Бюджетный учет компьютеров
Как правильно организовать учет компьютерной техники в казенном учреждении? На какие КВР и коды КОСГУ отнести расходы, связанные с приобретением компьютера и его отдельных комплектующих (запасных частей)?
Способ учета компьютерной техники. Согласно п. 7, 8 СГС «Основные средства»1) компьютер (рабочая станция) является основным средством, поскольку:
выполняет определенные самостоятельные функции;
принадлежит учреждению на праве оперативного управления и используется в его деятельности неоднократно или постоянно;
при его использовании возможно получение экономических выгод или полезного потенциала;
первоначальная стоимость объекта может быть надежна оценена.
Основным средством (инвентарным объектом) в целях бюджетного учета признается (п. 45 Инструкции № 157н2, п. 9, 10 СГС «Основные средства»):
объект имущества со всеми приспособлениями и принадлежностями;
отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения самостоятельных функций;
обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, который предназначен для выполнения определенной работы. Таким комплексом признается один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированных в единый комплекс (на одном фундаменте), в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно;
часть объекта имущества, в отношении которой самостоятельно можно определить период поступления будущих экономических выгод, полезного потенциала либо которая имеет отличный от остальных его частей срок полезного использования и стоимость которой составляет значительную величину от общей стоимости объекта имущества.
При этом объекты основных средств, срок полезного использования которых является одинаковым и стоимость которых не признается существенной (например, периферийные устройства и компьютерное оборудование), могут объединяться в один инвентарный объект и признаваться комплексом объектов основных средств согласно учетной политике учреждения (п. 10 СГС «Основные средства»).
На основании изложенного учет компьютеров может быть организован казенным учреждением одним из двух способов:
1) постановка компьютера на баланс как единого комплекса конструктивно сочлененных предметов, состоящего из монитора, системного блока, клавиатуры, мыши и других комплектующих. При указанном способе учета любое перемещение составных частей компьютера будет рассматриваться как разукомплектация основного средства;
2) учет монитора и системного блока как отдельных инвентарных объектов, а клавиатуры, мыши и других комплектующих – как материальных запасов, входящих в состав системного блока. Этот вариант учета применим в случае, когда мониторы и системные блоки планируется эксплуатировать в составе различных комплектаций компьютерного оборудования, либо если указанные объекты приобретаются в разное время, имеют разный срок полезного использования и их стоимость является значительной относительно стоимости других комплектующих компьютера.
Выбранный способ необходимо закрепить в учетной политике учреждения.
Применение бюджетной классификации. На основании положений Порядка № 209н3 расходы в рамках заключенных казенными учреждениями договоров (контрактов) необходимо отражать на следующих статьях (подстатьях) КОСГУ:
на приобретение компьютеров в полной комплектации, а также мониторов и системных блоков как самостоятельных объектов основных средств – на статье 310 «Увеличение стоимости основных средств»;
на покупку комплектующих (запасных частей) для целей капвложений в инвентарные объекты – на подстатье 347 «Увеличение стоимости материальных запасов для целей капитальных вложений»;
на оплату работ по сборке компьютера, покупку программного обеспечения вместе с установкой и настройкой, для целей капвложений в инвентарные объекты – на подстатье 228 «Услуги, работы для целей капитальных вложений»;
на приобретение комплектующих (запасных частей), которые не относятся к капвложениям в инвентарные объекты (например, предназначены для замены изношенных частей), – на подста-
тье 346 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов».
Согласно Порядку № 85н4 названные расходы следует относить на КВР:
244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг»;
242 «Закупка товаров, работ, услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий» – если они осуществляются федеральными казенными учреждениями в рамках утвержденного плана информатизации в сфере информационно-коммуникационных технологий. На уровне субъекта РФ (муниципалитета) данный КВР применяется, только если такое решение принято соответствующим финансовым органом.
Присвоение кода ОКОФ и определение срока полезного использования. Инвентарные объекты основных средств принимаются к бюджетному учету на основании их группировки по ОКОФ (п. 45, 53 Инструкции № 157н).
В настоящее время действует Общероссийский классификатор основных фондов (ОКОФ) ОК 013-2014 (СНС 2008), утвержденный Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2018-ст.
В увязке с ОКОФ используется Классификация основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденная Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1 (далее – Классификация ОС), в соответствии с которой определяется срок полезного использования объекта учета для начисления амортизации.
Согласно ОК 013-2014 (СНС 2008) и примечанию к Классификации ОС персональные компьютеры относятся к коду 330.28.23.23 «Машины офисные прочие», который включен во вторую амортизационную группу «Имущество со сроком полезного использования свыше двух лет до трех лет включительно».
