Кадровое делопроизводство на компьютере

Удаленная работа кадровиком

Доброго здоровья, уважаемый читатель журнала «Web4job.ru”! В этой статье мы поговорим на тему Удаленная работа кадровиком, что входит в его обязанности, как вести кадровое делопроизводство.

Удаленный кадровик ведет документацию по работающим в организации специалистам.

Он не числится в штате, но хорошо справляется со своими обязанностями по ведению кадрового делопроизводства.

Составляет кадровую документацию;
Готовит документы, упорядочивающие трудовые отношения между работодателем и специалистами;
Грамотно оформляет кадровые операции;
Обеспечивает документооборот HR-службы организации;
Контролирует исполнение документации;
Оформляет и передает кадровые документы в архив.

Квалифицированного специалиста по работе с кадрами можно найти в агентстве, оказывающем услуги аутстаффинга.

Аутстаффинг – это переоформление специалистов в штат другой организации. Они остаются и работают на старом месте, но работодателем является аутстаффинговая компания, заключившая с ними трудовой договор.

Она ведет учет кадров и всю документацию, начисляет и перечисляет налоги и платежи во внебюджетные фонды, выплачивает заработную плату, сотрудничает с государственными органами.

Если пригласить на работу неквалифицированного специалиста по кадрам, это может привести к судебным тяжбам из-за неграмотного оформления кадровой документации, незаконных увольнений сотрудников и неправильного заполнения трудовой книжки.

Грамотный специалист должен вести кадровую документацию в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Обязанности кадровика

В его обязанности входит:

Разработка должностных инструкций и внутренних положений;
Корректировка штатного расписания и приведение в соответствие с ним трудовых договоров;
Правильное оформление кадровых приказов и записей в трудовых книжках;
Приведение в порядок личных дел специалистов;
Оформление учетных журналов;
Формирование кадровых дел;
Оформление номенклатуры;
Составление графика отпусков и контроль за его исполнением.

Кадровый аутсорсинг — это передача организацией на основании договора определенных функций производственной деятельности другой организации, действующей в нужной области.

Он имеет преимущества:

Сокращаются расходы на административный аппарат;
Соблюдаются все нормы действующего Трудового законодательства;
Опытные профессионалы оперативно и качественно оказывают услуги, они имеют опыт и компетентны во всех кадровых вопросах;
Если приглашенный специалист заболел или ушел в очередной или декретный отпуск, его заменят другим компетентным специалистом.

Система «КАДРЫ» — автоматизированное кадровое делопроизводство

Сегодня все большее внимание со стороны руководителей и менеджеров уделяется вопросам кадрового менеджмента. Другими словами появилась потребность в использовании современной системы управления персоналом. Кадровое делопроизводство, переведенное на аутсорсинг с передачей функций по кадровому учёту на обслуживание другой компании, имеет весомые выгоды:

-сокращение расходов на зарплату в связи с тем, что электронная система управления персоналом работает автономно;
-высокое качество результата;
-техподдержка и др.

Знаменитая фраза — «Кадры решают всё!» — очень точная и верная. Поэтому кадровое делопроизводство должно производиться профессионально.

В настоящее время рынок предлагает автоматизировать кадровое делопроизводство с помощью разных программ. Компания «Электронные Офисные Системы» разработала специальную систему «КАДРЫ». Она автоматизирует и оптимизирует кадровое делопроизводство:

-ведение штатного расписания;
-ведение личных карточек;
-оформление командировок;
-оформление отпуска;
-табельный учет рабочего времени;
-формирование и ведение приказов по личному составу и др.

Система «КАДРЫ», обеспечивающая кадровое делопроизводство, успешно используется в ведомственных структурах с подчиненными и территориально распределенными организациями, позволяя обрабатывать кадровую информацию во всех этих организациях.

«КАДРЫ» (система кадрового делопроизводства) отличается следующими преимуществами:

— реализована на базе новейших технологий;
— гибко настраивается;
— система успешно используется как в небольших организациях, так и в крупных компаниях (т.е. не зависит от количества кадров предприятия).

Ведение штатного расписания (см. Приложение Б)

— Ведение кадрового учёта в структуре взаимоподчинённых организаций.
— Формирование организационно-штатной структуры предприятия. Для каждой организации в системе можно создавать сложные внутренние структуры подразделений (департаментов, отделов и проч.).
— Формирование и ведение карточки должности штатного расписания.
— Просмотр структуры штатного расписания организации на любую дату.
— Печать штатного расписания на текущую дату в установленном формате.

