Применение офисных программ в учебном процессе
С появлением в различных операционных системах офисных программ работа с документами на компьютере значительно упростилась. Современные офисные программы представляют собой целый комплекс совместимых между собой программных продуктов, позволяющих вносить и обрабатывать любую информацию.
Надо отметить, что и в операционной системе DOS существовало немало офисных программ, обладающих не меньшим функционалом, однако все они нацелены были, главным образом, на подготовку документов к печати.
Современные офисные программы позволяют поместить подготовленный материал в интернете, отправить по электронной почте и даже выложить в виде ролика на всеобщее обозрение.
Самым популярным офисным пакетом программ стал комплект Microsoft Office, а в качестве альтернативы чаще всего используется бесплатный пакет с открытым кодом Open Office. Оба пакета практически идентичны по своей функциональности, однако во втором, ввиду его бесплатности и открытости, имеются небольшие ограничения.
Поскольку самой популярной операционной системой для пользователей компьютеров PC является Microsoft Windows, предпочтительнее использовать офисный пакет Microsoft Office, обеспечивающий достаточно стабильную работу в этой операционной системе.
Офисный пакет Microsoft Office состоит из пяти основных программных продуктов: Word, Excel, PowerPoint, Outlook и Access. В состав продукта на сегодняшний день входят также OneNote, Office Web Apps и Publisher. В зависимости от потребностей можно установить только необходимый набор программ или весь комплект.
Обычные пользователи используют только две программы из этого пакета — Word — текстовый процессор и Excel — табличный процессор. Продвинутые пользователи могут использовать в своей работе PowerPoint — систему подготовки презентаций, Outlook — органайзер и почтовый клиент и Access — систему управления базами данных.
По сравнению с первыми версиями текстовый процессор Word претерпел значительные изменения. Теперь это не просто текстовый редактор с возможностью вставки фотографий, рисунков, графики, диаграмм и таблиц. На сегодняшний момент Word является мощным средством для подготовки документов, создания электронных книг и макетов для бумажных изданий.
В текстовом процессоре Word имеются средства для проверки орфографии на любом языке, перевода с любого языка на любой язык, форматирования текста, автозамены, автоподстановки, расстановки переносов и так далее.
Табличный процессор Excel позволяет разместить в ячейках данные и выполнить над ними различные операции: форматирование, преобразование, вычисление математических, статистических, финансовых, текстовых и прочих функций. Удобное размещение документа на нескольких страницах позволяет связать страницы ссылками и формулами, создать диаграммы и графики. Система работы с данными позволяет динамически подгружать необходимые данные из других таблиц и баз данных, в том числе и из глобальной сети интернет.
Программа PowerPoint это система для подготовки презентаций. Некоторые используют ее для подготовки документов к печати, например, поздравительных открыток, что не является целесообразным. Главное предназначение этого программного продукта это видеомонтаж различных материалов, включая аудио, видео и спецэффекты, в единую презентацию.
Программа Access является системой управления базами данных. По сути, это средство для разработки своеобразных интерпретируемых программных продуктов в среде Windows. Возможности программы практически не ограничены, с ее помощью можно достаточно легко, зная алгоритм, написать альтернативу таким популярным программным продуктам, как 1С:Предприятие или Турбо-бухгалтер. При помощи встроенных скриптов можно запрограммировать практически любые действия, выполняемые в операционной системе.
Пакет Outlook является расширением встроенного в операционную систему Windows почтового клиента Outlook Express и содержит органайзер для составления расписания, как на ближайшее время, так и на долгую перспективу.
Новый продукт OneNote представляет собой записную книжку, в которой удобно систематизировать и сохранять в одном месте информацию о проделанной или планируемой работе. При помощи ссылок можно связать все документы различного формата — видео, аудио, текст, таблицы, презентации — в единый документ.
Программа Office Web Apps предназначена для публикации в интернете документов из любого офисного продукта.
Программа Publisher предназначена для форматирования рисунков и документов перед печатью.
Все офисные программы можно расширить за счет применения встроенного языка программирования VBA (Visual Basic for Application).