Конкретные коды для учитываемых в составе основных средств системных блоков и мониторов в указанных документах отсутствуют. Поэтому комиссия по поступлению и выбытию активов учреждения самостоятельно принимает решение об отнесении их к определенной группе основных фондов (см. Письмо Минфина РФ от 27.12.2016 № 02-07-08/78243).
Срок полезного использования мониторов и системных блоков можно определить исходя из сроков их эксплуатации, указанных в рекомендациях производителя, и (или) на основании решения комиссии по поступлению и выбытию активов, принятого с учетом (п. 35 СГС «Основные средства»):
ожидаемого срока использования этого объекта в соответствии с ожидаемой производительностью или мощностью;
ожидаемого физического износа, зависящего от режима эксплуатации, естественных условий и влияния агрессивной среды, системы проведения ремонта;
нормативно-правовых и других ограничений использования этих объектов;
гарантийного срока использования объектов.
По мнению автора, указанным объектам, так же как и компьютеру, может быть присвоен код 330.28.23.23 по ОКОФ и установлен срок полезного использования 36 месяцев.
Самостоятельно принятые учреждением решения об отнесении объектов основных средств к соответствующей группе кодов ОКОФ и установлении его срока полезного использования целесообразно закрепить в учетной политике.
Начисление амортизации. Амортизация по принятым к учету в составе основных средств компьютеров в сборе, мониторов и системных блоков начисляется в общем порядке, предусмотренном разд. VI СГС «Основные средства».
В соответствии с п. 34 этого стандарта объект начинает амортизироваться с 1-го числа месяца, следующего за месяцем принятия его к бюджетному учету, до 1-го числа месяца, следующего за месяцем прекращения признания объекта (его выбытия с учета), или месяца, следующего за месяцем, в котором его остаточная стоимость стала равной нулю.
Порядок начисления амортизации зависит от стоимости объекта (п. 36, 39 СГС «Основные средства»).
Стоимость объектов основных средств
Порядок начисления амортизации
Объект основных средств стоимостью до 10 000 руб. включительно
Амортизация не начисляется. Стоимость объекта списывается с балансового учета при выдаче (вводе) в эксплуатацию с одновременным отражением на забалансовом счете 21 «Основные средства в эксплуатации»
Объект основных средств стоимостью от 10 000 до 100 000 руб. включительно
Амортизация начисляется в размере 100 % первоначальной стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию
Объект основных средств стоимостью свыше 100 000 руб.
Амортизация начисляется в соответствии с рассчитанными нормами амортизации одним из трех способов:
методом уменьшаемого остатка;
пропорционально объему продукции (услуг)
Порядок учета компьютера как единого объекта. В случае приобретения компьютера в полной комплектации (в сборе) он принимается к учету в составе основных средств на счете 1 101 34 000 «Машины и оборудование – иное движимое имущество учреждения» по первоначальной стоимости, формируемой на счете 1 106 31 000 «Вложения в основные средств – иное движимое имущество». Такая стоимость включает в себя расходы, непосредственно связанные с приобретением (созданием) компьютера, доведением их до состояния, пригодного к использованию. Полный перечень расходов приведен в п. 15 СГС «Основные средства».
Комплектующие (запасные части), приобретенные для последующей сборки компьютера – автоматизированного рабочего места, учитываются на счете 1 105 36 000 «Прочие материальные запасы – иное движимое имущество учреждения». Их первоначальная стоимость формируется на счете 1 106 34 000 «Вложения в материальные запасы – иное движимое имущество» в сумме фактически произведенных вложений, перечень которых приведен в п. 19 СГС «Запасы»5. При выдаче комплектующих (запчастей) для сборки компьютера их стоимость будет относиться на увеличение его первоначальной стоимости.
Для учета сумм начисленной на компьютер амортизации предназначен счет 1 104 34 000 «Амортизация машин и оборудования – иного движимого имущества учреждения».
Казенное учреждение в рамках заключенного контракта с поставщиком приобрело:
монитор стоимостью 25 000 руб.;
комплектующие и запасные части для сборки системного блока стоимостью 70 000 руб.;
клавиатуру стоимостью 3 000 руб.;
мышь стоимостью 2 000 руб.
В рамках отдельного договора с коммерческой организацией приобретены неисключительные права на программное обеспечение (операционную систему) – 5 000 руб., оплачены услуги по сборке компьютера, установке программного обеспечения – 3 000 руб.
