Справочник по делопроизводству архивному делу и основам работы на компьютере

Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на ПК. 10-е изд. Павлюк Л.

В настоящем справочнике работа с документами представлена согласно ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденному Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №65-ст.ГОСТ Р 6.30-2003 в книге носит рекомендательный характер.В справочнике рассмотрены основные виды документов, принципы работы по их исполнению и подготовке для передачи на архивное хранение.Основы работы на компьютере дают представление о возможностях использования современных ПК в делопроизводстве.

Если вы уже читали эту книгу,
пожалуйста, поделитесь вашим мнением.

Написать первый отзыв x Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь на сайте, чтобы оставить отзыв и получить возможность заработать 15 бонусов в бонусной программе

отзыв написан к товару, который вы покупали в нашем интернет-магазине;
отзыв длиной более 300 букв;
отзыв был утвержден модератором.

Правила модерации

Отзыв должен быть уникальным и содержательным: копировать отзывы целиком или частями с других сайтов нельзя.

Нецензурная брань запрещена.

Отзыв должен относиться к товару, на который он написан.

Пересказ аннотации, содержания, занимающие большую часть отзыва, не допускается.

Ссылки, почтовые адреса и личные данные публиковать в отзывах нельзя.

Мы не одобряем спойлеры.

О чем идет речь

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но документоведение — дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

общим — касающимся основной деятельности компании;
кадровым — для документации по личному составу, ведется отделом кадров;
секретным — встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения;
электронным — когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить делопроизводство (для чайников) несложно. Начать необходимо с самого важного и основополагающего документа — номенклатуры дел.

Стандарты

В соответствии с российским законодательством, процедура передачи официальных бумаг в архив регламентируется ГОСТ Р 7.0.8-2013. Через 12 месяцев после окончания делопроизводственного процесса документы в обязательном порядке передаются в архив с соблюдением всех правил и требований. Подготовку по передаче могут совершить сами сотрудники производства или стороннее предприятие.

ГОСТ 2013 архивного дела и делопроизводства содержит определения основных, наиболее распространенных терминов, которые употребляются в этой сфере. В документе можно увидеть как самые общие термины — бланк или опись, так и узкоспециализированные, например гриф ограничения к доступу.

Помимо этого, ГОСТ делопроизводства и архивного дела содержит в себе дефиницию (истолкование) терминов, которые относятся к области организации работы с документами, документирования и другим делопроизводственным течениям.

Типы документов.

Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере : Формуляры — образцы док. ОРД. Орг. раб. с док. Система делопроизводства на предприятии. Орг. арх. дела. Компьютер. обеспечение делопроизводства

Павлюк Л. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере : Формуляры — образцы док. ОРД. Орг. раб. с док. Система делопроизводства на предприятии. Орг. арх. дела. Компьютер. обеспечение делопроизводства / Л.В. Павлюк, Т.И. Киселева, Н.И. Воробьев. — 3-е изд., перераб. и доп. — М. ; СПб. : Герда, 1999. — 302,[1] с. : ил. ; 24 см

Штатное расписание от «А» до «Я»

На бесплатном семинаре учебного Центра «Специалист » при МГТУ Баумана рассматривается проблема разработки и внедрения штатного .

Помогите сайту стать лучше, ответьте на несколько вопросов про книгу:
Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере : Формуляры — образцы док. ОРД. Орг. раб. с док. Система делопроизводства на предприятии. Орг. арх. дела. Компьютер. обеспечение делопроизводства

Объявление о покупке
Книги этих же авторов
Наличие в библиотеках
Рецензии и отзывы
Похожие книги
Наличие в магазинах
Информация от пользователей
Книга находится в категориях

Урок 1. Ввод исходящей корреспонденции. Документооборот и делопроизводство от KostanaySoft

демо-версию ПО «Документооборот» можно скачать по ссылке http://www.kostanaysoft.com/load/1-1-0-13 #Документооборот #КадровыйУчет .

