:

Также, доступны следующие условия:

1. Значения больше или равны какому-либо значению;
2. Выделять текст, содержащий определенные буквы или слова;
3. Выделять цветом дубликаты;
4. Выделять определенные даты.

• Во всплывающем окне в поле “Форматировать ячейки которые МЕНЬШЕ” укажем значение “0”, так как нам нужно выделить цветом отрицательные значения. В выпадающем списке справа выберем формат отвечающих условиям:

• Для присвоения формата вы можете использовать пред настроенные цветовые палитры, а также создать свою палитру. Для этого кликните по пункту:

• Во всплывающем окне формата укажите:
  • цвет заливки
  • цвет шрифта
  • шрифт
  • границы ячеек

• По завершении настроек нажмите кнопку “ОК”.

Ниже пример таблицы с применением условного форматирования по заданным нами параметрам. Данные с отрицательными значениями выделены красным цветом:

Как создать правило

Если пред настроенные условия не подходят, вы можете создавать свои правила. Для настройки проделаем следующие шаги:

• Выделим диапазон данных. Кликнем на пункт “Условное форматирование” в панели инструментов. В выпадающем списке выберем пункт “Новое правило”:

• Во всплывающем окне нам нужно выбрать тип применяемого правила. В нашем примере нам подойдет тип “Форматировать только ячейки, которые содержат”. После этого зададим условие выделять данные, значения которых больше “57”, но меньше “59”:

• Кликнем на кнопку “Формат” и зададим формат, как мы это делали в примере выше. Нажмите кнопку “ОК”:

Условное форматирование по значению другой ячейки

На примерах выше мы задавали формат ячейкам, на основе их собственных значений. В Excel возможно задавать формат, на основе значений из других ячеек. Например, в таблице с данными курса доллара мы можем выделить цветом ячейки по правилу. Если курс доллара ниже чем в предыдущем месяце, то значение курса в текущем месяце будет выделено цветом.

Для создания условия по значению другой ячейки выполним следующие шаги:

• Выделим первую ячейку для назначения правила. Кликнем на пункт “Условное форматирование” на панели инструментов. Выберем условие “Меньше”.
• Во всплывающем окне указываем ссылку на ячейку, с которой будет сравниваться данная ячейка. Выбираем формат. Нажимаем кнопку “ОК”.

• Повторно выделим левой клавишей мыши ячейку, которой мы присвоили формат. Кликнем на пункт “Условное форматирование”. Выберем в выпадающем меню “Управление правилами” => кликнем на кнопку “Изменить правило”:

• В поле слева всплывающего окна “очистим” ссылку от знака “$”. Нажимаем кнопку “ОК”, а затем кнопку “Применить”.

• Теперь нам нужно присвоить настроенный формат на остальные ячейки таблицы. Для этого выделим ячейку с присвоенным форматом, затем в левом верхнем углу панели инструментов нажмем на “валик” и присвоим формат остальным ячейкам:

На скриншоте ниже цветом выделены данные, в которых курс валюты стал ниже к предыдущему периоду:

Как применить несколько правил условного форматирования к одной ячейке

Возможно применять несколько правил к одной ячейке.

Например, в таблице с прогнозом погоды мы хотим закрасить разными цветами показатели температуры. Условия выделения цветом: если температура выше 10 градусов – зеленым цветом, если выше 20 градусов – желтый, если выше 30 градусов – красным.

Для применения нескольких условий к одной ячейке выполним следующие действия:

• Выделим диапазон с данными, к которым мы хотим применить условное форматирование => кликнем по пункту “Условное форматирование” на панели инструментов => выберем условие выделения “Больше…” и укажем первое условие (если больше 10, то зеленая заливка). Такие же действия повторим для каждого из условий (больше 20 и больше 30). Не смотря на то, что мы применили три правила, данные в таблице закрашены зеленым цветом:

• Кликнем на любую ячейку с присвоенным форматированием. Затем, снова кликнем по пункту “Условное форматирование” и перейдем в раздел “Управление правилами”. Во всплывающем окне, распределим правила от большего к меньшему и напротив первых двух поставим галочку “Остановить, если истина”. Этот пункт позволяет не применять остальные правила к ячейке, при соответствии первому. Затем кликнем кнопку “Применить” и “ОК”:

Применив их, наша таблица с данными температуры “подсвечена” корректными цветами, в соответствии с нашими условиями.

