Консолидация данных в excel

Консолидация данных – функция в Excel, благодаря которой у пользователей появляется возможность объединить данные из нескольких таблиц в одну, а также совместить листы, которые находятся в одном или разных файлах, в один.

Официальные требования к таблицам, которые необходимы для выполнения консолидации

Опцией под названием «Консолидация» не получится воспользоваться, если таблицы не соответствуют требованиям. Чтобы успешно произвести процедуру объединения данных, необходимо:

• проверить таблицу на наличие пустых строк/столбиков, и удалить их, если они есть;
• использовать одинаковые шаблоны;
• следить за наименованием столбцов, они не должны различаться.

Как выглядит подготовленная таблица

Основные способы консолидации в программе Excel

При сведении данных из разных однотипных отчетов, таблиц, диапазонов в один общий файл можно использовать несколько разных способов. Ниже будет рассмотрено два основных метода сведения данных: по положению и по категории.

• В первом варианте данные в исходных областях находятся в том же порядке, в котором применяются идентичные метки. Выполните сведение по положению, чтобы объединить данные из 3-4 листков, которые базируются на одном шаблоне, к примеру, финансовая отчетность подходит для проверки этого способа.
• Во втором варианте: данные располагаются в произвольном порядке, но имеют идентичные метки. Выполните консолидацию по категории, чтобы объединить данные из нескольких листков с различными макетами, но идентичными метками данных.

Важно! Этот способ имеет много общего с формированием сводной таблицы. Однако в сводной таблице можно реорганизовывать категории.

• Также существует третий способ объединения данных — это консолидация с помощью формул. Правда, его редко используют на практике, в связи с тем, что он отнимает у пользователя довольно много времени.
  

Как использовать разные способы консолидации

Пошаговая инструкция по выполнению консолидации в Excel

Далее будет рассмотрен самый простой и быстрый способ консолидации.
Итак, как объединить несколько таблиц:

1. Сначала необходимо создать новый лист, после чего программное обеспечение автоматическим образом добавит его с правой стороны. Если необходимо, можно перетащить лист в другое место (к примеру, в конец перечня) посредством левой кнопки мышки.
2. Добавленный лист встаньте в ячейку, с которой собираетесь работать. Потом перейдите во вкладку «Данные», найдите раздел «Работа с данными», нажмите на пункт под названием «Консолидация».
3. На мониторе появится маленькое окно с настройками.
4. Далее нужно будет выбрать подходящую функцию для объединения данных.
5. После выбора функции перейдите к полю «Ссылка», щелкнув мышкой внутри него. Здесь вам необходимо будет поочередно выбрать диапазон ячеек. Для этого сначала переключитесь на лист с первой табличкой.
6. Потом выделите табличку вместе с шапкой. Убедитесь, что все сделали правильно, потом кликните на значок «Добавить». Кстати, обновить/сменить координаты можно и собственноручно посредством клавиатуры, но это неудобно.
7. Для выбора диапазона из нового документа сначала откройте его в Эксель. После этого запустите процесс объединения в первой книжке и переключитесь на вторую, выберите в ней подходящий лист, а после этого выделите определенную часть ячеек.
8. В итоге в «Перечне диапазонов» сформируется первая запись.
9. Вернитесь в поле «Ссылка», уберите все сведения, которые в нем содержатся, потом добавьте в перечень диапазонов координаты остальных табличек.
10. Поставьте галочки напротив следующих функций: «Подписи верхней строки», «Значения левого столбика», «Сформировать связи с исходными данными».
11. После нажмите «OK».
12. Эксель выполнит процедуру и создаст новый документ согласно установленным параметрам и выбранным функциям.

Как выполнить консолидацию

В примере было выбрано формирование связи, поэтому на выходе была произведена группировка данных, которая помогает отображать/скрывать детализацию.