Особенности конфиденциального делопроизводства. Часть 1

Из вебинара вы узнаете понятие и виды конфиденциальной информации, а также получите инструкцию по конфиденциальному делопроизводству.

Специфика внедрения систем электронного документооборота

Вебинар рассказывает о специфике внедрения систем электронного документооборота, вопросах формирования нормативных документов по .

санитарный день: последний день месяца
Пн: 10:00-17:45
Ср: 10:00-17:45
Чт: 10:00-17:45
Пт: 10:00-17:45
Сб: 10:00-17:45
Вс: 10:00-17:45

—> —> Калужская область, Калуга городской округ, Калуга, Ленинский округ, Куровской м-н
Шахтёрская, 3г
Расположение на карте

санитарный день: последний вт месяца
Вт: 12:00-22:00
Ср: 12:00-22:00
Чт: 12:00-22:00
Пт: 12:00-22:00
Сб: 12:00-22:00
Вс: 12:00-20:00

cbsuvao.ru/
Вконтакте: https://vk.com/lib_uvao
Инстаграм: https://instagram.com/lib_uvao
Facebook: https://facebook.com/libuvao
Твиттер: https://twitter.com/@lib_uvao

Пн: 09:00-13:00 15:00-17:00
Вт: 09:00-13:00 15:00-17:00
Ср: 09:00-13:00 15:00-17:00
Чт: 09:00-13:00 15:00-17:00
Пт: 09:00-13:00 15:00-17:00

Методология делопроизводства

Как добиться максимальной эффективности от знакомого уже всем инструмента автоматизации рабочих процессов и документооборота?

1С:Документооборот Делопроизводство. Лекция 10. Документооборот: основные этапы

Документационное обеспечение управления. Лектор — Наталья Черепанова. Образование для всех. © Телекомпания СГУ ТВ, 2004. Другие лекции .

Образование для всех Основные направления деятельности секретаря руководителя (Апанасенко О.Н.)

Западно-Сибирский МОЦ Эффективные системы документационного обеспечения

В поисках совершенства. Или история о том, как создать эффективные системы документационного обеспечения. Сегодня, в большинстве компаний .

санитарный день: последний день месяца
Пн: 10:00-17:45
Ср: 10:00-17:45
Чт: 10:00-17:45
Пт: 10:00-17:45
Сб: 10:00-17:45
Вс: 10:00-17:45

санитарный день: последний вт месяца
Вт: 12:00-22:00
Ср: 12:00-22:00
Чт: 12:00-22:00
Пт: 12:00-22:00
Сб: 12:00-22:00
Вс: 12:00-20:00

cbsuvao.ru/
Вконтакте: https://vk.com/lib_uvao
Инстаграм: https://instagram.com/lib_uvao
Facebook: https://facebook.com/libuvao
Твиттер: https://twitter.com/@lib_uvao

Пн: 09:00-13:00 15:00-17:00
Вт: 09:00-13:00 15:00-17:00
Ср: 09:00-13:00 15:00-17:00
Чт: 09:00-13:00 15:00-17:00
Пт: 09:00-13:00 15:00-17:00

Реестр корреспонденции

Подробная информация о программе для учёта документов и корреспонденции «ДокПартнер»: www.docpartner.ru Программа позволяет сформировать .

Программа для учёта документов ДОКПАРТНЕР

Как выбрать перспективного кандидата, если нет подходящих

Принимать соискателей, не соответствующих требованиям компании, приходится на разные должности: и на рядовые, и на позиции редких .

SpecialistTV

Презентация системы Архивное дело.

Презентация системы Архивное дело. Разработано компанией «ЭОС» (г.Москва) Компания «Ронси» (г. Екатеринбург) является партнером по УрФО и .

Василий Куминов

Вебинар «Организация документооборота в органах государственной власти в условиях удаленной работы»

Digital Design совместно с Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт) провел вебинар «Как организовать .

