Делопроизводство и персональный компьютер
| Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
| Вид | реферат |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 26.07.2014 |
| Размер файла | 16,2 K |
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Тема: Делопроизводство и персональный компьютер
1. Принципы автоматизации делопроизводства
2. Системы управления документооборотом на основе web-технологий
3. Использование электронной почты
4. Microsoft Word
5. Microsoft Excel
Список используемой литературы
1. Принципы автоматизации делопроизводства
Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.
Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом. На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя — должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций.
В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов.
Важнейшими характеристиками специалисты обычно выделяют следующие:
программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);
поддержка распределенной обработки информации;
возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);
открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;
типы документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);
коллективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;
возможность работы по «свободной» схеме (без жесткой фиксации маршрутов);
средства для определения маршрутных схем прохождения документов;
возможности контроля за прохождением документов;
способ оповещения должностных лиц;
особенности настройки продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необходимые реквизиты); наличие локализованного (русифицированного) интерфейса;
средства регламентации доступа и криптозащиты;
средства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;
ориентация на традиционную российскую концепцию документооборота.
Системы управления электронными архивами характеризуются следующими функциями:
Система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию документов, поступающих из множественных источников: по сети, с дисков, модемов и сканеров.
Централизованное хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:
возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;
организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;
высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;
экономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;
возможность централизованного развития вычислительных средств.
2. Системы управления документооборотом на основе web-технологий
Наступила эпоха Internet. Стали необходимы системы, которые, во-первых, обеспечат совместное использование документов сотрудниками предприятий и взаимодействие между отделениями, во-вторых, предоставят возможность публикации документов на Web-узле и, в-третьих, поддержат электронную торговлю с бизнес-партнерами и заказчиками. Компании, имеющие собственные интрасети на базе протокола IP, имеют возможность использовать их для дальнейшего развития систем управления и обработки электронных документов. Например, можно превратить все бумажные документы в электронные и сосредоточить их в базе данных главного офиса, обеспечив к ним доступ по интрасети всем сотрудникам фирмы, а по Internet — ее клиентам. Это позволит снизить затраты на распространение бумажной документации за счет публикации необходимой информации в Internet и интрасети и повысить эффективность работы с документами служащих компании.
Последние десять лет развития сетевых средств показали, что современные предприятия не могут обойтись без систем на базе web-технологий, так как именно они позволяют окончательно перейти к безбумажной технологии, обеспечив удаленный доступ к документам. Системы управления документами, используемые в настоящее время в корпоративных сетях, выполняют загрузку и обработку всего потока документов, циркулирующих в пределах предприятия, т.е. информации, пересылаемой между служащими и отделениями, а также обеспечивают обмен документами с потребителями, поставщиками, клиентами и дистрибуторами Основные функции системы управления документами — классификация информации, размещение ее в библиотеках баз данных и предоставление пользователям интерактивного доступа к документам.
Наиболее привлекательная сторона систем управления документами на базе Web — экономия средств. В конечном счете, Web-системы управления документами могут также выполнять функции автоматизации деловых процедур, осуществляя не только разделение документов на категории и взаимодействие с библиотеками баз данных, но и маршрутизацию документов. Еще одна функция будущих систем управления документами заключается в предоставлении доступа к корпоративным информационным библиотекам как сотрудникам предприятий, так и компаниям-партнерам, которые смогут получить спецификации на продукцию, графики поставки изделий и другую информацию, не представляющую коммерческой тайны. Основные причины, которые могут замедлить развитие средств управления документами на базе Web, — это риск, связанный с недостаточной защитой информации в системе Web, и сложность разработки развитых приложений на основе модели «слабый клиент/мощный сервер».
Поскольку документы становятся все более разнообразными и ориентированными на Internet, пользователям потребуются средства, которые способны манипулировать как текстами, так и изображениями, видеоинформацией и звуком.
Internet выполняет две функции — во-первых, служит проводящей средой для обмена информацией между организациями, работающими в области стандартизации, и, во-вторых, выступает в роли среды для быстрой разработки приложений. Интрасеть доступна лишь структурным подразделениям организации, внешние пользователи имеют доступ только на Web-узел.
