Умный мониторинг персонала для лучших результатов

Система учета рабочего времени сотрудников

Рабочее время – это время, в течение которого сотрудник выполняет свои профессиональные обязанности за определенную плату. Именно этот ресурс «покупает» работодатель. По словам Питера Друкера, управлять можно только тем, что можно измерить, поэтому многие руководители стремятся контролировать рабочее время сотрудников. Учет ведется разными способами – от простых отметок в бумажном табеле до компьютерных программ, которые собирают статистику, запоминают посещенные сайты, делают снимки экрана и сами формируют стоимость проекта.

Для выбора системы учета собственник должен решить – какой фактор для него главный. Если речь идет о грузоперевозках, оптимальным решением будет мониторинг перемещений, на производстве – видеонаблюдение. Важно не просто фиксировать показатели, но и анализировать их: сколько времени тратит сотрудник на рабочую задачу, насколько часто отвлекается и почему, есть ли у него переработки. Эти данные нужны не только для оценки работы персонала, но и для планирования, принятия управленческих решений, выстраивания эффективной системы работы.

Основой для планирования рабочего графика должен выступать производственный календарь. В нем отражены все государственные выходные, переносы рабочих дней, нормативное рабочее время для разных режимов работы. Зачем это нужно? Работа в выходные и праздничные дни оплачивается в двойном размере, сверхурочная работа также подлежит дополнительной оплате. На основе производственного календаря формируется режим работы: график сменности, табели учета рабочего времени.

Как работает мониторинг сотрудников?

Скачайте CleverControl Агент из своего аккаунта

Поставьте программу на контролируемые ПК

Получайте данные и анализируйте их в аккаунте

Kickidler

Это система, которая предназначена для контроля и учета рабочего времени, а также для анализа эффективности персонала. Программу используют компании в 60 разных странах. Какие возможности предоставляет Kickidler:

• мониторинг ПК в онлайн-режиме;
• учет рабочего времени;
• запись видео с экранов компьютеров;
• анализ эффективности;
• автоуведомления;
• самоконтроль;
• кейлоггер;
• кроссплатформенный дистанционный доступ;
• контроль удаленных сотрудников и компьютерных классов.

С помощью этой программы можно дистанционно наблюдать за любым количеством устройств, создавать списки и переключаться между ними, устанавливать уровни доступа к информации для целых подразделений и определенных сотрудников. Система позволяет руководителям контролировать рабочее время и знать, чем занимаются подчиненные, какие программы они используют и на какие сайты заходят. При заранее заданных параметрах Kickidler автоматически сигнализирует о нарушениях рабочего распорядка.

Программа оснащена различными полезными функциями и инструментами, например, трекером для учета времени, триггером и автокиком для фиксации опозданий, прогулов и других нарушений и т.д.

Разработчики системы предлагают корпоративным клиентам бессрочную техподдержку, которая включает полный комплекс услуг, в том числе установку и настройку ПО.

Специализированные решения для разных сфер деятельности. Разработчики предлагают ПО для школ, IT, служб безопасности и т.д.

Законно ли отслеживать действия сотрудников за компьютером

Высокие технологии глубоко проникли в мир бизнеса. Практически безграничные возможности контроля за основными процессами и сотрудниками избавляют компании от многих проблем, которые раньше казались неизбежными и списывались на человеческий фактор.

Но использование подобных инструментов открывает множество этических дилемм. Одно дело — контроль рабочих процессов в целях повышения эффективности и обеспечения конфиденциальности. Но если слежка затрагивает личное пространство работников, тем более без их ведома, это прямой путь к конфликту. Чего можно ждать от сотрудников в такой ситуации и как не довести ситуацию до разбирательств в суде? Обо всем по порядку.

Мотив руководства очевиден: в условиях высокой конкуренции компании всеми силами стремятся оптимизировать расходы, в т. ч. на оплату труда. Владельцы бизнеса хотят платить подчиненным за результат, реальную эффективность, а не за нахождение в офисе с девяти до шести.

Интернет и социальные сети в последние годы почти никто не запрещает. Чего греха таить, топ-менеджеры и сами немалую часть дня проводят, листая новостную ленту. Но если это мешает исполнению непосредственных должностных обязанностей, ситуация в корне меняется.

Еще одна причина, почему иногда без контроля не обойтись, — печальная статистика участившихся случаев корпоративного шпионажа. Кто-то решает подзаработать, продав клиентскую базу конкурентам или сохранить ее для себя.

В соответствии с ТК РФ, работодатель имеет право собирать те данные о действиях подчиненных, которые нужны для оценки количества и качества выполненной работы. Личные переписки и разговоры должны оставаться неприкосновенными.

