5 правил составления приказа о списании основных средств

Как осуществить списание оргтехники, составить акт утилизации? (И. Иванова, 4 июля 2014 г.)

КАК ОСУЩЕСТВИТЬ СПИСАНИЕ ОРГТЕХНИКИ, СОСТАВИТЬ АКТ УТИЛИЗАЦИИ?

При списании орг. техники акт на утилизацию составляют ли и как произвести утилизацию, что именно, какие запчасти и как? Какова форма акта утилизации на орг. технику?

Нормативная база. Согласно Приказу и.о. Министра финансов РК «Об утверждении Альбома форм бухгалтерской документации для государственных учреждений» при списании объектов основных средств составляется акт списания основных средств (форма ОС-3).

Акт по форме № ОС-3 применяется в государственных учреждениях для оформления списания отдельных объектов основных средств по счетам 2310 «Земля», 2320 «Здания», 2330 «Сооружения», 2340 «Передаточные устройства», 2360 «Машины и оборудование», 2380 «Прочие основные средства», 2411 «Незавершенное строительство» и инвестиционной недвижимости по счету 2510 «Инвестиционная недвижимость».

В Акте по форме № ОС-3 на списание указываются данные, характеризующие объекты: год изготовления или постройки (окончания строительства) объекта, дата его поступления в государственное учреждение или время ввода в эксплуатацию, себестоимость (первоначальная стоимость) объекта, сумма накопленной амортизации по данным бухгалтерского учета, количество проведенных капитальных ремонтов и другие данные характеризующие объект.

Подробно освещаются причины выбытия объекта основных средств, незавершенного строительства или инвестиционной недвижимости, дается техническая характеристика основных частей, деталей, узлов, конструктивных элементов.

Акт по форме № ОС-3 на списание основных средств, незавершенного строительства и инвестиционной недвижимости составляется комиссией в двух экземплярах и утверждается руководителем государственного учреждения. Один экземпляр Акта по форме № ОС-3 передается в бухгалтерскую службу для отражения в учете списания основных средств, незавершенного строительства и инвестиционной недвижимости, второй экземпляр остается у материально-ответственного лица и служит основанием для сдачи на склад годных узлов и деталей, лома, утиля и других запасных частей полученных от ликвидации основных средств и инвестиционной недвижимости. Разборка и демонтаж основных средств, незавершенного строительства и инвестиционной недвижимости до утверждения Актов по форме № ОС-3 на списание не допускается.

Гриф «Согласовано» заполняется в случае согласования актов на списание основных средств, незавершенного строительства и инвестиционной недвижимости государственного учреждения с вышестоящим государственным органом/уполномоченным органом соответствующей отрасли.

Таким образом. для списания объектов ОС применяется акт списания основных средств (форма ОС-3), утвержденный Приказом и.о. Министра финансов РК «Об утверждении Альбома форм бухгалтерской документации для государственных учреждений».

Для утилизации основных средств издается приказ руководителя об утилизации ОС. В приказе необходимо указать, как проводится утилизация (собственными силами или путем передачи объектов на утилизацию в специализированные компании.

Если утилизация проводится путем передачи в специализированную компанию, то передача ОС оформляется актом приема-передачи.

После утилизации организация выдает акт утилизации активов.

Если утилизация производится собственными силами, то при утилизации активов составляется акт утилизации, составленный в соответствии с требованиями п.3 ст. 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности».

В случае демонтажа оргтехники могут остаться детали, которые можно использовать в последующем. Данные детали следует оприходовать в учете, оформив Акт об оприходовании запасов, полученных при разборке и демонтаже долгосрочных активов Форма № 429-р).

Что такое приказ о списании основных средств

Приказ – это документ, который указывает на необходимость выполнения тех или иных действий, в данном случае списания основных средств.

Необходим он для запуска всего процесса списания, в ходе которого составляется необходимая документация, собирается комиссия, ликвидируются средства, происходит списание объекта с баланса предприятия.

