Путевые – 2021: обзор новых требований
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», февраль 2021 г.
Новые правила для путевых листов Минтранс РФ утвердил Приказом от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Документ действует с 1 января 2021 г. до 1 января 2027 г. Новые нормы обязаны соблюдать юрлица и ИП, эксплуатирующие транспортные средства: легковые или грузовые автомобили, автобусы, трамваи и др. Посмотрим, на что обратить внимание, что нового добавить в свой шаблон «путевки».
С 2023 года организации смогут оформлять электронные путевые листы
Путевые листы оформляют для служебных машин и поездок по работе. С 1 марта 2023 года его разрешат делать в электронном виде.
Движение автомобильного и городского наземного транспорта регулирует отдельный Устав (259-ФЗ от 08.11.2007). В норматив внесли изменения: теперь организации смогут оформить путевой лист в электронной форме (39-ФЗ от 06.03.2022). Такая возможность появится только в следующем году — 01.03.2023.
В электронную форму переводят и другие документы, использующиеся при перевозках:
- электронный договор фрахтования;
- электронный заказ;
- электронная заявка.
Чтобы электронные документы заработали, на портале государственных услуг их надо подписать усиленной электронной подписью — квалифицированной или неквалифицированной. А с 01.09.2022 ЭП с портала госуслуг разрешат использовать и для других онлайн-документов для перевозки: транспортной накладной, заказ-наряда, сопроводительной ведомости (пп. «а» п. 8 ст. 2 39-ФЗ).
Порядок заполнения электронного путевого листа описан в новой редакции статьи 6 Устава. Сейчас регламент утверждает Минтранс (приказ № 368 от 11.09.2020). По новым правилам путевой лист оформляют в бумажной или электронной форме. В нем указываются:
- срок действия;
- Ф. И. О. оформителя;
- транспортное средство;
- водитель ТС;
- вид перевозки и сообщения.
- как заполнять путевой лист легкового автомобиля;
- как заполнять путевой лист грузового автомобиля.
Состав сведений и правила оформления путевого листа позже утвердит Министерство транспорта. Кроме базовых сведений, владелец ТС сможет внести в путевой лист и дополнительную информацию — особенности деятельности по перевозке пассажиров, багажа и грузов.
Путевой лист необходимо оформлять на каждое ТС, которое перевозит пассажиров, багаж и грузы по городу, в пригороде и по междугородним маршрутам. В соответствии с п. 3 ст. 2 39-ФЗ, если транспорт предоставили во временное пользование по договору аренды транспортного средства с экипажем (за плату), путевой лист оформляет арендодатель.
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.
Изменения «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» (ред. 2)
Рассмотрим порядок формирования путевых листов и журнала их регистрации в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (БГУ КОРП) редакции 2 с учетом изменений, внесенных Приказом № 368.
Формирование путевых листов
В «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» редакции 2 предусмотрено формирование путевых листов по унифицированным формам № 3, 3 спец, 4-П, 4-С, 6, 6 спец, ЭСМ-2, утв. постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, а также по форме № 412-АПК, утв. приказом Минсельхоза России от 16.05.2003 № 750.
Для соблюдения требований Приказа № 368 в печатные формы путевых листов, формируемых в программе, внесены следующие изменения:
- добавлено поле Сведения о перевозке и его заполнение по данным документа путевого листа;
- добавлена возможность отображения сведений о модели транспортного средства и прицепов.
Для формирования путевых листов по уточненным формам следует использовать команды печати путевых листов с постфиксом «(пр. № 368 от 11.09.2020)»
На следующей иллюстрации представлен пример новой печатной формы «Путевой лист легкового автомобиля (пр. № 368 от 11.09.2020)»:
Заполнение поля Сведения о перевозке печатной формы производится по данным одноименного реквизита формы документа путевого листа.
Для транспортного средства можно определить значение по умолчанию по виду путевого листа (ГСМ — Настройки — Настройки заполнения документов учета ГСМ).
При выборе транспортного средства значение реквизита Сведения о перевозке будет заполнено согласно настройке заполнения для вида первичного документа (вида путевого листа).
Как было отмечено выше, сведения о перевозке теперь включают информацию о видах сообщения и видах перевозок. По разъяснениям авторов Приказа № 368, при осуществлении перевозок для собственных нужд организации в путевом листе проставляется «для собственных нужд организации».
Если в настройках заполнения документов для транспортного средства не указано значение по умолчанию поля Сведения о перевозке, то значение соответствующего реквизита Путевого листа заполняется по умолчанию как Для собственных нужд организации и может быть изменено пользователем.
Для того чтобы в печатной форме путевого листа была отражена модель транспортного средства или прицепа, ее следует указать в соответствующем элементе справочника Основные средства, НМА, НПА (ОС, НМА, НПА — Основные средства, НМА, НПА). Для этого в форме элемента справочника на закладке Инвентарный объект необходимо перейти по ссылке в поле Паспорт транспортного средства и в реквизите Модель формы Паспорт транспортного средства указать модель автомобиля.
После заполнения сведений о модели следует сохранить изменение данных по кнопке Записать и закрыть.
В результате в печатной форме путевого листа в дополнение к марке будет заполняться модель транспортного средства. Для прицепов настройка выполняется аналогичным образом.
Новый отчет «Журнал регистрации путевых листов»
Приказом № 368 закреплено, что журнал регистрации путевых листов можно вести как в бумажном, так и в электронном виде при условии его заверения усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 17 Приложения к Приказу № 368).