Как показывает статистика за последние 5 лет, более 70% компаний в той или иной мере следят за действиями подчиненных. Это и крупные компании, и мелкий бизнес, «динозавры», существующие не один десяток лет и стартапы. От банков до креативных агентств. И у всех одна цель — быть в курсе важных внутренних процессов и планомерно продвигаться к успеху.

Более детализированная статистика показывает, какие инструменты бизнес использует для контроля за сотрудниками:

• более 30% предпринимателей устанавливают системы видеонаблюдения и СКУД;
• 50-60% устанавливают программное обеспечение для мониторинга офисных компьютеров;
• около 25% организаций задействуют все существующие средства для наблюдения.

Преимущества разумного контроля не вызывают сомнений: сотрудники становятся более ответственными и дисциплинированными, снижаются риски инсайдерских угроз.

Попытки контролировать то, чем занимаются служащие во внерабочее время, дома или на отдыхе, незаконны. Равно как и любое другое вмешательство в частную жизнь со стороны работодателя. Но работодатель имеет полное право знать, чем сотрудники занимаются в течение рабочего дня, кто работает, а кто лишь имитирует бурную деятельность. На практике реализовать контроль помогает программное обеспечение для наблюдения за действиями на ПК и автоматизированные системы учета рабочего времени.

Часто владельцы бизнеса устанавливают такие продукты втайне, то ли из желания подловить халтурщиков, то ли из-за чрезмерной осторожности и стремления защитить интеллектуальную собственность. Однако, более правильный подход (даже с точки зрения закона) — предупредить сотрудников, объяснить, для чего нужен мониторинг и какие функции выполняет система контроля:

• учет рабочего времени и общего процента продуктивности каждого работника;
• разграничение полезных и потенциально опасных сайтов;
• скриншоты экранов при срабатывании политики безопасности.

Более продвинутые варианты ПО позволяют в течение всего дня записывать видео с веб-камеры, чтобы точно понимать, чем занимается человек, находясь на рабочем месте.

Здесь отталкиваться стоит от того, что мы вкладываем в понятие «следить». Если рассматривать переписки с друзьями в мессенджерах и личные звонки, то ст. 23 Конституции РФ гарантирует их неприкосновенность. Да и глупо наказывать сотрудника, который, например, несколько раз в день списался с болеющим дома ребенком.

Но злоупотребление этим правом со стороны некоторых работников заставляет взглянуть на ситуацию с другой стороны. Зачем платить зарплату тому, кто целый день проводит в курилке, листая ленту Instagram? Разгар рабочего дня — не время, чтобы решать свои личные проблемы.

Здесь уже напрямую затрагиваются интересы работодателя. Компания предоставляет сотруднику место. Компьютер, который нельзя назвать личным, поскольку это собственность организации. Честно выплачивает вознаграждение за выполненные задачи и успешно закрытые проекты. Если оплачивает услуги оператора сотовой связи, то для деловых переговоров и звонков, а не для романтичных переписок с возлюбленными.

Все это — расходы, и немалые. Десятки тысяч рублей, как минимум. В такой ситуации поинтересоваться, куда идет трафик и на что по факту уходят эти вложения, — абсолютно законное и обоснованное право работодателя.

Но по закону здесь есть тонкий момент. Компания должна уведомить персонал о внедрении системы мониторинга. А если делать все максимально правильно, то соответствующие пункты нужно внести в трудовой договор и попросить подчиненных письменно подтвердить то, что они в курсе изменений и готовы к тому, что их действия будут отслеживать.

Обязательно ли получать согласие сотрудников? Так делают не все компании. Но тогда владелец бизнеса рискует попасть под ст. 137 и 138 УК РФ за нарушение неприкосновенности частной жизни. Да и уровень доверия к работодателю, который где-то «темнит», скрывает что-то настолько важное от своей команды, будет низким.

Соглашение же станет для служащих хорошим напоминанием того, что компьютеры в офисе им не принадлежат, а обо всем, что они делают, смогут узнать третьи лица.

Само понятие наблюдения за работниками существовало всегда, еще задолго до эпохи цифровых технологий. Меняются только технические средства реализации. Например, табели учета рабочего времени были еще во времена СССР. Некоторые компании и сейчас по старинке применяют их, только уже в электронном формате.