Дополнительная информация об использовании диапазонов, добавлении и удалении ссылок

• Чтобы использовать новый диапазон для сведения данных, потребуется выбрать опцию «Консолидация», нажать мышкой на поле «Ссылка» и выделить диапазон или вставить ссылку. После нажатия на клавишу «Добавить» ссылка появится в перечне диапазонов.
• Чтобы убрать ссылку, выделите ее и нажмите на надпись «Удалить».
• Чтобы изменить ссылку, выделите ее в перечне диапазонов. Она появится в поле «Ссылка», где ее можно будет обновить. После проделанных манипуляций нажмите на клавишу «Добавить». Потом уберите старый вариант видоизмененной ссылки.

Наглядный пример выполнения процедуры консолидации

Консолидация данных помогает объединить нужную информацию, которая присутствует не только в различных таблицах и листах, но и в других файлах (книгах). Процедура сведения не занимает много времени и ее несложно запустить, используя пошаговую инструкцию.

Консолидация данных в Excel

Консолидация данных – опция в Excel, которая позволяет объединять данные из разных таблиц в одну, а также объединять листы, расположенные в одном или разных файлах, в один. Чем же так полезна консолидация для интернет-маркетолога?

Разберем два наглядных примера.

Пример №1

У нас есть статистика по ключевым словам из контекстной рекламы с привязкой к основным показателям – кликам, расходам, транзакциям и доходу.

Специальный отчет в Google Analytics

Выгрузив данные в Excel, мы увидим, что в таблице есть строки, которые «по сути» являются дублями.

«Дубли» ключевых слов в статистике

Это связано с тем, что статистика выгружена из двух рекламных систем (Яндекс.Директ и Google Ads), и в Google Рекламе для ключевых слов используется модификатор широкого соответствия (знак «+»).

То есть, вместо двух строчек доставка цветов москва и +доставка +цветов +москва мы должны получить одну с объединенными данными. Ведь это один ключ и нам нужно оценить его эффективность.

Аналитика не может автоматически просуммировать такие ключи. Не может и Excel, если только не выбирать поочередно строки и смотреть итоговые значения на панели, а потом в соседней таблице вручную сводить их.

Суммирование данных вручную

Это очень долго, особенно когда у вас много данных. С этой задачей легко справляется Консолидация данных. За 1 минуту и с помощью нескольких щелчков мыши можно автоматически сделать то, что мы привыкли делать вручную.

Но перед этим нужно не забыть воспользоваться функцией Заменить, убрав все + из таблицы.

Удаляем + в ключевых словах перед консолидацией

— переходим на соседний лист (так удобнее);

— выделяем ячейку, в которую хотим вставить данные;

— переходим в Данные — Консолидация

В открывшемся окне нас интересуют следующие настройки:

• Функция – Сумма (поскольку хотим суммировать данные);
• Ссылка – выбираем весь диапазон данных на соседнем листе;
• Использовать в качестве имен – ставим галочки для подписи верхней строки и значения левого столбца.

Нажимаем ОК. Если все сделали верно, то на текущем листе получите результат в виде объединенных (консолидированных) данных:

Итоговая таблица после консолидации

Таблица наша также уменьшилась. До консолидации было 252 строки, после объединения данных их стало 212:

ДО и ПОСЛЕ консолидации

Видео консолидации примера №1:

Консолидация данных в Excel

Пример №2

Вы каждый месяц для своего клиента готовите отчет по рекламе. Наступает момент, когда нужно свести данные за предыдущие периоды. Например, ежемесячные, чтобы получить годовой отчет. Или 6 месяцев, чтобы построить суммарный отчет за полгода. В общем, любой период, за который вам нужна консолидированная статистика.

Да, можно просто выгрузить данные из рекламных кабинетов Яндекс.Директ и Google Ads за общий период. Но что делать, когда данные по показам, кликам, расходам и конверсиям привязаны к бизнес-показателям, которых нет в интерфейсах, но которые завязаны на контекстной рекламе? А если в каждый из этих месяцев работали разные рекламные кампании (в один месяц – 10, в другой – 5 и т.д.)? Опять ручной процесс сведения данных.

И для таких случаев пригодится Консолидация в Excel. Давайте сведем данные с помощью данной настройки на примере выгрузки интернет-магазина за 3 месяца в один отчет. Статистика по месяцам расположена на разных вкладках (сентябрь — ноябрь — декабрь).

