Скачать к для ПК

Как работать с ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) набирает обороты, все больше организаций начинают им пользоваться. В этой статье мы изучим процесс перехода на ЭДО, инструкцию по началу работы в сервисе и основные моменты взаимодействия с контрагентами.

Для отправки электронных документов контрагентам необходимо подключиться к оператору ЭДО. Сервис Контур.Диадок предназначен для мгновенного обмена документами, которые подписаны электронной подписью и обладают юридической силой. Их можно использовать в суде и представлять в контролирующие органы.

Начать пользоваться Диадоком просто — переходите на ЭДО с Контуром

Контур.Диадок для ПК Скриншоты

Проверить совместимые приложения для ПК или альтернативы

заявка	Скачать	Рейтинг	Разработчик
контур диадок	Получить приложение или альтернативы	3.25/5 28 рецензия

Или следуйте инструкциям ниже для использования на ПК

Выберите версию для ПК:

Если вы хотите установить и использовать Контур.Диадок на вашем ПК или Mac, вам нужно будет загрузить и установить эмулятор Desktop App для своего компьютера. Мы усердно работали, чтобы помочь вам понять, как использовать app для вашего компьютера в 4 простых шагах ниже:

Диадок.Требования к рабочему месту

Рабочим местом является ПК с установленным на него необходимым программным обеспечением.

В Диадоке можно работать, используя вход по логину и паролю, либо по сертификату квалифицированной электронной подписи (КЭП), установленному на рабочем месте пользователя — ПК.

Чтобы подписывать и отправлять электронные документы в системе Диадок необходимо использовать КЭП.

• В общем случае для комфортной работы в Диадоке требуется:
• Процессор с тактовой частотой не менее 1.2.ГГц и поддержкой технологии SSE2, оперативная память не менее 1 Гбайта.
• Свободное дисковое пространство не менее 2 Гбайт.
• Одна из операционных систем компании Microsoft® для работы с локальной КЭП:
  • Windows Server 2003 с пакетом обновления 2 (SP2) и выше;
  • Windows XP *;
  • Windows Vista с пакетом обновления 2 (SP2) и выше;
  • Windows 7;
  • Windows Server 2008 (в том числе R2);
  • Windows Server 2012;
  • Windows 8;
  • Windows 8.1;
  • Windows Server 2012 R2;
  • Windows 10.

  * для Windows XP отсутствует сертифицированная версия КриптоПро CSP.

  В случае, если используется локальная КЭП, в зависимости от типа ключевого носителя, потребуются:

  • Наличие USB-порта.
  • Наличие дисковода 3,5 (в случае использования в качестве ключевого носителя дискеты).

  Если на одном компьютере планируется использовать систему Диадок с локальной КЭП и программы, которые используют средства криптографической защиты информации (например, Клиент-Банк, Интернет-Банк), убедитесь, что они используют одну и ту же версию КриптоПро CSP. Использование разных криптографических средств на одном компьютере может привести к неработоспособности программ и системы.

  В Диадоке можно работать с любыми СКЗИ, сертифицированными в ФСБ на соответствие требованиям 63-ФЗ. Наиболее распространенные — КриптоПро CSP и VipNet CSP. Мы гарантируем работу с КриптоПро CSP и рекомендуем использовать электронные подписи, работающие именно с этим криптопровайдером.

  Весь процесс по шагам

  1. Оформите заявку на электронную подпись для физических лиц на сайте Удостоверяющего центра СКБ Контур. Для выпуска Контур.Сертификата проще позвонить менеджерам — подать заявление на выпуск облачной подписи на сайте нельзя.

  В заявке вас попросят выбрать офис, в который нужно будет отвезти документы. Такой офис называется сервисным центром. После подачи заявки всё дальнейшее общение идёт через него.

  Когда сервисный центр получит вашу заявку, вам позвонит менеджер и уточнит детали: тип подписи, адрес выбранного офиса и реквизиты.

  2. Оплатите счёт, который придёт на электронную почту. Обычно счёт выставляют за три часа, а платёж идёт один рабочий день. Чтобы в Контуре не ждали банковского оповещения, отправьте в обратном письме скан, фотографию или скриншот платёжного поручения с номером счёта. Менеджеры сервисного центра ответят, что приняли условную оплату, и отправят заявку в работу.

  Счёт можно оплатить в мобильном банковском приложении, указав в поле Лицевой счёт/Договор номер счёта, а в назначении платежа — номер и дату счёта. Заскриньте чек по операции и отправьте обратным письмом.

