Профессиональное решение для инвентаризации сети

Программы для инвентаризации сети и учета компьютеров

Компьютерная техника применяется сегодня на каждом предприятии. Как и прочие основные средства, она подлежит инвентаризации. Эта процедура имеет отличительные черты. Порядок проведения описи имущества регламентируют: Закон о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.2011, Методические рекомендации, утв. Приказом Минфина № 49 от 13.06.1995, Положение по ведению бухучета, утв. Приказом Минфина № 34н от 29.07.1998. Рассмотрим подробно в статье, как проходит инвентаризация компьютеров, что нужно знать проверяющим об этом виде учета.

В настоящее время существует большое количество специальных программ, которые позволяют оперативно выполнить инвентаризацию вычислительной техники. Для проведения описи автоматизированным способом необходимо, чтобы вся техника компании была подключена к единой сети. Порядок дальнейших действий приведен в таблице.

Этапы контроля	Действия
Приобретение программы	Установка на главный компьютер (сервер)
Запуск приложения	Включение модуля просмотра
Опрос всех сетевых устройств	Подключение к сети и подготовка сведений для анализа
Систематизация данных	Формирование инвентарных отчетов

Применение автоматизированной программы имеет ряд достоинств:

• Возможность использования шаблонных или самостоятельно разработанных отчетных форм;
• Проверка в фоновом режиме;
• Экономия времени;
• Отсутствие необходимости отрыва сотрудников от выполнения своих обязанностей;
• Стопроцентная точность полученных данных.

Проверке подвергается весь объем данных по компьютерному оборудованию и программным продуктам.

Особенностью специализированной программы для инвентаризации является то, что планировать сканирование можно по определенному графику. По указанной схеме программа произведет просмотр сетевых данных и представит итоговые отчеты. Это позволяет в нужный момент узнать, в каком состоянии находится компьютерная техника компании.

Управление лицензиями

Инвентаризация ПО в сети и соответствие лицензионным требованиям это ключевые функции Network Inventory Advisor: вы легко можете отследить установки и версии ПО, лицензии, получить информацию об обслуживании каждого компьютера в сети.

Network Inventory Advisor благодаря особенностям агрегации лицензий осуществляет сбор информации и управление лицензиями для большинства основных программных продуктов от более, чем 500 производителей.

Сканируйте и находите ПО, установленное на компьютерах в вашей сети за считанные минуты.

Проведение инвентаризации с помощью программ от компании Сканпорт

До недавнего времени учет инвентаря и других объектов ОС проводили исключительно вручную без использования программ. Но это занимало большое количество времени и зачастую сопровождалась критическими ошибками из-за необходимости ручной обработки огромного объема информации. Внедрение программных средств учета позволило сократить нагрузку на материально ответственных сотрудников, что привело к экономии их рабочего времени, а также к минимизации возможных неточностей благодаря исключению влияния человеческого фактора на аналитику.

DM.Invent — это программный продукт, разработанный для проведения инвентаризации объектов ОФ в полном соответствии с требованиями действующего законодательства. Также пользователям ПО доступны систематические бесплатные обновления, которые позволяют соблюдать актуальные требования (предъявляемые к инвентаризации ОС) даже после изменения действующих нормативно-правовых актов.

ПО DM.Invent устанавливают на терминалы сбора данных (ТСД), смартфоны или планшеты под управление ОС Android версии 4.0 и выше, а также интегрируют с товароучетными программами, в том числе с 1C. Возможности DM.Invent:

• многопользовательский доступ — каждый сотрудник входит в программу под своей учетной записью, что позволяет точно отслеживать его действия в приложении;
• учет ТМЦ путем считывания штрихкодов или RFID-меток (при использовании версии DM.Invent RFID), также в ПО предусмотрен ручной ввод инвентарных номеров;
• добавление фотографий объектов основных фондов — это позволяет не только указать причину изменения характеристик ОС, но и прикрепить изображения, подтверждающие это;
• создание и отправка на печать этикеток со штрихкодами или иными данными, при помощи которых на предприятии маркируют объекты учета;
• отображение план-факта учета объектов основных фондов с цветовым выделением активных позиций, что позволяет отслеживать ход проведения инвентаризации;
• назначение мест хранения или установки оборудования и пр., также можно к каждой единице ОС указать разных материально ответственных лиц;
• инвентаризация малоценных объектов учета с возможностью указания их количества;
• «пакетная» передача — выгрузку информации в базу данных (БД) предприятия осуществляют как по Wi-Fi, так и посредством подключения оборудования к ПК или ноутбуку через USB-порт.