Статистика по 3 месяцам на разных вкладках файла

Мы хотим свести данные в одну таблицу. Воспользуемся консолидацией.

В открывшемся окне нас интересуют следующие настройки:

• Функция – Сумма (поскольку хотим суммировать данные);
• Ссылка – выбираем весь диапазон данных на листах поочередно (с помощью кнопки Добавить);
• Использовать в качестве имен – ставим галочки для подписи верхней строки и значения левого столбца.

Галочка Создавать связи с исходными данными позволит производить пересчет консолидированного отчета автоматически при изменении данных в исходных файлах (в нашем примере – это листы сентябрь, октябрь, ноябрь). Нажимаем ОК.

Если все сделали правильно, то на текущем листе получите результат в виде объединенных (консолидированных) данных с трех таблиц в одной:

Слева появятся новые значки:

Связи с исходными данными

• 1 – свернуть все связи с исходными данными;
• 2 – развернуть все связи с исходными данными.

При нажатии на + раскроется соответствующая строка, в которой будут отображены данные по каждому из исходных листов.

Видео консолидации примера №2:

Консолидация данных в Excel

Таким образом, консолидация данных в Excel позволяет всего в несколько кликов объединить данных из разных файлов, листов и таблиц в единый объект. Еще один шаг на пути к автоматизации и упрощению работы с отчетностью!

Понравился эксперимент с видео? Поставь 5.0 статье ->

Консолидация данных в Excel с примерами использования

При выполнении ряда работ у пользователя Microsoft Excel может быть создано несколько однотипных таблиц в одном файле или в нескольких книгах.

Данные необходимо свести воедино. Собрать в один отчет, чтобы получить общее представление. С такой задачей справляется инструмент «Консолидация».

Как сделать консолидацию данных в Excel

Есть 4 файла, одинаковых по структуре. Допустим, поквартальные итоги продаж мебели.

Нужно сделать общий отчет с помощью «Консолидации данных». Сначала проверим, чтобы

• макеты всех таблиц были одинаковыми;
• названия столбцов – идентичными (допускается перестановка колонок);
• нет пустых строк и столбцов.

Диапазоны с исходными данными нужно открыть.

Для консолидированных данных отводим новый лист или новую книгу. Открываем ее. Ставим курсор в первую ячейку объединенного диапазона.

Внимание. Правее и ниже этой ячейки должно быть свободно. Команда «Консолидация» заполнит столько строк и столбцов, сколько нужно.

Переходим на вкладку «Данные». В группе «Работа с данными» нажимаем кнопку «Консолидация».

Открывается диалоговое окно вида:

На картинке открыт выпадающий список «Функций». Это виды вычислений, которые может выполнять команда «Консолидация» при работе с данными. Выберем «Сумму» (значения в исходных диапазонах будут суммироваться).

Переходим к заполнению следующего поля – «Ссылка».

Ставим в поле курсор. Открываем лист «1 квартал». Выделяем таблицу вместе с шапкой. В поле «Ссылка» появится первый диапазон для консолидации. Нажимаем кнопку «Добавить»

Открываем поочередно второй, третий и четвертый квартал – выделяем диапазоны данных. Жмем «Добавить».

Таблицы для консолидации отображаются в поле «Список диапазонов».

Чтобы автоматически сделать заголовки для столбцов консолидированной таблицы, ставим галочку напротив «подписи верхней строки». Чтобы команда суммировала все значения по каждой уникальной записи крайнего левого столбца – напротив «значения левого столбца». Для автоматического обновления объединенного отчета при внесении новых данных в исходные таблицы – напротив «создавать связи с исходными данными».

Внимание. Если вносить в исходные таблицы новые значения, сверх выбранного для консолидации диапазона, они не будут отображаться в объединенном отчете. Чтобы можно было вносить данные вручную, снимите флажок «Создавать связи с исходными данными».

Для выхода из меню «Консолидации» и создания сводной таблицы нажимаем ОК.