  3. Заполните заявку на выпуск подписи. Через три часа после оплаты счёта вы получите письмо с инструкцией и ссылкой на Личный кабинет в Контуре. Войдите в Личный кабинет по номеру телефона, загрузите фото или сканы документов, заполните и распечатайте заявление. Оно понадобится при получении печати в сервисном центре.
  На сайте Контура есть подробная инструкция по заполнению заявки.

  4. Дождитесь рассмотрения заявки. Через день-два вам придёт СМС и письмо с результатами проверки документов. После одобрения вам позвонит менеджер из сервисного центра и пригласит в выбранный вами офис для подтверждения личности. Если менеджер не сможет дозвониться, напишет письмо.

  Если заявку отклонят, сотрудники сервисного центра помогут исправить неточности и отправить новую заявку.

  5. Отвезите оригиналы или заверенные копии документов и заявку на выпуск в выбранный офис. Вам вручат красивую папку, договор, флешку и акт о получении носителя, если вы заказали флешку-токен.

  ⚠ В офисе сервисного центра вам дадут пустую флешку. Перед использованием подпись нужно выпустить, загрузить на носитель и подключить к Диадоку.

  6. Выпустите подпись. Через час после визита в офис вам придёт письмо с инструкцией во вложении. Перейдите в Личный кабинет Контура, вставьте флешку и следуйте указанным шагам. Вам потребуется установить несколько браузерных расширений и служебных приложений, перезагрузить компьютер, а после выбрать, где хранить подпись: на носителе или в реестре компьютера. Система Контура проверит запрос на создание сертификата и создаст ключ. Процедура займёт минут сорок.

  Облачная подпись выпускается в Личном кабинете Диадока и автоматически привязывается к вашему аккаунту. Логин вам сообщат менеджеры Контура.

  7. Зарегистрируйтесь в Диадоке и привяжите к нему подпись. Для обычной электронной подписи установите личный сертификат и войдите в Диадок по сертификату. Для облачной подписи достаточно авторизоваться в Диадоке по логину.

  Возможности Контур.Диадок

  Создание, отправка и получение документов

  Документы можно загрузить вручную, через 1С или создать прямо во встроенном редакторе сервиса.

  

  Счета, акты и накладные при этом проходят автоматический форматный контроль. Так можно сразу же выявить базовые ошибки, вроде номера ИНН или КПП.

  После создания или загрузки документа нужно заполнить некоторые поля и выбрать контрагента. Нажать Подписать и отправить, и документ полетит к вашим коллегам из другой организации.

  

  Полученные документы отображаются в папке «Входящие», где их можно подписать буквально нажатием одной кнопки. С помощью Контур.Диадок также можно настроить обмен УПД.

  

  Если документ требует согласования, то при нажатии на соответствующую кнопку он переместится в папку «Требующие обработки». Откуда ответственные сотрудники смогут произвести необходимые для согласования действия.

  Все действия можно выполнять массово сразу для нескольких документов.

  Модуль взаиморасчётов Контур.Диадок поможет своевременно получать корректные данные по расчётам и видеть несостыковки в них.

  All-In-One Person Гостевой

  

  Распределение документов

  В Контур.Диадок можно создать цифровую «копию» вашей организации. В сервисе есть настройка доступа сотрудников к документам, при которой они будут видеть документы.

  С одним документом могут работать одновременно несколько сотрудников.

  Хранение документов

  Хранение документов в Диадок может быть более безопасным, чем внутри вашей организации. Во-первых, вы исключаете физические копии документов. А во-вторых, за хранение данных отвечают профессиональные специалисты, что избавит вас от такой головной боли, как настройка IT-инфраструктуры под это дело.

  

  Документы автоматически сохраняются в системе, и найти нужный можно спустя десятилетия — благодаря удобному поиску.

  Любая организация обязана хранить документы не менее пяти лет. А Диадок делает это за вас, ещё и бессрочно.

  Если у вас всё же есть необходимость хранения документов у себя, то можно настроить выгрузку в локальное хранилище и создать структурированный архив.

  

  Поиск контрагентов

  Добавить контрагента можно с помощью поиска по названию или ИНН организации. Либо просто загрузить список.

  

  После этого создаёте приглашение для начала электронного документооборота, куда можно добавить комментарий или вложить информационное письмо о переходе на ЭДО.

  Отправить приглашение можно любому контрагенту, даже если его нет в Диадоке. В этом случае можно будет настроить интеграцию для работы с его системой, или ему будет предложено подключиться к сервису.