При использовании программы для инвентаризации товара или объектов ОС, промаркированных RFID-метками, пользователи могут искать интересующие их объекты учета с помощью звукового или визуального оповещения: чем ближе подойти к нужному идентификатору, тем интенсивнее станут сигналы.

Еще одно программное решение от компании Сканпорт — ПО DataMobile. Подходит как для инвентаризации продукции или ОС, так и для автоматизации складского учета в целом. Программа позволяет:

• вести учет ТМЦ по серийным номера, штрихкодам или RFID-меткам (в версии DataMobile RFID);
• идентифицировать продукцию и проверять соответствие информации о ней;
• организовывать адресное хранение товаров;
• следить за приемкой, отпуском и перемещением товарных позиций;
• формировать отчетную документацию по заданным шаблонам, а также редактировать их непосредственно в ТСД;
• следить за комплектацией товаров при отгрузке и/или хранении;
• учитывать несколько штрихкодов на одной продукции;
• добавлять непосредственно из терминала новые товарные позиции в номенклатуру товароучетного ПО;
• загружать шаблоны этикеток, формировать идентификаторы и отправлять их на печать с ТСД.

ПО DataMobile представлено в нескольких версиях: Стандарт, Стандарт PRO, Online Lite и Online. Каждая из них имеет свой набор функций, который соответствует предприятиям с определенными типовыми задачами. К примеру, для инвентаризации и анализа работы большого склада потребуется расширенная версия программы, в то время как для магазина формата «у дома» будет достаточно DataMobile Стандарт.

Кроме того, компания Сканпорт предлагает готовые решения для автоматизации учета алкогольной продукции — DataMobile ЕГАИС, маркированных товаров — DataMobile Маркировка, продукции с RFID-метками — DataMobile RFID.

Программные решения DataMobile и DM.Invent имеют параметрические настройки и не требуют от пользователя знаний основ программирования или других специфических навыков. Для того чтобы начать работать с ПО, достаточно поставить «галочки» возле нужных параметров и сохранить внесенные изменения.

Учет компьютерной техники в Excel. Инвентаризация компьютеров сети

Доброго времени суток, друзья. Тем из вас, кто начинал свой долгий и слажный путь в мир системного администрирования с обычного, ничем не примечательного эникея наверняка знакома ситуация, когда ты желая поднять баблишка, носишься, как угорелый по малым и средним предприятиям своего города, обслуживая 10, 20, а где-то порою и 30 машин в каждой отдельно взятой конторе.

Во всём этом хаосе частенько забываешь, какое имя присвоено на том или ином сервере, к какой тачке подключен общий принтер, какая учётка сотрудника, что там за ОСь и прочие сведения, обладая которыми иногда можно ускорить дурную работу раз в 10.

В данном видео, я не буду рассматривать такие узконаправленные программы для учёта компьютеров, как 10-Страйк или Total Network Inventory. Да, они отлично подходят для инвента оборудования крупных и средних предприятий, готовых инвестировать в IT-службу.

Но, как показывает фидбэк в комментах, большинство подписчиков всё же трудятся в, мягко говоря, не особо зажиточных провинциальных конторках. Имеющих средства только на лицензионный Windows, офис и в лучшем случае на бюджетненький антивирус.

Поэтому давайте будем отталкиваться от наших суровых реалий, а не выдумывать космические корабли. Сегодня я на практике покажу, каким образом можно произвести инвентаризацию компьютерной техники в вашей сети обладая только базовыми навыками работы в Excel, ручкой, листком бумаги и располагая изрядной долей энтузиазма. Погнали.

Шаг 1. Создаём в папке на облаке новый Excel’евский документ «Учёт компьютеров».

Шаг 2. Открываем его и переименовываем основной лист в «Компьютеры». Далее создаём дополнительные листы: Принтеры, Серверы, Телефоны, Камеры. Этого вполне достаточно для начала. Больше на вас вряд ли повесят в первое время.

