11 лучших тайм-трекеров: какой выбрать
Распространенная ситуация для многих агентств: вы взяли в работу 10-часовый проект с оплатой 5 тыс. руб. в час; по завершении проекта вы получили 50 тыс. руб. Но действительно ли вы потратили на его выполнение 10, а не 12 или 15 часов? Без специальной программы вы не сможете оценить эффективность работы своей команды и прибыльность проекта. Для объективной оценки ситуации нужен тайм-трекер для учета времени.
Что такое тайм-трекеры, какими они бывают и чем отличаются — об этом расскажем в статье. В конце — сравнительная таблица 11 сервисов тайм-трекинга.
Плюсы использования приложений по отслеживанию времени
Отслеживание того, куда уходит Ваше время, как на работу, так и на личное, имеет ряд преимуществ. Давайте рассмотрим некоторые из лучших.
Приложения по отслеживанию времени могут предоставить отчет куда Вы или Ваша команда тратите время. Несмотря на то, что нет ничего плохого в просмотре подобных отчетов, для кого-то это кажется очень сложным и понадобиться потратить несколько часов на погружение в разбор тематических разделов. Если вы работаете с отслеживанием активности, то работая с приложением Вы, по крайней мере, осознаете, сколько времени Вы тратите на это. Аналогично с этим возникает понимание сколько времени в общем тратится на выполнение различных задач. Для некоторых людей показатель, который предоставит приложение будет очень малым: «Как я работал только три часа!? Я был в офисе целую вечность! » – в то же время для других людей он будет очень высоким, «О Боже, я действительно работал двенадцать часов?» К какой категории людей Вы бы ни попадали, это заставит, по крайней мере, подумать, как тратится Ваше время.
Задумайтесь о том, как Вы используете свое время, приложения по отслеживанию времени могут повысить Вашу производительность. Когда я использовал приложение, я вывел закономерность, что всегда хотел быть более эффективным чем в предыдущий день. Я не всегда успешно все выполнял, но зная, что в фоновом режиме есть какое-то приложение, которое следит за тем, что я сделал, заставило меня, по крайней мере, стараться. Каждый раз, когда я ходил на Facebook, я останавливался и думал, как это повлияет на работу моего дня.
Если у Вас почасовая оплата, программное обеспечение для отслеживания времени делает биллинг намного проще. Вместо того, чтобы приблизительно оценивать сколько времени будет потрачено на выполнение того или иного задания, с помощью приложения Вы точно будете знать сколько времени понадобиться для завершения каждой части проекта. Это означает, что вы можете быстро выставить клиентам счета за то, что они должны, именно поэтому многие приложения отслеживания времени включают способ создания счетов.
Программное обеспечение для отслеживания времени также предоставляет вам меру защиты от любого, кто оспаривает выставленный вами счет. Если клиент оспаривает то, что вы выполняли, у вас есть способ показать точное время, затраченное на их проект. Хотя это и не волшебный щит, но в случае спора он прикроет Вашу пятую точку.
Bitcop (Windows, интеграции с веб-приложениями и программами)
Bitcop – это приложение с мощным функционалом тайм-трекера. Программное решение обеспечивает не только учет рабочего времени, но позволяет анализировать продуктивность сотрудников в разрезе задач и искать узкие места в бизнес-процессах с целью их оптимизации.
Приложение Bitcop предназначено для контроля всех действий сотрудников за ПК, оптимально подходит для малого, среднего и крупного бизнеса и обладает широкими возможностями масштабирования. Данное ПО идеально подойдет для функции самоконтроля. Приятным бонусом является тот факт, что разработчик для фрилансеров предоставляет бесплатную версию программы.
Анализ продуктивности — наглядно показывает на сколько эффективно сотрудник использует свое рабочее время.
Ведется полный учет рабочего времени, начиная от табеля и заканчивая тайм-трекингом задач.
Простая и надежная программа, отличное быстродействие, легкая установка.
