Резервное копирование и перенос данных на компьютере с системой Windows
Windows 7 Enterprise Windows 7 Home Basic Windows 7 Home Premium Windows 7 Professional Windows 7 Starter Windows 7 Ultimate Windows Vista Business Windows Vista Enterprise Windows Vista Home Basic Windows Vista Home Premium Windows Vista Starter Windows Vista Ultimate Microsoft Windows XP Home Edition Microsoft Windows XP Professional Еще. Меньше
Потеря данных из-за проблем с компьютером или выхода из строя жесткого диска может стать довольно неприятным сюрпризом. Вы можете потерять семейные фотографии, музыкальную коллекцию или финансовые данные. После настройки компьютера под себя установка соответствующих параметров, например фона рабочего стола, звуков, заставок и конфигураций беспроводных сетей, на новом компьютере может занять много времени.
Однако небольшая предосторожность позволяет в значительной степени защитить себя от подобных неприятностей. Чтобы сэкономить время и силы, рекомендуется регулярно осуществлять резервное копирование данных и параметров.
В этой статье описано ручное резервное копирование личных файлов и параметров в Windows 7, Windows Vista, Windows XP и Windows Server 2003. Здесь также описано, как использовать средства по работе с данными в Windows для резервного копирования файлов и параметров.
Упорядочиваем и сохраняем важные данные
Как уже упоминалось в названии урока, предлагаю начать с того, чтобы позаботиться о сохранности Вашей важной информации.
Оказывая помощь начинающим пользователям, я постоянно вижу, что подавляющее большинство вообще не готовы к тому, что с их компьютером может что-то случиться и важные данные можно навсегда потерять.
Например, это может произойти в любой момент в случае действия какого-нибудь вируса или выхода из строя какого-либо устройства в компьютере или еще из-за какой-то другой причины.
Этот тренинг даст Вам больше понимания того, как и что работает в отношении наведения порядка в компьютере, и если Вы будете следовать моим рекомендациям, то никакого вреда из-за следования моему обучению, системе не будет.
Напротив, как я и говорил в описании тренинга, Вы сможете значительно оптимизировать работу своего компьютера.
Плюс, — перед тем, как что-то делать, если Вам все-таки не будет что-то до конца понятно, Вы всегда сможете прежде, например, задать мне вопрос в комментариях, приведя снимок экрана. Я посмотрю и прокомментирую, все ли верно Вы поняли.
Тем не менее, чтобы не было никаких недоразумений, — позаботьтесь о сохранности Вашей важной информации, так как в любом случае, — ответственность за Ваши действия лежит на Вас. Я являюсь только тем, кто передает знания, опыт и оказывает помощь.
В дальнейшем, если Вы решите тоже помогать другим в наведении порядка в их компьютерах, — рекомендую начинать всю работу, убедившись, что сделана резевная копия важной информации Ваших «клиентов».
Как навести порядок в компьютере?
Многие пользователей компьютера хранят данные (свои файлы и папки), где придется: на рабочем столе, в папке «Мои документы», прямо на диске «C:»… Когда файлов немного, то это не проблема, но со временем файлов становится всё больше и больше: письма, отчёты, музыка, фотографии, фильмы… и наступает момент, когда берешься за голову: «а где у меня лежит тот самый файлик»?!
Как известно, порядок проще навести один раз, а потом поддерживать. Но это же надо сесть и подумать. Конечно, можно сказать «потом разберу», вот только такое «потом» редко настаёт.
Учтите, что порядок на жестком диске влияет и на безопасность хранения данных.
Сегодня вы можете еще на шаг изменить свою жизнь в компьютерном мире.
Запомните всего 4 правила, которые помогут навести порядок в компьютере и в будущем сэкономят не один десяток часов:
Правило №2: «Мои документы» на диске D:
Перенесите папку «Мои документы» на диск D:
Изначально папка «Мои документы» находится на диске С, что противоречит правилу №1 и подвергает риску все ваши личные файлы (в случаях сбоев, заражения вирусами, переустановки системы и т.д.). Многие пользователи не знают этого и сохраняют все документы в эту папку, как предлагают программы (например, Word). Но это легко исправить.
Создайте на диске D: новую папку с названием «Мои документы» и переместите в неё старую папку с диска C: (не простым копированием, а соответствующим пунктом в свойствах этой папки).
Если не знаете, как переместить «Мои документы», то вторая ближайшая IT-заметка на сайте научит вас этому.
Для чего применяются облачные хранилища?
Прежде чем разбиться в том, как пользоваться облаком, нужно понять, для чего же оно предназначено.
Основные цели применения облачных хранилищ данных:
- Для экономии места на гаджетах и выгрузки в облако фотографий, музыки и другой информации, которую жалко удалить с телефона или компьютера. Это основная задача, которую ставит перед облаком среднестатистический пользователь.
- Для хранения массивных файлов, к примеру, записей с камер видеонаблюдения.
- В качестве хостинга интернет-магазинов, различных сайтов и блогов.
- Для хранения информации с крупных игровых платформ.
- Фото- и видеохостинги сотрудничают с облачными хранилищами с целью потоковой раздачи контента.
УЧИТЫВАЕМ ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМАТАМ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И НОСИТЕЛЯМ
Формат архивного хранения установлен Правилами 2015. Это формат PDF/A, специально разработанный для долговременного хранения информации и закрепленный в стандарте ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения». Но это требование обязательно должны соблюдать государственные архивы и организации, которые являются источниками их комплектования.
