Как правильно вести список дел?
1. Разделите список на три части: «обязательно», «нужно» и «хочется».
Начните составлять список с трех пунктов: 1) что вы должны сделать (безотлагательное и важное); 2) что сделать желательно (это важно для ваших долгосрочных целей); 3) что вы по-настоящему хотите сделать. Это поможет соблюсти баланс между краткосрочными и долгосрочными целями и включить в список что-то, что вас радует.
2. Ведите отдельные списки в электронном виде и на бумаге.
Все мы хотим забыть о бумаге, но если вы заведете отдельный бумажный список дел, он дополнит тот, что вы ведете на компьютере. В цифровой список можно сваливать вообще все важные для вас дела, а бумажный тогда будет списком дел на каждый день. Это поможет сосредоточиться и не перегружаться.
Не делайте список слишком длинным. В повседневном списке стремитесь к такой структуре: одно большое дело, три средних и пять маленьких, которые вы можете выполнить за день. Альтернативой может служить правило 3+2: три больших и два маленьких дела.
4. Удаляйте все и переписывайте список.
Со списком дел трудно управляться, если в нем есть задачи, которые вам, может, вообще не понадобиться выполнять. Чтобы не тратить время зря, пересматривайте свои обязательства: ежедневно пишите новый список (можно опираться на предыдущий) и включайте в него только то, что нужно сделать, а не то, что вы хотели бы сделать. Иначе он превратится не то в список ваших мечтаний, не то в кладбище для задач.
5. Превратите свой список дел в историю.
Мысленно представьте себе свой список и превратите свой план действий в историю, в рассказ о своем дне. Эта техника не только мотивирует закончить дела, но и укрепит память и привнесет больше осмысленности в ваш график.
6. Заведите отдельный список мелких дел.
Даже когда список дел хорошо организован и в нем правильно расставлены приоритеты, все равно нас периодически настигает прокрастинация. На такие моменты, когда у вас недостаточно энергии, стоит завести отдельный список дел, которые «хорошо было бы сделать». Это дела, которые можно сделать в любом настроении — навести порядок на столе или почитать профессиональные журналы.
7. Вычеркните одно дело.
Иногда нужно просто сказать нет. Когда задач слишком много, нам не хватает пространства для креативности, отдыха или просто для размышлений. Если ваш список выглядит загроможденным и переполненным, не стесняйтесь удалить какое-нибудь из своих обязательств.
8. Добавляйте приятные задачи для дополнительной мотивации.
Всегда хорошо, когда вас что-то подталкивает закончить дела. Таким импульсом может быть поощрение: например, если вы выполнили 10 самых важных дел, можно вздремнуть минут десять. Можно отсортировать задачи в списке, привязав к каждой что-то приятное или какую-то награду. Это лучше мотивирует.
9. Метод Уоррена Баффета.
Хотите по-настоящему расставить приоритеты? Следуйте советам Уоррена Баффета: запишите топ-25 вещей, которые вы хотите сделать в будущем. Затем выберите 5 самых важных, а остальные добавьте в список «избегать любой ценой». И все ваши дела в каждодневном списке должны быть как-то связаны с пунктами из топ-5.
10. Вместо списка составьте расписание.
Список дел позволяет отслеживать дела, которые нам нужно сделать, но незавершенные задачи в длинном списке мучают нас и делают несчастливыми. Может быть, тогда вместо списка стоит запрограммировать все свои задачи и с помощью сервиса организовать напоминания по электронной почте. Наличие дедлайнов помогает больше успевать (ведь в этом основной смысл списка). Некоторым людям проще справляться с делами, когда над ними не довлеет список.
Составляем список дел на день: как успеть все?
Каждый современный человек мечтает успеть сделать все дела. На практике же день проходит за днем, а какие-то незавершенные дела остаются. Они имеют свойство накапливаться и держать своего хозяина в постоянном нервном напряжении. Что же со всем этим делать? Попробуйте составить список дел на день и выполнить все.
Всем ли нужен дневной план действий?
Говоря об органайзерах и необходимости планировать свои дневные обязанности, несложно прийти к выводу, что эта система предназначена исключительно для карьеристов и высоких начальников. Когда в один день много рабочих обязанностей, встречи, переговоры, интервью и важные звонки – действительно сложно все держать в голове. Но не менее полезен список дел на день будет обычному менеджеру или даже домохозяйке. Смешно, скажете вы? Какие дела могут быть у женщины, сидящей дома: приготовить обед, пропылесосить, сходить в магазин и позвонить подруге? А почему бы и нет? Все это и пишем в наш план.
