К какому разделу бухгалтерского учета относятся персональные компьютеры
Автоматизация бухучета — это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии. Это может выражаться в:
— упорядочении бухучета. Если при бумажной бухгалтерии для получения какой-либо информации требуется несколько часов работы, то на компьютере выборка формируется автоматически в течение нескольких минут;
— увеличении количества информации, получаемой из бухучета. Аналитику по счету при бумажном ведении бухгалтерского учета можно получить только в каком-нибудь одном разрезе, на компьютере — в нескольких;
— снижении числа бухгалтерских ошибок. Это очень важный фактор, если учитывать величину штрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, причиной которого, как правило, являются именно бухгалтерские ошибки;
— повышении оперативности бухучета. Если при бумажном бухучете бухгалтера делают проводки с опозданием от первичной документации, а квартальный и годовой отчет сдают в последний момент, то компьютерной программе для подготовки отчета достаточно нескольких секунд;
— повышении экономичности бухгалтерского учета. При перемене плана счетов и типовой корреспонденции счетов, форм первичных документов можно без использования различных рискованных схем уменьшить налогооблагаемые величины, или передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей;
— разделении функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относиться система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме;
— потенциальных возможностях усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета;
— в других факторах, зависящих от специфики каждого конкретного предприятия.
Таким образом, перед тем, как принимать решение об автоматизации бухучета, следует выявить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации.
Основой работы на компьютере является программное компьютерное обеспечение для бухгалтерии. За последние годы предложение этих программ заметно увеличилось. Наиболее известны такие пакеты бухгалтерских программ как: «1С Бухгалтерия», «Финансы без проблем», «Парус», «БЭСТ», «Диасофт», «Омега», R-Stile Software Lab., «Дела в порядке», «Balance», «LADY.FIN», «X-Door», «Толстый Ганс», «Финансы», каждая из которых имеет множество версий, с различной специализацией. Также целесообразным является разработка собственного программного обеспечения, именно для своей бухгалтерии, так как любое предприятие имеет свои особенности учета, а приобретение бухгалтерских пакетов может быть не совсем совместимым со спецификой работы конкретного предприятия. Основными языками программирования, на которых создаются такие программы, являются: «Microsoft Fox-Pro & Microsoft Visual Fоx Pro for Windows», «Clipper», «KARAT», «C / C++», «Pascal», и др. Так же в последнее время все большую популярность завоевывают так называемые универсальные программы — электронные таблицы. Наиболее популярные из них на данное время это «Microsoft EXEL» и «Quadra PRO». Они очень просты в программировании и в них, после небольшого обучения, можно легко и быстро создавать минибухгалтерские программы, автоматизировать заполнение форм, бланков, платежных поручений, таблиц и графиков. Так же не последнюю роль в современной автоматизации бухгалтерии играют программы — текстовые редакторы, предназначенные для быстрого набора и распечатки профессионального вида документов — договоров, бланков, таблиц и т.д. — наиболее популярным среди них сейчас являются «Microsoft WORD for Windows». В последнее время все большей популярностью пользуется сервис предоставляемый многими современными банками — система «Клиент — Банк», предназначенная для удаленного управления операциями со своим расчетным счетом находясь за компьютером в бухгалтерии с помощью модема и телефонной линии.
Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно-аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.
В функциональном аспекте бухгалтерские системы должны безошибочно производить арифметические расчеты, обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).
Для того, чтобы обеспечить указанные возможности, система должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь различную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.
Надежность системы в компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям.
Не менее важно, чтобы фирмаразработчик бухгалтерской программы имела значительный опыт работы и солидную репутацию. Это подразумевает также удобную организацию технической поддержки программнных продуктов. При выборе системы следует иметь в виду, что в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом или консультацией, а также за заменой устаревшей версии на более свежую.
При выборе программного обеспечения необходимо учитывать влияние ряда факторов: отраслевых; факторов, связанных с характером производства; факторов, связанных со смежными задачами; факторов, связанных с методическими вариантами решения самих задач бухгалтерского учета, контроля и анализа.
В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях сопровождается документами на бумажном носителе информации. Аналогичные документы используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.
