Конфиденциальное делопроизводство

Конфиденциальное делопроизводство

Курс посвящен практике организации конфиденциального делопроизводства на предприятии. Рассматриваются вопросы документирования и учета документов, содержащих коммерческую тайну и персональные данные, а также способы обеспечения информационной безопасности в компании.

Для кого

Для специалистов отдела ДОУ, канцелярии, секретариата, помощников руководителей, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства.

1. Правовое регулирование режима конфиденциальности.
   • Обзор нормативных правовых актов РФ по защите сведений конфиденциального характера (коммерческой тайны, персональных данных работников и клиентов).
   • Условия признания информации конфиденциальной. Присвоение документу отметки о конфиденциальности. Виды информации, которую необходимо относить к разряду ограниченного распространения.
   • Доступ к документам, содержащим конфиденциальную информацию. Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации между работодателем и работником.
   • Основания для раскрытия конфиденциальной информации. Предоставление конфиденциальных сведений по запросу третьих лиц (правоохранительных органов, прокуратуры, ФНС, банков и пр.).
   • Ответственность за нарушение режима конфиденциальности.
2. Порядок обращения с информацией ограниченного распространения.
   • Порядок приема и учета документов и изданий. Регистрация документов с отметкой о конфиденциальности. Порядок работы с неправильно адресованными, поврежденными или неверно оформленными документами. Составление акта о некомплектности.
   • Копирование документов и изданий. Учет размноженных документов. Порядок передачи конфиденциальных документов из одного структурного подразделения в другое.
   • Группировка исполненных документов в дела. Формирование и оформление дел. Взаимодействие открытого и конфиденциального делопроизводства. Проверка наличия документов, дел и изданий.
   • Использование документов, дел и изданий. Снятие с дел отметки о конфиденциальности.
   • Организация движения электронных документов, содержащих информацию ограниченного доступа. Применение электронной подписи в конфиденциальном делопроизводстве.
   • Отбор документов, дел и изданий для хранения и к уничтожению. Экспертиза ценности конфиденциальных документов. Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения.
   • Обеспечение сохранности документов, дел и изданий. Проверка их наличия.
3. Оформление необходимых документов режима конфиденциальности.
   • Перечень видов служебной информации, которую необходимо относить к разряду ограниченного распространения.
   • Инструкция о порядке обращения с документированной информацией ограниченного распространения.
   • Положение о защите коммерческой тайны.
   • Положение о защите персональных данных.
4. Система обеспечения информационной безопасности в компании.
   • Основные направления защиты материальных и электронных документов, содержащих коммерческую тайну и персональные данные (организационные, административные, технические, режимные и иные меры).
   • Организация защиты бумажных документов. Разрешительная система доступа к документам ограниченного доступа. Меры и средства защиты.
   • Организация защиты электронных конфиденциальных документов. Инвентаризация ресурсов. Управление доступом пользователей. Применение средств криптографической защиты информации. Предотвращение утечки документов и данных. Взаимодействие с информационными сетями общего пользования.

Удостоверение о повышении квалификации в объеме 32 часов (лицензия № 3094 от 15.08.2017).

Для оформления удостоверения необходимо предоставить:

• копию диплома о высшем или среднем профессиональном образовании (в случае получения диплома не в РФ, просим уточнить необходимость процедуры признания иностранного диплома в РФ по контактным телефонам или электронной почте)
• копию документа, подтверждающего изменение фамилии (если менялась).

В пакет участника входит:

• обучение по программе;
• комплект информационно-справочных материалов;
• экскурсионная программа;
• ежедневные обеды и кофе-брейки.

Посмотреть полную программу семинара и зарегистрироваться на него Вы можете на сайте.

Возможно корпоративное обучение (для сотрудников только Вашей компании) или специальные предложения для корпоративных клиентов.

Описание курса

Формирование профессиональных компетенций в области обращения с конфиденциальными документами, изучение технологии конфиденциального делопроизводства на предприятии.

Секретари, инспекторы-делопроизводители, специалисты предприятий и организаций, занимающиеся обработкой документов, содержащих коммерческую тайну и иную конфиденциальную информацию.