  Документооборот с контролирующими органами

  С помощью Контур.Диадок можно настроить обмен УПД. Сервис интегрирован с другим сервисом для сдачи отчётности — Контур.Экстерн. Поэтому для отправки документов в ФНС и прочие органы достаточно пары кликов.

  

  Регистрация личного кабинета

  Документы, созданные и переданные через систему Диадок, идентичны своим бумажным аналогам с подписью и печатью. Они имеют юридическую силу и принимаются к рассмотрению судебными органами.

  Проведенные исследования показали, что хозяйственные субъекты, использующие Диадок в своей деятельности на постоянной основе, экономят до 90% на покупку бумаги и доставку отчетности и документов государственным органам и контрагентам.

  Процедура подключения к системе начинается с регистрации. Для этого необходимо войти на официальный сайт, расположенный по адресу www.diadoc.ru, и нажать кнопку «Подключиться», которая расположена в правой верхней части экрана.

  

  После выполнения этого действия перед пользователем откроется анкета с вопросами:

  • цель подключения к Диадоку;
  • сведения о контактном лице: ФИО, номер мобильного телефона, адрес электронного почтового ящика;
  • сведения о компании: наименовании, ИНН и КПП.

  Анкета отправляется на обработку оператора сервиса, который добавляет компанию в общую базу данных. После того как процедура регистрации компании будет завершена, можно приступать к использованию личного кабинета.

  Для этого необходимо в поисковой строке браузера набрать адрес diadoc.kontur.ru или на главной странице официального сайта Диадок нажать кнопку «Войти» и выбрать в открывшейся обменной форме вкладку регистрации. Пользователю предлагается несколько способов регистрации.

  

  Регистрация в системе по сертификату КЭП

  Лицо, имеющее действующую КЭП, может начинать работать в системе без обязательного прохождения процедуры регистрации.

  

  Регистрация с помощью сертификата мобильной электронной подписи (МЭП)

  1. Заполнение личных данных (фамилия, имя, отчество и наименование электронного почтового ящика, который будет участвовать в работе с сервисом).
  2. Установка пароля из 6 и более символов с обязательным включением в секретную комбинацию заглавных букв и цифр.
  3. Подтверждения адреса электронной почты.
  4. Добавление МЭП.

  

  Регистрация без сертификата

  Этот вариант возможен для пользователя, компания которого ранее была включена в список клиентов Диадока. Зарегистрированное таким способом лицо получает доступ ко всем возможностям сервиса, кроме подписания документов.

  

  Создание тестового почтового ящика

  Этот способ регистрации подойдет для нового пользователя, который хочет протестировать возможности сервиса для принятия решения о его внедрении в хозяйственную деятельность компании на постоянной основе.

  Важно! Пользователь в тестовом режиме получает доступ ко всем функциям сервиса, может обмениваться документами с контрагентами. При этом все создаваемые им бланки не будут иметь юридической силы.

  Для регистрации в тестовом режиме необходимо предоставить личные данные пользователя, e-mail и придумать пароль.

  

  Создание личного кабинета в Контур Диадок

  

  Чтобы пользоваться перечисленными возможностями, каждый пользователь должен предварительно зарегистрироваться. Нажмите кнопку «Подключиться» на официальном сайте и заполните предложенную анкету. Здесь потребуется указать вашу цель сотрудничества с компанией, выбрать регион проживания, ввести контактное лицо, название организации.

  Также необходимо указать мобильный телефон и действующую электронную почту. Внимательно проверьте заполненные строки. Если информация правильная – нажмите кнопку «Отправить заявку». Остается подтвердить e-mail и приступать к использованию возможностей электронного документооборота.

  

  Использование кабинета Контур Диадок иногда вызывает проблемы. Самая распространенная ошибка – невозможность авторизоваться. Вероятно, пользователь забыл переключить клавиатурную раскладку или поменял регистр символов. Реквизиты входа нужно тщательно проверить перед совершением повторной попытки. Если все последующие попытки оказываются безуспешными – нажмите кнопку «Забыли пароль». Сервис потребует ввести адрес почты, прикрепленный к учетной записи. На e-mail поступит подробная инструкция по восстановлению доступа. Обязательно придумайте новый пароль.