Обзор возможностей Microsoft Office
Самым распространенным в мире офисным пакетом является Microsoft Office, это приложение установлено более чем на 95% персональных компьютеров. Это вполне понятно, ведь компания Microsoft является признанным мировым лидером в области компьютерных технологий, факт конкуренции почти полностью отсутствует. Пакет Microsoft Office включает программы: Word, Excel, Outlook, PowerPoint. Это сочетание программ идеально подходит практически для всех существующих видов обработки текстовых документов, изображений, таблиц, графических элементов и так далее. Сейчас уже невозможно представить себе персональный компьютер без пакета Office. Рассмотрим основные возможности данных программ.
Microsoft Word — это многофункциональная система обработки текстов, обладающая полным набором средств, необходимых для быстрого создания и эффективной обработки документов практически любой степени сложности.
Microsoft Word — настолько широко распространенный текстовый процессор, что его файловый формат (.doc) стал стандартом дефакто для всех разработчиков офисных приложений.
Word обеспечивает редактирование текста, предоставляя пользователю разнообразные инструменты форматирования (на уровне символа, абзацев и разделов).
Форматированием называется изменение внешнего вида текста, при котором не изменяется его содержание.
На уровне символа программа обеспечивает символьное форматирование (шрифт, размер шрифта, расстояние между символами, полужирный текст, курсив, подчеркивание, цвет текста и т.п.).
На уровне абзаца осуществляется форматирование абзаца (способ выравнивания, межстрочные интервалы, обрамление абзацев, заливка абзаца, создание маркированных списков и т.д.).
Программа также позволяет форматировать разделы, то есть участки документа, в пределах которых сохраняют свой формат колонки, колонтитулы, нумерация страниц, сноски, поля и некоторые другие параметры. Совокупность форматирования символов, абзацев и разделов, а также параметров страницы (размер, фон и т.п.) определяет информацию о макете документа.
Word значительно облегчает работу при форматировании документа, предоставляя возможность использовать стили.
Стиль — это именованный и сохраненный набор параметров форматирования. Стиль может определять шрифт, его размер, межстрочный интервал, способ выравнивания текста по краям и т.д. Определив стиль, можно быстро применить его к любому фрагменту текста документа. Форматировать текст с помощью стилей намного быстрее, чем изменять вручную каждый элемент форматирования.
Использование стиля гарантирует единообразие внешнего вида определенных элементов документа. При внесении изменений в определение стиля весь текст документа, к которому был применен этот стиль, изменится в соответствии с новым определением стиля. В Word есть целый ряд заранее определенных стилей, а также предусмотрена возможность создавать пользовательские. Кроме того, использование стилей позволяет автоматизировать такие процедуры, как составление оглавления и указателей.
Поддержка в Word формата файла XML позволяет сохранять резюме, отчеты и другие документы в этом формате, не нарушая при этом форматирования Word. При сохранении документа Word в формате XML создается единственный файл, что упрощает организацию общего доступа к файлу и работу с ним по сравнению с форматом HTML, когда изображения и другие файлы хранятся отдельно.
Microsoft PowerPoint — это популярная программа подготовки презентаций, которая широко используется бизнесменами, преподавателями, лекторами и служащими офисов. Широкое распространение этой программы изменило само представление о трудоемкости создания презентации. Всего 15 лет назад доклады и презентации сопровождались преимущественно бумажными плакатами, изготовление которых было весьма трудоемким и часто требовало услуг профессиональных чертежников. Обычно плакаты фотографировались и с них делались слайды, которые демонстрировались с помощью слайд-проекторов. Сегодня благодаря появлению программ типа PowerPoint оформление доклада самым качественным иллюстративным материалом занимает считанные минуты, кроме того, любой знающий человек, начиная от студента и заканчивая кандидатом технических наук, может сделать презентацию не только быстро, но и качественно.
