Замена старого системного блока на новый в учреждении госсектора в соответствии с ФСБУ

Причина списания оргтехники в акте на списание

В комплектующих любого компьютерного устройства содержится определенное, пусть и небольшое, количество драгоценных металлов. Каждая организация при покупке вычислительной техники обязана учесть содержащиеся в ней драгоценные металлы в соответствии с законодательством. В случае выхода из строя такой «золотосодержащей» техники ее нельзя просто выкинуть. Утилизация компьютерной техники через специализированные организации является обязательной для всех.

Для правильной работы современных программных средств требуются все более мощные и быстродействующие вычислительные машины. К сожалению, наступает момент, когда модернизация оборудования под все возрастающие потребности программ уже невозможна. В таком случае причиной списания компьютера будет его моральный износ.

Но устаревание компьютера должно быть подтверждено фактами. Среди них могут быть такие:

• при норме обработки базы данных в 1 час компьютер «справляется» с ней за 3 (4, 5. ..) часа;
• для корректной работы приобретенной программы требуется определенная версия операционной системы, которую невозможно установить на компьютер с устаревшими параметрами, и пр.

Кроме того, должны быть изложены причины невозможности модернизации. Например, не производятся комплектующие, совместимые с существующей конфигурацией компьютера, которые могли бы увеличить быстродействие или оперативную память.

Если эту технику невозможно использовать на другом участке работы, то придется произвести списание компьютеров и утилизировать их.

Причем, если закончился установленный производителем срок службы такой морально устаревшей техники, компьютер может выйти из строя в любой момент. И трудно предсказать, каковы будут последствия.

Как учитывать компьютеры и комплектующие

С точки зрения Инструкций по бухгалтерскому учету в учреждениях госсектора, компьютер является «обособленным комплексом конструктивно-сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенных для выполнения определенной работы».

Ранее в письмах Минфина не раз разъяснялось, что комплектующие, являющиеся составными частями компьютера, не могут выполнять свои функции по отдельности. Следовательно, компьютер должен учитываться как основное средство, единый инвентарный объект, а монитор, системный блок, клавиатура, мышь, до сборки компьютера, как материальные запасы.

Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций госсектора «Основные средства» содержит такое же определение: «объектом основных средств признается обособленный комплекс конструктивно-сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенных для выполнения определенной работы».

Пример

На балансе учреждения числится инвентарный объект — компьютер стоимостью 108 000 ₽ ., приобретенный в 2016 году.

Компьютер состоит из:

• системного блока — стоимостью 63 000 ₽
• монитора — стоимостью 35 000 ₽
• блока питания, клавиатуры, мыши — стоимостью 10 000 ₽

В 2018 г. системный блок сломался. На момент замены системного блока сумма начисленной амортизации на компьютер составила 72 000 ₽ .

В соответствии с методологией бюджетного учета системный блок, монитор, блок питания, клавиатура, мышь приобретались учреждением в 2016 г. как материальные запасы, принимались к учету на счет 105 36. Сборка компьютера отражалась на счете 106 31, и уже собранный компьютер учитывается на счете 101 34.

При списании неисправного системного блока происходит ликвидация части объекта основного средства.

Учреждению следует не списывать компьютер полностью, а списать лишь системный блок, пришедший в негодность, а затем включить в инвентарную карточку компьютера новый системный блок.

Алгоритм списания системного блока

Шаг 1. Сторонняя экспертная организация составляет акт о том, что системный блок сломан и восстановлению не подлежит.

Шаг 2. Комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов:

• определяет стоимость системного блока в общей стоимости компьютера, рассчитывает сумму амортизации, приходящуюся на него;
• составляет акт о частичной ликвидации объекта основных средств, оформляет актом операцию доукомплектации компьютера;
• утверждает акты у руководителя учреждения.

Шаг 3. Бухгалтерия оформляет проводками:

• частичное списание системного блока;
• доукомплектацию компьютера;
• вносит изменения в инвентарную карточку.

Почти все перечисленные операции производятся бухгалтерией и действия распределены в данном случае в соответствии с авторством подписи, стоящей в документе.

Кто, когда и на каком основании составляет документ

Документ составляется постоянно действующей комиссией или назначаемой приказом руководителя компании. Как отмечалось выше, организация сама вправе разработать форму акта или использовать ОС-4 .

В случае если предприятием самостоятельно разрабатывается форму документа, нужно включить в нее необходимые реквизиты:

• дату, место составления;
• причины выбытия;
• должности, ФИО и подписи.

В некоторых случаях для списания требуется подтверждение специалиста, который составляет справку. Это делают специализированные фирмы, имеющие разрешение. Чаще всего, такое требование распространяется на бюджетные организации.