В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 предусмотрено формирование журнала регистрации путевых листов по типовой межотраслевой форме № 8 (унифицированная форма «Журнал учета движения путевых листов» (ф. 034-50-08), утв. постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78). Форма № 8 ориентирована на ведение в бумажном виде. В каждой строке журнала должны проставляться собственноручные подписи: водителя в получении путевого листа, диспетчера, принявшего от водителя путевой лист и документы, бухгалтера, принявшего путевой лист.
С 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению в связи с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
Таким образом, журнал регистрации путевых листов организация вправе составлять в произвольной форме.
Чтобы обеспечить возможность заполнить, подписать электронной подписью и сохранить электронный журнал регистрации путевых листов, в программу включен новый отчет Журнал регистрации путевых листов (ГСМ — Отчеты по учету ГСМ — Журнал регистрации путевых листов).
В форме отчета следует заполнить обязательные параметры отчета Период и Организация, затем нажать кнопку Сформировать
В новом отчете указываются Ф.И.О. водителя, получившего путевой лист, Ф.И.О. диспетчера и бухгалтера, принявших путевой лист от водителя. Для подписания отчета электронной подписью следует выбрать пункт Подписать ЭП и сохранить в меню кнопки Регистр учета.
Электронный журнал регистрации путевых листов может быть заверен только усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 18 Приказа № 368).
Виды электронных подписей определяются Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
В появившейся форме Подписание файла следует выбрать соответствующий Сертификат электронной подписи и ввести Пароль сертификата при его наличии.
Для подписания необходимо нажать кнопку Подписать внизу формы. Подписанный электронный документ можно просмотреть в архиве, выбрав пункт Открыть архив меню кнопки Регистр учета в форме отчета. В результате будет открыта форма Архив регистров учета.
В нем можно открыть сохраненный журнал регистрации путевых листов двойным щелчком мыши по соответствующей строке. При необходимости можно подписать электронный журнал дополнительными электронными подписями. Для этого следует выбрать электронный документ в списке архива регистров учета и нажать кнопку Открыть карточку файла.
В карточке файла на закладке Электронные подписи можно просмотреть подписи электронного документа или добавить новую по кнопке Подписать…
Применяемую форму журнала регистрации путевых листов и порядок его формирования следует закрепить в Учетной политике учреждения.
Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году
Рассмотрим подробнее каждый из реквизитов, предусмотренных Приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368.
- Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован. А если он оформляется более чем на 1 день, нужно указать даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.
- Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:
- для юрлица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной государственный регномер юридического лица;
- для ИП — фамилию, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес, номер телефона, основной государственный регномер ИП.
- тип ТС, его марку и модель, а если транспортное средство используют с прицепом (полуприцепом), еще и марку, модель прицепа (полуприцепа);
- государственный регномер ТС, а если транспортное средство используют с прицепом (полуприцепом), то и его регномер либо инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);
- показания одометра (полные км пробега) при выезде ТС с парковки, предназначенной для его стоянки по возвращении из рейса и окончании рабочей смены водителя транспортного средства, а также при заезде ТС на парковку по окончании рабочей смены;
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС (если его проведение обязательно по законодательству РФ);
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска ТС на линию и его возвращения.
- фамилию, имя, отчество (при наличии);
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медосмотра водителя (если его обязательность предусмотрена законодательством РФ).
На путевом листе разрешено размещение дополнительных реквизитов с учетом особенностей деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автотранспортом или городским наземным электрическим транспортом.
Минтранс объяснил, как заполнять с 2021 года новый реквизит путевого листа
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены с 01.01.2021 приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368.
Сведения о перевозке включают информацию о видах сообщения и видах перевозок.
В соответствии с Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ) перевозки пассажиров и багажа, грузов осуществляются в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении.
Таким образом, в графе путевого листа “Вид сообщения” необходимо указывать один из указанных видов сообщений.
По мнению Минтранса, в случае перевозки сразу в разных видах сообщения, необходимо указывать все осуществляемые виды сообщения через запятую.
Уставом также установлены виды перевозок пассажиров и багажа. Они подразделяются на регулярные перевозки, перевозки по заказам, перевозки легковыми такси.
Вместе с тем, виды перевозки грузов Уставом не установлены.
Закон также выделяет с 1 января 2021 года организованную перевозку группы детей (постановление Правительства РФ от 23.09.2020 № 1527) по договору фрахтования, а также для собственных нужд образовательного учреждения, спортивной организации и т. п.
Минтранс сделал вывод, что в графе путевого листа “Вид перевозки” необходимо указывать один из указанных видов перевозки:
Какие программы упрощают работу с путевыми листами?
Существуют специальные программы для создания и ведения путевых листов. Они позволят вам использовать готовые формы путевых листов, которые будут сами обновляться в зависимости от требований законодательства.
Помимо этого, решения интегрируются с учетной программой, то есть переносить данные вручную, как из Excel, не придется.
Автоматизируйте процесс! Ниже — инструменты, которые в этом помогут.
«Победасофт:Путевые листы для «1С»
Интегрируется с «1С:Бухгалтерия 8», также допускает автономное использование.
Цена: 14 000 руб.
Весь учет собственного автотранспорта — в одной программе, которая настраивается под любую компанию.
Коробочное решение: 28 500 руб.
Аренда программы в облаке: от 1290 руб./мес.
Предусматривает расширение до полноценной системы мониторинга — вы сможете отслеживать передвижение своих автомобилей и контролировать их состояние.
Коробочное решение: 59 700 руб.,
Аренда программы в облаке: от 1620 руб./мес.
Для тех, кто работает в сфере сельского хозяйства: в «1С:Бухгалтерии сельскохозяйственного предприятия 8» уже встроена функция работы с путевыми листами.
Коробочное решение: 36 000 руб.,
Аренда программы в облаке — 1440 руб./мес.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