Консолидированный отчет представляет собой структурированную таблицу. Нажмем «плюсик» в левом поле – появятся значения, на основе которых сформированы итоговые суммы по количеству и выручке.

Консолидация данных в Excel: практическая работа

Программа Microsoft Excel позволяет выполнять разные виды консолидации данных:

1. По расположению. Консолидированные данные имеют одинаковое расположение и порядок с исходными.
2. По категории. Данные организованы по разным принципам. Но в консолидированной таблице используются одинаковые заглавия строк и столбцов.
3. По формуле. Применяются при отсутствии постоянных категорий. Содержат ссылки на ячейки на других листах.
4. По отчету сводной таблицы. Используется инструмент «Сводная таблица» вместо «Консолидации данных».

Консолидация данных по расположению (по позициям) подразумевает, что исходные таблицы абсолютно идентичны. Одинаковые не только названия столбцов, но и наименования строк (см. пример выше). Если в диапазоне 1 «тахта» занимает шестую строку, то в диапазоне 2, 3 и 4 это значение должно занимать тоже шестую строку.

Это наиболее правильный способ объединения данных, т.к. исходные диапазоны идеальны для консолидации. Объединим таблицы, которые находятся в разных книгах.

Созданы книги: Магазин 1, Магазин 2 и Магазин 3. Структура одинакова. Расположение данных идентично. Объединим их по позициям.

1. Открываем все три книги. Плюс пустую книгу, куда будет помещена консолидированная таблица. В пустой книге выбираем верхний левый угол чистого листа. Открываем меню инструмента «Консолидация».
2. Составим консолидированный отчет, используя функцию «Среднее».
3. Чтобы показать путь к книгам с исходными диапазонами, ставим курсор в поле «Ссылка». На вкладке «Вид» нажимаем кнопку «Перейти в другое окно».
4. Выбираем поочередно имена файлов, выделяем диапазоны в открывающихся книгах – жмем «Добавить».

Примечание. Показать программе путь к исходным диапазонам можно и с помощью кнопки «Обзор». Либо посредством переключения на открытую книгу.

Консолидация данных по категориям применяется, когда исходные диапазоны имеют неодинаковую структуру. Например, в магазинах реализуются разные товары. Какие-то наименования повторяются, а какие-то нет.

1. Для создания объединенного диапазона открываем меню «Консолидация». Выбираем функцию «Сумма» (для примера).
2. Добавляем исходные диапазоны любым из описанных выше способом. Ставим флажки у «значения левого столбца» и «подписи верхней строки».
3. Нажимаем ОК.

Excel объединил информацию по трем магазинам по категориям. В отчете имеются данные по всем товарам. Независимо от того, продаются они в одном магазине или во всех трех.

Примеры консолидации данных в Excel

На лист для сводного отчета вводим названия строк и столбцов из консолидируемых диапазонов. Удобнее делать это путем копирования.

В первую ячейку для значений объединенной таблицы вводим формулу со ссылками на исходные ячейки каждого листа. В нашем примере – в ячейку В2. Формула для суммы: =’1 квартал’!B2+’2 квартал’!B2+’3 квартал’!B2.

Копируем формулу на весь столбец:

Консолидация данных с помощью формул удобна, когда объединяемые данные находятся в разных ячейках на разных листах. Например, в ячейке В5 на листе «Магазин», в ячейке Е8 на листе «Склад» и т.п.

Если в книге включено автоматическое вычисление формул, то при изменении данных в исходных диапазонах объединенная таблица будет обновляться автоматически.

Консолидация данных в Excel (+ примеры использования)

В ходе работы у человека, который пользуется Excel, может появляться несколько таблиц, которые находятся в нескольких разных файлах. И нам нужно все эти данные свести в одну кучу, чтобы иметь общее представление о том, что там. Чтобы это сделать, существует инструмент «Консолидация». Сегодня мы детально разберем, как его правильно использовать и какие фишки и секреты есть в Эксель, чтобы добиться максимальной эффективности.

Что такое консолидация данных

Консолидация – это то же самое, что и объединение. В Эксель это функция, позволяющая соединить несколько диапазонов в один, соединять несколько листов, которые находятся в нескольких файлах.

