13 полезных решений для мониторинга работы сотрудников
Успешность и продуктивность компании напрямую связана с компетентностью и ответственностью ее сотрудников. Именно поэтому контроль работы персонала имеет первостепенное значение для любого предприятия.
Руководству компании важно видеть и понимать детальную картину деятельности сотрудников в течение рабочего дня, эффективно управлять проектами, а также выявлять и предотвращать случаи мошенничества. Для осуществления мониторинга персонала разработаны специальные программные продукты, позволяющие осуществлять удаленный контроль работы сотрудников за компьютерами.
Их применение существенно повышает эффективность бизнес-процессов в организации и минимизирует инциденты мошенничества и саботажа. В этой статье мы рассмотрим несколько решений, предназначенных для мониторинга и контроля сотрудников в офисе или работающих в удаленном режиме.
↑ 1. Зачем компании следят за своим персоналом
К слежке за сотрудниками компании вынуждены прибегать в целях защиты своих интересов. Например, банки обязаны защищать информацию, составляющую банковскую тайну. Предприятия, производящие какую-то продукцию, или организации, занимающиеся разработками, должны принимать меры по борьбе с промышленным шпионажем. Торговые компании могут охранять свои контрагентские базы данных. Сервисные организации путём открытой слежки за сотрудниками и анализа эффективности их работы могут улучшать качество обслуживания. Это что касается специфики работы компаний.
Любой организации, чем бы она ни занималась, но которая скрывает часть прибыли в целях уплаты меньшей суммы налогов, всегда есть чего бояться – что чёрная бухгалтерия попадёт туда, куда не надо.
Программы контроля сотрудников: цифровой кнут
Один из ведущих изготовителей программ слежки за сотрудниками — Awareness Technologies — заявляет, что уже в первые недели с начала пандемии их клиентская база увеличилась в три раза.
Программы, которые рынок предлагает работодателям для контроля продуктивности сотрудников, поразительно напоминают нелегальные программы для хакинга. Только тут все правомерно: в отличие от хакерского взлома, в условиях виртуального удаленного офиса все происходит по согласию обеих сторон.
Bossware — это общее названия для программ, которые позволяют начальству мониторить работников. Они могут быть предустановлены на устройствах, которые компании выдают сотрудникам, или их могут заставить установить на личные девайсы.
Некоторые bossware-программы могут контролировать сами пользователи. Сотрудники сами их включают, когда берутся за работу, и выключают, когда хотят сделать перерыв или закончить рабочий день.
Но есть и фоновые программы, над которыми у работника нет прямого контроля, — и они пользуются популярностью у работодателей. Такие программы могут быть установлены на компьютерах, которые выдает работодатель. Но их же могут установить на личный компьютер человека без его ведома, попросив изменить настройки безопасности его компьютера.
KidInspector
Работает на ОС: Windows, Mac, Android, iOS
Бесплатный режим: представлен в ограниченном режиме
Описание утилиты:
Это программа для слежения за действиями на компьютере, которая позиционируется как софт типа Parental Control («Родительский контроль»). То есть ее можно использовать и как программу для слежения за рабочим компьютером, но в этом смысле функционал шпионского приложения по сбору данных ограничен нижеописанными моментами.
Скрытое наблюдение за системой выражается в функции keylogger, которая фиксирует нажатия клавиш на клавиатуре. При этом софт отслеживает текст, набранный в мессенджерах, поисковиках, внутри файлов и приложений. Фиксируется время работы, записываются все сопутствующие данные. То есть в отчете программы скрытого слежения будет указано – в какой момент какой мессенджер был запущен, какому контакту какие сведения были отправлены. То же касается e-mail и социальных сетей.
Установить шпион легко, у него простенький интерфейс, адаптация под задачи интуитивная. Этот софт для отслеживания действий пользователя и для слежки за компьютером имеет ряд функциональных отличий от конкурентов – он может подключиться к микрофону и веб-камере, ведя тайную запись. То есть как ПО типа «Родительский контроль» для слежения за домашним PC это решение действительно удобное и функциональное. Но у него нет трекера задач, нельзя блокировать доступ к ресурсам и софту, имеется возможность только просматривать и отслеживать сообщения и вести удаленный мониторинг.
Насколько распространены следилки?
Бизнес слежки за работниками не нов, и ещё до вспышки пандемии он был довольно большим. И хотя оценить распространённость следилок достаточно сложно, они без сомнения стали более популярными после того, как работники вынуждены были перейти на удалённую работу в связи с коронавирусом. Компания Awareness Technologies, владеющая InterGuard, заявляет, что за первые несколько недель вспышки расширила пользовательскую базу на 300%. Многие из изученных нами производителей используют коронавирус в рекламных заявлениях.
