Новые правила выдачи ЭЦП: какие изменения вступили в силу и как быть с уже оформленными сертификатами

Электронная подпись: революция продолжится в 2022 году!

В статье рассмотрим нововведения, которые касаются использования электронных подписей юридическими и физическими лицами, опишем правила, риски и проблемы, связанные с соответствующими изменениями, прокомментируем мнения и предложения экспертов, а также порассуждаем, как изменится наша деловая деятельность.

Усиленные квалифицированные электронные подписи (далее – УКЭП) используются в России уже 20 лет, и за эти годы были сформированы пусть и не беспроблемные, но работающие: инфраструктура открытых ключей (PKI-инфраструктура) и нормативная база, а также сложилась правоприменительная практика.

Как менялось правовое регулирование электронной подписи

Первый закон, регулирующий использование электронных подписей, был принят в 2002 году – это Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»[1]. Он отражал американский подход к правовому регулированию использования электронных подписей. С 01.07.2013 ему на смену пришел Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»[2], который действует до сих пор. Он следует традициям европейского законодательства в данной области, которое, правда, за последние годы существенно ушло вперед с принятием закона eIDAS[3] и подготовкой его второй, еще более продвинутой редакции.

В нашей стране сложились отдельные практики использования усиленных электронных подписей (далее – УЭП) в деловой деятельности юридическими и физическими лицами, при этом основная масса УКЭП используется именно юридическими лицами.

В докладе директора Правового департамента Минцифры России Романа Кузнецова на пленарной сессии XIX международной конференции по проблематике инфраструктуры открытых ключей и электронной подписи «PKI-Форум Россия 2021»[4] было отмечено:

[…] В настоящее время в обороте находятся 15 миллионов квалифицированных сертификатов, из которых примерно 90 % используются организациями (т.е. юридическими лицами). В то же время экономически активное население страны, которое насчитывает примерно 70 миллионов человек, интереса к квалифицированной электронной подписи практически не проявляет; уровень обеспечения сертификатами в течение последних лет не растет. […]

Характеристика и особенности используемых в настоящее время УЭП юридических и физических лиц отображены в Таблице 1.

Новые правила выдачи ЭЦП

В закон №63-ФЗ был внесен ряд поправок, которые уже вступили в силу.

• Руководители коммерческих компаний и ИП получили возможность бесплатно оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП) в отделении ФНС.
• Удостоверяющие центры, которые не прошли в установленные сроки переаккредитацию в соответствии с новыми законодательными требованиями, должны были прекратить свою деятельность.

С 1 января 2022 года:

• Руководители коммерческих компаний и индивидуальные предприниматели смогут оформить ЭП только в налоговой или у ее авторизованных партнеров.
• Сотрудникам придется получить собственные электронные подписи. Чтобы подписывать документы от имени работодателя, дополнительно потребуется машиночитаемая доверенность, формат которой пока не утвержден. Оформлять ЭП физлицам будут коммерческие удостоверяющие центры.

Список УЦ, которые могут продолжать оказывать услуги, есть на сайте Минцифры .

Как получить новые ЭЦП с 2022 года в налоговой

Перед оформлением электронной подписи необходимо подготовить носитель ЭЦП – для этой цели не подойдет обычная флешка, накопитель должен входить в разряд сертифицированных ФСБ или ФСТЭК России. Можно использовать уже имеющийся носитель, если он соответствует заявленным требованиям. На один носитель записывается до 32 экземпляров подписей и сертификатов к ним.

Алгоритм дальнейших действий для получения ЭЦП с 01.01.2022 г. в налоговой:

• заполнить заявление на выпуск подписи;
• собрать комплект документов, состоящий из заявления, паспорта и СНИЛС;
• лично или через «Личный кабинет физлица» на сайте ФНС подать пакет документов для оформления подписи; при подаче осуществляется идентификация личности заявителя и подтверждение его полномочий;
• ИП и руководители юрлиц получают готовую ЭЦП при личном визите в ИФНС;
• при получении носителя ключевой информации с подписью заявителю выдается руководство по обеспечению безопасности при использовании ЭЦП.

Подать заявление и получить сертификат с подписью заявитель должен лично, даже наличие нотариальной доверенности не поможет осуществить эти процедуры через третьих лиц.

Для руководителей предприятий и ИП ЭЦП налоговая с 2022 г. будет выдавать с привязкой к конкретному субъекту хозяйствования, такие подписи не требуют доверенности для использования в повседневной деятельности. Ими можно визировать текущую документацию, отчетность.

Как получить Электронную подпись в 2022 году на руководителя и на сотрудника

Как получить ЭП на руководителя ЮЛ/ИП в УЦ ФНС в 2022 году

Что нужно для получения ЭП в ФНС

одно из 694 отделений ФНС России, которые выдают ЭП от УЦ ФНС и записаться к определенному времени. Запись доступна на 14 дней вперед.
• Руководителю ЮЛ/ИП взять с собой оригинал паспорта и СНИЛС. Важно! УЦ ФНС выдает ЭП только на руководителей.
• Взять сертифицированный USB-токен (подробнее)

Что нужно для настройки и работы с ЭП УЦ ФНС

• Потребуется лицензия СКЗИ Крипто ПРО CSP. Купить ее можно у нас.
• Настроить электронную подпись от УЦ ФНС для работы с программами, сайтами и порталами. Можно сделать по нашей инструкции или обратиться за этой услугой к нам.

