Инструкция: пишем служебную записку о списании ТМЦ

Служебная записка на списание ТМЦ

Служебная записка на списание товарно-материальных ценностей – основание для начала проведения процедуры снятия с учета использованного, испорченного или попросту ненужного имущества организации. Форма бланка законодательно не утверждена, но оформлять его желательно в соответствии с требованиями ГОСТа.

Полезно: как вести учет служебных записок

Единый учет служебных записок во внутреннем документообороте организации позволяет в том числе: оперативно найти информацию по тому или иному случаю; по датам отследить исполнение служебной записки; установить ответственное лицо; при необходимости оперативно продлить срок исполнения поручения на основании служебной записки; журнал также может быть использован в суде в качестве доказательства и пр. Список возможностей напрямую зависит от способа учета. Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов дает учет. В этом случае оптимальным вариантом является форма учета — журнал.

Чиновники не предусмотрели унифицированной формы для служебной записки на списание материалов (образец) и иных объектов товарно-материальных ценностей. Следовательно, госучреждение вправе разработать свой бланк, который будет соответствовать индивидуальным характеристикам деятельности экономического субъекта.

Допустимо разработать сразу несколько форм, каждую для определенной группы ТМЦ. Например, отдельный бланк, чтобы списывать медикаменты, учебные пособия, продукты питания и прочее.

Чтобы получилась правильная служебная записка на списание ТМЦ (образец ниже), она должна содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование ТМЦ.
2. Количество и единица измерения.
3. Стоимость по данным бухгалтерского учета (балансовая стоимость).
4. Инвентарный номер (при наличии) либо иной идентификационный код, присвоенный объекту.

Бумагу составляет работник, ответственный за хранение имущественных объектов. Подготовленный документ следует направить руководителю либо начальнику структурного подразделения.

На основании предоставленной служебной записки руководитель должен инициировать инвентаризационную проверку. Для этого издается локальное распоряжение на проведение инвентаризации (форма ИНВ-22). В приказе необходимо указать состав комиссии, сроки проведения инвентаризационной проверки, а также перечень имущества, подлежащего контролю. По результатам инвентаризации составляется акт о непригодности объекта. Затем имущество списывается. Акт инвентаризации является основанием для снятия ТМЦ с бухучета.

Кто, когда и на каком основании составляет документ

Документ составляется постоянно действующей комиссией или назначаемой приказом руководителя компании. Как отмечалось выше, организация сама вправе разработать форму акта или использовать ОС-4 .

В случае если предприятием самостоятельно разрабатывается форму документа, нужно включить в нее необходимые реквизиты:

• дату, место составления;
• причины выбытия;
• должности, ФИО и подписи.

В некоторых случаях для списания требуется подтверждение специалиста, который составляет справку. Это делают специализированные фирмы, имеющие разрешение. Чаще всего, такое требование распространяется на бюджетные организации.

Алгоритм процесса таков:

• МОЛ обращается к руководителю по вопросу списания;
• второй составляет приказ;
• комиссия осматривает технику, делает выводы, составляет и подписывает акт;
• его утверждает руководитель.

Печать на документе не требуется.

Когда писать СЗ необходимо

Но нас больше интересует вопрос, когда нужна служебная записка на списание ТМЦ: образец рассмотрим после того, как это выясним:

1. Истек срок службы ТМЦ. Их дальнейшая эксплуатация может негативно повлиять на качество конечного продукта. К примеру, просроченные продукты нельзя использовать в пищевом производстве. Тут уже понадобится служебная записка на списание материалов, образец которой будет приведен ниже.
2. ТМЦ внезапно сломались или потеряли качество до истечения срока службы. Например, работник порвал спецодежду или повредил инструмент. В этом случае нужна еще дефектная ведомость. Прежде чем списывать предмет, необходимо доказать, что он не подлежит ремонту или восстановлению.
3. Ценности морально устарели. Например, старый компьютер непригоден для современных программ. И снова это придется подтверждать документально, привлекая экспертов.

Таким образом, если запасы не направляют в производство, а избавляются от них, об этом нужно предупредить при помощи СЗ.

Списание материальных ценностей: понятие и причины

Любая вещь имеет свой эксплуатационный срок и рано или поздно окончательно приходит в негодность. Типичным примером такого процесса внутри предприятия является спецодежда, заказываемая для определённой категории рабочих и активно эксплуатируемая.