Компьютерная система включает в себя следующие элементы:
1. Аппаратные средства.
Это устройства, из которых состоит компьютер.В частности центральный процессор, жесткий диск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.
2. Программные средства.
а) Системные программы. К этимпрограммам выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, которые управляют аппаратными средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере служебные операции, например, проверку и настройку отдельных узлов аппаратно-программного взаимодействия. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.
б) Прикладные (пользовательские) программы — это наборы машинных команд для решения пользовательских задач, которые организация-пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.
3. Документация — описание системы и структуры управления (ввод, обработка и вывод данных, обработка сообщений, управляющие команды).
4. Персонал — работники, которые управляют системой, проектируют ее и снабжают программами. Эксплуатируют и контролируют систему обработки данных.
5. Данные — необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе.6. Процедуры контроля в разрезе учета это процедуры, обеспечивающие корректную запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.
Основой любой программы являются базы данных, в которые вводится, хранится и перерабатывается бухгалтерская информация. Таких баз может быть несколько, по каждому фрагменту учета бухгалтерских операций, но все они связаны между собой и в совокупности образуют единую программу. Работа с этими базами данных происходит в диалоговом или запросно-ответных режимах. Наиболее широко применяются следующие типы диалога, учета, контроля и анализа бухгалтерской информации: меню, вопросы, требующие ответа да/нет, шаблоны, простой запрос, команды. Итоговой работой любой компьютерной программы является формирование финансовой отчетности. Показатели бухгалтерской отчетности прямо или косвенно выводятся из учетных регистров, так как между текущим учетом и бухгалтерской отчетностью существует органическая связь. Данные из учетных регистров переходят в соответствующие формы отчетности в виде синтезированных отчетных показателей.
Показатели отчетности зависят от применяемых методов и способов бухгалтерского учета, то есть от выбранной учетной политики. Одни и те же хозяйственные операции по-разному сформируют показатели отчетности, если применять различные методы для их отражения в учете. На показатели отчетности малых, предприятий в наибольшей степени влияет метод признания доходов и расходов. Отчетность, сформированная исходя из кассового метода признания доходов и расходов, будет существенно отличаться от отчетности, сформированной, исходя из допущения временной определенности фактов хозяйственной деятельности, если не все доходы и расходы оплачены. Чем больше не оплаченных доходов и расходов, тем существенней будут различия.
При составлении финансовой отчетности на компьютере используются почти все существующие базы данных бухгалтерских программ, так как осуществляется обобщение информации на всех аналитических и синтетических счетах, с дальнейшей группировкой данных по одному или ряду счетов, для формирования данных для составления отчетности. Счета служат средством экономической группировки хозяйственных средств и их источников, позволяя получить в удобном виде информацию, необходимую для управления предприятием. После обобщения счетов, в соответствии с требованиями предъявляемыми к составлению финансовой отчетности, осуществляется этап заполнения бухгалтерского баланса и отчетности, который является завершающим этапом учетного процесса и выполняется систематически, по окончанию отчетного периода. В конце месяца программа подводит итоги, которые обобщаются с итогами по другим программам и на основании этого сводного учета заполняется финансовая отчетность предприятия. Заполнение годовой финансовой отчетности осуществляется путем сбора всей учетной информации за год.
Преимуществом автоматизации учетного процесса, применением программ является возможность проведения анализа финансово-хозяйственной деятельности организаций, а также прогнозирование результатов финансово-хозяйственной деятельности.
На небольших предприятиях проводить анализ позволяют простые бухгалтерские системы типа «1С Бухгалтерия», «Галактика», «Парус» и т.п. Эти системы имеют в своем составе минимальные аналитические возможности. Небольшой функциональный аналитический пакет входит в состав табличного процессора MSExсel, работающего в среде Windows. Exсel наиболее подходит для малых предприятий, где процесс составления, контроля и анализа финансовых планов и бюджетов может быть облегчен применением электронных таблиц, согласованных между собой. На начальном этапе создания системы финансового планирования на малых предприятиях составляется реальная бизнес-схема работы предприятия. Структуры схемы могут быть разные: линейно-функциональная или дивизиональная, в зависимости от того, какая из них применяется в организации. В структуре также должны быть четко установлены центры финансовой ответственности. Руководители таких центров финансовой ответственности в дальнейшем должны готовить и заполнять необходимые информационные таблицы, поэтому их функции следует формализовать и регламентировать.