Как редактировать правило условного форматирования

Для редактирования присвоенного правила выполните следующие шаги:

• Выделить левой клавишей мыши ячейку, правило которой вы хотите отредактировать.
• Перейдите в пункт меню панели инструментов “Условное форматирование”. Затем, в пункт “Управление правилами”. Щелкните левой клавишей мыши по правилу, которое вы хотите отредактировать. Кликните на кнопку “Изменить правило”:

• После внесения изменений нажмите кнопку “ОК”.

Как копировать правило условного форматирования

Для копирования формата на другие ячейки выполним следующие действия:

• Выделим диапазон данных с примененным условным форматированием. Кликнем по пункту на панели инструментов “Формат по образцу”.
• Левой клавишей мыши выделим диапазон, к которому хотим применить скопированные правила формата:

Как удалить условное форматирование

Для удаления формата проделайте следующие действия:

• Выделите ячейки;
• Нажмите на пункт меню “Условное форматирование” на панели инструментов. Кликните по пункту “Удалить правила”. В раскрывающемся меню выберите метод удаления:

Еще больше полезных приемов в работе со списками данных и функциями в Excel вы узнаете в практическом курсе “От новичка до мастера Excel“. Успей зарегистрироваться по ссылке!

Условное форматирование в Excel

В этом уроке мы рассмотрим основы применения условного форматирования в Excel.

С его помощью мы можем выделять цветом значения таблиц по заданным критериям, искать дубликаты, а также графически “подсвечивать” важную информацию.

1. Основы условного форматирования в Excel
2. Где находится условное форматирование в Эксель?
3. Как сделать условное форматирование в Excel?
4. Как создать правило
5. Условное форматирование по значению другой ячейки
6. Как применить несколько правил условного форматирования к одной ячейке
7. Как редактировать правило условного форматирования
8. Как копировать правило условного форматирования
9. Как удалить условное форматирование

Основы условного форматирования в Excel

Используя условное форматирование, мы можем:

• закрашивать значения цветом
• менять шрифт
• задавать формат границ

Применять его возможно как на одну, так и на несколько ячеек, строк и столбцов. Производить настройку формата мы можем с помощью условий. Далее мы на практике разберем как это делать.

Где находится условное форматирование в Эксель?

Кнопка “Условное форматирование” находится на панели инструментов, на вкладке “Главная”:

Как сделать условное форматирование в Excel?

При применении условного форматирования системе необходимо задать две настройки:

• Каким ячейкам вы хотите задать формат;
• По каким условиям будет присвоен формат.

Ниже, мы рассмотрим как применить условное форматирование. Представим, что у нас есть таблица с динамикой курса доллара в рублях за год. Наша задача выделить красным цветом те данные, в которых курс снижался предыдущему месяцу. Итак, выполним следующие шаги:

• В таблице с данными выделим диапазон, для которого мы хотим применить выделение цветом:

• Перейдем на вкладку “Главная” на панели инструментов и кликнем на пункт “Условное форматирование”. В выпадающем списке вы увидите несколько типов формата на выбор:
  • Правила выделения
  • Правила отбора первых и последних значений
  • Гистограммы
  • Цветовые шкалы
  • Наборы значков
• В нашем примере мы хотим выделить цветом данные с отрицательным значением. Для этого выберем тип “Правила выделения ячеек” => “Меньше”:

Также, доступны следующие условия:

1. Значения больше или равны какому-либо значению;
2. Выделять текст, содержащий определенные буквы или слова;
3. Выделять цветом дубликаты;
4. Выделять определенные даты.