Digital Design

Работа, ч. 9. Внесение входящих и исходящих платежей

Семинар по работе в наших программах с платежами. Счета, выписки, касса, импорт из бухгалтерской программы.

АЛТИУС — ПО для строительных компаний

Практический вебинар по программе «Кадровый учет» 06.04.2018 г. Автоматизация отдел кадров

Оформить заявку на программы KostanaySoft удобно по ссылке https://forms.gle/H9iojVhTfDXSayZF7 ******************************** Урок 16. Трудовой .

KostanaySoft

IT-Enterprise.SmartManager как новый стиль работы в ERP-системе

IT-Enterprise.SmartManager как новый стиль работы в ERP-системе: процессное управление, корпоративный документооборот, адаптивный .

IT-Enterprise

Актуальные вопросы хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации

30.05.2019 в институте состоялся круглый стол по теме «Актуальные вопросы хранения, комплектования, учета и использования научно-технической .

Вебинар Особенности эксплуатации компонентов ViPNet Администратор 4 х

Сергей Набойщиков, ведущий специалист отдела технического сопровождения, рассказывает о решениях, необходимых Пользователям продукта .

ДипИФР — возможности для профессионального и финансового роста бухгалтера

Учёт.kz — Всё для бухгалтера в Казахстане

ПМ.02 Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации

для специальности среднего профессионального образования 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение.

ЭФФЕКТИВНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО НА ПРЕДПРИЯТИИ

Светлана Лоскутова

Заполнение справочников модуля Номенклатура дел ПК «Делопроизводство»

Описание заполнения справочников модуля Номенклатура дел ПК «Делопроизводство»

ЦИТ Белстата

Опыт создания различных СЭД на IBM Domino 2. Мигрируем в «облака

Доклад компании IBA Group на тему «Опыт создания различных СЭД на IBM Domino 2. Мигрируем в «облака» на DOCFLOW Украина 2013.

СЭД – не только делопроизводство. Опыт Р-Фарм. Practicum DIRECTUM

Вопреки расхожему мнению, современные СЭД хорошо справляются не только с классическим делопроизводством, им вполне под силу и предметные .

On-line семинар_1 — «1С: Документооборот КОРП для Украины». Новое в версии 1.3

On-line семинар и мастер класс: «1С:Документооборот» — эффективное управление документами и процессами предприятия. Тема 1: Функциональные .

Conto Video

Межведомственный электронный документооборот: от теории к практике

Для чего нужен межведомственный электронный документооборот? В чем преимущество МЭДО? Как МЭДО относится к системе электронного .

Презентация проекта «Школа Главного бухгалтера» Казахстан

Colloquium Group

Интеграция ЕСМ: один за всех и все за! Practicum DIRECTUM

http://www.directum.ru/webinar/ В рамках вебинара «Интеграция ЕСМ: один за всех и все за!» мы рассматриваем взаимодействие ЕСМ-системы с .

Внутренние документы. Номенклатура дел

Учет корреспонденции и регистрация входящей почты средствами СЭД XPD. Получите БЕСПЛАТНО демоверсию онлайн: .

XPagesDynamic

Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере : Формуляры — образцы док. ОРД. Орг. раб. с док. Система делопроизводства на предприятии. Орг. арх. дела. Компьютер. обеспечение делопроизводства. В книге говорится о том, как правильно составлять различные бланки, документы, дела. Также рассказывается, как работать со служебными записками, приказами, договорами и тому подобным. Подробно описана работа на компьютере, включая работу в текстовых редакторах, электронных таблицах и т. д. Даются уроки работы с архивными материалами и подготовки справок при приеме на работу. Предназначена для работников администрации, руководителей предприятий, учреждений, организаций, а также студентов.