Кроме этого, компания может столкнуться с приведением в негодность или моральным устареванием мелкой техники, используемой в работе (калькуляторов, например).

Прежде чем рассматривать нюансы списания той или иной ценности, необходимо определиться с категориямиРазличают:

• Основные средства (ОС) – это жизненно важный элемент деятельности любого предприятия, ведь под эту категорию попадает то имущество, без которого затрудняется или вовсе может прекратиться работа организации. Они имеют ряд подвидов, среди которых – здания и сооружения, оборудование, спецтехника и т.д. Срок использования ОС – более одного года.
• Товарно-материальные ценности. Сюда относятся те активы, которые также будут использоваться предприятием в процессе осуществления своей деятельности. Существуют в форме сырья или запасов. Именно эта категория имеет активную динамику оборачиваемости и подлежит регулярному списанию.
• Малоценное имущество – под эту категорию попадает то имущество, срок службы которого составляет менее одного года и является быстроизнашивающимся. Кроме этого, важным критерием для отнесения к этому виду является и её стоимость. К малоценному имуществу относится, как правило, спецодежда, предметы хозяйственной деятельности, узкопрофильные рабочие инструменты и так далее.

Сама процедура списания включает несколько этапов:

1. Определение состояния имущества.
2. Составление мотивированной служебной записки о необходимости списания.
3. Получение разрешения руководства организации на проведение инвентаризации.
4. Непосредственно, проведение инвентаризации и составление акта непригодности имущества.
5. Утилизация пришедшего в негодность имущества.
6. Списание по бухгалтерскому учёту.

При необходимости списания малоценного актива перед материально-ответственным лицом возникает задача исключить такое имущество из своей зоны ответственности. Конечно же, такой процесс должен проходить с составлением бумаги — служебной записки о списании материальных ценностей.

Как правило, списание материальных ценностей (ТМЦ) осуществляется по инициативе материально-ответственного работника, который обязан следить за своевременностью операций с ними и сам должен быть заинтересован в их корректном учёте.

Также списание может быть результатом проведённой инвентаризации или проверки.

Что делать, если в списываемой оргтехнике присутствуют драгметаллы?

Информацию о наличии в списываемом компьютерном оборудовании драгметаллов обычно можно найти в техпаспорте на это оборудование. В случае утери техпаспорта компании следует провести экспертизу на содержание драгметаллов. Для этого нужно привлечь специалистов из лицензированной компании.

Наличие в списываемых компьютерах драгметаллов (а это порядка 80% случаев) означает, что

1. Их необходимо передать для утилизации соответствующим образом лицензированной компании.
2. Утилизирующая компания должна быть не только лицензирована по деятельности, связанной с обращением с опасными отходами, но иметь регистрационное удостоверение, выданное комитетом драгоценных металлов и драгоценных камней при Министерстве финансов Российской Федерации (постановление Правительства РФ от 25.06.1992 № 431).

Принимаемый порядок утилизации и экспертные заключения лицензированной компании должны найти свое отражение в документах на списание.

Расходы, связанные с утилизацией компьютерной техники, могут быть учтены в составе внереализационных расходов предприятия при расчете налога на прибыль (подп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Кто составляет пояснительное письмо?

Такой документ обычно пишется в единственном экземпляре и только при острой необходимости составляется его копия.

Цель служебной записки— уведомить должностное лицо о необходимости списать объекты ОС вследствие указанных причин.

Написать записку должно ответственное лицо, которое отвечает за сохранность и учет основных средств. Ходатайство составляется на имя генерального директора.

Если служебную записку пишет человек, который обладает необходимой информацией о стоимости ОС, то в ней указывается оценочная и остаточная стоимости.

Чаще всего такое ходатайство пишет инженер по АХЧ, а также лицо, имеющее доступ к учету ОС.

Чаще всего оборудование или другие основные средства списываются в случае, если:

• Объект изношен морально или физически. Считается непригодным для дальнейшего использования и эксплуатации.
• На предприятии происходит техническое оснащение, расширение, а также замена основных средств.
• ОС пострадало в результате аварии или стихийных бедствий и не пригодно к дальнейшей эксплуатации.
• Обнаружена недостача в результате инвентаризации.