Составлением документа обычно занимается секретарь или начальник подразделения, юрист. Как провести списание основных средств и составить необходимые документы вы можете узнать тут:

Особенности документа

Важно: в любом случае без подписи руководителя он недействителен. При этом существует несколько особенностей этого документа, а именно:

• Составление происходит в произвольной форме, но с содержанием важных пунктов;
• С ним должны ознакомиться все лица, которых он касается, а также прочие работники предприятия, о чем свидетельствуют подписи под приказом;
• Составляется только в одном оригинале, а затем вносятся его данные в журнал регистрации приказов;
• Для составления приказа в бюджетном учреждении необходимо первоначально согласовать списание с федеральными органами, для чего им посылается перечень средств и акт комиссии;
• Ставить печати необходимо только в случае общепринятых норм ведения внутренней документации;
• Срок действия документа указывается в нем, если же этот пункт отсутствует тогда срок действия год;
• На протяжении всего срока действия документ сохраняется у секретаря или ответственно за выполнение работ лица, далее передается в архив для хранения в течение установленного законодательством срока.

Важно: документ после выполнения всех мероприятий по ликвидации или передаче средств прочим организациям хранится в архиве в течение 5 лет.

Основания для составления

Основанием для составления документа может стать:

• Непригодность оборудования для дальнейшей эксплуатации;
• Продажа его на сторону;
• Передача на безвозмездной основе;
• Лизинг;
• Внесение в счет уставного капитала другого предприятия.

При этом цена средств списывается с бухучета посредством Дт 91, в ходе списания используется счет 01 субсчета 8, следует обратить внимание, что формируется не только счет, но и весть субсчет.

Важно: во всех расходах предприятия должен фигурировать счет 99. Также после окончания процедуры все доходы и расходы следует отразить в отчетности.

Перед составлением приказа должна собраться комиссия, которая сделает все необходимые исследования объекта и вынесет остаточный вердикт, подтверждающий непригодность или нецелесообразность основных средств.

На основании составленного комиссией акта и формируется приказ руководителя о списании. В акте необходимо указать не только основания к списанию, но и подробно описать состояние объекта, данные из техпаспорта.

Важно: составлением акта должен заниматься квалифицированный работник, если его нет на предприятии, в состав комиссии доступно включить сотрудника сторонней организации, занимающейся подобными составлениями документов.

Итак, весь процесс списания основных средств состоит из:

• Определение технического состояния объекта. Тут вы можете узнать, как правильно составить акт на списание материалов, пришедших в негодность;
• Составление необходимой документации;
• Получение приказа на списание;
• Демонтажа оборудования;
• Утилизации или реализации объекта;
• Списания его с основного баланса и учета.

Что является основными средствами

Согласно обще российской классификации к основным средствам имеют отношение:

• Здания;
• Сооружения;
• Машины и оборудование;
• Измерительные приборы и устройства;
• Недвижимость жилого назначения;
• Транспорт;
• Инструменты;
• Вычислительная техника и оргтехника;
• Инструменты, необходимые для настройки производственной техники;
• Рабочие животные, продуктивные;
• Посадки многолетних растений;
• Земельный фонд.

Важно: также к основным средства необходимо относить капитальные вложения в модернизацию объекта личного или арендованного. Что такое амортизация основных средств и в каком порядке она проводится – читайте здесь.

Основания для списания оборудования

В большинстве случаев основные средства подлежать списанию в следующих случаях:

• Имущество пришло в негодность.
• Восстановить объект невозможно или экономически нецелесообразно.
• Оборудование не существует как цельный объект.

Все три обстоятельства должны присутствовать, иначе списание будет незаконным.