Специфические вопросы документооборота

Вышеперечисленные темы актуальны для любого сотрудника от секретаря до руководителя. Но есть и узкоспециализированные, предназначенные для конкретных категорий специалистов:

Кадровые. Сюда входят правила ведения документов по личному составу, в том числе трудовых книжек.
Бухгалтерские. Здесь особое внимание уделяется арифметической проверке бумаг, таксировке (расчету такс), контировке (подбору бухгалтерских проводок под задокументированные операции).
Производственные. Тут особое внимание стоит уделить аналитическим отчетам по запасам, издержкам, динамике активов, хранению и товарообороту.
Секретные. Если деятельность организации подпадает под Закон РФ № 5485-1 от 21.07.1993, то делопроизводство должно вестись с учетом соблюдения государственной тайны.

Есть специфика ведения документов в каждой конкретной отрасли (промышленность, торговля, строительство и т. п.).

Создание документов

Ответственность за составление и оформление исходящих (отправляемых) документов возлагается на сотрудников, подготовивших данные документы. Функции делопроизводственной службы в отношении создания документов следующие:

разработка образцов бланков (письма, приказа, распоряжения, акта, протокола и др.) и утверждение их в составе инструкции по делопроизводству или отдельно приказом;

определение порядка подготовки и оформления документов и утверждение его в составе инструкции по делопроизводству или отдельно приказом;

оказание методической помощи сотрудникам организации и обучение их правильному оформлению документов.

Нормативные акты по делопроизводству не регламентируют внешнее оформление документов, поэтому допускается проявить некоторую инициативу и установить правила, наиболее подходящие вашей организации. Тем не менее в этом вопросе стоит ориентироваться на рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Оформленные документы в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации передаются на регистрацию. Специалист службы делопроизводства не несет ответственности за содержание документа и проверяет только правильность оформления. При этом следует проверить:

подпись документа лицом, имеющим на это право согласно принятому в организации распределению обязанностей;

Кадровое делопроизводство

Учебник «Кадровое делопроизводство», издание 3-е, переработанное и дополненное

Читать

В учебнике последовательно, на основе новейшей законодательной, нормативно-правовой и методической базы показаны все аспекты работы кадровой службы с документами – с момента их получения или создания до сдачи личных дел в архив.

Авторы:

С. Л. Кузнецов – кандидат исторических наук, главный редактор журнала «Делопроизводство», автор более 150 публикаций, нескольких книг и учебных пособий по документационному обеспечению управления. Более 20 лет читает лекции и консультирует организации по вопросам внедрения современных технологий управления документами.

С. А. Глотова – кандидат исторических наук, доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов ИАИ РГГУ. Автор учебников, статей, методических и справочных материалов по ДОУ и кадровому делопроизводству.

Год выпуска: 2020

Подписано в печать: 14 июля 2020 года

Справочник по кадровому делопроизводству для работников организаций

Читать

В книге рассмотрены управленческие ситуации, в рамках которых создаются и применяются кадровые документы, определены особенности их оформления, порядок их составления и работы с ними:

организация деятельности кадровых служб, регламентация кадрового делопроизводства;
применение профессиональных стандартов в деятельности кадровых подразделений;
разработка и оформление обязательных документов кадровой службы, особенности их разработки и оформления;
документирование трудовых отношений с работниками;
организация работы с документами по личному составу.

Кроме общей информации издание содержит ответы на частные вопросы, которые могут возникать в практической работе специалистов кадровых служб.

Автор:

Год выпуска: 2018

Подписано в печать: 27 сентября 2018 года

Документационное обеспечение деятельности кадровой службы

Читать

Данное издание предназначено для работников кадровых служб всех уровней и служит целям информационной поддержи их деятельности, повышения правовой грамотности в сфере кадрового делопроизводства. В книге рассмотрены управленческие ситуации, в рамках которых создаются и применяются кадровые документы, определены особенности их оформления, порядок их составления и работы с ними.

Кроме общей информации, в издании уделено внимание частным вопросам, которые могут возникать в практической работе специалистов кадровых служб.