При этом служебную записку можно не писать, а также не согласовывать с руководством списание ОС, если его первоначальная стоимость ниже суммы, установленной внутренними правовыми актами или законодательством.

При списании в связи с недостачей нужно уточнить начальную стоимость оборудования, стоимость его амортизации и списать долг на виновное лицо, если таковое было установлено.

Важно! Даже если у основного средства амортизация составила 100% без прохождения полной процедуры по списанию нельзя выкидывать оборудование или утилизировать его.

Это противозаконно и может привести к привлечению к дисциплинарной или материальной ответственности виновных лиц.

Какое основание приводится в ходатайстве?

Для того чтобы запустилась процедура списания необходимо указать в служебной записке веские основания. К ним относятся:

1500 249 руб.

• Физический износ, который привел к невозможности использования оборудования по прямому назначения. Это может быть поломка, необходимость постоянного ремонта, а также проблемы с оборудованием, которые возникли по вине внешних факторов (авария, стихийное бедствие).
• Материальный износ — оборудование считается устаревшим и не может использоваться вследствие несоответствия требованиям основного производства. Чаще всего это основание применяется в том случае, когда на предприятии есть возможность переоборудовать производство или применить более новые т технологии для улучшения производственного процесса.

По сути, служебная записка необходимо только в случае, если материальная база устарела и по факту оборудование необходимо менять, или замена уже происходит, а прежнее оборудование есть необходимость списать.

На основании записки генеральный директор созывает приказом комиссию, которая будет заниматься оформлением выбытия ОС.

Скачать образец

Скачать пример пояснительной записки о необходимости списания основных средств – word.

Оформление технико-экономического обоснования

Для того чтобы списать основные средства, в том числе ценное имущество, необходимо составить технико-экономическое обоснование.

Это документ, в котором ответственное лицо при помощи расчетов обосновывает необходимость снять с учета имущество.

Чтобы списать технику или оборудование, часто для технико экономического обоснования необходимо обратиться к организации, которая производит обслуживание данного имущества на предприятии.

Также в документе указываются расчеты с ожидаемыми результатами от списания. Этот документ составляется комиссией, которая направляет его генеральному директору.

Последний, в свою очередь, после получения всех документов должен в течение 30 дней принять соответствующее решение.

Любое решение оформляется документально: или в виде распорядительного документа о списании, или в виде письма с отказом.

Как написать служебную записку

Сначала нужно указать адресат (или несколько адресатов) «служебки». Обычно таковыми являются должностные лица организации. Соответствующий реквизит принято проставлять в правой верхней части документа. При этом наименование должности указывается в дательном падеже (т.е. отвечает на вопрос «кому?» — директору, начальнику). А потом вносятся фамилия и инициалы получателя записки (п. 5.15 ГОСТ).

Затем по центру документа проставляется его наименование (п. 5.9 ГОСТ). А ниже можно разместить заголовок, отражающий краткое содержание «служебки» и дающий пояснение о том, на какую тему она составлена (п. 5.17 ГОСТ).

Далее следует текст документа. Здесь отражаются обстоятельства, послужившие основанием для составления служебной записки, приводятся аргументы. После этого излагается непосредственно просьба либо сообщение. В этой части документа инициалы следует также указывать после фамилии.

При обозначении адресата и в тексте «служебки» инициалы указываются после фамилии. А при расшифровке подписи — перед ней.

Обменивайтесь подлинниками документов с сотрудниками через интернет Входящие бесплатно

Составление документа завершается проставлением подписи. Она включает название должности автора (если «служебка» оформляется не на бланке организации, также указывается наименование компании), собственно подпись и ее расшифровку. При этом сначала указываются инициалы, а потом фамилия. Если документ составляется несколькими лицами, которые занимают в организации разное положение, то их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей (п. 5.22 ГОСТ).

И заключительный штрих — проставление даты (а при необходимости также и времени) подписания. Эти сведения располагаются под подписью. Указать дату можно одним из двух способов. Либо арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.10.2021, либо словесно-цифровым способом: 5 октября 2021 г. (п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).

При указании даты цифрами, разделенными точками, первые два реквизита всегда содержат 2 цифры (т.е. 5 января надо указать как 05.01), а буква г. после указания года не проставляется. Если же дата указывается словесно-цифровым способом, то цифра 0 перед днем не используется (т.е. пишется 5 января, а не 05 января), а после указания года проставляется буква г.