КриптоПро

Старейший и самый авторитетный в России разработчик криптодрайверов – компания КриптоПро, которая основана в 2000 году. Криптодрайверы – не единственный ее продукт. В портфеле КриптоПро – целая вязанка различных криптографических утилит, при помощи которых можно организовать работу с конфиденциальной информацией или управлять взаимоотношениями с клиентами удостоверяющих центров. Есть у КриптоПро даже защищенный браузер на базе Chromium.

Для работы с ЭЦП потребуется главный продукт КриптоПро – КриптоПро CSP. Это и есть тот самый криптодрайвер, без которого электронная подпись просто не будет работать.

Сегодня актуальны две версии КриптоПро CSP. КриптоПро CSP 4.0 подойдет для тех компаний, которым необходимо защищать документы и предоставлять отчетность, то есть работать с самыми простыми ЭЦП. А вот для квалифицированных подписей, которые используются в системах электронного документооборота, работе с государственными автоматизированными системами или торговыми площадками, потребуется КриптоПро CPS 5.0.

При этом КриптоПро CPS 5.0 поддерживает не только российские, но и международные алгоритмы криптографии и позволяют работать не только с электронными подписями, использующими ключ на носителей информации, но и с облачными ЭЦП.

Совместим КриптоПро CPS 5.0 со всеми распространенными операционными системами, от Windows и MacOS до разных дистрибутивов Linux и FreeBSD. На мобильных устройствах КриптоПро CPS 5.0 можно использовать с iOS, Android и даже отечественной «Авророй».

Многопользовательский режим работы в Экстерне

Раньше, чтобы добавить пользователя в Экстерн, требовалось купить рабочее место и сертификат. В июле появилась возможность добавлять в Экстерн пользователей, не выпуская на них сертификат в процессе покупки, если у них уже будет сертификат физлица. Дело в том, что теперь при переходе в разные организации у сотрудника может оставаться на руках один и тот же сертификат физлица.

Как добавить в Экстерн нового пользователя (с сертификатом или без):

• Сотрудник с правами администратора в Экстерне заполняет приглашение, где указывает e-mail нового пользователя, и высылает его.
• Новый пользователь может принять приглашение, сразу же войти в Экстерн и при желании привязать свой сертификат для входа. И затем сможет входить либо по сертификату, либо по логину-паролю.

Таким образом, дополнительные пользователи смогут входить в Экстерн удобным способом: с сертификатом, по логину-паролю или указав код из СМС.

Зачем обновлять электронную подпись

Размещение тендера, выбор победителя процедуры закупки, заключение и закрытие контракта проводятся с помощью электронного документооборота, в котором каждый документ утверждается цифровым ключом руководителя или сотрудника, которого уполномочил управленец.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как юрлицу получить усиленную квалифицированную подпись. Используйте эти инструкции бесплатно.

Цифровая подпись используется заказчиками и поставщиками для совершения действий в Единой информационной системе и для работы на торговых площадках.

Заказчик, который не оформит и не зарегистрирует в информационной системе сертификат до окончания его действия, рискует сорвать проводимые тендеры и не исполнить взятые на себя обязательства.

Пока не проведена регистрация сертификата в ЕИС, для поставщиков и заказчиков совершение любых юридически значимых действий на торговых площадках и в информационной системе невозможно.

Практические рекомендации

1. Настройте альтернативный способ входа в Экстерн. Это позволит избежать проблем, если не удастся зайти в сервис с новым сертификатом. Заполните в личном кабинете в «Настройках входа» почту, пароль и телефон (см. инструкцию ). Рекомендуем указать номер телефона. В этом случае можно будет войти в Экстерн, даже если вы забудете логин.
2. Чтобы при смене сертификата остался доступ к отчетности, отправленной в ФНС и Росстат, включите настройку « Хранение расшифрованных отчетов ». Также рекомендуем установить на компьютер Контур.Архив . Эта программа позволяет сохранить и расшифровать документы, отправленные в ФНС, ФСС, Росстат, а также требования из инспекции, формализованные ответы на них и первичные документы. Контур.Архив скачивает и расшифровывает документы за выбранный период, а затем продолжает загружать новые документы из Экстерна. Таким образом, доступен полный актуальный архив отчетности.
3. Помните, что до 1 января 2022 года действуют два сценария работы в Экстерне: с сертификатами, выпущенными коммерческими УЦ, и с сертификатами, выданными УЦ ФНС. Следите за уведомлениями в сервисе, и вы узнаете, что делать, чтобы переход на новые сертификаты прошел без проблем. В ближайшее время в Экстерне появятся подробные инструкции о том, как сдавать отчетность в контролирующие органы по новым правилам.

Заказать электронную подпись в крупном УЦ, который соответствует новым требованиям Получить через час