Как правильно оформить ввод оборудования в эксплуатацию: 3 основных этапа

Порядок ввода в эксплуатацию медицинского оборудования

Под эксплуатацией понимается применение основного средства по прямому назначению для реализации задач и целей предприятия, а также обслуживание и поддержание данного имущества в рабочем состоянии.

Акт ввода в эксплуатацию удостоверяет тот факт, что основное средство, числящееся на балансе предприятия или только принимаемое к учету, соответствует всем нормативам, исправно, не имеет каких бы то ни было поломок, неисправностей или изъянов и с определенной даты может использоваться в деятельности компании.

Что представляет собой этот документ?

Акт ввода оборудования в эксплуатацию – официальный документ, являющийся подтверждением пригодности оборудования к эксплуатации, его соответствия заявленным параметрам и нормам безопасности.

Служит для внедрения оборудования в производственный процесс.

Акт на ввод в эксплуатацию оборудования составляется:

• исходя из заключения приемной комиссии, при вводе в эксплуатацию нового объекта;
• на основании акта ремонта оборудования, когда были проведены ремонтные работы;
• на основании соответствующего акта, когда были проведены работы по модернизации;
• на основании акта приема-передачи, когда в собственность учреждение получает бывшее в употреблении оборудование.

Как заполнить форму Т-54? Пошаговая инструкция – по ссылке.

Ввод оборудования в эксплуатацию производится по распоряжению руководителя. Сначала проверяется пригодность оборудования к применению по назначению в присутствии комиссии, затем в обязательном порядке оно ставится на баланс организации.

Порядок ввода в эксплуатацию.

Для чего нужен акт:

• После подписания документа на оборудование начинает начисляться амортизация. Для некоторого оборудования началом гарантийного периода считается день ввода в эксплуатацию.
• Иногда вместо акта ввода в эксплуатацию составляют акт приема-передачи. Но если возникнет потребность в ремонтных работах, то этот акт должен быть составлен.

Важно! Для высокотехнологичного оборудования акт ввода в эксплуатацию должен обязательно иметься на предприятии или в организации.

Какое оборудование подлежит вводу в эксплуатацию?

Вводу в эксплуатацию подлежит оборудование, относящееся к основным средствам и поступившее на баланс предприятия в результате сделки продажи, обмена, дарения, которые используются:

• В производстве или для управленческих потребностей организации, при предоставлении услуг или проведении работ, для предоставления в аренду.
• Период использования превышает 12 мес.
• Не подлежат перепродаже.
• С их помощью можно получить прибыль.

Что нужно знать, чтобы пользоваться лизингом законным путем? Хотите узнать? Тогда вам сюда.

Решение о вводе в эксплуатацию.

Этапы ввода оборудования в эксплуатацию

Процедуру ввода в эксплуатацию оборудования можно условно разделить на несколько основных этапов:

1. Создание комиссии. Руководитель организации назначает специалистов, которые будут проводить осмотр агрегата. Кроме этого, в составе могут присутствовать и представители компании, которая выступает в качестве поставщика. Если это новое устройство, нередко фирма-продавец присылает своего сотрудника, чтобы он присутствовал даже при распаковке.
2. Непосредственно осмотр. В процессе проверки оборудования нередко приходится его разбирать. Соответственно, в состав комиссии должны входить специалисты, способные правильно это сделать. Также проверяется, насколько техническое состояние соответствует информации, указанной в документах.
3. После осмотра специалисты проводят испытания. Например, делается пробный запуск, чтобы определить, насколько правильно работает оборудование.
4. По итогам проверки заполняется акт. Здесь перечисляются члены комиссии, описывается оборудование. Нелишним будет указать, какие именно проверочные работы были выполнены, какие устройства для этого использовались. В конце проверяющая группа должна сделать вывод. Если имеются неисправности, они указываются. Кроме этого, специалисты дают рекомендации по их устранению. При выявлении брака составляется акт о дефектах, который направляется поставщику. При отсутствии каких-либо замечаний указывается, что оборудование может быть запущено в эксплуатацию.

Бывают ситуации, когда организация не предусматривает составление акта при вводе в эксплуатацию. Причем это может касаться абсолютно любого оборудования. Вообще, законодательство разрешает обойтись без этого документа. Он может быть заменен актом приема-передачи, где и указывается дата, когда именно началось использование устройства. Однако практика показывает, практически все организации все-таки составляют этот документ.

Ведь только так можно быть уверенным, что получено полностью исправное оборудование, а в случае каких-то проблем можно рассчитывать на помощь со стороны поставщика. По сути, акт ввода в эксплуатацию можно назвать своеобразной гарантией, и не только для получателя. Документ нужен и поставщику. Ведь именно так он будет знать, что оборудование действительно имело брак, а не сломалось при эксплуатации.