Следилки используют одни из крупнейших компаний. Среди клиентов Hubstaff числятся Instacart, Groupon и Ring. Time Doctor заявляет о наличии 83 000 пользователей; среди её клиентов — Allstate, Ericsson, Verizon и Re/Max. ActivTrak используют более 6 500 организаций, включая Аризонский государственный университет, университет Эйморе и администрации городов Денвер и Малибу. Такие компании, как StaffCop и Teramind не раскрывают информацию о клиентах, но заявляют, что их области деятельности включают в себя здравоохранение, банковские услуги, моду, производство и кол-центры. По отзывам клиентов, использующих следилки, можно судить о том, каким образом они используют эти программы.
Мы не знаем, сколько из этих организаций решили использовать невидимое отслеживание, поскольку работодатели о таких вещах не распространяются. Кроме того, у работников не существует надёжного способа это узнать, поскольку многие программы для невидимой слежки специально делаются так, чтобы их нельзя было обнаружить. В контрактах некоторых работников прописано их согласие на определённое отслеживание или запрет на иные его виды. Но многие работники просто не в состоянии узнать, следят ли за ними. Если работник беспокоится по поводу того, не следят ли за ним, то будет лучше сразу предположить, что устройство, выданное ему работодателем, отслеживает его действия.
Опыт реальных предпринимателей
Мы опросили предпринимателей о методах контроля «удаленщиков». Сергей Дегтярев, основатель холдинга Catalyst, управляющей компании по развитию франшиз, не контролирует каждый шаг сотрудников, а создал многоступенчатую систему контроля на ключевых этапах:
«Многие компании используют для контроля сотрудников на удаленке программы записи экранов — в этом есть смысл, если возможны факты воровства, коррупции, либо других нарушений, связанных с безопасностью. Но в таком случае одной программы недостаточно, нужна служба безопасности, которая будет этим вопросом заниматься профессионально.
Мы не отслеживаем, чем в течение дня занимаются люди на рабочем месте, так как излишний контроль нарушает доверие внутри команды. Если есть возможность, то разумнее исключать варианты, когда сотрудники могут что-то украсть, дать взятку, чем отслеживать каждый шаг. В нашей компании люди просто не имеют возможности для воровства или коррупции.
Для контроля мы используем сервис Platrum, где каждый сотрудник ежедневно заполняет свои задачи и ключевые статистики. Кроме того, у нас есть несколько уровней координации в Zoom: еженедельная планерка руководителей, ежедневная координация руководителей со своими отделами и общее ежемесячное собрание компании, где присутствуют все сотрудники. Таким образом нам удается осуществлять необходимый контроль за деятельностью команды, не подрывая доверие и не превращаясь в злого полицейского, который отслеживает каждый шаг.
Мы выбрали Platrum, потому что это единственный на российском рынке сервис, предоставляющий для малого и среднего бизнеса широкие возможности, такие как управление задачами, статистиками, финансами, организационной структурой, базой знаний и многим другим.
Такой метод контроля показал себя как наиболее эффективный. Мы приняли решение работать на удаленке еще 2,5 года назад, у нас достаточно большая команда работает в таком формате, и выбранные методы и сервисы закрывают все наши потребности»
Григорий Бурденко, генеральный директор digital-интегратора DD Planet, отслеживает и ход работы, и контрольные точки. При этом не использует программы для записей экрана, а просто разбивает задачи на этапы и оценивает эффективность сотрудников:
«Нам важно отслеживать ход работы по проектам. Для постановки задач сотрудникам и контроля их выполнения мы используем корпоративный портал на «Битрикс24» (для проектов по маркетингу) и сервис Azure DevOps (для проектов по разработке).
Наш корпоративный портал на «Битрикс24» позволяет автоматизировать многие бизнес-процессы, а также там удобно планировать свой рабочий день, ставить задачи, указывать ответственных и наблюдателей, видеть эффективность сотрудников.
С точки зрения контроля работы этот инструмент удобен тем, что позволяет видеть, какие задачи сейчас в работе, какие закрыты, отслеживать комментарии и статусы по проектам. Причем не только руководителю, но и клиенту, которого тоже можно подключить к сервису. Сами сотрудники могут планировать работу исходя из приоритетов и дедлайнов, а также получать уведомления в случае приближения дедлайна или просроченных задач»
Константин Митин, руководитель направления консалтинга ГК «ЛАРГА», использует и постоянный контроль, и проверку на определенных точках в зависимости от ситуации. Он рассказал нам о том, почему выбрал конкретный сервис для организации контроля, и как все устроено в компании:
«Выбор метода зависит от того, как долго сотрудник работает в команде. Для новобранцев это всегда полное сопровождение в решении первых задач. И дело здесь не в профессионализме: если человек работает у нас, он совершенно точно профессионал своего дела. Дело в тех устоявшихся в коллективе подходах к решению задач, о которых новый сотрудник просто не знает.