Наиболее сложной является проблема защиты информации. Если речь идет об одностороннем доступе к информации, обеспечить надежную защиту легко: достаточно предоставить внешним пользователям, обращающимся к библиотекам документов через Web, право только искать и читать данные. Такой вид доступа означает, что компания позволяет посторонним лицам получить определенную внутреннюю информацию без регистрации в корпоративной сети и без получения каких-либо прав на управление данными. Это значительно снижает опасность внесения несанкционированных изменений в ответственную информацию. В этом случае пользователь с помощью Web-броузера может только ознакомиться с данными, размещенными на Web-сервере, который установлен между ним и внутренней сетью корпорации.
Когда система управления документами применяется для двустороннего доступа к информации, а именно этот способ совместного использования документов особенно привлекает предприятия, проблема защиты осложняется. Теперь для обеспечения безопасности корпоративной базы данных требуются специальные программы, регламентирующее права доступа. Кроме того, на клиентском компьютере должно быть установлено специальное приложение, поддерживающее связь с сервером предприятия и позволяющее ему регистрировать документы, к которым обращается пользователь, и изменения, вносимые последним. В настоящее время большинство систем, предназначенных для управления документами в системе Web, включают развитое серверное программное обеспечение и небольшую клиентскую часть, рассчитанную на так называемого «слабого» клиента, т. е. устройство, не имеющее мощного процессора и способное обеспечить только просмотр информации с помощью Web-броузера. Эти системы не позволяют полностью контролировать доступ пользователей к информации.
Хотя проблемы с защитой данных пока не решены, Web-приложения для работы с документами могут получить широкое распространение не через 5-10 лет, а гораздо раньше. Система управления документами на базе Web — универсальный инструмент для большинства предприятий, так как в ней используется единый интерфейс (Web-броузер), обеспечивающий связь между различными платформами. Конечно, данная технология нуждается в дополнительных средствах защиты, однако преимущества универсального доступа к информации перевешивают этот недостаток. В то же время быстрый технический прогресс позволяет надеяться, что надежные средства защиты для систем управления документами на базе Web появятся довольно скоро. Традиционным средством защиты информации в интрасети служит брандмауэр, расположенный между интрасетью и Internet. Для проверки прав пользователей применяются идентификационные карточки с кодированием, а также идентификаторы и пароли. Пересылать документы через брандмауэр на внешние Web-узлы разрешено ограниченному кругу служащих корпорации. Все эти меры плюс средства защиты серверов и полный запрет на доступ к сети из внешних Web-узлов создают условия для безопасной и удобной работы персонала.
Итого, в целях обеспечения безопасности от несанкционированного доступа через Internet, можно использовать также следующие меры:
1. Встраивание в центральный узел программно-аппаратный комплекс, выполняющий функции брандмауэра.
2. Фильтрация пакетов и аутентификация пользователей
3. Обеспечение внутренней связи между узлами посредством корпоративной интрасети, имеющей локальные IP-адреса, не зарегистрированные в Internet и, следовательно, недоступные из внешнего мира.
4. Ограждение выхода во внешнюю сеть proxy-сервером, который преобразует внутренние IP-адреса в глобальные, ограничивает входящий и исходящий трафик, выполняет регистрацию внешних Web-узлов, посещаемых пользователями.
5. Применение разных протоколов на локальных серверах, содержащих особо важные базы данных, и на Web-серверах, что затрудняет несанкционированный доступ к базам данных. Это может несколько уменьшить преимущества web-технологии.
6. Внедрение механизмов управления доступом в саму систему управления документооборотом (список управления доступом, уровни доступа, роли, группы пользователей, шифрование и т.д.).
3. Использование электронной почты
В случае, если документ необходимо сделать общедоступным, это происходит двумя основными путями, либо через систему электронной почты, путем рассылки, либо через Internet, путем публикации на Web-сервере. Использование электронной почты же более подходит для направления документов к исполнителям.
Системой, обеспечивающей маршрутизацию документов является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов. С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов.
Электронная почта выполняет следующие функции:
* обмен сообщениями между пользователями;
* обмен документами между пользователями;
* обмен данными между приложениями;
* оповещение пользователей о наступлении определенных событий.
