Служебная записка на списание ТМЦ
Служебная записка на списание товарно-материальных ценностей – основание для начала проведения процедуры снятия с учета использованного, испорченного или попросту ненужного имущества организации. Форма бланка законодательно не утверждена, но оформлять его желательно в соответствии с требованиями ГОСТа.
Компьютерная техника (системный блок, ноутбук, монитор, принтер, компьютерная мышь) относится к основным средствам. Поэтому для них существует определенная форма для списания. Это – Акт ОС-4, утвержденный приказом Росстата № 399 от 21.07.2020 . Он является лишь рекомендованной формой. Компании могут самостоятельно разработать (оформить) образец и приложить к учетной политике. Особенностью списания является определение, каким образом это сделать? Почему?
Если приобретается компьютер в сборе, то срок эксплуатации каждого отдельного узла может быть разный. Например, мышка прослужит меньше, чем системный блок. Поэтому придется проводить частичную ликвидацию .
Если приобретается сервер с высокой стоимостью, то учитываться могут отдельно комплектующие:
- материнская плата;
- жесткий диск и т.д.
С 2022 года списание ОС в бухгалтерском учете производится по правилам ФСБУ 6/2020 .
Другой вариант, когда приобретенный принтер, сканер и другая компьютерная техника принимается к учету, как МПЗ (материально-производственные запасы). В этом случае также можно применять форму документа, разработанную самостоятельно. В качестве образца используется 0504230 «Акт о списании материальных запасов» .
Срок хранения акта о списании компьютерной техники 5 лет. Он установлен Приказом № 36 от 20.12.19 .
Актуальные образцы
Как мы отметили выше, учреждение может предусмотреть сразу несколько форм документов в зависимости от группы списываемого имущества. Рассмотрим на конкретных примерах, как составляется такая документация.
Служебная записка на списание товара, если учреждение занимается реализацией товара, произведенной продукции:
Непригодную спецодежду списывайте в аналогичном порядке. Подготовьте соответствующее распоряжение: «Образец приказа на списание спецодежды 2020 года». Основанием для составления приказа будет являться служебная записка на списание спецодежды.
Основные средства, которые невозможно отремонтировать, либо восстановление которых экономически необоснованно, списывайте на основании документа: служебная записка на списание основных средств, образец ниже.
Для материальных запасов и инвентаря:
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.
Создание и работа комиссии (приказ, дефектный акт, заключение комиссии)
Для формирования комиссии руководитель издает приказ, в котором определяет ее состав и порядок работы:
По результатам обследования объектов основных средств, подлежащих списанию, комиссия оформляет дефектный акт, где перечисляет причины выхода активов из строя. А также формулирует выводы о непригодности активов и необходимости их списания с учета. Этот документ будет основанием для оформления акта на списание основных средств.
В зависимости от принятой в компании системы списания активов комиссия может оформлять результаты своей работы в виде отдельного документа (например, протокола). А на утверждение руководителю передавать заключение комиссии о необходимости списания объектов основных средств.
Все выводы должны быть объективными и обоснованными. Например, технико-экономическое обоснование списания основных средств, разработанное специалистами предприятия или сторонними экспертами, поможет подтвердить нецелесообразность ремонта объектов, а в экспертном заключении будут технически грамотно изложены причины непригодности активов к дальнейшей эксплуатации.
Образец заключения комиссии:
Все члены комиссии проставляют свои подписи под заключением, и оно включается в комплект документов по списанию объектов с учета.
Утилизация компьютерной техники
Компьютерное оборудование содержит в себе различные элементы, среди которых:
- вещества, опасные для окружающей среды, т. е. подпадающие под действие закона «Об отходах» от 24.06.1998 № 89-ФЗ;
- драгметаллы — благодаря драгоценной «начинке», на списываемый компьютер распространяется действие закона «О драгметаллах» от 26.03.1998 № 41-ФЗ, а также инструкций Минфина по специальному учету драгметаллов.
Таким образом, компьютерная техника относится к объектам, которые нельзя просто выкинуть на свалку при списании. Необходимо передать их для утилизации лицензированной специализированной компании. Порядок утилизации следует обозначить и утвердить в комплекте документов на списание.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если по общему правилу процесс списания компьютеров выглядит достаточно простым, то необходимость привлекать лицензированную компанию для утилизации может повлечь за собой и необходимость проведения дополнительной экспертизы оборудования специалистами утилизирующей компании.