Шаг 3. На первом листе, там, где у нас планируется учёт компов присваиваем имена столбцам в следующем порядке. «Номер». Тут будем указывать инвентарный номер рабочего места. Как правило номера на мониках и системниках совпадают, но если это не так, то тупо будет писать оба варианта.

Далее «Учётка». На каждом предприятии, если ПК находится не в общем пользовании, за ним закреплён сотрудник работающий под определённой учёткой. Доменной или локально это уже другой вопрос, но учётка есть. Я рекомендую сразу фиксировать эту информацию. В будущем она обязательно пригодится.

Третий столбик, я обычно делаю «Last pass» или последний известный мне пароль от этой учётки. Если политика домена настроена на частую смену, то конечно особо не поможет, но если частенько бегаете по машинам, накатывая узкоспециализированный софт, то пригождается.

«ФИО сотрудника» — тут всё понятно. Лучше сразу выяснить эту информацию и обращаться к коллегам по имени/отчеству. В коллективе будут ещё легенды ходить о вашей вежливости. Обязательно «Должность». Хотя бы для того, чтоб различать в новой конторе, зам. перед вами или уборщица. Хотя лично я считаю, что от последних толку гораздо больше.

«Имя ПК» в сети. Идеально, когда они присваивались в соответствии с какой-то логикой. Например, исходя из названия отдела. Хуже – когда по фамилиям или должности. Текучка и всё такое. «Сеть». Если тачка в домене – пишем здесь его полное наименование, если в рабочей группе – тоже отмечаем сей факт.

«ОС» — версия операционки и разрядность. «ОЗУ» — объём и тип оперативки. «ЦП» — выписываем из свойств процессор и частоту. Если в конторе несколько корпусов, то указываем в каком именно здании расположен компьютер. Те, кто сталкивался с тем, что ищешь комп в одном месте, а он оказывается на другом конце города поймут.

Дальше номер кабинета и полное название отдела. Если работаете по звонкам или заявкам в первое время бывает сразу теряешься, куда бежать. «Принтер». Один из самых важных пунктов. Тут фиксируем какое устройство использует для печати данный компьютер. Сетевой ли это принтак или же локальный подключенный по USB. Если сетевой, то пишем имя зашареной тачки или IPшник, если это какая-нить Kyocera.

И последний пункт на данном листе – это «Пожелания». Актуален только при первом обходе, который нам предстоит сделать в ближайшее время. Ну или если вы ооочень чуткий админ, регулярно прислушивающийся к проблемам своих юзверят. Я таких, признаться за практику ещё не встречал, но если вы из тех, то в этом пункте фиксируете все хотелки и нытьё.

Шаг 4. Печатаем всю эту историю с пустой таблицей и шапкой и отправляемся делать первый обход по конторе. Знакомимся с сотрудниками, рассказываем о себе и по ходу дела фиксируем все интересующие нас данные.

Параллельно возьмите с собой пару чистых листков и накидайте схематично расположение компьютеров в кабинетах. В следующем уроке мы будем работать над электронной картой сети предприятия, поэтому, если ты ещё не подписался на канал, то сейчас самое время сделать это. Нажмёшь колокольчик и ролик 100% появится в твоей ленте, братишка.

Ну а мы возвращаемся к основной теме. После того, как вы со всеми перезнакомитесь и заполните данные с 1 листа, выделяем все пункты в шапке и применяем фильтр. С помощью этой функции, мы можем производить элементарную сортировку оставляя в списке только компьютеры из определённого кабинета.

Или те, которые до сих пор работают на 7ке и поры бы уже перевести их на 10ку. Когда руководство спросит, какие машинки нужно обновить в первую очередь, вы просто откроете на ноуте эту таблицу, кликните несколько раз по фильтрам и сразу дадите обоснованный ответ.

Шаг 5. Ну а мы переходим ко 2 листу. Принтеры. Тут информации поменьше, но она не менее важна, если вы эникейщик. Ведь принтеры – это самый геморрой в этой работе. Особенно, если на вас каким-то образом повесят заправки. Но если вы ещё не подвязались на это, то мой совет – шлите подальше руководство если предложат.

Пускай подписывают договор со сторонним сервис и все вопросы по заправкам и ремонтам – туда. Но это лишь идеальный совет. В жизни, как правило, если сильно ноют – то заправляешь. Ладно. Тут важно знать инвентарный номер принтера, IP-шник если он сетевой или же имя тачки, к которой он подключён.