В процессе финансового планирования малого предприятия производится формирование следующих таблиц:
— движение безналичных денежных средств (притоки и оттоки);
— движение наличных денежных средств (притоки и оттоки);
— движение готовой продукции (склад) по ассортименту;
— дебиторская задолженность (с расшифровкой по отдельным дебиторам);
— кредиторская задолженность (с расшифровкой по отдельным кредиторам);
— общепроизводственные (накладные) расходы;
— ценообразование готовой продукции
Все таблицы должны быть синхронизированы по датам. Смысл синхронизации по дате заключается в том, чтобы в процессе программирования система расчетов имела гибкую и понятную структуру при ее последующем перепрограммировании (в случае внесения каких-либо изменений). Далее на основе занесенных данных составляются бюджеты, проводится анализ рентабельности как отдельных видов продукции, так и организации в целом.
После разработки табличных форм готовые файлы системы связываются между собой. Далее утверждается регламент занесения данных и устанавливается ответственность конкретного структурно го подразделения и сотрудника за достоверность и своевременности их внесения, определяются критерии допуска сотрудников к той или иной информации и т.д. Опыт создания и внедрения таких систем на целом ряде малых предприятий свидетельствует об их достаточной надежности и гибкости.
Следовательно, с переходом к прогрессивным формам учета кардинально меняются характер и содержание бухгалтерской работы, сокращается удельный вес технических процессов, основанных на ручном труде. Главными для учетного персонала становятся функции организаторов процесса обработки экономической информации. Однако для перехода на автоматизированный учет необходима тщательная подготовка к данному процессу.
Компьютер для бухгалтера – какая производительность
Конечно, это не значит, что мы должны стремиться только к верхней полке. Не обманывайте себя, бухгалтеры используют программы, которые не слишком нагружают компьютер.
Далее мы поговорим о надежном, высококультурном оборудовании, гарантирующем бесперебойную работу операционной системы, без вышеупомянутых простоев или каких-либо проблем, которые могут реально повлиять на производительность сотрудника.
Монитор для бухгалтерии
Что касается выбора монитора — по нашему разумению он должен быть широкоформатным. Большого размера. Такой монитор позволяет работать с таблицами с большим количеством столбцов, отсматривать в 1С и др. программах большое количество данных. Для нашего заказчика мы подобрали монитор 24 дюйма, разрешением 1920*1080.
Следует уделить внимание так же яркости и контрастности монитора. Если монитор бюджетного класса, то он плохо показывает картинку и это отразится на эффективности работы, но сначала на зрении вашего бухгалтера.
Изначально хотели приобрести монитор с ещё бОльшим вертикальным разрешением на 1200 пикселей, но ценник на такие мониторы начинался с 23 000 рублей и от такого приобретения пришлось отказаться.
Конфигурация компьютера для бухгалтерии
Комплектующие приобретались в одной из проверенных краснодарских компании и получился такой вот список:
жесткий диск HDD 1ТБ, SSD 8ГБ, 3.5″, 7200об/мин, 64МБ, SATA 6 Гбит/с, Seagate Desktop SSHD, ST1000DX001
монитор Iiyama ProLite E2483HS-B1, 1920×1080, 5M:1, 300cd/m^2, DVI, HDMI, 2ms, LED, черный, с колонками
Модуль памяти для компьютера DIMM DDR3, 8ГБ (2×4ГБ), PC3-14900, 1866МГц, Kingston HyperX FURY blue, HX318C10FK2/8
Кое-что в этом списке мы заменили, а именно блок питания и добавили привод DVD.
корпус ZALMAN Z9 U3 — просторный, удобный и всё такое. И главное — 4 порта USB на передней панели. Это очень удобно — не приходится задействовать порты на задней панели.