• Во всплывающем окне в поле “Форматировать ячейки которые МЕНЬШЕ” укажем значение “0”, так как нам нужно выделить цветом отрицательные значения. В выпадающем списке справа выберем формат отвечающих условиям:

• Для присвоения формата вы можете использовать пред настроенные цветовые палитры, а также создать свою палитру. Для этого кликните по пункту:

• Во всплывающем окне формата укажите:
  • цвет заливки
  • цвет шрифта
  • шрифт
  • границы ячеек

• По завершении настроек нажмите кнопку “ОК”.

Ниже пример таблицы с применением условного форматирования по заданным нами параметрам. Данные с отрицательными значениями выделены красным цветом:

Как создать правило

Если пред настроенные условия не подходят, вы можете создавать свои правила. Для настройки проделаем следующие шаги:

• Выделим диапазон данных. Кликнем на пункт “Условное форматирование” в панели инструментов. В выпадающем списке выберем пункт “Новое правило”:

• Во всплывающем окне нам нужно выбрать тип применяемого правила. В нашем примере нам подойдет тип “Форматировать только ячейки, которые содержат”. После этого зададим условие выделять данные, значения которых больше “57”, но меньше “59”:

• Кликнем на кнопку “Формат” и зададим формат, как мы это делали в примере выше. Нажмите кнопку “ОК”:

Условное форматирование по значению другой ячейки

На примерах выше мы задавали формат ячейкам, на основе их собственных значений. В Excel возможно задавать формат, на основе значений из других ячеек. Например, в таблице с данными курса доллара мы можем выделить цветом ячейки по правилу. Если курс доллара ниже чем в предыдущем месяце, то значение курса в текущем месяце будет выделено цветом.

Для создания условия по значению другой ячейки выполним следующие шаги:

• Выделим первую ячейку для назначения правила. Кликнем на пункт “Условное форматирование” на панели инструментов. Выберем условие “Меньше”.
• Во всплывающем окне указываем ссылку на ячейку, с которой будет сравниваться данная ячейка. Выбираем формат. Нажимаем кнопку “ОК”.

• Повторно выделим левой клавишей мыши ячейку, которой мы присвоили формат. Кликнем на пункт “Условное форматирование”. Выберем в выпадающем меню “Управление правилами” => кликнем на кнопку “Изменить правило”:

• В поле слева всплывающего окна “очистим” ссылку от знака “$”. Нажимаем кнопку “ОК”, а затем кнопку “Применить”.

• Теперь нам нужно присвоить настроенный формат на остальные ячейки таблицы. Для этого выделим ячейку с присвоенным форматом, затем в левом верхнем углу панели инструментов нажмем на “валик” и присвоим формат остальным ячейкам:

На скриншоте ниже цветом выделены данные, в которых курс валюты стал ниже к предыдущему периоду:

Как применить несколько правил условного форматирования к одной ячейке

Возможно применять несколько правил к одной ячейке.

Например, в таблице с прогнозом погоды мы хотим закрасить разными цветами показатели температуры. Условия выделения цветом: если температура выше 10 градусов – зеленым цветом, если выше 20 градусов – желтый, если выше 30 градусов – красным.

Для применения нескольких условий к одной ячейке выполним следующие действия:

• Выделим диапазон с данными, к которым мы хотим применить условное форматирование => кликнем по пункту “Условное форматирование” на панели инструментов => выберем условие выделения “Больше…” и укажем первое условие (если больше 10, то зеленая заливка). Такие же действия повторим для каждого из условий (больше 20 и больше 30). Не смотря на то, что мы применили три правила, данные в таблице закрашены зеленым цветом:

• Кликнем на любую ячейку с присвоенным форматированием. Затем, снова кликнем по пункту “Условное форматирование” и перейдем в раздел “Управление правилами”. Во всплывающем окне, распределим правила от большего к меньшему и напротив первых двух поставим галочку “Остановить, если истина”. Этот пункт позволяет не применять остальные правила к ячейке, при соответствии первому. Затем кликнем кнопку “Применить” и “ОК”:

Применив их, наша таблица с данными температуры “подсвечена” корректными цветами, в соответствии с нашими условиями.