В соответствии с учетной политикой учреждения компьютер (со всеми комплектующими) учитывается как самостоятельный инвентарный объект. Амортизация по нему начисляется линейным способом.
После сборки компьютер принят к учету в качестве единого объекта основных средств и введен в эксплуатацию.
В бюджетном учете указанные операции согласно Инструкции № 162н6 отразятся следующим образом:
Что изменили в 2021 году
Еще в 2021 Министерство финансов РФ ввело новые статьи расходов бюджетной классификации на 2022 год — 246 «Закупка товаров, работ, услуг в целях создания, развития, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем» и 247 «Закупка энергетических ресурсов» (п. 48.2.4.6 Порядка № 85н).
Регламент 2021 года дополнен увязками:
- КВР 122 и подстатья 296 в части возмещения должностным лицам ущерба, причиненного их имуществу в связи со служебной деятельностью;
- КВР 730 и подстатья 730 в части бюджетных кредитов, привлеченных от РФ в инвалюте в рамках использования целевых иностранных кредитов.
КВР 247 применяют исключительно в увязке с КОСГУ 223 «Коммунальные услуги». А в 2022 году по коду 247 проводят и комбинированные контракты на поставку тепла и горячей воды (письмо Минфина № 02-05-11/77361 от 22.09.2021). Раньше их проводили по коду расходов 244.
Некоторые увязки КВР и КОСГУ полностью исключили с 01.01.2021. Например, КВР 123 и подстатью 212 КОСГУ, КВР 313 и подстатьи 265-266, шифр вида расходов 323 и подстатьи КОСГУ 220, 261 и 300 больше не применяют в бюджетном учете.
Кроме того, в 2021 ввели новые подстатьи КОСГУ и сформировали обновленные группировки по категориям лиц и подстатей по увеличению или уменьшению задолженности по заимствованиям, стоимости финансовых активов, дебиторской и кредиторской задолженности (Приказ Минфина № 222н от 29.09.2020):
- 136 — для учета доходов от возврата дебиторской задолженности прошлых лет, ее применяют для поступления средств при возврате бюджетными и автономными учреждениями субсидий по невыполненному муниципальному заданию;
- 139 — для учета доходов от возмещения ФСС расходов страхователей на предупредительные меры по сокращению профзаболеваний, травматизма, на ней же учитываются и затраты на санаторно-курортное лечение;
- подстатьи статьи 190 теперь не используют для учета кассовых поступлений и выбытий.
Когда применяют 344 КОСГУ «Строительные материалы»
Приобретение активов, которые можно отнести как к стройматериалам на КОСГУ 344, так и к ОС (КОСГУ 310) зачастую ставит бухгалтера в тупик. Например, раковины, мойки, унитазы и другая сантехника использоваться автономно без подключения к системам водоснабжения и водоотведения не может. В соответствии с п. 99 Инструкции № 157н эти объекты относят к группе запасов независимо от срока эксплуатации. Т.е. фиксировать их стоимость на подстатье 310 КОСГУ нельзя. Если сантехнические изделия приобретены учреждением для производства ремонтных или строительных работ, то затраты по ним следует отнести на КОСГУ 344. При этом стоимость сантехники, купленной для текущих надобностей предприятия, например, пополнения запаса или срочной замены поломавшегося оборудования, должна быть учтена на подстатье 346 КОСГУ, т.е. на прочих расходах, поскольку эти работу будут считаться поддержанием оборудования в нормальном состоянии, но не ремонтом.
А вот приобретение светильников, которые могут функционировать самостоятельно и имеют срок службы более года, относят на код 310, как объекты ОС. Но не все так однозначно. Если осветительное оборудование куплено для монтажа системы освещения согласно сметной документации и договора на текущий ремонт без удорожания объекта (т.е. не увеличивает капвложения учреждения), то оно считается электротехническими материалами и его стоимость должна быть отражена на подстатье 344 КОСГУ, расшифровка которой предусматривает такие операции. Если же подобные работы запланированы как капремонт либо реконструкция, т.е. работы, увеличивающие стоимость модернизируемого объекта, то расходы по ним фиксируются на подстатье 347 КОСГУ.
Модуль памяти косгу
Подборка наиболее важных документов по запросу Модуль памяти косгу (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Вопрос: По какой статье КОСГУ следует отразить расходы администрации муниципального образования на оплату договора, предметом которого является приобретение модуля памяти для сервера?