Ведение личных карточек работников (см. Приложение В)

— Ведение (просмотр и редактирование) личных карточек (ЛК) работников.
— Учёт трудовых договоров. Кроме ведения информации об основной работе система позволяет оформлять любую форму совместительства, предусмотренную российским законодательством.
— Ведение информации об отпусках.
— Расчет стажа работника.
— Ведение истории изменения оклада работника.
— Формирование документов по личному составу (Т2, справки-объективки).
— Отбор (поиск) по основным реквизитам личной карточки. Печать полученных данных.

Ведение базы данных по командировкам

— Регистрация информации о командировках работников организации с учётом её вида. Соответствующие сведения отражаются в личных карточках работников.
— Автоматическое формирование и печать командировочных удостоверений (форма Т-10) и служебных заданий (форма Т-10а).
— Отбор командировок по ключевым полям.

Ведение приказов по личному составу

— Ведение приказов по личному составу: создание регистрационной карточки приказа, печать приказа в унифицированной форме.
— Возможность автоматического (при «исполнении» приказа) переноса информации в личную карточку работника.

Формирование отчетов, справок, выходных форм

Автоматическое формирование и вывод на печать различных отчётов: по штатному расписанию, по командировкам, общие справки, графики. В частности, можно подготовить такие трудоёмкие отчёты, как 1-ГС и 2-ГС.

Поиск (см. Приложение Г)

— Поиск по личным карточкам работников и по командировкам. Поиск необходимой информации осуществляется более чем по 100 реквизитам.
— Возможность просмотра и редактирования найденных карточек.
— Группировка и печать результата поиска.

Преимущества системы «КАДРЫ»Система кадрового делопроизводства «КАДРЫ» создана специально для кадровиков. Кадровые службы предприятий, использующие систему, отмечают ее функциональность, эргономичность интерфейса и легкость освоения пользователями. Этот продукт, как правило, полностью удовлетворяет потребностям сотрудников кадровых служб и разработан для решения именно их задач.

Система имеет ряд существенных преимуществ:

-позволяет построить эффективную работу с кадровыми ресурсами организации;
-обеспечивает оперативный доступ к информации, необходимой для принятия решений;
— позволяет отслеживать и оптимизировать загрузку работников;
— позволяет более эффективно управлять временными и материальными ресурсами.

Для менеджера по персоналу:

-обеспечивает ведение кадровой информации в соответствии с унифицированными формами и нормативными требованиями российского законодательства;
-позволяет автоматизировать кадровый учет в организациях, имеющих территориально распределенную структуру, при этом головной офис может получать и контролировать всю кадровую информацию филиалов;
-позволяет экспортировать данные в 1С;
-обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности личных данных сотрудников;
-позволяет существенно снизить трудозатраты за счет автоматизации рутинных операций;
-исключает возможность потери информации;
-обеспечивает возможность быстрого поиска необходимых данных;
— позволяет автоматически формировать разнообразные отчеты, справки и т.д.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что система «КАДРЫ» позволяет оптимизировать следующие функции: ведение штатного расписания; ведение личных карточек; оформление командировок; оформление отпуска; табельный учет рабочего времени; формирование и ведение приказов по личному составу, и может использоваться в учреждениях с различной структурой.

Компетенции специалиста по кадровому делопроизводству

Для выполнения всех перечисленных функций специалист по кадровому делопроизводству должен обладать определенными компетенциями.

Ему необходимо уметь разрабатывать и оформлять документы, должностные инструкции, обеспечивать их хранение, пользоваться специфическими информационными системами, базами данных.

Для успешной работы кадровому делопроизводителю нужно уметь выявлять и исправлять ошибки в документации, осуществлять контроль присутствия сотрудников на рабочих местах, собирать и анализировать информацию, консультировать сотрудников по вопросам рынка труда, соблюдать нормы деловой этики.

Специалист по кадровому делопроизводству должен обладать знаниями в области трудового и архивного законодательства РФ.

Также должен знать:

положения законов о персональных данных

нормативные правовые акты, регулирующие взаимодействие организации с государственными ведомствами

порядок оформления, ведения и хранения документов

положения о структуре организации

Еще обязательно потребуются базовые знания в области информатики, построения и работы информационных систем.

НАВЫКИ РАБОТЫ В EXCEL

Во многих компаниях работа с ежемесячным планом и фактом по персоналу происходит в таблице Excel. Для проверки навыков работы в этой программе соискателя можно попросить:
• добавить примечание в ячейку С5;
• посчитать сумму ячеек С2-С23;
• вставить формулу в ячейку E2: С2-D2;
• установить фильтр для столбца B;
• поменять формат ячеек;
• закрепить область (первую строку и столбец).