Программа: список дел по времени или важности
Для деловых людей наилучшим образом подходят списки-планы на весь день с указанием временного лимита. При составлении такого напоминания так и пишите с самого утра для каждого времени свое занятие. Затем в течение дня сверяйтесь с планом, чтобы ничего не забыть. Списки этого типа хорошо подойдут для учащихся или как разовое решение для тех, кто имеет свободный график, но иногда вынужден заниматься какими-то делами, имеющими временной лимит. Предположим, вы фрилансер, но вам необходимо посетить больницу, какое-то государственное учреждение, сходить в магазин и найти время на работу. Вот для такого дня вам потребуется список, расписанный по часам. Существует и другая методика, предлагающая группировать дела по их масштабу и значимости. В первую категорию отнесите то, что сделать нужно срочно и обязательно. Во вторую то, что сделать было бы предпочтительно именно сегодня. В третью – мелкие дела, которые можно отложить или делать параллельно с основными.
Является ли список дел на день панацеей от непродуктивности?
Для того чтобы все получилось, важно не только составить план грамотно, но и следовать ему. Постарайтесь оградить себя от того, что крадет ваше время. Отдых необходим, но старайтесь меньше проводить время в сети интернет на развлекательных сайтах, говорить по телефону и смотреть телевизор. На подобный досуг лучше выделите несколько отдельных часов в середине дня или вечера. Для отдыха можете составить отдельный список хороших дел. В него включите помощь друзьям, посещение родственников, работу волонтером или просто интересное времяпровождение с пользой для интеллектуального развития и души. Не расстраивайтесь, если у вас сразу не получится неукоснительно следовать плану на день, но старайтесь учиться на своих ошибках. Почему конкретно список дел на день оказался невыполненным? Вы переоценили свои возможности, и не хватило времени и сил? Или слишком много отвлекались? Если несмотря на все усилия, управлять временем по списку у вас все же не получается, задумайтесь над тем, чтобы попробовать составлять планы по другим принципам. Не сработал временной список – расположите дела по значимости. Быть может, вам необходимо разделить каждое крупное дело на несколько мелких, и тогда успех к вам придет.
Путь к успеху: составляем список дел
Список дел похож на внешний жесткий диск, поддерживающий вашу память. Он позволяет полностью сосредоточиться на самих делах, а не удержании их названий в памяти. То, что казалось ужасно трудным, становится выполнимым. Но когда такие списки используются неправильно, они могут стать дополнительными источниками стресса. Рекомендую следовать простым правилам.
Выбирайте подходящий вам формат списков
Если вы привыкли к письменному фиксированию своих планов и дел, то для вас естественным будет использование блокнотов или дневника. Если же вам больше нравится работа с современной техникой, воспользуйтесь мобильным телефоном и другими портативными устройствами. При этом вы можете получить определенные преимущества: синхронизировать ваш список с календарем, составить заметки-напоминания на важные даты и легко обновлять эту информацию. Есть различные приложения и онлайн-ресурсы, значительно упрощающие работу по планированию ваших дел и контролю их выполнения. Помните, что списки должны облегчать вам жизнь, а не наоборот. Так что выбирайте любой формат, который больше всего соответствует вашему ритму жизни и характеру.
Пусть списки будут простыми и выполнимыми
Чем более сложными окажутся списки ваших дел, тем с меньшей вероятностью вы будете строго придерживаться их и тем труднее вам покажутся задачи. Усложнение и перегрузка списков ненужной информацией обернутся дополнительной стрессовой нагрузкой и даже могут помешать выполнению задач. Дополнительным стрессом может стать и попытка достижения слишком большой цели. Пункты списка должны быть простыми и понятными. Вместо того чтобы пытаться одним махом решить огромную задачу, попробуйте разбить ее на мелкие части и решайте их по очереди. По мере продвижения у вас будет сохраняться мотивация к тому, чтобы добиться и поставленной вами большой цели.
Систематизируйте списки по времени достижения целей
Систематизируйте списки так, чтобы не смешивать задачи, которые требуют значительного времени, с относительно краткосрочными. Перемешивание таких задач и целей может негативно отразиться на вашей способности их выполнить. Сгруппируйте задачи, которые должны быть решены в данный конкретный день, отдельно от тех, которые можно решить позже. Дэвид Аллен, автор бестселлера «Как привести дела в порядок», утверждает, что если в списке ваших дел на сегодня есть то, что может подождать до завтра, то оно отвлечет вас от задач, которые необходимо решить именно сегодня.