Жесткий диск Seagate Desktop SSHD, ST1000DX001 ещё одна производительная деталь компьютера. Это гибридный ЖД с маленьким — на 8ГБ — встроенным SSD. Эта деталь позволяет повысить скорость загрузки ОС и снизить время, требуемое для выключения ПК.
Процессор Intel Core i5-4460 приобрели в последний момент, решив заменить им Intel Core i3, который планировался изначально. Заменив i3 на i5 как раз таки реализовали принцип «отодвинуть модернизацию».
Система охлаждения Cooler Master Hyper 103 PWM была приобретена, т.к. она удобна в установке, и управляется по PWM, что означает, что в большинстве режимов работы компьютера она будет работать практически бесшумно.
Оперативная память объемом 8ГБ это хорошо, особенно с учетом современных требований программы 1С Бухгалтерия. Память купили комплектом 2×4ГБ с низкими таймингами. Низкие тайминги — это скорее для игрового ПК, но т.к. выбирали просто хорошую ОЗУ тайминги стали следствием такого выбора.
Собранная нами конфигурация прослужит длительное время и не потребует к себе внимания со стороны IT специалистов.
Ниже фото собранного системного блока
Собираем компьютер для бухгалтерии
Собираем компьютер для бухгалтерии — подбор комплектующих и их сборка Готовый компьютер для бухгалтерии — собран и готов к действию
Собственные и арендованные фонды
Нетрудно догадаться, что все собственные фонды – это те материально-технические средства, которые были куплены за счет самого предприятия и входят в балансовую стоимость. Арендованные учитываются немного по-другому. Для них не исчисляются амортизационные издержки, и они закрепляются «за балансом».
Этот вопрос касается бюджетных организаций. Практически все имеющееся оборудование считается арендованным, поскольку предприятие не может использовать его по собственному желанию, как вздумается.
Классификация персональных компьютеров.
Причин использования персональных компьютеров (ПК) в профессиональной деятельности может быть множество, и в зависимости от целей и решаемых задач для автоматизации рабочего места специалиста выбирается определенный тип компьютера.
Если вы бухгалтер, то желание автоматизировать трудоемкий бухгалтерский учет может быть причиной приобретения настольного ПК. Менеджеру, работа которого связана с разъездами, подойдет ноутбук для качественного оформления договоров и облегчения работы с клиентской базой данных. Желание автоматизировать учет товаропотоков приведет коммерсанта к мысли о приобретении мобильного карманного компьютера.
Все компьютеры можно разделить на несколько категорий:
• базовые настольные ПК — универсальные настольные ПК;
• мобильные компьютеры — карманные (ручные) и блокнотные, или планшетные, ПК (ноутбуки) и телефоны-компьютеры (смартфоны);
• специализированные ПК — сетевые компьютеры, рабочие станции и серверы высокого уровня;
• суперкомпьютерные системы.
Каждой категории компьютеров соответствует своя специфичная программно-аппаратная инфраструктура.
Универсальные настольные ПК
Что такое настольный компьютер, объяснять никому не надо — это любимое молодежью устройство, чтобы красиво набирать тексты рефератов, а также любые другие тексты, бланки и договоры; вести бухгалтерский учет; управлять финансами организации и работать с клиентской базой данных, а также делать различные расчеты, рисовать, слушать музыку и смотреть супер DVD-фильмы, обмениваться посланиями по электронной почте или прогуливаться по всемирной сети Интернет.
Обычный настольный персональный компьютер, или, как его называют на американскокомпьютерном сленге, десктоп, состоит из системного блока, монитора, клавиатуры и мыши. Самая важная часть компьютера — системный блок, содержащий процессор и оперативную память (memory), — сердце и мозг ПК, жесткий диск, или винчестер (HDD — hard disk drive), дисковод CD/DVD-ROM и несколько так называемых портов (COM, LPT, USB — port) — плат, снабженных разъемами для присоединения к компьютеру дополнительных устройств: для печати — принтера, для связи с другими компьютерами — модема, для ввода изображений в компьютер — сканера и некоторых других устройств.
Оговоримся, что в целом мы будем говорить об IBM-совместимых компьютерах, которые в мировом масштабе используют большинство людей в практической деятельности. Их производят не только в США, но и в Европе, Азии фирмы-производители ПК, принявшие стандарт фирмы IBM. Именно для этих компьютеров используется операционная система Windows знаменитой фирмы Microsoft.