В книжном издании раскрываются следующие вопросы:

организация деятельности кадровых служб, регламентация кадрового делопроизводства;
применение профессиональных стандартов в деятельности кадровых подразделений;
обязательные документы кадровой службы, особенности их разработки и оформления;
документирование трудовых отношений с работниками;
постановка работы с документами по личному составу.

Автор:

Год выпуска: 2018

Подписано в печать: 14 декабря 2017 года

НАЦИОНАЛЬНЫЕ СТАНДАРТЫ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Правовые основы стандартизации в России, в том числе функционирования национальной системы стандартизации, определены Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 162-ФЗ).

normativnaja_baza

Национальные стандарты в сфере делопроизводства разделяют на три группы: терминологические, оформления документов, управления документами (см. Схему 1). Отметим, что в третью группу входят национальные стандарты, идентичные международным стандартам, которые разработаны подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 Международной организации по стандартизации – International Organization for Standardization. Аббревиатура этой организации включена в названия международных стандартов. Именно поэтому в названии наших национальных стандартов, которые идентичны международным, присутствует транслитерированная аббревиатура – ИСО.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Специалистам по делопроизводству при разработке нормативных документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, регламентов, правил, положений) приходится обращаться к терминологическим стандартам и словарям.

normativnaja_baza

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013) – это терминологический стандарт. Его задача – установить один термин в одном толковании для обозначения одного (определенного) понятия. Количество терминов, с которыми можно провести такую работу в любой предметной области, весьма ограничено.

Задача терминологического стандарта – не только зафиксировать термины, обозначающие понятия, но и дать им определения. Термин лишь называет понятие, а содержание понятия раскрывает его определение. Самое важное требование к определению термина – включать в определение только существенные признаки, то есть такие, которые отличают одно понятие от других, стоящих в ряду с ним. Попытки включать в определение не только существенные признаки приводят к размыванию определения.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 – не первый стандарт с терминологией. Он заменил ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». В действующем стандарте появилась терминология, связанная с применением информационно-коммуникационных технологий, раскрыты такие понятия, как электронный документ, аутентичность и целостность электронного документа, метаданные и т.д.

Терминология в ГОСТ Р 7.0.8-2013 размещается в трех разделах:

В раздел «Общие понятия» включены термины, в равной мере используемые в делопроизводстве и архивном деле.
В раздел «Делопроизводство» входят два подраздела: «Документирование» и «Организация работы с документами».
В раздел «Архивное дело» включены подразделы «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архива», «Научно-информационная деятельность архива».

Термины пронумерованы и расположены в систематизированном порядке, отражающем связи и отношения между ними в соответствующих предметных областях. Все термины пронумерованы.

Для большинства понятий установлен один стандартизированный термин.

normativnaja_baza

Если термин имеет синонимы, они указаны после основного термина и набраны курсивом (в отличие от стандартизованного термина, который имеет полужирное начертание).

normativnaja_baza

Если термин имеет устойчивую аббревиатуру, она указана после полного наименования, а вариативные части терминов заключены в скобки (при использовании термина его часть, заключенная в скобки, может быть опущена).

normativnaja_baza

Термины-синонимы, не рекомендуемые к применению, приведены в скобках после стандартизированного термина и имеют отметку «нрк».

normativnaja_baza

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Стандартом, устанавливающим правила оформления документов, является ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяются на организационно-распорядительные бумажные и электронные документы (далее – ОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и другие ОРД, образующиеся в деятельности любой организации.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет:

состав реквизитов, используемых при подготовке ОРД;
правила оформления реквизитов, в том числе с применением информационных технологий;
виды бланков документов, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе.

