Как подписать документ электронной подписью самостоятельно
Иногда в документообороте предприятия возникает ситуация, когда документ создан вне системы ЭДО со встроеными механизмами по созданию и проверке электронной подписи. При этом для придания ему юридической силы его нужно заверить квалифицированной электронной подписью. Как подписать такой электронный документ?
На рынке существует ряд специализированных механизмов – программные, веб- и в формате плагинов. Остановимся на тех решениях, которые предлагает компания Такском.
Создание ЭЦП с помощью компьютерных программ
В почтовых программах, к примеру, Outlook Express, Lotus Notes, Microsoft Outlook имеется автоматическая возможность удостоверения отправляемого сообщения электронной подписью. Для этого необходимо установить на ПК сертификат и ознакомить с ним партнера, с которым будет осуществляться переписка.
Чтобы создать сертификат понадобится специальные криптографические программы, после установки которых можно, сгенерировав в режиме онлайн сертифицированный ключ, скачать ЭЦП на компьютер. Можно и по-другому использовать программу – установить ее и работать с ней стационарно.
Созданная таким образом электронная подпись не будет связана с Удостоверяющим центром (УЦ) – организацией, занимающейся их выдачей, и такая подпись может подтверждать документы в узком круге лиц, и использовать ее для взаимодействия с ИФНС или госорганами нельзя.
Что понадобится
Чтобы подписать файл с помощью электронной подписи, необходимо:
- Установить на свой ПК программу КриптоПРО. Советуем также познакомиться со статьей про настройку компьютера.
- Получить два сертификата: владельца электронной подписи, удостоверяющего центра.
Покажем, как подписать pdf электронной подписью КриптоПРО и как подписать файлы в Word.
Как вставить подпись в электронный документ
Постепенно весь документооборот переходит в электронный формат, но использование цифровых подписей пока еще массово не распространено. Поэтому когда нужно отправить электронный документ через интернет, встает вопрос «А как вставить мою подпись в файл doc (pdf)?». А если под рукой еще и нет принтера?
- Как вставить подпись в электронный документ
- Как создать электронный документ
- Как получить электронную подпись
- Программа Adobe Photoshop (но в примере мы ее заменим на онлайн редактор, на случай, если программы под рукой нет), фотоаппарат/телефон, ручка, листок (желательно белый без линий).
Сделать подпись на белом листе бумаги (чернила желательно использовать потемнее и стержень потолще). Сфотографировать листок и перенести фотографию в компьютер.
Открыть программу Фотошоп или онлайн-редактор http://pixlr.com/editor/. Открыть/загрузить фотографию подписи.
Чтобы обеспечить прозрачность, в онлайн редакторе нужно добавить нижний пустой слой: нажать на кнопку «Новый слой» в окне «Слои». На слое с фотографией дважды щелкнуть по замочку (чтобы появилась галочка), теперь можно поставить слой фотографии выше пустого слоя.
Выбрав инструмент Быстрое выделение, нажать на оставшееся пустое пространство вокруг подписи и нажать Del.
Таким же способом удалить все белые участки в замкнутых элементах подписи. Потом снять выделение комбинацией клавиш Ctrl+D.
Если подпись осталась светлой и плохочитаемой, то нужно понизить яркость (Коррекция-Яркость/Контрастность).
Сохранить: Файл-Сохранить. Обязательно должен быть формат png (для прозрачности). Сохраненную картинку можно вставлять в Word и там обрезать, масштабировать.
Какие бывают электронные подписи
ЭЦП — это «штамп», который позволяет идентифицировать ее владельца, а также удостовериться в целостности подписанного документа. Типы ЭЦП и порядок их оформления утверждены Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2011. Он установил, что подписи бывают трех видов:
- Простая. Распространена для подписания писем или спецификаций, подтверждается с использованием паролей, кодов и иных средств, чаще всего используется в системах корпоративного ЭДО.
- Усиленная неквалифицированная. Получается в процессе криптографической обработки информации и использования закрытого ключа. Позволяет установить, кто подписал документ, а также факт внесения изменений после подписания.
- Усиленная квалифицированная. Аналогична неквалифицированной, но для ее создания и проверки используются наработки криптозащиты, сертифицированные ФСБ РФ. Такие ЭП выдаются только аккредитованными удостоверяющими центрами.
Завизировать документ можно несколькими способами. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся.
Крипто АРМ.
Для начала кликните по файлу, который нужно подписать, правой клавишей мыши и выберите КриптоАРМ. Откроется выпадающий список возможных действий. Там, соответственно, следует выбрать: «Подписать».
Далее нас приветствует Мастер создания электронной подписи. У него аж пять шагов. И мы сейчас их разберем один за другим.
Первый шаг это «Выбор файлов». Здесь мы видим уже выбранный нами файл для подписи. Можем добавить еще любое количество файлов или даже папки с файлами. Также можем просмотреть (кнопка «Просмотр») содержимое документа перед его подписанием, что очень важно.
Второй шаг под названием «Выходной формат» предлагает нам выбрать формат подписи. Можно выбрать один из двух типов кодировки: DER или BASE64. В большинстве случаев это не важно, но бывают и исключения. К примеру, для ФСРАР укажите DER кодировку, а не наоборот. Можно задать расширение для выходного файла, по умолчанию для подписанных данных в «КриптоАРМ» используется расширение SIG. Кроме этого есть возможность включить архивирование, чтобы после создания подписи результаты помещались в ZIP-архив, и задать каталог для сохранения результатов подписи.
Третий шаг под названием «Параметры подписи» очень важен. Именно на этом шаге нас ждет выбор, какой вид подписи в итоге будет создан. Этот момент надо разъяснить. Существуют два вида подписи: присоединенная и отсоединенная. В случае с присоединенной, подпись как бы прикрепляется к подписываемому документу, вы это можете заметить, потому как увеличивается размер файла после его подписания. В случае с отсоединенной подписью, подписываемый документ остается неизменным, подпись же сохраняется в отдельном файле. Для проверки отсоединенной подписи нужны оба файла, файл подписи и файл исходного документа.
Четвертый шаг мастера создания электронной подписи — это непосредственно «Выбор сертификата подписи». Нажимаем на кнопку «Просмотр» и в открывшемся окне находим свой сертификат подписи. Ежели вы наблюдаете пустое окне выбора, то сертификатов для подписи у вас просто нет, и вам следует установить хотя бы один.
И наконец, последний пятый шаг, что зовется «Завершение». Здесь мы видим общую информацию, какой сертификат нами был выбран, формат подписи и путь для сохранения подписанного файла. Но не спешите сразу закрывать окно, обратите внимание на опцию «Сохранить данные в профиль для дальнейшего использования». Можете самостоятельно дать имя профили, и в следующий раз вам не нужно будет снова настраивать параметры подписи, все уже будет выбрано. И так, нажимаем на кнопку «Готово», чтобы подписать выбранный нами документ.
Отлично! Операция прошла успешно! Выбранный нами документ теперь подписан электронной подписью.
Находим подписанный документ, он у нас там же, где находится и исходный документ. Иконку файла, содержащего электронную подпись ни с чем не перепутать, это листок бумаги с ручкой.