Это интересно
В октябре 2011 г. фирма IBM отметила свое 100-летие. У этой фирмы — символа вычислительной техники — море изобретений, сделанных в ее девяти исследовательских центрах. Достаточно назвать флоппи- (1971 г.) и жесткий (1973 г.) диски, несколько языков высокого уровня, в том числе и «нетленный» Фортран, и многое другое.
Однако существует и другой стандарт «Эппл» (Apple) — яблоко, на базе которого выпускаются компьютеры серии «Макинтош» (Macintosh). Для компьютеров этой группы существует свое «яблочное» программное обеспечение, в частности своя операционная система Mac OS X.
В чем принципиальная разница между IBM и Apple? Первая из них выбрала тактику открытой архитектуры (с продажей патентов). Любая фирма, приобретя патент, может наладить производство компьютеров по технологии IBM. Именно это и обеспечило широкое распространение компьютеров IBM. Фирма Apple не продает свои патенты, поэтому компьютеры этой фирмы дороже и менее распространены, хотя наиболее известные компьютеры серии Macintosh гораздо удобнее, мощнее и надежнее, чем их аналоги IBM.
Это интересно
Фирма Apple в 1984 г. впервые в мире создала компьютер Macintosh с непривычным тогда графическим интерфейсом и мышью, над которой потешался весь компьютерный мир.
Как они были неправы! Тогда еще никто не знал, что будущие ПК будут все больше походить на Маc.
Но мы везде, где встретится слово «компьютер», будем подразумевать IBM-совместимый ПК, работающий с операционной системой Windows.
Мобильные компьютеры.
Сюда мы будем относить достаточно большой сегмент мобильных цифровых устройств, предназначенных для обработки, хранения и передачи информации.
Главное их отличие — автономность и обязательный доступ к сетям и внешним устройствам посредством радиосигнала.
Самые большие из них — ноутбуки. Это полноценные компьютеры с клавиатурой, винчестером и Windows.
Планшетные компьютеры имеют как правило ограниченные возможности, виртуальную клавиатуру и упрощенную операционную систему (Например Android).
Смартфоны — это прежде всего телефоны с некоторыми, весьма ограниченными, компьютерными возможностями.
Специализированные ПК
К специализированным ПК относятся сетевые компьютеры, рабочие станции и серверы высокого уровня.
Сетевые компьютеры, предлагаемые компаниями Sun, Oracle и IBM, не располагают локальной дисковой памятью и поэтому зависят от сети и серверов. Сетевые компьютеры и сервер приложений управляются собственной фирменной ОС, которая отличается от Windows, но в которой можно запускать Windows-приложения.
Спецификация NetPC, на которую ориентируются Microsoft, Intel, Compaq и другие поставщики персональных компьютеров, предполагает, что это полностью запечатанный компьютер с предназначенной для кэширования локальной памятью, но без возможности подключения плат расширения.
Подобно сетевым ПК, компьютеры NetPC не могут работать без сети.
Сервер начального уровня предназначен для поддержания локальной сети до 40 пользователей. От базового настольного ПК он отличается корпусом типа миди-тауэр и большим числом разъемов. Такие серверы выпускаются фирмами Dell, HP, Compaq.
Многопроцессорные рабочие станции и серверы высокого уровня имеют обычно не менее двух источников питания, содержат большие объемы оперативной и дисковой памяти. Наиболее известные серверы такого класса выпускают компании Dell и Sun Microsystems.
Суперкомпьютеры
Определенный круг задач оказывается не под силу персональным компьютерам и высокопроизводительным серверам. Среди областей применения суперкомпьютеров можно отметить атомную и ядерную физику, метеорологию, сейсмологию, математическое моделирование.
Основным ядром суперкомпьютера является мощный компьютерный комплекс, в котором объединены до 12 многопроцессорных серверов на базе последних моделей Intel Pentium. Два дополнительных комплекса имеют по восемь рабочих станций каждый. Они могут работать автономно или в составе объединенной системы.