Как правило, при поручении новой задачи руководитель проговаривает все неочевидные моменты и помогает в случае затруднения. Мы намеренно не используем слово «контроль», поскольку оно ассоциируется с карательными мерами. Стоит заметить, что описанный выше подход используется и для сотрудников, которые столкнулись с принципиально новой для себя задачей. В случае же понятных задач и уже сложившейся команды, мы используем систему контрольных точек, которые определяет руководитель исходя из трех критериев:
1. Контрольная точка одинаково понятна как по сроку, так и по содержанию и сотруднику, и руководителю.
2. Устанавливается не deadline, а так называемый redline – точка, в которой еще можно повлиять на ситуацию.
3. Руководитель разрабатывает контрольные точки так, чтобы буквально одного взгляда было достаточно, чтобы понять реальное положение дел.
Мы используем единую систему Битрикс24, которая объединяет множество блоков, включая и проектное управление и управление поручениями. Мы прошли достаточно долгий путь с тестированием ряда решений, но остановились именно на этом. Записью экранов или блокировкой соцсетей никогда не занимались. Надеюсь, и не будем.
Большинство наших проектов — совокупность задач с совершенно нетривиальным решением, для выработки которого просто необходим творческий подход. Четкая стандартизация тут не поможет, даже может быть откровенно вредной.
Ключевым в выборе сервиса были три критерия:
1. Задачами нужно управлять из любого места. Если это условие не выполняется, то неизбежно какие-то поручения будут забываться, что недопустимо.
2. Вторым по важности критерием я назову удобство. Управлять задачами в выбранном сервисе должно быть быстро и удобно.
3. Третье важное требование — единое информационное пространство. Я могу поставить задачу на основании, например, поступившего письма, сообщения в чате и т.п. Все эти выстраданные критерии представляют собой единую цель: минимизировать трудозатраты при управлении задачами с сохранением эффекта от этого управления.
Безусловно, нет предела совершенству, и совершенно точно всегда что-то можно улучшить. Но улучшения не должны стать самоцелью: любое изменение привычного процесса должно быть взвешенно и обоснованно»
Подписывайтесь на Telegram-канал ПланФакта, чтобы первыми получать новые полезные статьи!
CleverControl
Это облачное решение для удаленного контроля персонала.
С помощью CleverControl можно в реальном времени наблюдать за экранами компьютеров работников из любой точки мира. Программа с функцией отслеживания поисковых запросов показывает, какие приложения открывают сотрудники и какие сайты они посещают.
Приложение позволяет записывать звук, видео и нажатие клавиш на клавиатуре, а также делать скриншоты экранов. Кроме того, программа фиксирует использование принтера, флешки и других устройств, что предотвращает утечку внутрикорпоративной информации.
Облачное решение с удаленным доступом через веб-аккаунт, для работы которого не требуется выделенный сервер
Быстрая установка и простые настройки. Чтобы использовать программу, не требуются специальные навыки в IT-сфере
Приложение работает на компьютерах сотрудников в скрытом режиме. При необходимости его можно дистанционно удалить из учетной записи.
А теперь – что со всем этим делать?
Вопрос о том, как следить за компьютером с другого компьютера, мы разобрали. Теперь самое главное – как понять, что бдительное ока руководства действительно здесь, за правым плечом?
Тут есть пара проверенных методов:
- Проявить дух бунтарства. А именно – целенаправленно сделать что-то, что очевидно не понравится руководству. Например – скачать пару терабайт контента с Порнохаба или написать Пашке из отдела маркетинга, что шеф то, оказывается, еще тот козел. Если после этого в дверь стучат сотрудники службы информационной безопасности – план сработал и за вами действительно следили. И …. «Вы уволены».
- Проверить процессы ПК на подозрительную активность. Проще всего – через диспетчер задач. Многие программы контроля просто не умеют скрываться, а самописные кейлогеры зачастую маскируются довольно неумело. Но если нет прав администратора или сисадмин не дурак, то следящее ПО, работающее в стелс-режиме, вы никогда не найдете.
- Подружиться с админом. Системные администраторы – они ведь тоже люди (хотя порой сомнения берут, правда?). Они тоже устают на работе и тоже не прочь пропустить по стаканчику в ближайшем пабе. А там глядишь – и до откровений рукой подать. Но есть один нюанс – без прокачанного скилла «мастер коммуникации» велик шанс зафейлиться, а это уже лишние подозрения.
Но самый лучший метод – надлежащим образом исполнять свои должностные обязанности. При таком варианте просто отпадает необходимость ломать себе голову – наблюдает за вами руководство или нет? Скучно конечно, зато никаких рисков.