Как редактировать правило условного форматирования

Для редактирования присвоенного правила выполните следующие шаги:

• Выделить левой клавишей мыши ячейку, правило которой вы хотите отредактировать.
• Перейдите в пункт меню панели инструментов “Условное форматирование”. Затем, в пункт “Управление правилами”. Щелкните левой клавишей мыши по правилу, которое вы хотите отредактировать. Кликните на кнопку “Изменить правило”:

• После внесения изменений нажмите кнопку “ОК”.

Как копировать правило условного форматирования

Для копирования формата на другие ячейки выполним следующие действия:

• Выделим диапазон данных с примененным условным форматированием. Кликнем по пункту на панели инструментов “Формат по образцу”.
• Левой клавишей мыши выделим диапазон, к которому хотим применить скопированные правила формата:

Как удалить условное форматирование

Для удаления формата проделайте следующие действия:

• Выделите ячейки;
• Нажмите на пункт меню “Условное форматирование” на панели инструментов. Кликните по пункту “Удалить правила”. В раскрывающемся меню выберите метод удаления:

Еще больше полезных приемов в работе со списками данных и функциями в Excel вы узнаете в практическом курсе “От новичка до мастера Excel“. Успей зарегистрироваться по ссылке!

Условное форматирование в Excel: Наборы значков

При помощи наборов значков в Excel 2010 очень просто визуализировать значения в ячейках. Каждый значок представляет собой диапазон значений.

Чтобы добавить набор значков, выполните следующие действия:

1. Выделите диапазон ячеек.
2. На вкладке Главная (Home) нажмите кнопку Условное форматирование >Наборы значков (Conditional Formatting > Icon Sets) и выберите подтип. Наборы значков в Excel» />Результат:

Наборы значков в Excel» />

По умолчанию для трёх значков Excel вычисляет 67 и 33 процента от максимального значения в диапазоне:

67% = мин + 0,67 * (макс-мин) = 2 + 0,67 * (95-2) = 64,31
33%= мин + 0,33 * (макс-мин) = 2 + 0,33 * (95-2) = 32,69

Зеленая стрелка укажет на значения, которые больше или равны 64,31.

Желтая стрелка будет указывать на значения, которые больше или равны 32,69, но меньше 64,31.

Красная стрелка появится рядом со значениями меньше 32,69.

Измените значения.Результат: Excel автоматически обновит набор значков. Наборы значков в Excel» />

Читайте дальше, чтобы узнать, как настроить набор значков.

1. Выделите диапазон A1:A10.
2. На вкладке Главная (Home) нажмите кнопку Условное форматирование >Управление правилами (Conditional Formatting > Manage Rules).
3. Выберите Изменить правило (Edit rule).Excel отобразит диалоговое окно Изменение правила форматирования (Edit Formatting Rule). Здесь вы можете настроить набор значков, изменив следующие параметры: Стиль значка (Icon Style), Обратный порядок значков (Reverse Icon Order), Показать только значок (Show Icon Only), Значок (Icon), Значение (Value), Тип (Type) и т.д. Наборы значков в Excel» />

Примечание: Чтобы открыть это диалоговое окно для новых правил, на 2-м шаге нашей инструкции кликните Другие правила (More Rules).

1. Из раскрывающегося списка Стиль значка (Icon Style) выберите 3 символа без кружков. В выпадающем меню второго значка кликните по Нет значка ячейки (No Cell Icon). В обоих полях Тип (Type) установите Число (Number) и замените значения на 100 и 0 соответственно. Выберите символ “>” из выпадающего списка рядом со значением 0 (см. рисунок ниже).
2. Дважды нажмите ОК. Наборы значков в Excel» />Результат:

Наборы значков в Excel» />

Условное форматирование в Excel 2003

Основы

Все очень просто. Хотим, чтобы ячейка меняла свой цвет (заливка, шрифт, жирный-курсив, рамки и т.д.) если выполняется определенное условие. Отрицательный баланс заливать красным, а положительный — зеленым. Крупных клиентов делать полужирным синим шрифтом, а мелких — серым курсивом. Просроченные заказы выделять красным, а доставленные вовремя — зеленым. И так далее — насколько фантазии хватит.