Аллен рекомендует тщательно записывать и систематизировать дела, цели и задачи, которые вам предстоит решить. Он считает, что мы должны иметь отдельный список неотложных дел «на сегодня» и «ближайшую перспективу». Также нужно составить «более толстые файлы» для дел на следующий месяц и следующие 12 месяцев. Аллен рекомендует иметь под рукой списки на сегодня и ближайшую неделю, а «списки будущего» хранить в отдельных папках в другом месте и просматривать раз в неделю-две, выделяя те позиции, которые должны быть перенесены в списки ближайших текущих дел.
Систематизируйте списки по целям
«Материальные списки» (например, списки покупок, ведомости или списки приглашенных на вечеринку), конечно, имеют какую-то цель – прежде всего снизить стрессовую нагрузку из-за боязни что-то забыть. Но их нужно отделять от тех, в которых формулируется решение конкретных задач. Помните, что в таких списках не может быть недоговоренностей и неясностей. Например, пункт «Подумать о летнем отдыхе семьи» неконкретен и расплывчат. Лучше формулировать задачу иначе: «Подобрать конкретное место отдыха и гостиницу для летнего отпуска». Она предполагает получение определенного результата или решения. Расплывчато звучит и задача «Проработать вопрос о покупке для нашей семьи идеального дома». А вот если в ней выделить четкую цель «Открыть накопительный счет на сумму 500 долл. для приобретения дома», то это уже требует конкретного действия и результата.
Систематизируйте списки целей по сферам жизни
Отделяйте списки личных целей от рабочих. Это позволит вам избежать отвлекающих моментов. Например, если вы работаете со списком задач, где обозначены сроки завершения рабочих проектов, запись «Позвонить ветеринару и договориться о посещении» отвлечет вас от важных дел, станет раздражающим фактором и ослабит внимание к решению актуальной задачи.
Расставляйте дела в ваших списках по их приоритетности
Каждый день просматривайте свои списки дел и расставляйте в них приоритеты, используя буквы алфавита (А, Б, В и т. д., в порядке убывания срочности и важности). Литерой А обозначайте самые важные дела, Б – следующие в очереди, а В – те, которые могут подождать.
Искореняйте в себе медлительность
Если вы заметите, что один и тот же пункт в вашем списке дел назойливо «выскакивает» перед вашими глазами, то, скорее всего, вы слишком медлительны и желаете отложить дело в долгий ящик. К сожалению, от медлительности или нерешительности никто не застрахован.
Они проявляются в следующих ситуациях:
- когда мы не испытываем острой необходимости в выполнении этого пункта плана или считаем его не слишком важным;
- если поставленная нами задача слишком трудна;
- когда пункт важен, но мы настолько не заинтересованы в решении этой задачи, что готовы смириться с негативными результатами от ее невыполнения, чем что-то сделать, чтобы вычеркнуть ее из списка.
Если решение задачи откладывается по первой причине, то ее и не нужно упоминать среди первоочередных. Если действует вторая причина, то вам могут помочь время, совет со стороны или даже участие кого-то из вашего окружения в ее решении. Если же вы имеете дело с третьей причиной, попросите помощи, чтобы облегчить задачу. Можно поместить ее в категорию первоочередных. Это будет означать, что только после ее решения вы можете перейти к другим, более приятным делам. Если при этом вам удастся закончить дело, то вы получите большое моральное удовлетворение.
Анализируйте ход выполнения дел и вознаграждайте себя
В конце каждого дня просматривайте список дел, чтобы увидеть, чего вам удалось достичь. Если остались невыполненные пункты, то при составлении списка на следующий день внесите их первыми. Если вы увидите, что в этот день вам удалось решить особенно сложные или трудозатратные задачи, потратьте несколько минут на то, чтобы вспомнить ваше достижение. Наградите себя за него небольшим отдыхом или чем-то приятным.
В работе со списками будьте реалистичны, гибки и понимайте ситуацию
Помните, что порой тщательно разработанные планы рушатся по непредвиденным причинам: вы на несколько часов застреваете на телефонных переговорах; вас вызывают на незапланированное совещание; ваш ребенок заболевает, и вам необходимо забрать его из школы; у вашей машины спустило колесо, в результате срывается важная служебная поездка и т. д. Всего предусмотреть нельзя. Поэтому старайтесь всегда, когда по объективным причинам не удается завершить дела из вашего списка в данный конкретный день, сохранять здравый взгляд, гибкость и понимание ситуации. Придерживайтесь приоритетов, расставленных в ваших списках. Если вы не успеваете сделать всё, попытайтесь выполнить хотя бы первоочередные пункты. И помните: завтра будет новый день!