Инструкция по заполнению акта ввода в эксплуатацию оборудования

Заполнение документа можно разделить на несколько частей:

1. Сначала указывается «шапка», в которой должно присутствовать название документа и его суть. Также здесь должна присутствовать дата заполнения и город.
2. Ниже указывается состав комиссии, которая проводит осмотр оборудования. Здесь нужно указать не только ФИО специалистов, но и занимаемые должности. Также в этом абзаце необходимо отметить информацию о руководителе и сведения о приказе, которым и были назначены представителя проверяющей группы.
3. Далее идет основная часть, в которой описывается факт осмотра оборудования. Здесь указывается, о каком именно оборудовании идет речь, прописывается его номер, техническое состояние, производитель и другие параметры. Также указывается период, в течение которого осуществлялась проверка.
4. Ниже идет перечисление результатов. Причем каждое действие нужно описывать с новой строки. Здесь указываются сведения о том, что оборудование отвечает необходимым нормам. Прописывается информация о проведении пробного пуска. Указываются какие-либо дополнительные сведения.
5. Ниже прописываются выводы. При отсутствии замечаний комиссия указывает, что дает разрешение на ввод в эксплуатацию.
6. Указывается перечень документов, которые являются приложением к акту.
7. Оригинальные подписи всех участников проверяющей группы и директора организации.

Также нужно понимать, далеко не всегда техническое состояние оборудования является удовлетворительным. Бывают ситуации, когда комиссия выявляет определенные проблемы, которые не позволяют полноценно и безопасно эксплуатировать оборудование. Соответственно, комиссия не имеет права выдать разрешение. В этом случае в акт вносятся сведения о поломке. Если их несколько, каждая их них должна быть подробно описана. Кроме этого, специалисты делают выводы, в которых указываются рекомендованные работы, направленные на устранение неполадок. После выполнения ремонта оборудование подлежит повторному осмотру.

Часто ремонт необходим в том случае, когда оборудование длительное время стояло без работы. Но бывают ситуации, когда выявляются неисправности у только что купленного устройства. В таких ситуациях акт направляется поставщику, который и должен заниматься устранением проблемы.

Способ амортизации

При вводе в эксплуатацию основных средств необходимо ввести способ отражения расходов по амортизации. Для этого открываем справочник и вводим в него новый элемент «Компьютеры», выбираем счет затрат 92, заполняем аналитику:

• подразделение
• статью затрат амортизации

Нажимаем «Ок» и двойным щелчком выбираем созданный способ, чтобы он подставился в документ ввода в эксплуатацию.

Как правильно завершить работу

Завершать работу системы тоже нужно правильно. Если вы резко отключите компьютер от сети, то рискуете потерять важные данные. К тому же ОС может дать серьезный сбой, в результате чего ее придется восстанавливать (возможно, с помощью специалистов). Итак, чтобы правильно отключить ПК, сделайте следующее:

• Закройте все программы, в которых работали, сохранив изменения в документах.
• Выключите компьютер через кнопку «Пуск».
• Если система запрашивает обновления, нажмите «Обновить и завершить работу». Питание можно отключить только после установления обновлений и полного завершения работы ОС, иначе потом придется устранять последствия сбоя.
• После того, как система прекратила работу, системный блок затих и перестал мигать, можете отключать сетевой фильтр.

Обращайте внимание на возникновение посторонних звуков и явлений — излишнего шума при работе накопителей, вентиляторов, принтеров, запаха гари. Проводите ежегодное профилактическое обслуживание системного блока. Очищайте его от пыли, меняйте термопасту, проверяйте работоспособность устройств. Если не уверены, что сможете сделать это правильно, обратитесь к специалистам «АйТи Спектр». Опытные профессионалы произведут техническое обслуживание и ремонт компьютеров вашей компании.

Акт ввода в эксплуатацию

Акт — это официальный документ, который подтверждает факт пригодности оборудования к эксплуатации и соответствие заявленным параметрам и нормам безопасности. Он оформляется перед внедрением техники в производственный процесс. Если данный документ составлен грамотно, руководство предприятия получит максимально полную картину о состоянии оборудования и возможностях его применения.

Акт ввода в эксплуатацию оборудования (образец заполнения можно найти ниже) выполняет следующие функции:

• документ подтверждает фактическое состояние оборудования, как нового, так и поступившего после проведения модернизации или ремонтных работ, а также состояние бывшего в эксплуатации оборудования;
• акт является основным документом, на основании которого руководство организации принимает решение о внедрении основных средств в производственный процесс.

После оформления акта по основным средствам начинает начисляться амортизация, а для некоторых видов техники дата введения в эксплуатацию может определять начало гарантийного периода.

Акт ввода в эксплуатацию оборудования оформляется минимум в 2-х экземплярах. Также его можно составить как отдельный документ. Акт оформляется специальной комиссией, состав которой назначает руководитель предприятия. В нее можно включить, например, начальника цеха, инженеров, механиков, представителей технической службы, бухгалтера и других специалистов.