Чтобы сделать подобное, выделите ячейки, которые должны автоматически менять свой цвет, и выберите в меню Формат — Условное форматирование (Format — Conditional formatting) .

В открывшемся окне можно задать условия и, нажав затем кнопку Формат (Format) , параметры форматирования ячейки, если условие выполняется. В этом примере отличники и хорошисты заливаются зеленым, троечники — желтым, а неуспевающие — красным цветом:

Кнопка А также>> (Add) позволяет добавить дополнительные условия. В Excel 2003 их количество ограничено тремя, в Excel 2007 и более новых версиях — бесконечно.

Если вы задали для диапазона ячеек критерии условного форматирования, то больше не сможете отформатировать эти ячейки вручную. Чтобы вернуть себе эту возможность надо удалить условия при помощи кнопки Удалить (Delete) в нижней части окна.

Другой, гораздо более мощный и красивый вариант применения условного форматирования — это возможность проверять не значение выделенных ячеек, а заданную формулу:

Если заданная формула верна (возвращает значение ИСТИНА), то срабатывает нужный формат. В этом случае можно задавать на порядок более сложные проверки с использованием функций и, кроме того, проверять одни ячейки, а форматировать — другие.

Выделение цветом всей строки

Главный нюанс заключается в знаке доллара ($) перед буквой столбца в адресе — он фиксирует столбец, оставляя незафиксированной ссылку на строку — проверяемые значения берутся из столбца С, по очереди из каждой последующей строки:

Выделение максимальных и минимальных значений

Ну, здесь все достаточно очевидно — проверяем, равно ли значение ячейки максимальному или минимальному по диапазону — и заливаем соответствующим цветом:

В англоязычной версии это функции MIN и MAX, соответственно.

Выделение всех значений больше(меньше) среднего

Аналогично предыдущему примеру, но используется функция СРЗНАЧ (AVERAGE) для вычисления среднего:

Скрытие ячеек с ошибками

Чтобы скрыть ячейки, где образуется ошибка, можно использовать условное форматирование, чтобы сделать цвет шрифта в ячейке белым (цвет фона ячейки) и функцию ЕОШ (ISERROR) , которая выдает значения ИСТИНА или ЛОЖЬ в зависимости от того, содержит данная ячейка ошибку или нет:

Скрытие данных при печати

Аналогично предыдущему примеру можно использовать условное форматирование, чтобы скрывать содержимое некоторых ячеек, например, при печати — делать цвет шрифта белым, если содержимое определенной ячейки имеет заданное значение («да», «нет»):

Заливка недопустимых значений

Сочетая условное форматирование с функцией СЧЁТЕСЛИ (COUNTIF) , которая выдает количество найденных значений в диапазоне, можно подсвечивать, например, ячейки с недопустимыми или нежелательными значениями:

Проверка дат и сроков

Поскольку даты в Excel представляют собой те же числа (один день = 1), то можно легко использовать условное форматирование для проверки сроков выполнения задач. Например, для выделения просроченных элементов красным, а тех, что предстоят в ближайшую неделю — желтым:

Счастливые обладатели последних версий Excel 2007-2010 получили в свое распоряжение гораздо более мощные средства условного форматирования — заливку ячеек цветовыми градиентами, миниграфики и значки:

Вот такое форматирование для таблицы сделано, буквально, за пару-тройку щелчков мышью. 🙂

Подсветка дат и сроков

Простой способ

Выделите диапазон с датами на листе и выберите на вкладке Главная – Условное форматирование – Правила выделения ячеек – Дата ( Home – Conditional Formatting – Highlight Cell Rules – Date Occuring) . В открывшемся окне выберите из выпадающего списка нужный вариант подсветки:

Сложный, но красивый способ

Теперь давайте разберем задачку посложнее и поинтереснее. Предположим, что у нас есть большая таблица поставок каких-либо товаров:

Обратите внимание на дату отгрузки. Если она в прошлом, то товар уже поставлен – можно не волноваться. Если она в будущем – значит мы должны держать вопрос на контроле и не забыть организовать поставку к указанному сроку. И, наконец, если дата отгрузки совпадает с сегодняшней, то надо бросать все дела и заниматься именно этой партией в данный момент (наивысший приоритет).