Со временем появляется все больше технических средств и современных инструментов, упрощающих контроль за действиями персонала:

• Видеокамеры есть почти повсюду. Их устанавливают возле входных групп, в кабинетах и залах. Сотрудников снимают в тот момент, когда они приходят на работу утром, выходят на перекур, обед или деловую встречу. Найти бизнес-центр, не оснащенный системой видеонаблюдения, сейчас почти невозможно.
• СКУД. Удобные системы контроля доступа с бесконтактными картами позволяют четко разграничить, кому и в какие помещения можно заходить. В базе данных сохраняются записи о времени, когда работник пришел в офис, покинул рабочее место и сколько времени провел там.
• IT-программы. Адекватные компании используют их для правомерного контроля за действиями команды. Но некоторые владельцы бизнеса переходят черту: делают скриншоты и видеозаписи экрана ПК, перехватывают электронные письма. Доходит и до кейлоггинга — фиксации информации о том, какие клавиши были нажаты. Но подобные функции характерны для шпионского ПО, использование которого запрещено по закону.

Наблюдение нужно и полезно, но только если цель — убедиться, что сотрудники выполняют свои обязанности на высоком уровне, получить представление о ключевых бизнес-процессов. Это не должно доходить до фанатизма.

Сотрудникам нужна гарантия, что их личные переписки, фото и другая конфиденциальная информация не станут предметом всеобщего достояния из-за самодурства начальника.

Информационная безопасность

Выявление коррупционных схем

Контроль корпоративной почты, переписки в социальных сетях, различных мессенджерах, Skype и т.д., запись разговоров с микрофона сможет предупредить о том, что сотрудник отдела закупки собирается получить «откат» за приобретение на заведомо невыгодных для организации условиях.

Контроль движения документов внутри компании, контентный анализ файлов помогут установить всех участников недобросовестной «игры».

Расследование инцидентов информационной безопасности

StaffCop — это машина времени! В любой момент вы можете вернуться назад и посмотреть что делал тот или иной сотрудник в указанный период времени.

Конструктор многомерных отчетов, позволяет «налету» получить необходимый набор данных. Поиск по ключевым словам и регулярным выражениям, до минимума сократят время расследования инцидента, а функция записи окружения с микрофона компьютера позволит еще и услышать что происходило в нужный момент.

Граф взаимосвязей покажет с кем контактировал сотрудник, тепловые диаграммы активности и линейные графики позволят быстро выявить аномалии в поведении.

Выявление инсайдерской деятельности

Контроль действий с конфиденциальной информацией, фиксация файловой активности, теневые копии отправляемой, печатаемой и копируемой информации позволяют сотруднику безопасности предупредить утечку важной информации способной привести к репутационным или экономическим потерям компании.

StaffCop осуществляет контроль и теневое копирование всех файлов переданных за периметр по электронной почте, вебпочте, загруженных в облачные хранилища, отправленных по FTP протоколу, скопированных на съемный носитель или напечатанных на принтере.

Поиск нелояльных сотрудников, выявление групп риска

Сотрудник стал халатно относиться к своим обязанностям? Возможно он ищет или уже нашел другую работу.

StaffCop помогает выявить сотрудников и отнести их к различным группам риска для установки более плотного контроля. Гибкая настройка политик безопасности, позволяет точно выявлять потенциальные угрозы.

Контроль удаленных сотрудников

Архитектура StaffCop позволяет вести контроль рабочих компьютеров вне зависимости от их местоположения. Это может быть распределенная сеть офисов или сотрудники работающие на выезде, персонал работающий из дома или командировочные.

Даже в случае отсутствия подключения к серверу, агент StaffCop на компьютере пользователя продолжает собирать информацию и отправит её при первой же возможности.

Переманивание клиентов

Достаточно распространенная ситуация — недовольный сотрудник отдела продаж неудовлетворенный условиями труда ищет другую работу, с собой он готовится забрать вашу базу клиентов.

StaffCop позволяет выявить таких сотрудников еще на ранней стадии и предотвратить утечку клиентской базы благодаря функциям мониторинга посещения вебсайтов, анализа поисковых запросов, а так же контролю информации копируемой на съемные USB-носители.

Так же в StaffCop есть функция блокировки съемных носителей в режиме «черных» и «белых» списков.

Своевременное оповещение о нарушении политик безопасности

Любое нарушение политик безопасности компании будет зафиксировано в системе. А гибко настраиваемая система уведомлений позволит оперативно отреагировать на инциденты.

Уведомления о нарушениях немедленно появляются как в панели администрирования, так и могут быть отправлены по электронной почте.

Имеет ли право работодатель следить за подчиненными?

Право на неприкосновенность личных разговоров по телефону, частную переписку защищает ст.23 Конституции России. Но злоупотребление решением собственных проблем в трудовой период заставляет рассматривать этот вопрос под другим углом. Личные дела откладывайте в сторону. Пришли работать – работайте.
Тут начинаются уже интересы и права работодателя. Он предоставляет место, компьютер, который можно считать личным лишь условно. Выплачивает заработную плату за выполненные проекты. Если оплачивает сотовую связь, то явно не для интимных бесед, а для деловых переговоров. Потому имеет право поинтересоваться, на что тратится трафик. Ясно, что корпоративное время человеку по сути не принадлежит.