В положениях Примерной инструкции по делопроизводству и Правил 2019, описывающих документирование деятельности, есть ссылки на положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которых описаны состав реквизитов, применяемых при оформлении документов, правила их оформления, требования к бланкам документов. То есть все органы власти и организации, которые разрабатывают свои внутренние нормативные документы на основании Примерной инструкции по делопроизводству и Правил 2019, обязаны соблюдать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»

Стандарты управления документами помогут организации выстроить систему управления документами, которая будет функционировать как управленческая система (система менеджмента), нацеленная на постоянное улучшение. Основной национальный стандарт в управлении документами – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (далее – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019) идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2016 «Information and documentation. Records management. Part 1: Concepts and principles», IDT.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 определяет понятия и принципы создания, ввода документов в систему и управления ими. Во введении к стандарту отмечена важнейшая роль документов, во-первых, как свидетельств деловой деятельности, во-вторых, как информационных активов организации. Также подчеркнуто, что создание и хранение документов в цифровой среде открывает новые возможности для использования документов, поскольку цифровая среда обеспечивает большую гибкость средств управления документами. Наряду с этим новые модели ведения деловой деятельности повышают ответственность специалистов в отношении документов, требуют от них знания нормативной среды, понимания возможных рисков для документов, а также понимания внешних и внутренних потребностей не только самой организации, но и требований государственных структур, запросов общественности, клиентов.

Основное назначение ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 – определить понятия и принципы, на основе которых разрабатывают подходы к созданию, вводу в систему и управлению документами и которые в совокупности составляют систему управления (систему менеджмента) документами.

Положения стандарта рассматривают:

документы, метаданные к документам, документные системы;
политику управления документами, ответственность за документы, мониторинг и обучение эффективному управлению документами;
анализ деловых процессов;
средства (процессы) управления документами;
процессы жизненного цикла документов с момента создания документов, ввод их в систему и последующее управление ими.

ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» и ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования»

ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» (далее – ГОСТ Р ИСО 30300-2015) и ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» (далее – ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301) также описывают систему управления документами. Эти два национальных стандарта идентичны международным стандартам ISO 30300:2011 «Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary». IDT и ISO 30301:2011 «Inforniation and documentation. Management system for records. Requirements». IDT соответственно.

В этих национальных стандартах детально и всесторонне рассмотрены отдельные аспекты управления документами и установлены требования к системам управления документами. Они входят в состав национальных стандартов систем менеджмента и разработаны в целях обеспечения совместимости с этими стандартами на основе применения общих элементов и методологии менеджмента.

Термином «система управления документами» в ГОСТ Р ИСО 30300-2015 обозначают одну из систем управления (менеджмента) организации.

В ГОСТ Р ИСО 30300-2015 отмечено, что эффективность организации во многом зависит от внедрения и поддержания системы управления, которая обеспечивает постоянное улучшение деятельности и отвечает потребностям всех заинтересованных сторон. Системы управления обеспечивают методологию принятия решений и управления ресурсами для достижения целей организации. Неотъемлемая часть любого вида деятельности или делового процесса организации – процессы создания документов и управления ими. Благодаря документам обеспечивается результативность деловой деятельности, контроль за деятельностью, управление рисками. Массивы документов – это ценные информационные ресурсы, коллективная память, с помощью которой возможно отвечать на вызовы внешней среды.

Стандарты системы управления документами разработаны для организаций всех видов независимо от структуры и численности персонала в целях оказания помощи по внедрению эффективной системы управления документами, обеспечению ее функционирования и постоянного улучшения. Система управления документами позволяет осуществлять управление документами в организации в соответствии с установленной политикой и целями, а также обеспечивать достижение этих целей. Для этого в рамках системы управления документами обеспечивается управленческий процесс, включающий:

распределение функций и ответственности;
процессный подход к деловой деятельности;
измерение и оценку;
анализ и улучшение.

Стандарты системы управления документами предоставляют инструментарий для руководства организации по применению системного и контролируемого подхода к работе с документами, основанного на применении лучшей деловой практики. Применение стандартов системы управления документами гарантирует, что в организации создаются официальные и достоверные документы, подтверждающие деловую деятельность, а также то, что они управляемы и доступны для тех, кому они необходимы в течение установленного времени.