  Возможности платформы

  Сервис ЭДО Контур.Диадок ( ССЫЛКА ) умеет:

  1. Разумеется — прежде всего, выполнять типичные для современного электронного документооборота функции , такие как:
  • создание, отправка и получение электронных документов;
  • заверение всех или выбранных документов ЭЦП в целях обеспечения их юридической значимости;
  • проверка унифицированных документов — таких как счет-фактура, акт, накладная, в рамках форматно-логического контроля (что сводит к минимуму ошибки в заполнении данных документов и вероятность отказа в их приеме со стороны налоговиков);
  • распределение документов по категориям в целях повышения эффективности управления объектами ЭДО.

  Электронный документооборот в Контур.Диадок фактически осуществляется на нескольких уровнях:

  • внутри предприятия (между подразделениями);
  • между хозяйствующими субъектами (фирмой-пользователем Контур.Диадок и ее контрагентами);
  • между фирмой-пользователем и государственными органами.

  Многое во взаимодействии пользователя Контур.Диадок и государственных органов автоматизировано. Например, система позволяет фирме быстро ответить на требование, пришедшее из ФНС — и подготовить необходимые документы с описью.

  p, blockquote 25,0,0,0,0 —>

  Отметим, что постепенно фирма Контур развивает направление международного ЭДО, и в системе Контур.Диадок предусмотрена принципиальная возможность приема-передачи юридически значимых документов между резидентами разных государств.

  p, blockquote 26,0,0,0,0 —>

  p, blockquote 27,0,0,0,0 —>

  Система Контур.Диадок позиционирует себя как первая в России, адаптированная к трансграничному электронному документообороту. По мере развития нормативной базы (скорее всего, для начала — на уровне ближайших к России территориальных коммуникаций — прежде всего, в пределах рынка ЕАЭС) такие опции будут становиться все более востребованными.

  1. Обеспечивать локализацию компетенций в части приема-передачи документов (и доступа работников к интерфейсам для обработки объектов ЭДО).

  Например, можно настроить межкорпоративный электронный документооборот так, чтобы контрагент мог выбирать, в какое подразделение фирмы направлять те или иные документы. В свою очередь, данное подразделение (отдельных его сотрудников) можно наделить определенными компетенциями по приему документации от конкретного контрагента. Можно также настроить автоматическое перенаправление документов — если они будут переданы не тем специалистам, по идентификаторам отправителя (например, КПП).

  p, blockquote 29,0,0,0,0 —>

  p, blockquote 30,0,0,0,0 —>

  Кроме того, по каждому из подразделений можно дифференцировать компетенции по работе с ЭДО в целом: директор или его заместитель могут иметь полный доступ к электронной документации, а рядовой сотрудник может быть наделен правомочиями на просмотр объектов ЭДО только по конкретному подразделению.

  1. Интегрироваться с 1С , благодаря чему обработка документов становится возможной непосредственно с помощью средств учетной системы.

  Отправка документов на заверение с помощью ЭЦП или на согласование при этом возможна как из браузерной версии Контур.Диадок, так и из программы 1С.

  1. Находить контрагентов, уже подключенных к системе Контур.Диадок, по ИНН (в том числе и при использовании 1С).

  Найденным контрагентам можно направлять приглашения на регистрацию в системе. Если она у них уже есть, то ЭДО хозяйствующим субъектам можно организовывать немедленно — не заключая каких-либо дополнительных соглашений.

  1. Обеспечивать хранение документов при условии их дублирования и распределения по разным серверам.

  Таким образом, практически исключена утеря документа из-за технического сбоя. При этом, доступ к ним сохраняется даже по окончании периода коммерческого использования программы: действующий пользователь в любой момент может загрузить когда-то записанные на сервера Контура файлы.

  1. Быстро находить нужные документы по фильтрам, ключевым словам, выборкам.

  Можно сформировать перечень документов, найденных поисковой системы Контур.Диадок, и скачать его как Excel-файл.

  1. Обеспечивать прием-передачу документа с участием контрагентов, подключенных к другим системам ЭДО .

  Это происходит за счет роуминга — который функционирует и поддерживается компанией Контур как одним из сильнейших игроков в сегменте роуминговых сервисов.

  1. Обеспечивать документооборот с применением зашифрованных каналов .

  Благодаря этому сводится к минимуму вероятностью перехвата или несанкционированного изменения данных, составляющих электронный документооборот.

  1. Обеспечивать двухфакторную идентификацию пользователя , входящего в аккаунт:
  • парольную;
  • основанную на получении SMS-подтверждения.

  Разумеется, в части подписывания файлов с помощью ЭЦП задействуются классические аппаратные идентификаторы — ключи типа «токен».

  1. Готовить различные формы документов к распечатке на принтере .