Это может быть полезным для маркетолога, а также для представителей других специальностей. Давайте приведем несколько ситуаций, в которых консолидация данных может оказаться востребованной.

Предположим, нами была запущена контекстная реклама, где есть такие показатели, как клики, расходы, транзакции и доход. И нами была создана такая табличка.

1

Если мы загрузим всю эту информацию в Excel, то увидим, что много строк по сути повторяются.

2

Причина этого в том, что в Яндекс.Директ и Google Ads используется так называемый модификатор широкого соответствия. Из-за этого нам требуется объединить несколько строк в одну, которая является фактически одним ключевым словом, и его эффективность нужно оценивать.

Многие люди делают это самостоятельно, что требует огромного вложения времени и усилий.

3

В Excel есть отдельная функция, которая позволяет делать это, которая называется «Консолидация данных». Также возможны некоторые другие способы консолидации данных. Давайте их рассмотрим более подробно.

Консолидация данных с нескольких листов

Предположим, нам нужно объединить данные, которые находятся на нескольких листах. Это можно делать даже в тех случаях, когда таблицы имеют разный формат. Правда, используемые инструменты будут в этом случае несколько различаться. Точная последовательность действий, какие нужно выполнять в этом случае, будет приведена ниже.

Консолидация данных с нескольких таблиц в одну

Несколько разных таблиц могут размещаться на различных листах или же на одном. В этом случае есть свои особенности, как правильно работать.

Для чего может использоваться консолидация данных

Консолидация данных может использоваться в целом ряде сфер, начиная бухгалтерским учетом и заканчивая лайф-менеджментом. Фактически любая сфера жизни, в которую проник Эксель, может быть связанной с этой программой. И как только появляется несколько таблиц, которые нужно объединить в одну, появляется необходимость в том, чтобы воспользоваться соответствующим функционалом Excel.

Представителям каких профессий пригодится функция консолидации данных

Профессий, в которых может использоваться консолидация данных, огромное количество. Фактически это любая специальность, связанная с обработкой информации, в том числе, и обучение в университете. В целом, представители следующих профессий могут использовать эту возможность в своей работе:

1. Бухгалтер.
2. Инвестор.
3. Трейдер.
4. Математик.
5. Ученый абсолютной любой специальности, требующей умения статистически обрабатывать информацию, начиная математиками и заканчивая социологами и психологами.

А также ряд представителей других профессий. Даже если вас в этом списке нет, все равно рекомендуется изучить. как использовать консолидацию данных, чтобы в нужный момент не изучать этого дополнительно, а уже знать к той временной точке.

Как сделать консолидацию данных в Excel

А теперь давайте перейдем к разбору способов выполнения консолидации данных в электронных таблицах. Их много. Но сначала нужно разобрать универсальные критерии, на предмет соответствия которым всегда проверяется таблица или лист.

Условия для выполнения процедуры консолидации

Несмотря на то, что Эксель – очень умная программа, которая неприхотлива к условиям, все же есть несколько критериев, которым должна соответствовать таблица, чтобы Эксель смог ее объединить с другой, такой же самой.

Давайте их перечислим более подробно:

1. Названия колонок должны быть одинаковыми. При этом допускаются небольшие отклонения от изначального формата. Например, можно переставлять местами колонки. Эксель все равно сможет выхватить правильные значения.
2. Не должно быть ни одной ячейки, которая не содержала бы никаких значений.
3. В целом, все таблицы должны быть организованы приблизительно по одинаковому шаблону.

Консолидация по расположению

Это один из основных методов объединения данных. В этом случае ячейки, которые нужно объединять, должны находиться на одной и той же позиции, что и изначальная. Очень удобно использовать этот способ, чтобы объединять диапазоны, которые размещены на разных листах. Как один из примеров, где можно использовать консолидацию по расположению, можно привести бухгалтерию, где четыре квартальных отчета нужно объединить в один годовой. С помощью консолидации по расположению можно создать бюджет один раз, а потом обновлять его каждый квартал. Это потребует значительно меньше времени, чем составлять новый годовой отчет с нуля.