Ограничение состоит лишь в том, что работодатель обязан информировать свою команду о наличии мониторинга. Познакомить с правилами, лучше внести их в трудовой договор для подписи сотрудником. Без его письменного на то согласия руководитель может попасть под ст. 137 и 138 Уголовного кодекса РФ. Такое соглашение станет хорошим напоминанием служащему, что компьютер в компании – не его собственный, и все частные сведения могут оказаться доступными другим лицам.

Методы слежки за сотрудниками

Наблюдение за персоналом – совсем не инновация сегодняшнего дня. Контролировали всегда, только разными способами. Привычные табели учета рабочего времени сохраняются и поныне, меньше в бумажном, больше в электронном варианте. Время вносит коррективы в возможности контроля, дополняет техническими средствами:

• видеокамеры снимают сотрудников в момент прихода в офис и ухода из него на обед, на деловую встречу. О камерах знают, к ним почти привыкли;
• система СКУД, контроль и управление доступом по бесконтактным картам, обеспечивает безопасность объекта, ограничивает проникновение в служебные кабинеты и помещения; также учитывает время персонала;
• IT-программы используют для правомерного контроля. Они же соблазняют начальство применить чрезмерные полномочия в виде скриншотов и видеозаписи экрана монитора ПК, фиксируют нажатия клавиш на компьютере и сохраняют эту информацию. Перехватывают содержимое электронной почты, буфера обмена, файлы, отправленные на печать или на флешку. Эти функции свойственны программам-шпионам, а они запрещены.

Наблюдение не должно быть чрезмерным, навязчивым, отвлекать от работы и выходить за рамки адекватности. То есть работодатель по закону вправе ждать, что подчиненный будет выполнять профессиональные обязанности на высоком уровне, и вправе контролировать бизнес-процессы. Сотрудник в ответ должен иметь гарантии, что его персональные сведения и личная жизнь не станут предметом всеобщего достояния.

Оценка эффективности сотрудников, подразделений и компании в целом

Догадываться, предполагать или переспрашивать, кто чем занят – таких ситуаций точно не должно быть в распорядке дня у менеджера. Непрофессионально, как минимум. Оценить загруженность служащих помогает программа учета рабочего времени CrocoTime. Менеджеры компании “Инфомаксимум” советуют устанавливать ее смело, заручившись поддержкой коллектива. Программа нисколько не мешает работе компьютера.

Её функционал позволяет видеть эффективность в каждом конкретном случае и слаженность всех отделов предприятия. Программа подходит для различных организаций по спектру деятельности и по количеству коллектива. Для начала CrocoTime отметит все сайты, которые посещает сотрудник, разделит их на продуктивные и непродуктивные. Сразу станет понятно, кто много отвлекается, а кто планомерно трудится. Система учета времени решает такие задачи:

• детализирует деятельность сотрудников, в какой степени каждый справляется с равными обязанностями;
• рассчитывает трудозатраты на операции отдельного специалиста и полного отдела для нормирования и составления планов;
• делает точную фотография дня служащего, подразделений, фиксирует загруженность в определенные моменты.

Когда становится понятной реальная штатная загрузка, опыт и знания, проще перераспределять задачи между подчиненными, давать направления для разработки в соответствии с их способностями; создавать группы, звенья в коллективе в интересах развития бизнеса. По большому счету, оценивать заслуги по достоинству.

Введение в бизнес-процессы учета рабочего времени стимулирует к грамотному управлению коллективом и повышает заинтересованность сотрудников в личной и командной эффективности не меньше, чем материальное вознаграждение.

Прочитайте другие статьи в нашем блоге

Как контролировать сотрудников, работающих дистанционно?

Удаленное сотрудничество привлекает все больше внимания специалистов. Но пока на рынке труда в процентном отношении количество работодателей, предлагающих «удалёнку», в два раза меньше готовых трудится при таких условиях. Владельца бизнеса останавливает риск недисциплинированности сотрудников, неумения их проконтролировать. Но все меняется с внедрением.

18 декабря 2019 Подробнее

Анализ загруженности персонала с помощью систем учета рабочего времени

Сильная загрузка или малая, быстро работают или медленно, тяжело справляются – легко решают поставленные задачи, часто отвлекаются или редко устраивают перерывы. Как оценить деятельность персонала с помощью этих категорий? По сути, никак. Они слишком личностные, субъективные. Объективную оценку загруженности показывают системы учета.