  Данная опция может пригодиться на случай, если ЭЦП по каким-либо причинам задействована быть не может (например, если истек срок сертификата — в том числе и у контрагента), а документ — относительно срочный. Можно оперативно распечатать его и отправить контрагенту по почте. То же самое — с налоговой отчетностью (в тех случаях, когда ее допустимо предоставлять в бумажном виде).

  p, blockquote 39,0,0,0,0 —>

  Поддерживается подготовка в том числе печатных форм счетов-фактур и дополняющих их служебных документов.

  1. Осуществлять оборот не только юридически значимых объектов ЭДО, но также и документов — как унифицированных, так и тех, что составляются в свободной форме, без проставления на них электронных подписей .

  Документы, не заверенные с помощью ЭЦП, в номенклатуре Контур.Диадок именуются шаблонами. Они могут оказаться полезными, к примеру, на различных стадиях согласования проектов соглашений с контрагентами — когда нужно внимательно проработать все детали предстоящего договора. Любой шаблон может быть преобразован в юридически значимый документ, и инициировано такое преобразование может быть любой стороной ЭДО.

  1. Отправлять в ФНС заявления об участии хозяйствующего субъекта в электронном документообороте счетов-фактур .

  Такое заявление субъектам ЭДО, которые являются плательщиками НДС, необходимо направлять налоговикам в соответствии с требованиями, установленными приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н.

  p, blockquote 42,0,0,0,0 —>

  Благодаря данной функции Контур.Диадок, фирме необязательно связываться с налоговиками какими-либо сторонними способами: все производится в «режиме одного окна».

  1. Обеспечивать электронный документооборот в рамках многопользовательского режима .

  Данный режим предполагает доступ к функциям платформы со стороны сразу нескольких ответственных работников организации. При этом, их полномочия в части использования функций сервиса Контур.Диадок будут распределены исходя из наличия у кого-либо из них статуса администратора. При его наличии у работника будут правомочия на управление правами доступа других пользователей к функциям сервиса.

  1. Строить маршруты согласования документов внутри хозяйствующего субъекта .

  Данная опция полезна для организаций с развитой вертикальной моделью управления производственными процессами. Документ, подготовленный в самом низу «вертикали», впоследствии автоматически передается системой на дальнейшее согласование — в соответствии с заданным маршрутом. На каждом этапе движения документа при этом система фиксирует, кто именно осуществляет его обработку, а также отображает подсказки — о том, какие действия с документом необходимо произвести.

  p, blockquote 45,0,0,0,0 —>

  Видео — как строится схема согласования документов в Контур.Диадок и Коннектор.Бизнес-Процесс:

  p, blockquote 46,0,0,0,0 —>

  p, blockquote 47,0,0,0,0 —>

  Важный нюанс: функция маршрутизации документов в общем случае является дополняющей основной функционал сервиса Контур.Диадок. Чтобы начать ее задействовать, необходимо направить предварительную заявку разработчикам платформы.

  p, blockquote 48,0,0,0,0 —>

  p, blockquote 49,0,0,0,0 —>

  1. Законно аннулировать и отзывать документы , составленные (отправленные) в рамках ЭДО с контрагентами.

  В случае, если хозяйствующий субъект обнаруживает в отправленном документе ошибку, то предполагается его аннулирование и последующее составление нового — без ошибок. В случае, если документ, содержащий ошибку и подлежащий аннулированию, отправлен, но еще не утвержден (не подписан) контрагентом, то отправитель вправе аннулировать его с помощью сервиса Контур.Диадок без согласования с другой стороной.

  p, blockquote 50,0,0,0,0 —>

  А если другая сторона уже подписала документ (и он считается вступившим в силу), то оба партнера должны подписать дополнительное соглашение на отмену документа. Сервис Контур.Диадок автоматизирует данную процедуру: все, что необходимо сделать сторонам, так это задействовать специальный интерфейс отправки и подтверждения запроса на аннулирование вступившего в силу документа.

  p, blockquote 51,0,0,0,0 —>

  Посмотреть и другие полезные сервисы и ПО для бизнеса, предлагаемые компанией Контур, можно ЗДЕСЬ .

  p, blockquote 52,0,0,0,0 —>

  p, blockquote 53,0,0,0,0 —>

  Видео — функциональность Диадока и новые возможности для бизнес-процессов:

  p, blockquote 54,0,0,0,0 —>

  p, blockquote 55,0,0,0,0 —>

  Рассматриваемый сервис имеет ряд нюансов, характеризующих его работу — полезно будет ознакомиться с ними подробнее.

  p, blockquote 56,0,0,0,0 —>