Алгоритм процесса таков:

• МОЛ обращается к руководителю по вопросу списания;
• второй составляет приказ;
• комиссия осматривает технику, делает выводы, составляет и подписывает акт;
• его утверждает руководитель.

Печать на документе не требуется.

Нюансы списания оргтехники для бюджетников

Чтобы списать компьютерную технику, являющуюся объектом основных средств, учреждение должно организовать специальную постоянно действующую комиссию (п. 34 Единого плана счетов, утвержденного приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н). Списание основных средств осуществляется на основе ее решения.

При этом чтобы принять решение о списании с учета компьютерной техники, являющейся объектом учета основных средств, бюджетная организация должна проверить соблюдение нескольких критериев (п. 46 приказа Минфина РФ от 31.12.2016 № 257н), а именно, что она:

• не осуществляет контроль за списываемым объектом ОС;
• не осуществляет расходы, связанные с распоряжением им (владением и (или) пользованием);
• не имеет права на получение экономической выгоды и извлечение пользы от распоряжения (владения или пользования);
• не участвует в распоряжении (владении и (или) пользовании) выбывшим объектом, числящимся на учете,
• не использует его в той степени, которая предусматривалась при его признании;
• оценила величину дохода (расхода) от выбытия объекта;
• оценила прогнозируемые экономические выгоды или полезный потенциал, связанные с объектом, а также прогнозируемые (понесенные) затраты (убытки), связанные с его выбытием.

Решение комиссии о списании компьютера с бюджетного учета оформляется актом о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104). Форма акта утверждена приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

1. Акт должен быть согласован с учредителем бюджетной организации, если списываемое имущество отнесенок особо ценному имуществу, которое закреплено собственником за бюджетным учреждением или которое приобретено бюджетным учреждением за счет средств, выделенных собственником на его приобретение (п. 3 ст. 298 ГК РФ). Так, Минздрав России, Минтруд России, Минспорта России, Росреестр России включили компьютеры в перечень особо ценного движимого имущества независимо от его стоимости. Поэтому если указанные структуры наделили бюджетное учреждение компьютерами, то их списание необходимо согласовывать с учредителями.
2. Если особо ценное движимое имущество было приобретено за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, бюджетное учреждение вправе распоряжаться им самостоятельно (письмо Минфина России от 26.09.2012 № 02-06-10/3912). Согласование списания такого имущества с учредителем не требуется.

После подписания акта руководителем бюджетной организации совершаются действия по разборке, ликвидации ОС, и только после этого списание отражается в бухучете на основании акта (п. 52 Единого плана счетов, утвержденного приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н).

О бухгалтерском учете списания основных средств в бюджетной организации читайте в этом материале.

Бухгалтерские записи по списыванию компьютерного оборудования

Применяемый на сегодня порядок списания оргтехники обязателен для исполнения. Все сопутствующие действия должны документироваться и отображаться в учете по выбытию объекта.

Основные счета для фиксирования операций — 08 (Вложения во внеоборотные активы) и 01 (ОС), 010 (износ ОС). К ним по необходимости открываются счета второго порядка (при проведении ремонта, модернизации и др.). Так, для учета выбытия оргтехники создается счет второго порядка 01.2 (Выбытие ОС). По ДТ указанного субсчета отображают цену ликвидируемой компьютерной единицы, а по КТ — накопившуюся амортизацию.[su_spoiler title=» Используемые бухгалтерские записи: (нажмите для раскрытия)» style=»fancy»]

• ДТ 01 КТ 08 — принятие к учету объекта (изменение его первоначальной цены);
• ДТ 01 КТ 83 — изменение первоначальной цены объекта в случае его переоценки;
• ДТ 01.2 КТ 01.1 — первоначальная цена объекта при его выбытии списана;
• ДТ 02 КТ 01.2 — списание накопленной амортизации при выбытии;
• ДТ 10 КТ 91.1 — учтены детали с драгметаллами, которые получены при выбытии объекта;
• ДТ 08 КТ 10 — списываются компьютерные комплектующие. [/su_spoiler]

При организации учета по выбытию компьютерной техники (ОС) следует руководствоваться Планом счетов и Инструкцией по его применению (утверждены приказом Минфина РФ № 94н от 31.10.2000 г. в ред. от 8.11.2010).

Образец акта списания оборудования

Начальник учреждения
_________________
(звание, фамилия)

«__» ________________ 20__ г.

Акт списания мебели, инвентаря, оборудования и предметов хозяйственного обихода

от _____________ 20__ г.