Для наглядности, можно настроить три правила условного форматирования, чтобы автоматически заливать всю строку с данными по партии в разные цвета в зависимости от даты отгрузки. Для этого выделим всю таблицу (без шапки) и выберем на вкладке Главная – Условное форматирование – Создать правило (Home – Conditional Formatting – Create Rule) . В открывшемся окне зададим последний тип правила Использовать формулу для определения форматируемых ячеек (Use formula to determine which cell to format) и введем в поле следующую формулу:

Эта формула берет последовательно содержимое ячеек E5, E6, E7… из столбца с датой отгрузки и сравнивает эту дату с сегодняшней датой из ячейки C2. Если дата отгрузки раньше, чем сегодняшняя, то отгрузка уже была. Обратите внимание на знаки доллара, используемые для закрепления ссылок. Ссылка на $C$2 должна быть абсолютной – с двумя знаками доллара. Ссылка на первую ячейку столбца с датой отгрузки должна быть с закреплением только столбца, но не строки, т.е. $E5.

После ввода формулы можно задать цвет заливки и шрифта, нажав на кнопку Формат (Format) и применить потом наше правило, нажав на кнопку ОК. Затем повторить всю процедуру для проверки будущих поставок и поставок на текущий день. Для отгруженных партий можно, например, выбрать серый цвет, для будущих заказов – зеленый и для сегодняшних – срочный красный:

Вместо текущей даты можно вставить в ячейку С2 функцию СЕГОДНЯ (TODAY) , которая будет обновлять дату каждый раз при открытии файла, что будет приводить к автоматическому обновлению цветов в таблице.

Если подобная подсветка нужна не всегда, а только на определенное время работы с таблицей, то можно добавить к уже сделанному еще и, своего рода, выключатель. Для этого откройте вкладку Разработчик (Developer) . Если ее не видно, то сначала включите ее через Файл – Параметры – Настроить ленту и нажмите кнопку Вставить (Insert) :

В открывшемся списке инструментов выберите Флажок (Checkbox) из верхнего набора Элементы управления формы и щелкните по тому месту листа, где хотите его разместить. Затем можно задать размеры надписи и поменять ее текст (правой кнопкой мыши – Изменить текст):

Теперь, чтобы использовать флажок для включения-выключения подсветки, нужно связать его с любой ячейкой на листе. Щелкните правой кнопкой мыши по нарисованному флажку и выберите в контекстном меню команду Формат объекта (Format Object) и затем в открывшемся окне задайте любую подходящую ячейку в поле Связь с ячейкой (Cell Link) :

Проверьте как все работает. В связанную ячейку Е2 должно выводиться значение ИСТИНА, когда флажок включен или ЛОЖЬ, когда он выключен.

Теперь осталось добавить одно правило в условное форматирование, чтобы наш флажок включал-выключал подсветку дат. Выделите всю нашу таблицу (кроме шапки) и откройте на вкладке Главная — Условное форматирование — Управление правилами (Home — Conditional Formatting — Manage Rules) . В открывшемся окне должны быть хорошо видны созданные нами ранее правила для подсветки прошлых, будущих и настоящих дат разными цветами:

Жмем кнопку Создать правило (New Rule) , выбираем последний тип правила Использовать формулу для определения форматируемых ячеек (Use formula to determine which cell to format) и вводим в поле следующую формулу:

Формат не задаем и нажимаем ОК. Созданное правило должно добавится к общему списку. Теперь необходимо поднять его на первую строчку стрелками (если оно не еще не там) и включить напротив него справа флажок Остановить если истина (Stop If True) :

Параметр с малопонятным названием Остановить, если истина делает простую вещь: если правило, напротив которого он стоит, выполняется (т.е. наш флаг Подсветка сроков на листе выключен), то Microsoft Excel останавливает дальнейшую обработку правил, т.е. не переходит к следующим правилам в списке условного форматирования и не заливает таблицу. Что и требуется.