Давайте попробуем сделать это на практике. Для этого на панели меню существует специальная команда, которая так и называется «Консолидация». Для начала нам нужно удостовериться, что все условия, приведенные выше, выполнены.

Далее нам нужно создать новую книгу или лист, в которую будет выводиться результирующая таблица с объединенными данными. Открываем его (или ее, если это книга), после чего нажимаем левой кнопкой мыши по левой верхней ячейке (если она не была выделена сама). Важно убедиться, что под ней и справа от нее нет абсолютно никакой информации, потому что консолидированная таблица будет занимать столько места, сколько ей требуется. После этого переходим на вкладку «Данные», на которой есть кнопка с соответствующим названием. Нажимаем на «Консолидация», после чего открывается диалоговое окно, которое выглядит следующим образом.

6

Видим, что слева находится перечень функций, которые могут использоваться при объединении. Это самые разные вычисления, такие как сумма значений, несмещенная дисперсия, среднее арифметическое и другое. Мы выберем первый вариант, потому что он наиболее часто используемый и простой для понимания. В этом случае ячейки в соответствующих местах будут просто складываться между собой.

После этого начинаем заполнять следующее поле – «Ссылка». Для этого нужно поставить в этом поле курсор. После этого открываем первый лист (в нашем случае это данные за первый квартал). Все данные выделяем (в том числе, и шапку), после чего там появится первый диапазон, который будет суммироваться с дальнейшим. После этого нажимаем кнопку «Добавить».

7

Далее добавляем такое количество листов, которое требуется. В нашем случае это данные за все остальные кварталы. Просто нажимаем «Добавить», выделяем требуемые диапазоны, а потом повторяем цикл до тех пор, пока не будет добавлено такое количество, которое нам необходимо.

8

Все диапазоны, которые были добавлены для объединения, отображаются в соответствующем поле, возле которого есть надпись «Список диапазонов». Также можно более гибко задавать настройки, указывая флажочками возле подходящих по смыслу пунктов «Подписи верхней строки» или «Значения левого столбца». С помощью этих параметров можно определять, что использовать в качестве имен. Также есть кнопка «Создавать связи с исходными данными», которая позволяет автоматически изменять данные в консолидированной таблице, если в исходном материале что-то редактируется.

9

Важно! Если в исходные диапазоны вносить те данные, которые находятся за их пределами, то автоматического обновления не будет .

В таком случае допускается только ручной ввод новых значений, для чего предварительно нужно убрать галочку «Создавать связи с исходными данными». Чтобы в конечном итоге выйти из меню консолидации и сгенерировать готовую таблицу, объединяющую сразу несколько диапазонов, нужно нажать кнопку «ОК».

В этой таблице есть возможность управлять отображением отдельных строк, нажимая плюсик или минус слева от основного содержимого листа.

Консолидация по категории

В этом случае в качестве ориентира для объединения будут использоваться названия столбцов или другие метки. В этом случае необязательно добиваться того, чтобы макет был идеально таким же самым. Данные могут быть разбросаны очень сильно, но если они правильно отмечены, Excel их сможет объединить в кучу.

Есть очень много сходств между настройкой консолидации по категории и созданием сводной таблицы. Правда, у последней есть несколько преимуществ по сравнению с обычной консолидацией, поскольку сводная таблица поддерживает более гибкие варианты консолидаций.

Давайте приведем простой пример, как это работает.

Предположим, у нас есть магазин, в котором продаются товары, обозначенные разными индексами (1, 2, 3, 4 и так далее). У нас есть несколько таблиц, описывающих их, и некоторые наименования повторяются. Что делать в такой ситуации?

4

Последовательность действий очень простая. Сначала необходимо открыть меню «Консолидация». Мы в появившейся панели выберем функцию «Сумма». Вы же можете выбрать другую в качестве той, которая будет использоваться для соединения информации. После этого нажимаем кнопку ОК.

5

У нас получается такой результат. Видим, что Excel смог в автоматическом режиме объединить данные из таблиц, исходя из названий столбцов.