Комиссия в составе: _____________________________________________,

действующая на основании приказа ________________________________,

осмотрела ________________________________________________________
(наименование предметов)

и нашла их подлежащими списанию на основании следующего:

№ — Наименование предметов, подлежащих списанию — Единица измерения — Кол-во — Срок, установленный приказом — Время поступления в эксплуатации

Техническое состояние и причины списания
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Заключение комиссии ______________________________________________
__________________________________________________________________

Председатель комиссии _______________________

Члены комиссии:
_______________________
_______________________
_______________________

Каждая организация в своей деятельности неизбежно сталкивается с необходимостью утилизации старого оборудования (компьютеров, оргтехники, мебели и иного имущества). Перед началом утилизации оформляется акт списания компьютеров и прочей техники (Акт списания основных средств, унифицированная форма № ОС-4). Для того чтобы правильно провести списание Вам понадобится экспертное заключение о состоянии техники. Оценка экспертной организации подтверждает невозможность дальнейшего использования подлежащего утилизации оборудования. Выдавать подобные оценки имеет право только сертифицированная организация. И вот уже только поле того, как на основании выданного акта о проведении технического обследования Вашего оборудования, будет произведено списание основного средства с баланса, появляется возможность приступить к собственно процессу утилизации техники.

Оплачивать имущественный налог на вышедшее из строя, морально устаревшее и не используемое компьютерное оборудование не выгодно и не разумно. Медленное списание через амортизацию также создает только лишнюю работу бухгалтеру. Куда как выгоднее избавиться от лишних трат и потерь времени, составив акт списания компьютеров или иной техники.

Самое простое в такой ситуации — списать ставшее ненужным имущество. В случае проведения этой операции, впрочем как и любой иной, самое главное — правильно составленная первичная документация. Если все документы в порядке, то и вопросов со стороны разнообразных проверяльщиков будет меньше.

Обязательному списанию должны подлежать те материальные ценности, которые:

более не могут быть использованы по причине полной непригодности;

фактически отсутствуют, что подтверждается результатами инвентаризации;

повреждены в результате форс-мажа (непременным условием в этом случае будет невозможность либо экономическая нецелесообразность их восстановления).

Приказом руководителя предприятия каждый год назначается состав комиссии, которая занимается списанием основных средств предприятия, к которым относится, в том числе, и компьютерная, офисная и бытовая техника. Как правило, председателем такой комиссии назначается заместитель руководителя, а членами становятся главбух, работники ИТР и экономисты.

По каким причинам списывается оборудование?

Субъекты хозяйственной деятельности – физические или юридические лица – не могут самостоятельно выбрасывать неподходящие компьютеры на свалку. Дело в том, что обычные предприятия не обрабатывают компьютерное оборудование. Для этого нужно оформить соответствующую лицензию, соответствовать требованиям лицензиата. Поэтому поставка компьютерного оборудования для переработки является обязательной и регулируется законодательством Российской Федерации.

Существуют следующие причины списания компьютерной техники и оборудования:

1. Продажа;
2. Передача другой организации;
3. Пожертвование;
4. Кража или введение в заблуждение, мошенничество;
5. Форс-мажорные обстоятельства (военные операции или стихийные бедствия);
6. Ухудшение физического состояния или старение оборудования.

При продаже основных средств компания уплачивает налог с полученного дохода. Передача другой организации может вызвать сомнения у налоговой службы в истинности намерений. Велика вероятность, что сделка будет признана незаконной как намерение ухода от уплаты налогов. В этом случае доначислят выплаты в бюджет, назначат штрафы и неустойку. Предприятию в досудебном или судебном порядке придется доказывать истинность намерений.

При потере компьютерной техники во время кражи или мошенничества для списания потребуется акт правоохранительных органов. Документ прикладывается к акту комиссии о списании основных средств, дает основание для дальнейшего снятия с баланса.

При форс-мажоре основанием для списания компьютерной техники и оборудования являются:

1. Справки из органов местного самоуправления;
2. Документы из территориальных органов МЧС;
3. Результаты служебных расследований;
4. Другие официальные акты, которые подтверждают полное или частичное разрушение основных средств, их потерю.

В акте комиссия указывает причины списания оборудования, ссылаясь на указанные выше документы. Объективно должна просматриваться причинно-следственная связь между стихийным бедствием или боевыми действиями с одной стороны, и потерей, повреждением имущества, с другой стороны.

Например, если от наводнения или землетрясения пострадал только соседний район или квартал, предприятие не сможет ссылаться на этот факт для списания техники. При возникновении спорных моментов делается экспертное заключение профильных специалистов. На основании его выводов составляется соответствующий акт технического состояния.

Итоги

Списание компьютерной техники с учета оформляется актом на списание. Но списание с учета не отменяет утилизацию списанного оборудования. Списываемая компьютерная техника, как правило, содержит драгоценные металлы и относится к опасным отходам, поэтому ее утилизацией занимаются только организации, у которых есть разрешение на подобную деятельность.