Стоимость Bitcop: от 120 руб за человека ежемесячно. Представлена бесплатная версии программы.
Time Doctor
Time Doctor — это веб-сервис, предназначенный для многопользовательского учета времени, мониторинга программ, интернет-активности. Благодаря этим возможностям, можно получить детальную информацию об использовании инструментов для проекта, пользователя, компании через веб-интерфейс.
Сервис использует удаленный метод хронометража, и, в то же время, он отлично интегрируется с Рабочим столом с помощью специального клиента. Для установки нужно скачать его со страницы http://www.timedoctor.com/download.html, предварительно зарегистрировав учетную запись на этом же сайте.
Первое впечатление от Time Doctor — сходство с менеджером задач органайзера. Поэтому легко понять, как создается список todo, проект. Выбрав из списка нужную задачу и нажав кнопку «Старт!», можно запустить хронометраж.
В нижней части окна отображается текущая задача и различная статистика: время, затраченное на задание, статистика за определенный период (день — месяц), в том числе и время отдыха.
Поверх окон отображается панель активности, которая играет не столь информационную роль, сколько служит напоминанием: над чем сейчас работает пользователь. Кроме данной панели, при отсутствии активности, появляется диалог, который предназначен для контроля работы.
Существенный плюс программы заключается в том, что вся информация хранится на сервере — соответственно, вопрос синхронизации решен, равно как и удаленный доступ закрывает многие вопросы. Так, руководитель проекта может проконтролировать качество работы сотрудников, взглянув на скриншоты, снятые во время работы пользователя. Снимки соответствуют названию задачи, установить определенный фильтр для приложений (подобно TimeSnapper) не представляется возможным. Тем не менее, снимки экрана служат явным доказательством того, что приложение или сайт использовались по назначению, а не во время незапланированного отдыха, либо наоборот.
Шкала продуктивности доступна в разделе Productivity. Здесь опубликован список работников, время работы, часовая шкала. Данные можно группировать по дням и неделям.
С помощью раздела Reports можно получить всевозможную информацию о деятельности пользователя: использование времени не по назначению, время отдыха, за указанный период, веб-активность и др. Каждый из видов отчета, после его генерации (Generate Report), можно распечатать в удобочитаемом виде средствами браузера. Возможен экспорт данных в CSV/XLS
Time Doctor предоставляет на выбор несколько тарифов, оптимальных для индивидуального или корпоративного использования. Минимальный план Solo обойдется в 5 $ в месяц. Кроме того, есть и бесплатный тариф с ограниченными возможностями.
Резюме
Сервис Time Doctor оптимален для контроля совместной работы, для удаленного мониторинга. С тем же успехом возможности Time Doctor реализуются в однопользовательском режиме — для этого можно подписаться на соответствующий тариф.
[+] Коллективная работа
[+] Онлайн- / офлайн- мониторинг
[+] Работа с проектами
[−] Сравнительно высокая цена подписки
Harvest
Это бесплатный тайм-трекер для Windows и Mac, а также смартфонов на Андроиде и Айфонов. Создан в далеком 2006 году, но до сих пользуется огромной популярностью по всему миру. Идеально подходит для индивидуального использования, также пригодится небольшим командам. В бесплатной версии можно вести два проекта, в платной доступно больше.
Среди функций – интеграция с огромным количеством сторонних инструментов, есть опция отслеживания расходов (со сканированием чеков), можно настроить систему оплаты труда. Составляйте эффективные расписания для каждого сотрудника – или для себя лично! Работает тайм-трекер онлайн и оффлайн, отслеживает вашу деятельность 24/7, чтобы собрать четкую статистику и дать аналитический отчет. Есть GPS-трекинг по местоположению.
Небольшой недостаток – достаточно сложный интерфейс, новичку придется привыкать. Но если разберетесь, будете получать настоящее удовольствие от использования.