Полное название. Марка, модель, все дела. Тип. МФУшка или просто принтак. Кабинет, в котором он располагается и самое главное — картридж. Справа можете создать дополнительную табличку и фиксировать сколько таких картриджей есть в запасе и сколько сейчас на заправке. Для оперативного реагирования и оповещения пользователей – самое то.

Шаг 6. Следующая страничка – «Серверы». В первое время я бы не стал спешить с внесением изменений в их настройках, но со временем вам в любом случае придётся заниматься их конфигурированием. Так что лучше выяснить минимальную информацию, как можно скорее.

Речь идёт о сетевом имени, IP-адресе, месте расположения. Также не лишним будет выяснить, что там внутри по железу, какая установлена ОСь и какие функции вообще выполняет тот или иной сервер в данной конторе.

Возможно, какой-то из старичков уже давно не справляется с возлагаемыми задачами и потребует модернизации в самом ближайшем будущем. Обязательно выясните это, прежде чем грянет гром.

Шаг 7. С базой в принципе закончили. Что ещё на вас могут повесить? Если контора средних размеров, то велик шанс столкнуться с IP-телефонией. АТСки давно не редкость и если уж придётся ковыряться – то инфы в инете предостаточно. Да и мануалы к ним, как правило путные.

В первое время ваша задача выяснить внешние и внутренние номера кабинетов, а также отдельно взятых сотрудников. Также неплохо узнать номерки внешних провайдеров. Мне не раз приходилось взаимодействовать с техподдержкой наших местных товарищей. Благо всегда удачно.

Шаг 8. И последняя лямка, которая со 100% вероятностью перейдёт в ваше распоряжение, если вы начинающий эникей – это видеонаблюдение. От монтажных работ и проведения, в случае девственности предприятия в этом вопросе, до обслуживания и хранения бэкапов.

[1]

Тут к основным моментам относится месторасположения, тип камеры и её номер. Камеры, как известно бывают аналоговые и IPшки. Последние удобнее, современнее и проще в настройке. С первыми больше гемора. Но т.к. в большинстве контор они давно проведены и стабильно работают, приходится обслуживать, что называется по факту.

Такие дела, малята. Ссылочку на макет такого учёта компьютерной техники в Excel оставлю в описании. Предвидя комменты, что мол это не современно и давно уже есть крутые комплексные решения для мониторинга и инвентаризации аля Zabbix, отвечу.

Ребятушки, мне по*уй на понты. Если я работаю в конторе недолго. И чувствую, что денег у них не особо много, но при этом нужно удобное, я подчеркиваю, удобное решение, которое сработает здесь и сейчас. Без долгой настройки, раскидывая агентов и прочих танцев с бубном, то вот оно.

С этим реально можно работать и использовать на практике. Потому что система проверена временем. Я за свой век накидывал такую таблицу уже для стольких контор, что не счесть. И каждый следующий админ, говорил большое спасибо.

Это как дневник тренировок в качалке. Я ещё не разу не видел реально здоровых ребят, которые накачались бы ведя дневничок в смартфоне. Самые лютые и большие типы – всегда калякают ручкой в засаленных школьных тетрадях в клетку. Если будете в зале – обязательно обратите внимание. Олдскул решает.

Ну и к тому же, никто не заставляет вас окончательно останавливаться на этом варианте инвентарки вашей сети. Если поймёте, что вы в этой шараге надолго, то внедряйте хоть Zabbix, хоть Total Inventory. Мне в своё время нравился отдельный модуль в FPinger’е. Там же и карту накидывал.

Кстати, о карте. Следующий урок я посвящу именно этой теме. Будем пошагово учиться рисовать адекватную электронную карту сети исходя из тех данных, что мы зафиксировали на этапе учёта. Причём делать всё будем, как это водится из говна и палок.

Но при этом так, чтобы не стыдно было передать следующему админу, оставив после себя добрую память. Авторитет в сообществе — это важно. Друзья, на этом у меня всё. Обязательно напишите в комментах, каким инструментом для учёта пользуетесь вы.

В идеале, если он будет бесплатный. Тогда я смогу сделать отдельный обзор. Если впервые забрели на канал – то не забудьте кликнуть на колокольчик. С олдов, как обычно, по лайку. Всем удачи, успехов, отличного настроения. Не болейте и главное, никогда не выдумывайте космических кораблей, если того не требует ситуация. До новых встреч, друзья.