Алексенцев А.И.. Конфиденциальное делопроизводство. ООО «Журнал «Управление персоналом». — 200 с.. 2003

В книге подробно изложены сущность и особенности конфиденциального делопроизводства, его место в системе защиты коммерческой и служебной тайны, требования к организации конфиденциального делопроизводства, вопрос документирования конфиденциальной информации, оформления конфиденциальных документов, их учета, организации конфиденциального документооборота, классификации и систематизации конфиденциальных документов, подготовки для передачи в архив и уничтожения, режима хранения документов и обращения с ними, проверки их наличия.

Параллельно на всех стадиях изготовления и обработки конфиденциальны» документов излагается технология обеспечения их сохранности и конфиденциальности.

Книга предназначена не только для сотрудников подразделений конфиденциального делопроизводства, но и для всех лиц, работающих с конфиденциальными документами. Она может быть использована и в качестве учебного пособия при подготовке, повышении квалификации и переподготовке специалистов по защите информации.

Оглавление

• Введение
• Лекция 1. Сущность, задачи и особенности конфиденциального делопроизводства и защиты коммерческой тайны
• Лекция 2. Меры по обеспечению защиты коммерческой тайны
• Лекция 3. Организация конфиденциального делопроизводства

Приведённый ознакомительный фрагмент книги Конфиденциальное делопроизводство и защита коммерческой тайны предоставлен нашим книжным партнёром — компанией ЛитРес.

Лекция 3. Организация конфиденциального делопроизводства

Организация конфиденциального делопроизводства означает создание необходимых условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними и предотвращения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации.

Организация конфиденциального делопроизводства включает создание подразделения, обеспечивающего изготовление, учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов, установление его статуса, структуры, численного и должностного состава, разработку положения о подразделении и должностных инструкций сотрудников, выделение для подразделения служебного помещения, обеспечение необходимых условий труда, разработку или приобретение нормативных документов и методической литературы по организации и ведению конфиденциального делопроизводства, создание постоянно действующей экспертной комиссии, оформление допуска сотрудников к коммерческой и служебной тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами.

Конфиденциальное делопроизводство в силу небольшого по сравнению с открытым делопроизводством объема документов и в целях обеспечения условий для сохранности и конфиденциальности документов должно быть централизованным, т. е. сосредоточенным в едином подразделении предприятия. Подразделение конфиденциального делопроизводства может быть самостоятельным структурным подразделением предприятия, подчиненным непосредственно руководителю предприятия, или входить в состав других подразделений, как правило, осуществляющих защиту конфиденциальной информации: службу безопасности, службу защиты информации и др. В «Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения» сказано: «Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации», однако это целесообразно лишь при незначительном объеме таких документов и при отсутствии документов, содержащих коммерческую тайну.

Наименование подразделения конфиденциального делопроизводства, статус и при необходимости структуру определяет руководитель предприятия, исходя из объема конфиденциального делопроизводства и общей структуры предприятия.

Подразделение конфиденциального делопроизводства является составной частью системы защиты коммерческой и служебной тайны, органом, осуществляющим, координирующим и контролирующим работу с конфиденциальными документами. Оно должно рассматриваться как структурное подразделение, непосредственно участвующее в основной деятельности предприятия. Численный состав сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства должен определяться объемом выполняемой работы с учетом норм времени на ее выполнение.

Должностной состав сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства должен определяться характером и сложностью выполняемой работы. Для более многообразной и более сложной работы следует устанавливать и более высокие должности.

При незначительном объеме конфиденциального делопроизводства специальное подразделение конфиденциального делопроизводства может не создаваться. В этом случае издание, обработка и хранение конфиденциальных документов возлагается на специально назначенных приказом руководителя предприятия нескольких либо одного сотрудников других подразделений, как правило, службы безопасности или, как было сказано, службы открытого делопроизводства, если документы содержат сведения, составляющие только служебную тайну. На этих лиц распространяются все задачи, функции, права и ответственность, возлагаемые на подразделение конфиденциального делопроизводства.