Критерии выбора ПО для Windows, мобильные сервисы для iOS и Android
Программа типа тайм-трекер для фрилансеров и офисных сотрудников оценивается в первую очередь на основании эффективности решения следующих задач – учет рабочего времени, анализ продуктивности, контроль запуска приложений и открытия сайтов. Если система не предоставляет эти сведения или делает это на качественно низком уровне (фиксирует лишь пару показателей, нет наглядных графиков), тогда работать с ней не рекомендуется.
Также к основным критериям относятся удобство использования, простота интерфейса, глубина функционала, наличие автономных режимов, системы напоминаний. Возможность формировать отчеты с фильтрами и индивидуальными предустановками – критическое преимущество, также очевидным плюсом будет импорт данных в CSV или другие популярные форматы.
Обратите внимание! Важным критерием выступает интеграция с другими приложениями. Интеграция задач из тайм-трекинга в системы Skype, Microsoft Teams, JIRA, Календарь Google значительно облегчит внедрение решения, а также упростит его применение в рамках существующих корпоративных политик и алгоритмов бизнес-процессов.
Дополнительные функции:
- кроссплатформенность (возможность работы с устройств под разными операционными системами, включая мобильные – iOS и Android);
- оплата труда (функционал для интеграции в действующую систему взаиморасчетов);
- интеграции (удобная функция, позволяющая выгружать данные из трекера в другие приложения или программы);
- скриншоты (функция делает скриншоты экрана по таймеру или в ответ на определенные действия).
В отдельный пункт вынесем возможность использовать решение бесплатно. Нужно понимать, что не существует бесплатных тайм-трекеров, разработанных для Windows или любой другой ОС. Иногда комплекс могут называть – условно-бесплатный, но это тоже неверно. У многих решений из нашего топа есть так называемый триальный период, когда вы можете использовать практически полный функционал, ничего не платя. Это нужно, чтобы наглядно оценить возможности решения.
Тайм-трекер, созданный для фрилансеров и офисных специалистов, как и любое решение сегмента B2B, просто не может разрабатываться или поддерживаться на безвозмездной основе, полностью соответствовать качественно высокому уровню по целевым критериям. Поэтому большая часть функционала платная.
Hubstaff
Hubstuff хорош тем, что фокусируется на одной задаче — оптимизированном наблюдении за временем сотрудников. Правда, здесь уже больше функций отслеживания, чем в предыдущих вариантах, например — захват снимков экрана сотрудников и слежка за работой клавиатуры и мыши.
Некоторые опции Hubstaff пересекаются с отдельным видом ПО — мониторингом всей активности сотрудников, то есть, выходят за рамки обычного тайм-трекинга. В приложении можно посмотреть, какие вебсайты и приложения открывались и посещались сотрудниками и длину этих сессий.
Решение поддерживает интеграцию с 30-тью бизнес-приложениями, включая Basecamp, Trello, Asana, Github и Paypal.
Подойдет для: растущего бизнеса и стартапов, разработчиков, сайтов электронной коммерции, юридических фирм.
Подведем итоги
Системы учета рабочего времени – один из распространенных бизнес-инструментов. Их используют, чтобы анализировать продуктивность и контролировать дисциплину, расчитывать стоимость проектов или задач и потребность в дополнительных кадрах. На основе полученных сведений руководители отделов и компаний принимают организационные и стратегические решения.
Есть мнение, что из-за тайм-треккеров сотрудники могут быть не так довольны работой. Так бывает, если неправильно подать информацию об этом. Не нужно давить на персонал, блокировать соцсети или скрывать установку на компьютеры программ учета рабочего времени.
Тайм-треккеры помогут работать эффективнее в течение дня и лучше управлять бизнесом. Эти системы стали частью бизнеса во всем мире. И восприятие тайм-треккера на вашем рабочем месте во многом определяет вашу дальнейшую карьеру. Потому хорошо подумайте перед тем, как принимать решение.