Какое оборудование относится к ОС

Ввод в работу представляет собой документально зафиксированное подтверждение о готовности ОС к использованию по назначению.

По законодательству, не каждый актив относится к ОС. Оборудование должно отвечать нижеуказанным критериям:

• период службы не менее 1-го года
• оборудование не приобреталось с целью перепродажи в будущем
• актив должен быть использован для личных нужд предприятия или передачи его иным лицам на договорных условиях во временное использование
• оборудование приобретено с целью получения прибыли или дохода

Перечень оборудования, которое может осмотреть Ростехнадзор закреплён в приложении №3 к Правилам.

Так, при допуске в составе энергопринимающей установки, инспектор может проверять:

• аппараты, агрегаты, механизмы, трансформаторы, электротехническое оборудование трансформаторных подстанций, заземляющие устройства, шинные мосты и гибкие связи напряжением 1 кВ и выше, силовые кабельные линии напряжением 1 кВ и выше, электродвигатели (машины) постоянного и переменного тока напряжением 1 кВ и выше с пускорегулирующими устройствами, электротехническое оборудование источников энергии, используемых в составе энергопринимающей установки, иное оборудование, предназначенное для преобразования электрической энергии в другой вид энергии в целях ее потребления (использования, транспортировки);
• автономные резервные источники питания, установка которых требуется с учетом категории надежности электроснабжения или наличия у потребителя электрической энергии электроприемников, для которых установлена технологическая или аварийная броня.

Так, при допуске в составе объекта по производству электрической энергии, объекта электросетевого хозяйства:

• паровые турбины; газовые турбины; гидравлические турбины; вращающиеся электрические машины (генераторы, синхронные компенсаторы совместно с системами возбуждения); силовые трансформаторы (автотрансформаторы);
• электротехническое оборудование трансформаторных подстанций, распределительных устройств, распределительных пунктов (кроме щитов учета электрической энергии); линии электропередачи (кроме щитов учета, а также участков линии от магистрали до щитов учета, смонтированных на опорах, и далее проложенных до энергопринимающих установок потребителя электрической энергии); шинные мосты и гибкие связи, силовые кабельные линии напряжением 1 кВ и выше;
• электродвигатели (машины) постоянного и переменного тока напряжением 1 кВ и выше с пускорегулирующими устройствами; электротехническое оборудование собственных нужд;
• источники электроснабжения системы собственных нужд; системы оперативного тока (аккумуляторные батареи, зарядные устройства, устройства стабилизации напряжения, щиты постоянного тока); комплексы и устройства релейной защиты и автоматики; средства диспетчерского и технологического управления; заземляющие устройства; насосное оборудование с приводом от электродвигателя; теплообменное оборудование; оборудование поддержания водно-химического режима; технологические защиты и автоматика, обеспечивающие безопасную работу объекта по производству электрической энергии, трубопроводы и арматура, запорно-регулирующая и аварийно-предохранительная арматура;
• вспомогательное оборудование (дымососы, вентиляторы, деаэраторы, баки аккумуляторы, питательные баки, конденсатные баки, сепараторы); резервное топливное хозяйство.

Результаты рассмотрения документов фиксируются в акте осмотра.

При наличии оснований для отказа в выдаче разрешения, инспектор в акте указывает основания такого отказа со ссылкой на соответствующее требование, установленное норматино-правовым актом. В акте инспектор должен указать все вывленные нарушения.

Регламент должен быть

Серверы во многом напоминают работу авиации – всё должно быть проверено, отточено, продублировано и отшлифовано до блеска. Авиадиспетчер не может прекратить работу из-за того, что выключился свет в аэропорту; сотни самолётов не станут ждать в небе. Также и банк не может ждать, пока кто-то придёт и починит серверную инфраструктуру, на которой всё держится. Потенциальные потери, как денежные, так и репутационные, несоизмеримы с затратами на превентивные меры.

Поэтому любой технике — инопланетному Мегатрону-3000 или обычному серверу за 50 т.р. — требуется обслуживание, профилактика и ремонт. Вы бы полетели через Тихий океан на Боинге 747-100, который не был на обслуживании несколько лет? Для бизнеса ситуация с серверами аналогичная.

Надеюсь, что этот регламент будет полезен и станет базой для вашего собственного. Если вы считаете, что что-то забыто или стоит дополнить какой-то момент – welcome в комментарии.

И напоследок хочется добавить, что всегда можно улучшить среду, в которой сервер работает: специальные серверные шкафы для неблагоприятных условий, фильтры воздуха, кондиционеры с контролем температуры и влажности, регулярная уборка ЦОДа или серверной (главное, без уборщицы с мокрой шваброй или бытовым пылесосом!). И тогда не придётся отключать сервер только для чистки, скорее чистка станет сопутствующей процедурой при обслуживании сервера.