(Консультация эксперта, Минфин РФ, 2011) Вопрос: По какой статье КОСГУ следует отразить расходы администрации муниципального образования на оплату договора, предметом которого является приобретение модуля памяти для сервера?
Выбор КОСГУ для учета комплектующих для компьютерной техники напрямую зависит от целей их дальнейшего использования
В письме Минфина России от 24 декабря 2019 года N 02-08-05/101462 даны уточнения по применению КОСГУ при оплате договоров на приобретение системного блока, монитора, клавиатуры, компьютерной мыши, иных комплектующих для компьютерной техники.
Согласно письму выбор КОСГУ напрямую зависит от того, каким образом учреждение планирует использовать такие объекты:
310 — если приобретаемый системный блок или монитор планируется использовать как самостоятельный инвентарный объект, например, в системе видеонаблюдения;
347 — если приобретаемые компьютерные составляющие предназначены для формирования капитальных вложений в основное средство, увеличивающих его первоначальную/балансовую стоимость;
346 — если монитор приобретается с целью проведения текущего ремонта автоматизированного рабочего места путем замены вышедшего из строя монитора.
Определение статьи КОСГУ
Случается, у бухгалтера возникают сложности с определением кода операций госсектора. В таком случае было бы разумным организовать работу комиссии, которая принимает решения, обращаясь к Инструкции 157н, приказа 209н, использует в своей работе классификаторы продукции и основных фондов, методические рекомендации, стандарты, установленные государством. Заключение такой комиссии не только облегчит работу бухгалтера, но и пригодится в случае проверки.
Поскольку с 2019 года действует новая Инструкция 209н, рекомендуем проверять себя, используя сервисы, определяющие КВР и КОСГУ.
Далее рассмотрим на практике, как применяются новые коды КОСГУ, согласно изменений 2019 года.
Аккумулятор
В организациях бюджетного типа такой актив обычно используется в ТС, является запасной частью и, соответственно, относится к МЗ.
Учитывается этот актив по КОСГУ 346 – прочие материалы. Если аккумулятор устанавливается при ремонте, то списывается на текущие расходы организации и приход оформляется на забалансовый счет 09. Учитывается данный актив в отдельной карточке, а при списании сдается на утилизацию.
Аптечка
Аптечка – это материал, который используют в медицинских целях, соответственно, учитывается по КОСГУ 341.
Дорожные знаки
Как таковые, дорожные знаки, не определяются в качестве самостоятельного объекта, а входят в состав автодорог (ОК 013-2014 (СНС 2008)). Потому их рассматривают как конструкцию для установки и относят к статье 344.
Дырокол
Является канцелярский принадлежностью (Инструкция 157н) и относится к материальным запасам, которые учитывают на счете 0 105 36 000. Сюда же относятся бумага, ручки и т.д.
Поскольку срок службы дырокола явно больше года, его относят к категории ОС и учитывают по КОСГУ 310. Как имущество стоимостью менее 10000 руб. записан он будет на забалансовый счет.
Жесткий диск
Жесткий диск учитывается по коду 346 как запасная или комплектующая часть, если приобретается для установки на ПК. Если компьютер собирают из приобретенных комплектующих, то жесткий диск будет отнесен на счет 0 10600.
Если жесткий диск приобретается взамен устаревшего, то его списывают на текущие расходы, при этом стоимость ОС не увеличивается.
При этом внешний жесткий диск относят на статью 310, так как он используется отдельно от компьютера, а срок действия его больше 12 месяцев.
Зарядное устройство
Это устройство является комплектующей, потому его учитывают по КОСГУ 346.
Изготовление баннера
Если вы заказываете баннер, поставщик его производит из своих материалов и устанавливает самостоятельно, в таком случае оплата проходит по коду 226.
Далее спорный момент, внести ясность в который может комиссия – тут учитывается качество материала, содержание текста. В случае, если это реклама какого-то события, то баннер – это МЗ и учитывается по КОСГУ 346 (срок использования менее 12 месяцев).
Если же информация на баннере актуальна длительное время (это может быть перечень цен), то баннер будет учитываться как основное средство по статье 310.
Изготовление ключа
В данном случае нужно принять во внимание, из чьего материала будет изготовлен дубликат. Если материал подрядчика, то расход учитывается по КОСГУ 346.
Если же заготовки для дубликата покупает организация, то затраты на материалы проходят по коду 346, а стоимость работ – по коду 226.
Изготовление печатей
Вопрос отнесения печатей и штампов к МЗ или ОС решает комиссия, т.к. сложно оценить срок эксплуатации. В классификаторе мы видим группу «Прочие материальные основные фонды, не указанные в других группировках». В таком случае будет разумно выбрать наиболее важные печати, которыми пользуются, к примеру, руководитель или кадровик, и учесть их по КОСГУ 310.