О том, почему требуется контролировать отходы и как оформить акт инвентаризации отходов, читайте здесь.
Как учесть утилизацию компьютерной техники в бухгалтерском учете? Подробную инструкцию по данной процедуре можно найти в КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и ознакомьтесь с разъяснениями экспертов.
Служебная записка на списание материальных ценностей –образец
Данный вид документа имеет цель донести информацию от работника к вышестоящему руководству о необходимости списания того или иного вида имущества. Внешний вид служебной записки на списание материальных ценностей может варьироваться в зависимости от особенностей работы конкретного предприятия или организации, ведь законодателями не принят стандартизированный бланк. В данном вопросе управленцу предстоит исходить из требований локальных документов предприятия, регламентирующих делопроизводство.
При проверке контролирующими органами основное внимание уделяется документальному оформлению тех или иных операций внутри предприятия. Исходя из этого, каждое изменение статуса того или иного имущества необходимо отражать посредством составления служебной записки и других документов.
При составлении важно помнить о следующих обязательных реквизитах документа:
- Дата составления, номер и наименование документа. Сюда же рекомендуется добавить небольшую преамбулу, раскрывающую тематику вопроса.
- Адресат или получатель. Это то должностное лицо, которому направляется документ для рассмотрения и принятия решения. Следует указать его Ф.И.О и должность полностью.
- Основная часть. Здесь следует отразить основания, отражённые в акте на списание, само прошение, а также виды и наименования списываемого имущества. Помимо этого, следует указать балансовую стоимость, инвентарный или номенклатурный номер.
- Данные о материально-ответственном лице. Обычно им же выступает сам автор служебной записки.
Текст документа должен быть кратким, но раскрывать суть. В этом может помочь прикрепление к служебной записке подтверждающих документов (таких как акт на списание, заключение компетентного подразделения организации и т.д.).
Перед тем, как направить документ на рассмотрение, его необходимо подписать не только материально-ответственному лицу, но и его непосредственному руководителю, подтверждающему достоверность описанных сведений.
После должного оформления и визирования документ подлежит регистрации в приёмной предприятия, после чего направляется на рассмотрение адресата. Именно его резолюция определяет дальнейшую судьбу того или иного имущества.
Исходя из вышеуказанных рекомендаций, служебная записка о списании материальных ценностей (в случае со спецодеждой) будет иметь следующий вид:
№156-сз от 20.05.2018 г. Директору ООО «Вертикаль»
«О списании товарно-материальных ценностей»
Довожу до Вашего сведения, что в связи с истечением срока ношения форменной спецодежды охранника отдела по безопасности ООО «Вертикаль» (выдана 15.05.2017 г.) прошу Вас разрешить произвести списание данного вида спецодежды.
Стоимость (рос. руб.)
Основание для списания: Истечение срока ношения
Начальник отдела по безопасности ООО «Вертикаль» Петров В.С.
Охранник отдела по безопасности ООО «Вертикаль» Сидоров А.О.
Таким образом, в статье были определены основные моменты, с которыми может столкнуться управленец в процессе списания материальных ценностей. Для исключения возможных негативных последствий ему необходимо следить за состоянием и движением своих активов, а также вовремя их утилизировать.
Кто составляет пояснительное письмо?
Такой документ обычно пишется в единственном экземпляре и только при острой необходимости составляется его копия.
Цель служебной записки— уведомить должностное лицо о необходимости списать объекты ОС вследствие указанных причин.
Написать записку должно ответственное лицо, которое отвечает за сохранность и учет основных средств. Ходатайство составляется на имя генерального директора.
Если служебную записку пишет человек, который обладает необходимой информацией о стоимости ОС, то в ней указывается оценочная и остаточная стоимости.
Чаще всего такое ходатайство пишет инженер по АХЧ, а также лицо, имеющее доступ к учету ОС.
Чаще всего оборудование или другие основные средства списываются в случае, если:
- Объект изношен морально или физически. Считается непригодным для дальнейшего использования и эксплуатации.
- На предприятии происходит техническое оснащение, расширение, а также замена основных средств.
- ОС пострадало в результате аварии или стихийных бедствий и не пригодно к дальнейшей эксплуатации.
- Обнаружена недостача в результате инвентаризации.