Например, нельзя списывать компьютер на том основании, что его производительности не хватает для работы в какой-либо программе. Оборудование остается пригодным для программ с меньшим объемом производительности, таких как текстовый редактор или электронная почта. Необоснованным будет считаться списание принтера, если в составе комиссии нет технического специалиста, который может подтвердить, что основное средство не подлежит ремонту. Также не будет правомерным списание оборудования без решения о его утилизации.

Если в организации нет технической службы, которая может компетентно подтвердить невозможность восстановления оборудования, следует обращаться к сторонним специалистам. В перечне видов деятельности приглашенной организации должна быть экспертиза технического состояния оборудования, документально подтвержденный уровень квалификации специалистов для проведения диагностики соответствующих основных средств.

С выбранной организацией заключается договор с формулировкой «Проведение диагностики оборудования для оценки затрат на ремонт». Если в акте выполненных работ, выданном приглашенной организацией, будет содержаться заключение о неисправности и невозможности восстановления оборудования, организация – собственник основных средств получит достаточные основания для списания.

Чтобы принять обоснованное решение о целесообразности восстановления оборудования следует:

• сравнить стоимость ремонта с ценой нового оборудования;
• оценить последствия с учетом продолжительности ремонта;
• сравнить гарантийный срок нового и отремонтированного оборудования.

При принятии решения об утилизации оборудования должен составляться соответствующий акт с приложением фотоматериалов, фиксирующих разобранный (разрушенный) объект. На фотографиях должны быть видны марка и заводской номер оборудования.

Структура акта на списание

Акт о списании имеет шапку, включающую название документа, город и дату составления. В теле акта указываются все те данные, которые были оговорены в предидущем разделе.

После описательной части идет часть с основаниями. В ней ссылаются на основания, которые дают право принять решение о невозможности применений ценности в дальнейшем.

В завершение тела акта, комиссия выносит решение о списании, учитывая все основания.

После вынесения решения, в конце текста указывают всех членов комиссии. Акт скрепляется подписями и направляется в обработку бухгалтеру.

Бухгалтерский учет списания ОС

Как бы учреждение не берегло свои основные средства, по прохождении времени они изнашиваются, как в моральном плане, так и физически. Объекты, пришедшие в негодность необходимо списывать с баланса учреждения. Как соблюсти процедуру списания ОС и как отобразить операции в бухгалтерском и налоговом учете, будет рассказано в данном разделе.

Процедура списания ОС начинается с обследования технической исправности объекта.

Для осуществления такого мероприятия приказом руководителя создается комиссия по обследованию ОС, с участием главного бухгалтера (бухгалтера) и сотрудников учреждения, которые отвечают за исправность ОС.

Комиссия выполняет:

1. Обследование объекта.
2. Определение причин ликвидации ОС (физическое или моральное старение, природные бедствия, чрезвычайные обстоятельства, длительный простой оборудования и многие другие причины).
3. Возможность применения отдельных элементов, выбывающего объекта и их оценка на основании рыночной стоимости.
4. Наблюдение за изъятием при списании цветных и драгоценных металлов, с выявлением веса и оприходования на склад
5. Оформление акта о списании объекта.

Акт оформляется по форме, разработанной учреждением или по форме, принятой Госкомстатом РФ N 7 от 21.01.2003 года, которая имеет следующие виды:

Форма № ОС-4 – служит для списания ОС (за исключением автотранспорта)

Форма № ОС-4а – предназначена для списания автотранспорта.

Форма № ОС-4б – обеспечивает списание групп ОС (за исключением автотранспорта).

При заполнении любого типа акта о списании объекта, требуется отобразить:

• Дату занесения имущества к бухгалтерскому учету.
• Год изготовления и время введения в производство, срок полезного применения.
• Начальную цену и размер амортизационных начислений.
• Число выполненных ремонтов и переоценок.
• Основание для списания.
• Состояние элементов объекта, которые можно использовать в перспективе.

Подписанный акт участниками комиссии направляется в бухгалтерию, которая в инвентарной карте ОС отмечает снятие объекта с баланса.