Какой способ консолидации лучше всего выбрать? Все зависит от того, как будет использоваться таблица. Но специалисты рекомендуют все же вариант по расположению, поскольку идеально объединяться будут как раз те данные, которые полностью соответствуют друг другу по макету.

Консолидация данных в Excel при помощи формул

Предположим, у нас есть несколько таблиц, которые связаны между собой тематически, и их нужно объединить. Например, такие.

Как с помощью формулы их просуммировать? Наиболее простой вариант -это просто ввести формулу типа такой.

=’2001 год’!B3+’2002 год’!B3+’2003 год’!B3

Также можно воспользоваться функцией СУММ , которая складывает значения из определенных диапазонов и возвращает результат в ту ячейку, где она прописывается.

=СУММ(‘2001 год:2003 год’!B3)

С помощью этого метода можно объединять данные из нескольких разных таблиц.

Консолидация данных в Excel: практика

Предположим, у нас есть такая таблица.

11

В случае с ней лучше всего подходит способ по категориям, поскольку шаблоны таблиц одинаковые. При этом таблицы, которые нужно объединить, находятся в различных документах. Всего нам нужно объединить три книги. Последовательность действий следующая:

1. Открываем все три книги, которые у нас есть. Кроме этого, нам нужно создать еще одну, поскольку в нее будет размещаться консолидированная таблица. Далее нажимаем на верхнюю левую ячейку и переходим в меню «Консолидация», как это было описано ранее.
2. После этого делаем консолидированную сводку по всем таблицам, используя функцию «Среднее».
3. В поле со ссылкой записываем путь с помощью кнопки «Перейти в другое окно» вкладки «Вид». Выбираем интересующие файлы и добавляем нужные диапазоны из них. После этого нажимаем кнопку «Добавить».

Также можно воспользоваться кнопкой «Обзор», чтобы указать путь к файлу Экселю. Или же банальным переключением стандартными средствами Windows.

В результате, мы получаем такую таблицу.

12

Консолидация данных в Excel: примеры

Примеров консолидации данных в Эксель выше было предостаточно на каждый случай. Но есть еще один, который тоже хорошо было рассмотреть. Для начала вводим наименования рядов и колонок из диапазонов, которые в дальнейшем мы собираемся объединять. Легче всего просто скопировать их.

13

После этого в первой ячейке вводим такую формулу.

=’1 квартал’!B2+’2 квартал’!B2+’3 квартал’!B2.

После этого соответствующие ячейки всех трех листов объединятся. Далее осталось просто скопировать эту формулу на всю колонку.

14

Такой способ консолидации удобно применять в ситуациях, когда данные располагаются на разных листах.

Таким образом, консолидация данных – это вовсе не сложно. Если все делать правильно, то можно сделать годовой отчет буквально за несколько минут.

Консолидация данных в Экселе

В процессе одновременной обработки нескольких таблиц иногда может потребоваться объединение содержащихся в них однотипных данных, что позволит существенно упростить дальнейшую работу с ними. К счастью, делать это вручную не надо, т.к. в программе Excel специально для таких случаев предусмотрена функция “Консолидация”. Давайте посмотрим, что это за инструмент и как с ним работать.

• Требования к таблицам
• Выполняем консолидацию
• Заключение

Требования к таблицам

Обращаем Ваше внимание на то, что воспользоваться “Консолидацией” получается не всегда. Чтобы это было возможно, исходные таблицы (могут быть расположены на одном листе или на разных листах/книгах) должны соответствовать следующим требованиям:

• в них не должно быть пустых строк/столбцов;
• к ним должны быть применены одни и те же шаблоны;
• названия их столбцов должны быть одинаковыми (но порядок может отличаться).