Если ведение конфиденциального делопроизводства возложено на одного сотрудника, то для выполнения отдельных делопроизводственных операций, в которых требуется участие двух лиц (проверки наличия, уничтожение документов), необходимо привлекать (лучше на постоянной основе) второго сотрудника данного или другого подразделения, имеющего доступ к этим документам. Такое привлечение оформляется приказом по предприятию. Следует подчеркнуть, что в целях более надежного обеспечения сохранности и конфиденциальности документов на подразделение конфиденциального делопроизводства или на специально выделенных для ведения конфиденциального делопроизводства сотрудников должны быть возложены все операции по печатанию, учету, размножению, хранению, передаче, отправлению, систематизации, проверке наличия и уничтожению конфиденциальных документов. Функции исполнителей и пользователей конфиденциальных документов в сфере изготовления и обработки документов ограничиваются подготовкой документов и их исполнением. Допустимо и печатание документов исполнителями, если оно осуществляется в специально предназначенном для этого помещении подразделения конфиденциального делопроизводства.

Основные задачи и функции подразделения конфиденциального делопроизводства, а также права и ответственность его руководителя должны быть закреплены в положении о подразделении, а обязанности, права, ответственность сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства или специально назначенных для ведения конфиденциального делопроизводства лиц — в должностных инструкциях, разрабатываемых на конкретные должности. В должностных инструкциях устанавливаются и квалификационные требования к сотрудникам — образование и стаж работы на аналогичной должности. Положение о подразделении конфиденциального делопроизводства и должностные инструкции сотрудников являются организационно-правовыми документами, регламентирующими статус подразделения в целом и каждого из его сотрудников.

При определении задач и функций подразделения конфиденциального делопроизводства необходимо исходить из того, что оно должно не только организовывать и осуществлять документационное обеспечение конфиденциальной управленческой и производственной деятельности предприятия, но и участвовать во всех мероприятиях по предотвращению утраты конфиденциальных документов и утечки содержащейся в них информации. Это участие не ограничивается разработкой и осуществлением соответствующих мероприятий только в рамках подразделения конфиденциального делопроизводства. Утрата и утечка конфиденциальной информации в большинстве случаев происходят по вине исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, нарушающих по разным причинам правила обращения с такими документами. Поэтому значительная часть функций подразделения конфиденциального делопроизводства связана с обучением исполнителей и пользователей прав работы с конфиденциальными документами и осуществлением контроля за их выполнением. Этим обусловлены и соответствующие права подразделения конфиденциального делопроизводства, в том числе такие, участие в подборе кадров для работы с конфиденциальной информацией, внесение предложений об отстранении от конфиденциальных работ, поощрении и привлечении к ответственности исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, участие в проведении расследований по фактам утраты и утечки конфиденциальной информации.

При разработке должностных инструкций следует учитывать, во-первых, необходимость специализации сотрудников по отдельным видам работ, что ускоряет их выполнение и повышает качество, и, во-вторых, нормативы времени на работы с тем, чтобы все сотрудники были загружены равномерно в соответствии с должностью, и не было перезагруженности, которая отрицательно сказывается на качестве работы. При установлении квалификационных требований к должностям необходимо иметь в виду сложность выполнения некоторых видов работ, требующих специальной подготовки. На соответствующие таким работам должности следует назначать специалистов с высшим образованием в области защиты информации. В соответствии с законодательством сотрудники подразделения конфиденциального делопроизводства несут дисциплинарную, административную либо гражданско-правовую ответственность за утрату конфиденциальных документов или разглашение содержащейся в них информации, поэтому в должностных инструкциях должна быть установлена персональная ответственность сотрудников за сохранность конфиденциальных документов и содержащейся в них информации. В случаях особой конфиденциальности документов назначение сотрудников на соответствующие должности в подразделение конфиденциального делопроизводства целесообразно осуществлять после проведения в отношении их полномочными органами проверочных мероприятий при письменном согласии на это сотрудников.

Основы конфиденциального делопроизводства

Программа курса

Курс ориентирован на специалистов ДОУ и работников предприятий сферы услуг.

В ходе обучения слушатели разбирают нормативно-методическую база по делопроизводству и организацию работы с конфиденциальными документами, СЭД и материально-техническое обеспечение конфиденциального делопроизводства для защиты персональных данных, порядок работы с обращениями граждан, основы деловой переписки, правила хранения документов и передачи в архив.

Наша программа по конфиденциальному делопроизводству, защите персональных данных и работе с обращениями граждан соответствует стандартам и квалификационным требованиям и подойдет для эффективного развития профессиональных навыков специалиста.