PowerPoint позволяет создавать наглядные презентации, интегрируя текст, графику, видео и другие элементы на отдельных страницах, называемых «слайдами» по аналогии со слайд-проекторами, вышедшими сегодня из употребления благодаря внедрению компьютерных презентаций. PowerPoint дает возможность создавать слайды, содержащие перемещаемые таблицы и обтекающий текст, а также редактировать, демонстрировать и распечатывать слайды.
Переходы между слайдами при демонстрации презентации с компьютера могут быть анимированы различными способами. Можно анимировать также отдельные элементы на слайдах, чтобы привлечь к ним внимание аудитории. Как и в других программах, входящих в MS Office, PowerPoint предоставляет множество готовых вариантов дизайна и шаблонов содержания.
Microsoft PowerPoint позволяет транслировать презентации на широкую аудиторию через Интернет.
По мере развития Microsoft Office программа приобретала новые элементы, общие для всех приложений Office.
В PowerPoint существует также усовершенствованное средство просмотра (PowerPoint Viewer), позволяющее пользователям, у которых не установлен PowerPoint, ознакомиться с PowerPoint-презентацией. Авторы презентации могут включить «просмотрщик» (viewer) на этапе записи презентации на CD. Помимо этого, программа приобрела целый ряд новых функций. В частности, появилась возможность просматривать полноэкранные фильмы как PowerPoint-презентации.
Microsoft Outlook представляет собой мощное средство для работы с персональной информацией. Программа объединяет функции электронной почты, личного календаря, средств планирования, управления личной информацией (такой, как контакты и задания), создания специальных приложений для сотрудничества и совместного использования информации.
Outlook обеспечивает ведение списка контактов, позволяющего хранить данные об адресатах, а также вести журнал, в котором можно сортировать и находить документы Microsoft Office по времени работы с ними.
Программа Microsoft Outlook объединяет функции электронной почты, личного календаря, совместного планирования и управления личной информацией. Outlook можно использовать и для планирования групповой работы. Например, при работе в корпоративной сети можно посмотреть расписание свободного времени сотрудников, которых нужно пригласить на совещание, и автоматически выбрать наиболее удобное для всех время.
В последней версии программа существенно изменилась. Новый интерфейс обеспечивает расположение сообщений на экране в виде вертикального окна (так называемой газетной колонки).
Так же, в данный момент в пакете программ Office появились такие приложения, как One Note — по сути дела, компьютерный дневник, позволяющий вести личные записи, расчёты, создавать расписания, напоминания и т.д. Были созданы приложения, пока не имеющие себе аналогов — Info Path, например.
В любом случае, можно говорить, что компания Microsoft не сдаёт свои позиции и продолжает выпускать новые приложения офисного пакета, для того чтобы ещё больше упростить общение человека с компьютером, а также сделать это общение максимально полезным.
Пакет прикладных программ Microsoft Office
Прикладные программы часто объединяются в пакеты по роду деятельности пользователя. Наиболее популярным пакетом, предназначенным для решения задач автоматизации офиса, является Microsoft Office. Он представляет собой семейство прикладных программных продуктов, которое объединяет различные приложения в универсальную среду для работы с информацией.
Microsoft Office — пакет программных приложений, позволяющий пользователю выполнять практически все необходимые функции для создания и обработки как текстовой, так и числовой информации. Все входящие в данный блок прикладные программы обладают общим визуальным сходством, приемами работы, языковыми средствами, выражающимися в практически одинаковых меню, панелях инструментов и средствах настройки. Кроме того, эти программные средства взаимосвязаны между собой, что позволяет осуществить операцию внедрения объекта, созданного одним программным пакетом, в другой программный пакет, т. е. реализуют OLE-технологию. В настоящее время используются сразу две версии пакета Microsoft Office 2003 и Microsoft Office 2007. Последняя версия имеет существенные отличия в интерфейсе, организации доступа к командам, имеется новый пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent.