При этом служебную записку можно не писать, а также не согласовывать с руководством списание ОС, если его первоначальная стоимость ниже суммы, установленной внутренними правовыми актами или законодательством.
При списании в связи с недостачей нужно уточнить начальную стоимость оборудования, стоимость его амортизации и списать долг на виновное лицо, если таковое было установлено.
Важно! Даже если у основного средства амортизация составила 100% без прохождения полной процедуры по списанию нельзя выкидывать оборудование или утилизировать его.
Это противозаконно и может привести к привлечению к дисциплинарной или материальной ответственности виновных лиц.
Какое основание приводится в ходатайстве?
Для того чтобы запустилась процедура списания необходимо указать в служебной записке веские основания. К ним относятся:
1500 249 руб.
- Физический износ, который привел к невозможности использования оборудования по прямому назначения. Это может быть поломка, необходимость постоянного ремонта, а также проблемы с оборудованием, которые возникли по вине внешних факторов (авария, стихийное бедствие).
- Материальный износ — оборудование считается устаревшим и не может использоваться вследствие несоответствия требованиям основного производства. Чаще всего это основание применяется в том случае, когда на предприятии есть возможность переоборудовать производство или применить более новые т технологии для улучшения производственного процесса.
По сути, служебная записка необходимо только в случае, если материальная база устарела и по факту оборудование необходимо менять, или замена уже происходит, а прежнее оборудование есть необходимость списать.
На основании записки генеральный директор созывает приказом комиссию, которая будет заниматься оформлением выбытия ОС.
Скачать образец
Скачать пример пояснительной записки о необходимости списания основных средств – word.
Оформление технико-экономического обоснования
Для того чтобы списать основные средства, в том числе ценное имущество, необходимо составить технико-экономическое обоснование.
Это документ, в котором ответственное лицо при помощи расчетов обосновывает необходимость снять с учета имущество.
Чтобы списать технику или оборудование, часто для технико экономического обоснования необходимо обратиться к организации, которая производит обслуживание данного имущества на предприятии.
Также в документе указываются расчеты с ожидаемыми результатами от списания. Этот документ составляется комиссией, которая направляет его генеральному директору.
Последний, в свою очередь, после получения всех документов должен в течение 30 дней принять соответствующее решение.
Любое решение оформляется документально: или в виде распорядительного документа о списании, или в виде письма с отказом.
Как написать служебную записку
Сначала нужно указать адресат (или несколько адресатов) «служебки». Обычно таковыми являются должностные лица организации. Соответствующий реквизит принято проставлять в правой верхней части документа. При этом наименование должности указывается в дательном падеже (т.е. отвечает на вопрос «кому?» — директору, начальнику). А потом вносятся фамилия и инициалы получателя записки (п. 5.15 ГОСТ).
Затем по центру документа проставляется его наименование (п. 5.9 ГОСТ). А ниже можно разместить заголовок, отражающий краткое содержание «служебки» и дающий пояснение о том, на какую тему она составлена (п. 5.17 ГОСТ).
Далее следует текст документа. Здесь отражаются обстоятельства, послужившие основанием для составления служебной записки, приводятся аргументы. После этого излагается непосредственно просьба либо сообщение. В этой части документа инициалы следует также указывать после фамилии.
При обозначении адресата и в тексте «служебки» инициалы указываются после фамилии. А при расшифровке подписи — перед ней.
Обменивайтесь подлинниками документов с сотрудниками через интернет Входящие бесплатно
Составление документа завершается проставлением подписи. Она включает название должности автора (если «служебка» оформляется не на бланке организации, также указывается наименование компании), собственно подпись и ее расшифровку. При этом сначала указываются инициалы, а потом фамилия. Если документ составляется несколькими лицами, которые занимают в организации разное положение, то их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей (п. 5.22 ГОСТ).
И заключительный штрих — проставление даты (а при необходимости также и времени) подписания. Эти сведения располагаются под подписью. Указать дату можно одним из двух способов. Либо арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.10.2021, либо словесно-цифровым способом: 5 октября 2021 г. (п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).
При указании даты цифрами, разделенными точками, первые два реквизита всегда содержат 2 цифры (т.е. 5 января надо указать как 05.01), а буква г. после указания года не проставляется. Если же дата указывается словесно-цифровым способом, то цифра 0 перед днем не используется (т.е. пишется 5 января, а не 05 января), а после указания года проставляется буква г.