Коммерческие организации, большинство документов которых вряд ли когда-либо выйдет за пределы их собственного хранилища, могут использовать обычный PDF, а также другие форматы. Например, чертежи и схемы не всегда корректно отображаются в PDF, поэтому, чтобы не жертвовать качеством документа в пользу соблюдения заданного формата, целесообразно сохранить файл в любом другом неизменяемом виде.
Неизменяемость формата. Передавая документы на хранение, особое внимание следует уделять не столько соблюдению какого-то формата, сколько тому, как этот формат обеспечивает неизменяемость файлов. Ни к чему дорогое программное обеспечение и посещение семинаров по ведению электронных архивов, если кто-то на рабочем месте запросто может внести поправки в файл, который давно сдан в архив.
Каждому секретарю знакомо понятие «закрытие документа делопроизводством». Это означает, что все задания по документу выполнены, и он может быть помещен в дело.
В отношении электронных документов мы рекомендуем дополнить это еще одним действием – переводом документа в неизменяемый формат. Изымать его из общего доступа, конечно, не стоит, однако следует исключить любое постороннее вмешательство в форму и содержание.
Как это реализовать технически, каждая организация решает сама в зависимости от используемого программного обеспечения, наличия СЭД и качества технической поддержки.
Разумеется, организация, которая практикует электронный документооборот, быстрее выстроит систему архивного хранения электронных документов, чем та, которая обходится офисным пакетом программ, облачным хранилищем и услугами приходящего раз в неделю сисадмина. Но, так или иначе, решить эту задачу можно – было бы желание.
Носители. Условно один носитель информации можно сравнить с одним томом бумажного дела. Нельзя записывать на один диск все дела подряд, на сколько хватит его объема. Лучше придерживаться принципа «одно дело – один диск». Впрочем, можно записать на один диск несколько дел, но только если это дела одного года и они имеют один срок хранения (все так же, как и с бумажными томами).
Что касается носителей, то ничего удобнее обычного CD-R (компакт-диска с возможностью однократной записи) пока не изобрели.
Если появляются более совершенные носители информации, лучше перезаписать на них весь электронный архив. Иначе можно вообще никогда не увидеть содержимое старого носителя. Так произошло, например, с дискетами, которые до сих пор попадаются в архивах, но запустить их в условиях обычного офиса уже просто не на чем.
Менее популярны в качестве архивных носителей информации USB-flash-накопители. Непопулярны они потому, что файлы с них легко можно удалить или заменить. Эргономичность тоже оставляет желать лучшего: если диски можно аккуратно сложить, даже не помещая в специальные короба, то флешки слишком разнообразны по форме.
Таким образом, оптимальный носитель для электронного архива – компакт-диск.
Как подписать носитель. Каждый носитель подписывается. Согласно п. 4.34 Правил 2015 на вкладыше, который помещается в футляр таким образом, чтобы были видны надписи, указываются:
- наименование организации (полное, сокращенное);
- номер фонда;
- номер описи электронных дел, документов;
- номер дела по описи;
- отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);
- крайние даты документов электронного дела;
- дополнительные отметки об ограничении доступа к документам (при необходимости).
Форму обложки Правила 2015 не приводят. Возможный вариант размещения на обложке компакт-диска вышеперечисленной информации может выглядеть как в Примере 5.
Номера фонда и описей указываются на обложке только в том случае, если фондов несколько, а электронное дело внесено в опись.
Описей, как мы уже выяснили, всего две: электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Но в архив могут передаваться электронные дела и меньших сроков хранения. Описывать их не нужно, поэтому информационный блок «Номер описи» в этом случае просто опускается из обложки диска.
Общие принципы хранения информации, продлевающие срок её жизни
Существуют наиболее общие принципы, которые применимы к любому типу информации, будь то фотографии, текст или файлы и способные увеличить вероятность успешного доступа к ней в будущем, среди них:
- Чем больше количество копий, тем вероятнее, что данные проживут дольше: книга, напечатанная миллионным тиражом, фотография, распечатанная в нескольких экземплярах для каждого родственника и сохраненная в цифровом виде на разных накопителях, скорее всего будут храниться и быть доступными долго.
- Следует избегать нестандартных способов хранения (во всяком случае, как единственного способа), экзотических и проприетарных форматов, языков (например, для документов лучше использовать ODF и TXT, а не DOCX и DOC).
- Хранить информацию следует в несжатых форматах и в незашифрованном виде — в противном случае, даже незначительное повреждение целостности данных может сделать всю информацию недоступной. Например, если требуется надолго сохранить медиа файлы, то для звука лучше будет WAV, для фотографий — несжатые RAW, TIFF и BMP, для видео — кадры без сжатия, DV, хотя это не вполне возможно в быту, учитывая объемы видео в данных форматах.
- Регулярная проверка целостности и доступности данных, повторное их сохранение с использованием новых появившихся способов и устройств.
Итак, с основными идеями, которые помогут нам оставить фото с телефона правнукам, разобрались, переходим к информации о различных накопителях.
Постоянное поддержание определенного порядка
После распределения файлов, поддерживайте порядок на компьютере, новые файлы помещайте в ранее созданные категории, или создавайте новые. После выполнения повседневной работы, распределение файлов и папок в места постоянного размещения не займет много времени.
Наведение порядка на компьютере для правильной организации хранения данных на компьютере позволит серьезно повысить эффективность работы. Файлы и папки будут распределены по дискам компьютера в соответствии с определенной структурой, пользователь быстро найдет нужные данные.