Поставка программного пакета Microsoft Office осуществляется в трех комплектациях: Office Стандартный 2007, Office Профессиональный плюс 2007 и Office Корпоративный 2007. Пакет Office Стандартный 2007 в основном предназначен для работы дома и на малых предприятиях. Входящий в него набор программ позволяет выполнять основные функции по созданию документов, электронных таблиц и презентации, осуществлять работу с электронной почтой, календарем и контактами. Office Профессиональный плюс 2007 имеет более мощных набор средств создания, управления, анализа и совместного использования данных. Он также включает в свой состав такие программы, как Access 2007 и Communicator 2007. Office Корпоративный 2007 является наиболее полным программным пакетом. Он создан на основе профессиональной и стандартной версий с добавлением двух программ: Microsoft Office Groove 2007 и Microsoft Office OneNote 2007. Они предоставляют возможности совместной работы, а также эффективного сбора, хранения, организации, поиска и совместного использования информации любых типов. Office Groove 2007 формирует многофункциональную, более безопасную среду для совместной работы в рамках группы независимо от местонахождения ее участников, при минимальной поддержке ИТ-специалистов. Office OneNote 2007 предлагает исчерпывающий набор возможностей управления информацией, поддерживающий содержимое практически любых типов, что позволяет рабочим группам быстрее добиваться лучших результатов.
С точки зрения функциональных возможностей данный блок программ можно разбить на три группы (рис. 4.2). Первая группа так называемые большие редакторы и основные программные компоненты, работающие как самостоятельный программный комплекс. Их в свою очередь можно классифицировать по функциональным возможностям на три подгруппы: редакторы, системы управления данными и бизнес-приложения. К первой относятся собственно редакторы: текстовый редактор Word, используемый для формиро-
Рис. 4.2. Структура программного пакета Microsoft Office
вания любых документов, электронная таблица Excel — для эффективной работы с числовой информацией, редактор создания презентаций Power Point, FrontPage средство для подготовки и редактирования Web-страниц. С помощью этих программных средств можно создавать как отдельные небольшие объекты, так и файлы, имеющие стандартные расширения.
Вторая группа программ реализует функции управления данными. В эту группу входят два компонента. Первый — система управления базами данных Access, используемая для подготовки структурированных информационных баз и имеющая специальные средства для обработки больших объемов данных, отбора информации по запросам, формирования отчетов. Второй — это диспетчер управления информацией Outlook, который организует управление данными личного и служебного характера с использованием средств электронной почты, планирования рабочего дня, личного календаря, организует коллективное использование данных в рамках определенных группах пользователей. Еще одна программа, которая может быть отнесена к данной группе OneNote 2007, — электронная записная книжка, которая помогает организовывать работу с текстами, изображениями, звуком и видео.
Третья подгруппа выделяется в составе Microsoft Office, начиная с версии 2003, и носит профессиональный характер, поскольку может быть востребована отдельными группами пользователей для ведения своего бизнеса. В нее входит такая программа, как InfoPath, используемая для разработки различных бизнес-форм, их заполнения и использования всеми работниками компании для организации бизнес-процессов и решения различных деловых задач. Другим программным средством является редактор Publisher, который использует широкий набор макетов и типов публикаций для создания профессиональных печатных публикаций (буклетов, рекламной продукции, визитных карточек и проч.), веб-публика-ций и электронных рассылок. В этой группе наибольшую популярность следует отдать Project, предназначеной исключительно для управления проектами. Для совместной работы пользователей над различными проектами как в локальной сети, так и в Интернет предназначен пакет Groove 2007.
Вторая крупная группа программ, входящих в состав Microsoft Office, представляет собой сервисные мини-программы. Основная их особенность состоит в том, что они работают внутри других программных комплексов, создают не самостоятельные файлы, а лишь отдельные объекты. Каждый из объектов может быть сохранен внутри любого из файлов, созданных большими программами со стандартными расширениями. Запуск мини-программ приводит либо к появлению специального диалогового окна, либо к возникновению новых пунктов меню и панелей инструментов. К сервисным приложениям относятся: программа для создания графиков Microsoft Graph, средство построения организационных и процессных диаграмм SmartArt (аналог данного объекта, используемый в более ранних версиях офиса OrgChart), редактор формул Equation Editor, средство для подготовки графических изображений заголовков и рекламных эмблем WordArt, мини-программа ClipArt Gallery, позволяющая использовать обширную коллекцию встроенных изображений и клипов.