Как составить список дел
wikiHow работает по принципу вики, а это значит, что многие наши статьи написаны несколькими авторами. При создании этой статьи над ее редактированием и улучшением работали, в том числе анонимно, 31 человек(а).
Количество просмотров этой статьи: 7831.
Хотите сделать список текущих дел для ваших детей, супруга или даже для себя? Прочтите эту статью и узнайте, как это делать правильно!
Продумайте все, что вы/они должны сделать. Сформулируйте это четко и грамотно. Вместо того, чтобы писать “продуктовый магазин”, напишите “Сходить в магазин за мороженым”.
Сделайте список заметным. Пишите ярким цветом или положите на видное место, потому что вряд ли написанное будет выполнено, если его никто не увидит!
Напишите дату или день недели. Это весьма действенно, если известно, до какого времени поручение должно быть выполнено, таким образом можно даже опережать график.
Упорядоченность списка поможет ускорить его выполнение. Если это рождественский список, сгруппируйте пункты по магазинам или торговым центрам. Потом упорядочьте его так, чтобы минимизировать расстояние переходов между магазинами. Можно сэкономить массу времени, если все спланировано должным образом.
Расставьте приоритеты и поставьте на первое место самые важные задания. Если это список того, что нужно отремонтировать (в доме), запишите наиболее важные проблемы первыми. Если список получился большим, разбейте его на реально выполнимые части или пошаговый план со сроком выполнения в одну неделю или один день.
Виды ежедневников: с датами или без?
Существует два вида ежедневников: с напечатанными датами и без них. Датированный ежедневник рассчитан на то, что его владелец будет чётко структурировать рабочее время. Такой вид блокнота позволит решить большее количество проблем с повышенной эффективностью, благодаря правильному распределению временных ресурсов и использованию личных энергозатрат. Если у Вас есть необходимость планировать мероприятия, встречи, события на несколько недель или месяцев вперед, Вам подойдет именно датированный ежедневник.
Ежедневники без дат разработаны для людей, не сильно увлекающихся планированием и не являющихся приверженцами ограничений. Такие блокноты любят вести творческие личности, у которых нет необходимости планировать мероприятия, встречи на несколько месяцев вперед. Кроме того, такой ежедневник отлично подойдет тем, кто не собирается планировать каждый день, а может иногда пропускать дни, делая их свободными от планирования.
Как составить список дел
Существует много причин, по которым не удается выполнять все запланированные дела и одна из них — неумение планировать свой день. Список дел поможет вам правильно расставлять приоритеты, управлять своим временем и достигать больших результатов.
- Как составить список дел
- Как создать заметку-стикер на рабочем столе
- Как составить список
Определитесь, где вы будете вести ваш список. Для этого подойдет блокнот, телефон, записная книжка, компьютер и т.п. При выборе носителя учитывайте то, что список должен быть всегда у вас на виду, чтобы вы могли бы в любое время внести в него правки.
Заполняйте список с самого утра. Список не должен быть очень большим. Вносите в него только те дела, которые действительно можно выполнить за один день.
Распределите свои задачи по степени их важности. Для удобства обозначайте дела разными буквами. Например, самые важные дела обозначайте буквой А, дела средней важности подписывайте буквой С, а дела имеющие для вас минимальное значение обозначьте буквой D.
Укажите время выполнения каждого дела. Напишите необходимые примечания и заметки, которые помогут вам выполнить дело быстрее и качественнее. Для этого важно писать примечание не только до, но и после выполнения дел. По мере выполнения дел записывайте, сколько на самом деле времени вам пришлось потратить на их выполнение.
Планируя временные рамки для дел, не забудьте оставлять промежутки для отдыха. Обязательно внесите в список завтрак, обед, ужин и перерывы на чашечку кофе.
Вносите в список не только дела, которые надо, но и которые не надо выполнять. Укажите все, на что вы тратите слишком много времени. Например, ограничьте время на просмотр телевизора, на общение в социальных сетях и т.п.
Если вам не удалось выполнить все запланированные дела, перенесите их на следующий день. Проанализируйте, почему не удалось выполнить все. Возможно вы не учли важных нюансов, или ошиблись со сроком выполнения того или иного дела. Такой анализ поможет вам составлять четкие и реальные планы в будущем.