Используя личные данные своих родственников, друзей, необходимо оформить прием на работу текущим числом в штат ООО «Лидер» директора, главного бухгалтера, маркетолога и юриста. Данные лица должны быть:
• приняты на основное место работы;
• приняты на полную ставку;
• система оплаты – простая повременная по окладу (по дням);
• график работы – основной;
• характер работы – на постоянной основе;
• режим труда – полный рабочий день.

Удачи в оценке талантов!

Делопроизводство на компьютере, Кузнецов С.Л.

К сожалению, на данный момент у нас невозможно бесплатно скачать полный вариант книги.

Но вы можете попробовать скачать полный вариант, купив у наших партнеров электронную книгу здесь, если она у них есть наличии в данный момент.

Также можно купить бумажную версию книги здесь.

Делопроизводство на компьютере, Кузнецов С.Л.

В книге рассматриваются современные принципы и правила организации делопроизводства на базе компьютерных систем и компьютеризированных технологий: составление, оформление, приём-передача документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочная работа, работа с кадровой документацией, хранение документов в электронной форме. Специальный раздел посвящён выбору оборудования при создании компьютеризированного офиса. Книга рассчитана на широкий круг специалистов-управленцев разного уровня, занимающихся подготовкой и оформлением документов, работников делопроизводственных и кадровых служб, секретарей, секретарей-референтов, имеющих минимальные навыки работы на компьютере.

Оформление документов.
Документ является основным объектом труда в сфере управления. Любая управленческая деятельность связана с запечатлением информации в документе и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» в ст.5 указывает, что «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы».

Если создание документа обычно является функцией руководителей структурных подразделений и специалистов, то их оформление как правило поручается секретарю или службе документационного обеспечения управления (ДОУ).
Оформление служебных документов регламентировано стандартами, в первую очередь – ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (с изменениями от 21.01.2000).

Оглавление
Предисловие к 3-му изданию 3
Введение 4
Глава 1 Оформление документов. 12
Глава 2 Создание документов 41
Глава 3 Приём-передача и регистрация документов 68
Приём-передача документов 68
Автоматизированные системы регистрации документов 74
Глава 4 Контроль исполнения и справочная работа 91
Контроль исполнения документов 91
Информационно-справочная работа 102
Глава 5 Работа с кадровой документацией 105
Глава 6 Хранение документов в электронной форме 120
Размещение документов 122
Сканирование документов 128
Архивное хранение 130
Глава 7 Обеспечение сохранности документов в электронной форме 138
Глава 8 Комплексные системы автоматизации 159
Глава 9 Организация компьютеризированного рабочего места 186
Выбор программного обеспечения. 187
Выбор конфигурации компьютера 204
Выбор принтера 211
Выбор сканера 217
Выбор факс-модема. 225
Выбор монитора 227
Выбор устройства архивации данных 231
Выбор типа сети и сетевой платы 236
Приложения:
Федеральный закон Об информации, информатизации и защите информации 240
Глава 1. Общие положения 240
Глава 2. Информационные ресурсы 242
Глава 3. Пользование информационными ресурсами 248
Глава 4. Информатизация. Информационные системы, технологии и средства их обеспечения 251
Глава 5. Защита информации и прав субъектов в области информационных процессов и информатизации 253
Постановление Госстандарта России от 21.01.2000 257
Фирмы, предлагающие программные средства для автоматизации делопроизводства 258
Быстрые клавиши 262
Часто употребляемые сочетания клавиш при работе в Word 95 262
Функциональные клавиши MS Word 262
Быстрый выбор элементов таблицы в Word 264
Быстрые клавиши в Microsoft Office 2000 265
Основные технические характеристики мониторов 269
Мониторы с диагональю 17-19 дюймов 275
Рекомендуемые источники и литература 282.

По кнопкам выше и ниже «Купить бумажную книгу» и по ссылке «Купить» можно купить эту книгу с доставкой по всей России и похожие книги по самой лучшей цене в бумажном виде на сайтах официальных интернет магазинов Лабиринт, Озон, Буквоед, Читай-город, Литрес, My-shop, Book24, Books.ru.

По кнопке «Купить и скачать электронную книгу» можно купить эту книгу в электронном виде в официальном интернет магазине «ЛитРес» , и потом ее скачать на сайте Литреса.

По кнопке «Найти похожие материалы на других сайтах» можно найти похожие материалы на других сайтах.

On the buttons above and below you can buy the book in official online stores Labirint, Ozon and others. Also you can search related and similar materials on other sites.