Выполняем консолидацию

В результате применения функции “Консолидация” формируется новая, так называемая, консолидированная таблица. Давайте пошагово разберем на практическом примере, как ее собрать из 3 таблиц, соответствующих требованиям, перечисленным выше. Итак, выполняем следующие действия:

1. Жмем по значку создания нового листа, после чего программа автоматически добавит его справа от текущего и переключит нас на него. Подробная информация по данной операции представлена в нашей отдельной публикации – “Как добавить лист в Excel”.Примечание: Можно переместить добавленный лист в удобное для нас место (например в конец списка) с помощью зажатой левой кнопки мыши, “зацепив” его за вкладку с названием. Также лист можно переименовать при желании (режим редактирования запускается двойным щелчком по имени, завершается нажатием Enter).
2. В добавленном листе встаем в ячейку, с которой планируем вставить консолидированную таблицу (в нашем случае оставляем выбранную по умолчанию). Затем переходим во вкладку “Данные”, находим группу инструментов “Работа с данным”, где щелкаем по значку “Консолидация”.
3. На экране отобразится небольшое окошко с настройками инструмента.
4. Здесь представлены следующие параметры:
   • Функция – кликнув по текущему варианту мы откроем список возможных действий, среди которых выбираем то, которое требуется выполнить для консолидируемых данных:
     • Сумма (выбрана по умолчанию; используется чаще всего, поэтому оставляем ее в качестве примера);
     • Количество;
     • Среднее;
     • Максимум;
     • Минимум;
     • Произведение;
     • Количество чисел;
     • Стандартное отклонение;
     • Несмещенное отклонение;
     • Дисперсия;
     • Несмещенная дисперсия.
5. Переходим к полю “Ссылка”, щелкнув внутри него. Здесь мы поочередно выбираем диапазон ячеек исходных таблиц, которые должны быть обработаны. Для этого:
   • Переключаемся на лист с первой таблицей.

Видим, что в поле автоматически появилось название выбранного листа (но если смены листа не было, название добавлено не будет). Теперь с помощью зажатой левой кнопки мыши выделяем таблицу вместе с шапкой (например, от самой левой верхней ячейки до правой нижней). Убеждаемся, что координаты выбранных элементов корректно указаны в поле, после чего жмем кнопку “Добавить”. Кстати, указать/изменить координаты можно и вручную, введя их с помощью клавиатуры, но это не так удобно, как при работе с мышью, к тому же, в этом случае есть вероятность ошибиться.Примечание: чтобы выбрать диапазон из другого файла, предварительно открываем его в программе. Затем, запустив функцию консолидации в первой книге и находясь в поле “Ссылка”, переключаемся во вторую книгу, выбираем в ней нужный лист и выделяем требуемую область ячеек. При этом в начале ссылки обязательно должно добавиться имя файла. В нашем случае это не нужно, мы просто продемонстрировали, как это можно сделать.

В результате в “Списке диапазонов” появилась первая запись, соответствующая выполненному нами выделению.

Возвращаемся в поле “Ссылка”, удаляем содержащуюся в нем информацию, после чего добавляем в “Список диапазонов” координаты двух оставшихся таблиц.

Теперь остаются только заключительные штрихи – напротив нужных опций ставим галочки:

• “Подписи верхней строки” – в результате консолидации в полученную таблицу автоматически будет добавлена шапка с учетом исходных данных.
• “Значения левого столбца” – требуется, чтобы была заполнена левая колонка соответствующими значениями.
• “Создавать связи с исходными данными” – очень важный параметр, включив который любые изменения первоначальных данных сразу же отобразятся в консолидированной таблице, которая, к тому же, будет сформирована с группировкой, что может быть очень удобно. Но стоит учитывать, что если в дальнейшем потребуется изменение структуры одной из исходных таблиц, процедуру придется выполнить повторно. Это же касается и случаев, когда галочка не установлена.
• По готовности нажимаем OK.

Эксель сделает консолидацию данных и сформирует новую таблицу согласно заданным настройкам и выбранным опциям.В нашем случае – мы выбрали создание связи, поэтому получили группировку данных, которая позволяет отобразить/скрыть детализацию.

Заключение

Консолидация данных в программе Excel – это крайне удобный и полезный инструмент, с помощью которого работа, в первую очередь, с большими таблицами в значительной степени будет оптимизирована и автоматизирована, что позволит не только сэкономить время, но и сведет к минимуму возможные ошибки, которые могут возникнуть в результате ручной обработки данных.