4. Microsoft Word
Компания Microsoft создает пакет программ Windows 3.1, а затем и еще более проработанную и дополненную версию Windows 95, 98, 2000,
Windows xp. С наибольшей пользой, на мой взгляд, достижения компьютерной техники сказались на делопроизводстве, решение задач которого значительно упростилось, а скорость работы заметно повысилась.
Процесс создания и оформления документов довольно не простой. Однако такая программа как текстовый процессор Microsoft Word на много облегчает и упрощает его.
автоматизация делопроизводство электронный архив
5. Microsoft Excel
Создание документа с помощью Microsoft Excel, дает возможность создавать структурно связанные документов, графического анализа в виде диаграмм и графиков, содержит операции:
— изменение параметров (ширины) строк и столбцов;
— работа со списками;
— использование абсолютных ссылок;
— построение смешанных диаграмм и графиков;
Использование персонального компьютера в делопроизводстве
В последнее время компьютер становится незаменимым в практике делопроизводства. Он помогает выполнять широкий круг задач по составлению документов, а также организации рациональной и оперативной работы с ними.
Существует множество программ для составления и редактирования документов. Такие программы называются текстовыми редакторами или текстовыми процессорами (Word 7.0, Word 97, Word 2000, Лексикон-XL).
При использовании популярного текстового редактора Word текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно внести необходимые изменения, переносить фрагменты из одного места документа в другое, объединить документы, использовать различные шрифты для выделения отдельных участков текста, многократно распечатывать текст на принтере и т.д.
Составление документа можно производить с использованием «трафаретов» документов разных видов, заранее введенных в память ПК. В качестве «трафарета» может применяться бланк конкретного документа. Если его дополнить типовым текстом с пропусками для заполнения переменными данными, то процесс подготовки документа значительно упрощается.
В текстовой редактор разработчиками включено множество шаблонов (образцов) документов, которые помогают создать конкретный документ. Можно выбрать шаблоны стандартного, изысканного и современного письма, а также шаблоны стандартного и современного факса, резюме и др. Можно выбрать интересующий вариант документа, отредактировать его, заполнить измененные реквизиты: номер документа; дату; подпись; адресат; фамилию и телефон исполнителя и т.д. В окне предварительного просмотра можно увидеть общий вид созданного документа и расположение текста в нем. Законченный вариант документа следует сохранить с новым именем. Необходимо учитывать, что редактор содержит отличные тесты, но оформлены реквизиты документов (дата, адресат, подпись) по западным правилам.
Команда «Автотекст», находящаяся в меню «Правка» позволяет создать библиотеку из наиболее часто повторяющихся кусков текста. Эта команда способна облегчить набор текста документа, который сведется к компоновке отдельных элементов «Автотекста». Элементы «Автотекста» могут содержать:
— традиционные начальные фразы письма;
— часто употребляемы обороты текста;
— общепринятые окончания писем;
— почтовые адреса предприятий-контрагентов;
— стандартные положения контрактов (договоров);
— выдержки из нормативных документов, на которые часто приходится ссылаться;
— отдельные, наиболее используемые положения «Инкотермса» (для контрактов с инофирмами);
— схемы, диаграммы, графики, рисунки, необходимые для оформления документа и т.д.
Текстовой редактор автоматически проверяет правописание при наборе текста документа. Программы проверки орфографии и грамматики позволяют обнаружить не только орфографические ошибки и предложить варианты их исправления, но и обнаружить синтаксические, стилистические, пунктуационные ошибки в документах.
Словарь синонимов (тезаурус) поможет найти синоним — другое слово с тем же или близким значением – для слова, выделенного курсором, если возникли трудности с точностью его определения или, если это слово повторялось лишком часто. В словаре подобраны синонимы для самых разных слов, что при умелом использовании позволит обогатить текст документа, придать ему разнообразие, колорит и точность.
При большом документообороте и достаточной технической оснащенности предприятия для эффективной организации работы с документами применяются системы управления базами данных (СУБД).
При использовании без данных (БД) формируется единая справочная система по документам предприятия; документы систематизируются по различным реквизитам: дате, номеру, автору или исполнителю, заголовку; облегчается и значительно ускоряется поиск необходимой информации, внесение в нее изменений.
Значительно упрощается процедура регистрации документа. Традиционная регистрация документов в журнале заменяется вводом сведений о документе в память ПК. При этом такие реквизиты как номер, дата регистрации проставляются автоматически, а повторяющиеся реквизиты (автор документа, исполнитель, подразделение, номер дела и т.п.) выбираются из соответствующих списков. Это сокращает время регистрации и позволяет избежать опечаток.
Ежедневно можно производить выборку документов с заданным сроком исполнения, поставленных при регистрации на контроль.
В регистрационную карточку БД вносятся сведения о номере дела (папки), в которое подшит исполненный документ, что позволяет составлять внутренние описи дел, передающихся на архивное хранение или дел, имеющих гриф ограничения доступа к документу. По истечении делопроизводственного года можно сделать выборку в виде акта о выделении документов к уничтожению, сроки, хранения которых истекли или описи дел (документов), передающихся на архивное хранение.
СУБД позволяют относительно просто создавать самостоятельно базы данных, которые учитывают все особенности делопроизводства конкретного предприятия.
Широкое распространение получила СУБД Microsoft Access 7.0, уникальная как по своим возможностям, так и по охвату пользователей самой различной квалификации. Она проста и удобна в эксплуатации, позволяет вести сложнейшие базы данных с большим числом показателей и составлять небольшие офисные приложения к документам.
Предприятие может приобрести готовые базы данных, предназначенные для автоматизации делопроизводства на основе новейших технологий с использованием электронных сетей.
Современные офисные системы разрабатываются российскими компаниями на основе популярных пакетов офисных систем – Lotus Notes, DOCS Open, Microsoft Officeи др.
Большинство офисных систем сохраняют основные принципы делопроизводства, поэтому работники службы делопроизводства легко переходят на них.
Современные офисные системы, при всей сложности средств и методов автоматизации, имеют простой и удобный пользовательский интерфейс, позволяющий секретарю и другим специалистам, ежедневно имеющим дело с документами, без особой подготовки выполнять свои функции с помощью ПК. Системы автоматизации делопроизводства, обладают следующими возможностями:
— ввода, подготовки и редактирования документов;
— ввода и обработки сведений о документах (их регистрации);
— осуществления контроля исполнения документов;
— систематизация документов, формирования папок (дел);
— хранение и поиск документов;
— обмена документами с руководителем и сотрудниками;
— пересылки документов адресату (абоненту);
— экспертизы ценности документов и их архивирования;
— составление отчетных данных о работе с документами
Хорошо спроектированная и правильно используемая система автоматизации офисной работы помимо облегчения труда при выполнении рутинных процедур позволяет получить дополнительные возможности:
— систематизация и анализа результатов контроля исполнения документа с целью выявления недостатков в работе исполнителей и организации документооборота на предприятии;
— уменьшения потерь документов;
— более полного и точного обоснования принимаемых решений за счет оперативной и обширной информации;
— повышения исполнительской дисциплины и производительности труда сотрудников за счет эффективной организации технологии работы с документами и централизованного контроля их исполнения на каждом рабочем месте.
Наиболее известными офисными программами являются:
— Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные и офисные системы»;
— Системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «Интер Траст»;
— «БОСС-Референт» – система автоматизации делопроизводства небольших и средних предприятий, разработанная компанией «АйТи»;
— Системы автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организаций и предприятий на базе DOCS Open и Work Routeкомпании “Вест Метатехнология”.
Замена традиционных документов электронными была бы более масштабной, если бы решился вопрос с удостоверением подлинности электронных сообщений. Документ, полученный или составленный с помощью автоматизированной системы имеет юридическую силу при наличии традиционной или электронной цифровой подписи должностного лица. Юридическая сила электронной подписи признается при наличии в автоматизированной системе программно — технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и специальной лицензии.
Опасности нашей повседневной жизни: Опасность — возможность возникновения обстоятельств, при которых.
Основные направления социальной политики: В Конституции Российской Федерации (ст. 7) характеризуется как.
Перечень документов по охране труда. Сроки хранения: Итак, перечень документов по охране труда выглядит следующим образом.
Романтизм как литературное направление: В России романтизм, как литературное направление, впервые появился .