На особом положении находится программа Photo Editor, в отличие от других она может загружаться как самостоятельный программный пакет, но с ее помощью готовые растровые изображения только просматриваются и редактируются, создавать изображения «с нуля» нельзя. Photo Editor — редактор рисунков — обладает возможностью изменения размеров, красок, возможность художественных эффектов (рельефное изображение, эффект погрузки в воду и т. д.). Обладает специальными эффектами (повышение, понижение контрастности изображения, создание негатива контура). Photo Editor позволяет работать с файлами наиболее популярных графических форматов.
И наконец, третья группа средств Microsoft Office — дополнительные программы, расширяющие возможности прикладных программ. Среди них можно выделить интересные встроенные компоненты, такие как Document Scanning и Document Imaging, предназначенные управление сканированием документов, их просмотра на экране, распознавания, перекомпоновки. Обычно для этих целей используются специальные программы, например FineRider, которые требуют дополнительных средств для лицензионного приобретения и установки. В третью группу также входят Microsoft Binder, позволяющее объединять документы из различных приложений Office и работать с ними как с единым проектом или книгой, средство Picture Manager, предоставляющее гибкие возможности для управления, редактирования и совместного использования рисунков, компонента для восстановления приложений, программа для создания цифрового сертификата (электронной подписи).
В настоящее время большая часть пользователей перешла на новую версию офисных приложений. Если ранее различия между версиями редко были заметны пользователю, то в версии Microsoft Office 2007 радикально изменен интерфейс практически всех приложений.
Компания Microsoft продолжает совершенствование программного обеспечения, в том числе и модифицирует офисный пакет. Новая версия пакета Office Professional Plus 2010 должна увидеть свет в первой половине 2010 г. В ней реализована система Outlook Social Connector, отображающая в почтовой программе Outlook события из социально ориентированных сервисов, служб Windows Live и проч. Кроме того, усовершенствован механизм работы с находящимися в буфере обмена Windows объектами. Разработчики сделали возможным предварительный просмотр добавляемых данных. Существенным изменениям подвергнут модуль подготовки документов к отправке на принтер. Новинка объединяет самые распространенные параметры печати, избавляя пользователя от необходимости перехода по нескольким диалоговым окнам. Office 2010 содержит новые средства редактирования фотографий, позволяющие не только производить обрезку картинок, но и удалять отвлекающий внимание фон, корректировать четкость, яркость и контрастность изображения, накладывать художественные эффекты и подписи. Новая версия предусматривает введение режима защищенного просмотра документов из потенциально опасных источников. В этом режиме блокируются действия вредоносного кода.
Microsoft Office очень удобен — он не создает проблем при изучении новых приложений и работе с ними. Получить информацию о том, как лучше выполнить то или иное действие или найти нужный инструмент в различных приложениях, можно путем получения справки из меню или у помощника.
К достоинствам Microsoft Office также относится интегрированность программ Excel, Word, Access друг с другом и с другими программами и поддержка новейших Web-технологий. Данные, созданные в разных приложениях, входящих в этот пакет, легко импортируются и экспортируются из одного приложения в другое.
В приложениях Microsoft Office можно создавать Web-страницы, не изучая формат HTML, сохранять документы в формате HTML, просматривать готовые HTML-документы, а также создавать гипертекстовые ссылки. Такая ссылка может быть помещена внутрь документа и будет указывать либо на Web страницу, либо на другой документ, где бы этот документ ни находился.
Наиболее популярными у большинства пользователей являются приложения Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access, поэтому в нашем учебнике более подробно будут рассмотрены основные приемы работы именно в этих программах. Различные версии Microsoft Office могут иметь некоторые отличительные особенности, поэтому в тех случаях, когда конкретные приемы операций зависят от используемой версии программы, мы будем демонстрировать их в двух вариантах Microsoft Office 2003 и Microsoft Office 2007, хотя в основном речь будет идти о таких обобщенных понятиях и методах, для которых различия между конкретными версиями программ второстепенны.