Более простые печати, например, печати отделов, относим на код 346.
Изготовление печатной продукции
С 2019 года по статье 346 учитываются помимо бланков, информационных листов, брошюр и т.д. еще и бланки строгой отчетности. Библиотечные фонды и периодика относятся к ОС.
Изготовление плана эвакуации
Двоякая ситуация, если план выполнен подрядчиком из его материалов – его можно отнести и к ОС, и к МЗ. И снова окончательно решение принимает комиссия. Она учитывает предполагаемый срок эксплуатации, есть ли фотолюминесцентные элементы, съемный или несъемный способ размещения и т.д.
Если план будет определен как основное средство, то его примут по КОСГУ 310, а если комиссия решит, что эвакуационный план – это материальный запас, то записать его следует на статью 346.
Изготовление табличек
В случае, когда подрядчик изготавливает таблички из материалов заказчика, то материалы проходят по КОСГУ 346 «Увеличение стоимости прочих оборотных запасов (материалов)», а расходы КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги». Если же учреждение приобретает уже готовые таблички с обозначениями помещений, их рассматривают как часть конструкции, которая подлежит установке, а соответственно, это приобретение записывается на текущие расходы.
Источник бесперебойного питания
Поскольку данное средство для офисной техники используется более 12 месяцев, то относится к основным средствам и учитывается по КОСГУ 310.
Картриджи для принтера
Картридж входит в состав материальных запасов, так как, по сути, это запчасть для принтера, его записывают на статью 225.
Коммутатор
Это средство связи используется более 12 месяцев, потому относится к ОС и затраты на его приобретение учитываются по КОСГУ 310.
Модем
Как и в случае с коммутатором, это устройство для подключения к интернету служит более 12 месяцев, относится к основным средствам и учитывается по КОСГУ 310.
Огнетушители
Для использования на предприятии есть одноразовые и перезаряжаемые огнетушители. И те, и те являются основными средствами, числятся на забалансовом счете и учитываются по коду 310. В ОКОФ огнетушители идут в группе 330.28.29.22.110.
Одноразовые огнетушители могу быть служить 5 и более лет. Было бы ошибкой отнести этот объект к расходным материалам, правильнее будет списать его по акту, если придется использовать при возгорании.
Пошив костюма
В данном случае опять смотрим, из чьих материалов были пошиты костюмы. Если шил подрядчик, то затраты относятся на статью 310 или 345. Далее определяем срок использования данных активов. Больше 12 месяцев – актив учитывается по КОСГУ 310, меньше – по коду 345.
Противогазы
Учитываются по статье 345, как спецодежда, т.к. являются материальными запасами.
Светильники
К основным средствам нужно отнести те осветительные приборы, срок эксплуатации которых больше 12 месяцев. В таком случае актив учитывается по коду 310.
В случае, когда светильники используются для монтажа системы освещения, их относят к строительными электротехническими материалами и записывают на КОСГУ 344.
Важно! После того как подписан акт выполненных работ данные светильники списываются.
Системный блок
В классификаторе компьютер входит в группу «Машины офисные прочие», номер 330.28.23.23. Системный блок является частью компьютера и не может функционировать отдельно от него, потому при покупке его учитывают по КОСГУ 346.
В общей балансовой стоимости сумма, которую заплатили за системный блок при первом формировании объекта ОС, будет записана на счет 0 106 00.
В случае, когда организация приобретает системный блок взамен старого, вышедшего из строя, он списывается на текущие расходы или себестоимость.
Спецодежда
Одежда относится к мягкому инвентарю, который учитывается на счете 0 105 35. Этот актив относится к материальным запасам и записывается на КОСГУ 345.
Флаги
В отличие от спецодежды флаги со знаменами не относятся к мягкому инвентарю. Таким образом, они являются основными средствами и учитываются по статье 310.
Шторы и жалюзи
Согласно Инструкции 157н, шторы также не входят в перечень мягкого инвентаря. Но срок эксплуатации штор и жалюзи больше года, потому их записывают на КОСГУ 310. Аналогично следует поступать и с чехлами для автомобилей.
Электрический счетчик
Поскольку оборудование, требующее монтажа и установки, относится к материальным запасам, то расходы на приобретение и установку счетчиков бухгалтер должен оформить так: стоимость прибора записываем на КОСГУ 346, а его установку – на КОСГУ 225.