• Налоговый кодекс РФ
• Федеральный закон от 24.06.1998 № 89-ФЗ
• Федеральный закон от 26.03.1998 № 41-ФЗ
• Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

←
→
ocean (2005-08-10 10:47) [0] Время от времени приходится списывать технику, причем нельзя просто сказать, что 386-й никому не нужен. Надо писать, что у него отвалился процессор, разбит монитор, неисправна клавиатура и мышь. Видел в старом акте такой заход: неисправны интегрированные контроллеры. Подскажите еще формулировочек, что может быть неисправно у компа, а также лазерника и мканера, желательно без юмора.
←→
Vovchik_A (2005-08-10 10:50) [1]

Устарел морально и физически
←→
Antonn (2005-08-10 10:53) [2]

перестал варить кофе и вышивать крестиком:)
←→
Antonn (2005-08-10 10:53) [3]

отвалилась поддержка TCP/IP
←→
Sergey13 (2005-08-10 11:46) [4]

1.ОСь не влезает на диск. 2.К интернету не подключается 3.Достал всех

←→
Romkin (2005-08-10 11:56) [5]

1. Вышел из строя виртуальный диск 2. Изогнута оптическая ось ЭЛТ монитора 3. Размагничен считыватель дисковода магнитных дисков 4. Разрушение печатного монтажа микросхем ОЗУ …
←→
PVOzerski (2005-08-10 12:05) [6]

Ну, там, что-нибудь вроде «неисправна материнская плата», «центральный процессор», «математический сопроцессор»… Здесь же важно знать 3 вещи: 1) насколько квалифицированы те, кто это будет читать; 2) насколько они заинтересованы/не заинтересованы в списании; 3) будут ли проверять соответствие написанного реальности. BTW, не забудь снять с компа всё полезное, включая floppy-дисководы, соединительные шлейфы и кабели Иногда и AT-шные корпуса еще пригождаются.
←→
Игорь Шевченко (2005-08-10 12:15) [7]

Исчерпан запас вычислительной мощности
←→
Seg (2005-08-10 12:18) [8]

Надо узнать в бухгалтерии, как числится техника,если техника числится как основное средство, то надо оформлять ей ускоренный износ, а разную мелочевку типа мышек и клав можно вообще списывать сразу, после покупки.
←→
Holy (2005-08-10 14:41) [9]

Тема постановки на учет компов и последующего списания видимо самая больная. У знакомого на работе на балансе стоят два компа. Первый проходит как «компьютер G», второй как «селерон». И больше ничего о них неизвестно. Списать надо, но никто не знает что и среди имеющихся машин таковые не обнаружены…
←→
Jeer (2005-08-10 14:47) [10]

1. В связи с моральным и техническим устарением.. 2. .. несовместимостью устаревших архитектурных решений компьютера с современным программным обеспечением. 3. .. невозможностью выполнения ремонтных работ из-за снятия поставок запасных частей от производителя по причине технической реформы компьютеров данного класса.
←→
Думкин (2005-08-10 15:37) [11]

устал
←→
delirium-system-2 (2005-08-10 16:13) [12]

Дышит на ладан (экономическая нецелесообразность использования из-за перерасхода ладана).
←→
vrem (2005-08-10 16:22) [13]

На платах есть микросхемы, почти на всех микросхемах маркировки есть. Компьютер не исправен всвязи с «Неисправна такая то». Ремонт не целесообразен, т.к. данная микросхема снята с производства, обновлённые аналоги этой микросхемы не подходят по частотам/напряжениям и по цене состовляют более 60 % стоимости всего компьютера
←→
Desdechado (2005-08-10 16:45) [14]

1. высыхание конденсаторов 2. окисление с разрушением пайки 3. микротрещины на плате, приводящие к частым непредсказуемым зависаниям и сбоям
←→
linesoft (2005-08-10 18:33) [15]

Можно добавить еще что-нибудь из этого: Основные узлы и детали (можно перечислить) изношены и не обеспечивают штатный режим работы компьютера. Жесткий диск вышел из строя. Изоляция соединительных проводов потрескалась. Соединительные разъемы изношены и не обеспечивают надежного электрического соединения. Корпус имеет следы коррозии. Узлы и детали, изготовленные из синтетических материалов, утратили эластичность и прочность, имеют трещины.
←→
oldman (2005-08-10 18:38) [16]

Моя попытка написать, что «современные приложения не идут на 16 и 8 разрядных компьютерах» закончилась полным крахом… Главбух (женщина 62 лет) сказала: «Я в ваших словечках ничего не понимаю, вы программист, ну и сделайте, чтоб работало!» Пришлось вызывать официальных лиц. Пришли ребята с физфака универа с корочками, написали акт и она заткнулась! Вызывать надо спецов! Им верят.