Проведение инвентаризации

Теперь необходимо более детально разобрать процесс проведения инвентаризации, а также его нормативное оформление на предприятии (в организации).

Состав работ

Каждая инвентаризация в зависимости от целей ее проведения имеет ту или иную наполненность. Состав работ, которые должны будут проводится именно в этот раз, определяется руководителем организации, на балансе которой находятся компьютеры. В перечень работ могут входить такие моменты:

• пересчет единиц техники;
• сверка инвентарных номеров;
• сверка зарегистрированных мест расположения той или иной техники в кабинетах организации;
• анализ необходимости списания той или иной техники по старости и моральной изношенности;
• проверка качества работы операционной системы компьютеров;
• анализ эффективности использования краски на катриджах для распечатывания;
• проведение проверки компьютеров специальными программами либо по сети.

Постановление и приказ

Для проведения инвентаризации на предприятии издается приказ руководителя организации. Основные реквизиты данного приказа таковы:

• сверху указывается название юридического лица;
• чуть ниже пишется слово «Приказ»;
• на следующей строчке слева ставится дата регистрации документа, а справа его номер;
• на следующей строке прописывается название города, на территории которого расположено данное юридическое лицо;
• ниже пишется название приказа. Чаще всего это слова «О проведении инвентаризации»;
• в преамбуле указываются основные нормативные акты, которыми регулируется процесс проведения проверки, а также главная цель планового или внепланового контроля;
• пункт №1- констатация необходимости организации инвентаризации компьютерной техники или другого имущества по состоянию на определенную дату;
• в пункте 2 приказа обычно прописывается состав членов комиссии;
• необходимо прописать также перечень материально ответственных лиц, которые также обязаны принимать участие в контрольных действиях; и порядок оформления итогов проверки.

Правила

Основные правила проведения инвентаризации таковы:

• четкое следование нормам нормативных актов;
• проведение детальной проверки всех объектов, которые прописаны в приказе, и находятся на балансе;
• присутствие всех членов инвентаризационной комиссии во время проверки.

Если хотя бы один из членов комиссии будет отсутствовать, то результаты проверки могут быть признаны недействительными.

Этапы

Основные этапы проведения проверки таковы:

• подготовка. Основные элементы данного этапа:
• подготовка приказа;
• определение цели и предмета инвентаризации;
• определение состава комиссии для проведения проверки;
• планирование срока проведения;
• действия по проведению. В рамках этого этапа будут проводится физические действия по пересчету и проверке наличия ТМЦ. Кроме этого, как известно, на компьютеры устанавливаются лицензионные программы, которые тоже приобретаются за деньги компании. Именно поэтому логично использовать специальные методы инвентаризации программного обеспечения:
• с помощью программы;
• по локальной сети.

Инвентаризация с помощью программы может помочь проверить:

• правильность учета компьютеров и другой оргтехники на предприятии;
• наполненность программного обеспечения ПК с помощью специального сканирования всех систем;
• проверить скорость работы компьютера;
• отследить использование всех важных программ, которые необходимы для работы сотрудников;
• проверить геоданные и многие другие функции.

В сети проводится инвентаризация компьютеров также специальными программами, технические возможности которых позволяют:

• вести учет всей техники, которая находится на предприятии;
• анализировать наличие и работу программного обеспечения на всех ПК;
• проверять систему на предмет вторжения со стороны.

Последний этап инвентаризации компьютеров — составление акта про инвентаризацию, который должны подписать все члены комиссии.

Акт инвентаризации

В данном акте должна быть указана следующая информация:

• дата проведения проверки;
• состав комиссии вместе с подписями членов комиссии;
• результаты проведения:
• количество объектов в наличии;
• данные про работу и использование программного обеспечения;
• другая важная информация;
• выводы по результатам:
• все объекты на месте, проблем и сбоев не выявлено;
• если есть расхождения с данными бухгалтерского учета, то необходимо объяснить причину этих расхождений и указать перечень лиц, виновных в возникновении недостачи;
• методы решения проблемы (как компенсировать выявленную недостачу, что делать с излишками).

Программа для такой инвентаризации рассмотрена в этом видео: