Как утилизировать оргтехнику и компьютеры в бюджетном учреждении

Как списать компьютерную технику в бюджетной организации

Списание компьютерной техники — процесс, которого не избежать подавляющему большинству современных предприятий. Чем может отличаться списание оргтехники от списания иных объектов основных средств предприятия, вы узнаете из этой статьи.

Основной предпосылкой для списания основных средств является утрата ими полезных свойств, ради которых они приобретались и используются. Причинами такой утраты являются:

физический износ;
моральный износ;
неустранимая поломка или порча.

Для компьютерной техники в большей степени, чем для других видов оборудования, характерен быстрый моральный износ. Стремительное развитие компьютерных технологий часто ведет к тому, что существующий парк компьютерной техники, находящейся в рабочем состоянии, все равно требуется обновлять и модернизировать для производственных целей. Поэтому для компьютеров и оргтехники законодательно установлены довольно короткие сроки полезного действия для расчета амортизации — от 3 до 5 лет.

Чтобы на балансе не висело не используемое более компьютерное оборудование, его следует списать.

Утилизация

Утилизация – самый популярный способ избавиться от старых железок официально. Способ не бесплатный. Придется выложить в среднем порядка 10 000 рублей специальной конторе, которая имеет соответствующие лицензии на подобную деятельность. По идее эти парни знают, что делать с техникой, умеют извлекать из плат ценные металлы и перерабатывать остальное безопасным для природы способом. Как обстоят дела на самом деле – не известно, но хочется надеяться, что железки по-настоящему перерабатывают, а не сваливают в кучу на свалке.

Прейскурант на утилизацию бывает «на вес» и «поштучно». В первом случае Вы просто оплачиваете утилизацию от одной и более тонны оборудования, а во втором с Вас возьмут фиксированную плату за каждый монитор или системный блок (100-300 рублей за штуку). Как бы там ни было, во всех компаниях есть сумма минимального заказа, ниже которой с вами просто не станут разговаривать.

Минимум, что я нашел – это утилизация за 2500 рублей, но без учета погрузки, доставки оборудования и необходимой экспертизы. Скорее это вариант для сознательных частных лиц, которым хочется поступить правильно, но не нужны документы для бухгалтерии.

Для того, чтобы все было легально и правильно, у утилизатора обязательно должны быть соответствующие лицензии и свидетельства. Перечень можно посмотреть, например, здесь. Обязательно требуйте заверенную копию лицензии, иначе бухгалтерия вам этого не простит.

Плюсы этого способа:

+ Беззаботность. Заключаете договор, платите деньги, и за вас делают всю работу: вывозят оборудование, разбирают его, сортируют и утилизируют;
+ Экологичность. Утилизация спасает окружающую среду от вредных компонентов. Ценные материалы идут во вторсырье, а остальное перерабатывается.

Минусы:

— Реальные расходы. В Москве минимальный вывоз железок стоит около 10 000 рублей. Т.е. с одной стороны вы лишаетесь своих старых друзей, которые коротали с вами годы работы, а с другой – платите за это деньги.
— Согласования. Расходы на утилизацию определенно придется согласовывать с руководством. Есть здесь желающие потратить драгоценный ИТ-бюджет на утилизацию старого железа?

Что говорит закон

Утилизация отжившей свое оргтехники регламентирована несколькими правовыми актами:

Административный кодекс в ст. 8.2 запрещает выбрасывать технику наряду с обыкновенным мусором, причем запрет касается как частных лиц, так и организаций.
Отдельный запрет на это действие для юрлиц прописан в постановлении Правительства РФ № 340.
Делать это своими силами предприятиям запрещает Федеральный закон № 89.
П.2 ст. 20 Федерального закона № 41 от 26 марта 1998 года обуславливает ненадлежащую утилизацию техники как нарушение Налогового кодекса РФ из-за содержания в ней ценных металлов, которые должны быть переработаны и направлены в фонд государства.
Специализированным предприятиям разрешено утилизировать технику при наличии соответствующей лицензии, согласно Постановлению Правительства РФ № 524 от 26 августа 2006 года.

Как выделить части оргтехники, содержащие драгметаллы?

Этапы утилизации оргтехники

Первый этап производится силами организации с привлечением сертифицированных экспертов. Последующие этапы имеет право выполнять одна из специализированных фирм, зарегистрированных в Пробирной палате РФ.

Получение акта списания:
- экспертная оценка;
- определение остаточной стоимости списываемой техники;
- заключение о невозможности ее дальнейшего использования;
- оформление выбытия ОС.
Демонтаж оборудования с отделением содержащих драгоценные металлы частей:
- обязателен акт об изъятии комплектующих, на основании которого техника списывается с карточек учета;
- на его основании на каждую деталь заводится своя карточка учета ( форма М-17 ), в которой указывается наименование лома (название узла), его общая масса и доля в ней драгметаллов каждого наименования.
Аффинаж – отделение драгоценных металлов от частей техники.
Оприходование полученных ценностей.
Передача драгметаллов в фонд государства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При обращении для утилизации в специализированную фирму организации достаточно будет провести реализацию старой техники: это избавит от необходимости учета и оприходования лома и драгметаллов.

Отходы картриджей отработанных

Картриджи печатающих устройств с содержанием тонера менее 7 % отработанные — отход 4 класса опасности, код ФККО — 48120302524.

Картриджи печатающих устройств с содержанием тонера менее 7 % отработанные — состав отхода

вариант 1:

полимерные материалы — 88,55 %,
железо — 4,43 %,
медь — 0,51 %,
алюминий — 0,62 %,
сажа — 5,89 %.

вариант 2:

Отходы орг.техники. Состав, ФККО, паспорта, расчет.

состав отхода отработанного картриджа (отходы оргтехники)

Образование картриджей

При эксплуатации офисной техники образуются картриджи печатающих
устройств с содержанием тонера менее 7 % отработанные.

Расчет и обоснование предлагаемых нормативов образования данного вида
отхода в среднем за год проведен на основании:
Сборник методик по расчету объемов образования отходов, Санкт-Петербург,
2004г.
Предлагаемый нормативов образования картриджей печатающих устройств с
содержанием тонера менее 7 % отработанных, выраженный в тоннах,
рассчитывается по формуле:

M =m x 0,000001 x k x n/ r т/год, где
m – вес используемого картриджа, г ,
n – количество использованных пачек бумаги, шт,
k – количество листов в пачке бумаги (стандартное количество листов в
пачке формата А4 – 500 ; закупается в среднем пачек в год — 1500);
r – ресурс картриджа, листов на одну заправку (по паспортным данным на
картриджи)
0,000001 – переводной коэффициент из грамм в тонны.

отходы картриджей отработанных

Списание компьютерной техники в бухгалтерском учете

Основания для списания компьютерной техники

Ликвидация, выбытие компьютерной техники происходит:

из-за преждевременных повреждений, неисправностей, которые не подлежат ремонту;
по причине морального либо физического износа.

Выбытие объекта (оргтехники), в том числе досрочное, означает списание цены выбывающей единицы. Установленный срок полезного действия для компьютеров определяется обычно 3 — 5 годами. По его окончании, чтобы на балансе не числилось оборудование, не используемое в деятельности организации, его списывают.

Общий порядок списания компьютерного оборудования

Списание по разным причинам оргтехники производится в определенной последовательности. В коммерческих структурах с этой целью формируется специальная комиссия из числа сотрудников (заместитель руководителя, главный бухгалтер, специалисты ИТР и др.). Ей проводится оценка компьютерной единицы, составляется заключение, на основании которого оформляется акт списания. Применяется унифицированная форма № ОС-4.

Для списания нескольких объектов (компьютерных единиц) оформляется типовая форма ОС № 46.

В бюджетных организациях для целей списания компьютерной техники формируется пакет документов (сообразно требованиям ГРБС). Затем его отправляют на согласование руководителю либо в ГРБС. Государственный распорядитель бюджетных средств может определяться по согласованию.

Порядок утилизации компьютеров при наличии драгметаллов

Компьютерная техника содержит разные элементы, включая драгметаллы и вредные вещества. Детальная информация по составу содержится в прилагаемом техническом паспорте. При потере технического паспорта возникает необходимость проведения дополнительной экспертизы на наличие драгметаллов в компьютере.

Если наличие данных составляющих в компьютерной единице подтверждено, то такую технику нужно отдавать на утилизацию организации, которая обладает компетенцией в решении этих вопросов. Утилизирующая организация должна иметь лицензию на данный вид деятельности и надлежащую регистрацию в Пробирной палате.

Данный порядок утилизации отображается в документации по списанию компьютерной техники. Траты, понесенные в связи с утилизацией оборудования, относят к внереализационным расходам при калькуляции налога на прибыль (Читайте также статью ⇒ Форма ОС-4. Заполняем акт на списание основных средств в 2019 году).

Бухгалтерские записи по списыванию компьютерного оборудования

Применяемый на сегодня порядок списания оргтехники обязателен для исполнения. Все сопутствующие действия должны документироваться и отображаться в учете по выбытию объекта.

Основные счета для фиксирования операций — 08 (Вложения во внеоборотные активы) и 01 (ОС), 010 (износ ОС). К ним по необходимости открываются счета второго порядка (при проведении ремонта, модернизации и др.). Так, для учета выбытия оргтехники создается счет второго порядка 01.2 (Выбытие ОС). По ДТ указанного субсчета отображают цену ликвидируемой компьютерной единицы, а по КТ — накопившуюся амортизацию.

ДТ 01 КТ 08 — принятие к учету объекта (изменение его первоначальной цены);
ДТ 01 КТ 83 — изменение первоначальной цены объекта в случае его переоценки;
ДТ 01.2 КТ 01.1 — первоначальная цена объекта при его выбытии списана;
ДТ 02 КТ 01.2 — списание накопленной амортизации при выбытии;
ДТ 10 КТ 91.1 — учтены детали с драгметаллами, которые получены при выбытии объекта;
ДТ 08 КТ 10 — списываются компьютерные комплектующие.

При организации учета по выбытию компьютерной техники (ОС) следует руководствоваться Планом счетов и Инструкцией по его применению (утверждены приказом Минфина РФ № 94н от 31.10.2000 г. в ред. от 8.11.2010).

Распространенные ошибки при учете выбытия компьютерной техники

Неточности, ошибки, допускаемые при ведении учета ОС (оргтехники), существенно влияют на истинность бухгалтерской отчетности и экономических результатов. Наиболее частыми среди них являются:

безосновательное списание;
некорректность по корреспонденции счетов при отображении выбытия объекта (оргтехники);
нарушение сроков по оприходованию поступившей компьютерной единицы (запчастей);
продление срока полезного использования с искажением итогов экономической деятельности и др.

Подобные виды ошибок признаются нарушением правил ведения бухгалтерского учета

Примеры некоторых ошибок

(описание)

Правильный вариант Ошибочное исчисление и отображение амортизации техники в бухучете;

причина — неправильное определение срока полезного использования объекта (компьютерной техники);

следствие — искажение ежемесячной амортизации, себестоимости продукции (работ, услуг)

Амортизацию начисляют с первого месяца, который идет вслед за месяцем принятия компьютерной техники к учету;

заканчивают начислять ее с первого месяца, который идет после выбытия техники либо абсолютного покрытия ее стоимости;

срок полезного пользования компьютерной техники может устанавливаться главой организации;

все траты, увеличивающие первоначальную цену, учитывают на счете 08;

компьютер стоимостью до 40 000 руб. учитывают в составе материальной трат, больше 40 000 руб. — в числе ОС;

ИТ- компании вправе учесть любой компьютер в материальных тратах, причем его цену через амортизацию им можно не списывать

Ошибочное определение первоначальной цены компьютерной единицы; неучтенные в первоначальной цене траты приводят к ее искажению Первоначальная стоимость покупного компьютера включает траты не только на приобретение, но и на доведение купленной техники до состояния, пригодного к использованию, т. е. траты по приобретению надлежащих программ для работы компьютера; бухгалтерские записи оформляются исходя из сведений первичной (учетной) документации

В зависимости от степени тяжести нарушения, обязанное лицо могут привлечь к дисциплинарной, административной ответственности сообразно соответствующим статьям ТК РФ и КоАП РФ (Читайте также статью ⇒ Приказ на списание объектов основных средств в 2019).

Пример 1. Бухгалтерские записи по поступлению — выбытию компьютера до наступления установленного срока

Организация приобрела персональный компьютер, который был учтен целым блоком. Спустя некоторое время он пришел в негодность. В результате неисправную компьютерную единицу списали ранее требуемого срока.

Бухгалтерия зафиксировала операции: цена покупки, НДС с ее стоимости и к вычету, покупка в составе ОС, начисление амортизации и собственно списание неисправной техники (начальная стоимость, износ, ущерб).

Проводки по поступлению компьютера	Выбытие неисправной техники ранее требуемого срока
ДТ 08.4 КТ 60 — цена приобретения (компьютера);

ДТ 19 КТ 60 — НДС со стоимости приобретения;

ДТ 01 КТ 08.4 — приобретение в состав ОС;

ДТ 68 (НДС) КТ 19 — НДС к вычету;

ДТ 26 КТ 02 — амортизация (на каждый месяц)

ДТ 47 КТ 01 — первоначальная цена;

ДТ 02 КТ 47 — начисленный износ;

ДТ 80 КТ 47 — ущерб от выбытия недоамортизированной компьютерной единицы

Пример 2. Списание материнской платы вследствие морального износа при проведении модернизации компьютера

Организация производит замену устаревшей материнской платы на усовершенствованную деталь. Новая деталь приобреталась в специализированном компьютерном салоне. Там же производилась замена платы. В этом случае имеет место модернизация компьютерной техники, т. к. целевое назначение замены платы — улучшение функционала и технических характеристик компьютера.

Бухгалтерия отображает покупку новой платы, траты на ее замену (оплату работ сторонней организации). Материнская плата по причине ее физического износа списывается. Первоначальная цена компьютерной единицы повышается за счет проведенной модернизации.

Бухгалтерские записи	Характеристика
ДТ 10.5 КТ 60	Покупка материнской платы
ДТ 19 КТ 60	НДС по покупке
ДТ 08 КТ 10.5	Устаревшая материнская плата (как компьютерные комплектующие) списана
ДТ 08 КТ 60	Траты по замене старой платы идут на повышение цены модернизируемой компьютерной единицы
ДТ 19 КТ 60	НДС по выполненным работам (замене платы)
ДТ 01 КТ 08	Первоначальная цена компьютера повышена за счет произведенных трат

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Можно ли вести учет компьютера по частям для его последующего списания частями?

Общепринятая точка зрения контролирующих органов сводится больше к тому, что нельзя. Основные детали, из которых состоит компьютер, — системный блок, клавиатура, монитор, мышь и др. Функционировать порознь, самостоятельно, вне компьютера они не могут. По этой причине перечисленные детали рассматриваются и учитываются в составе компьютера (общего объекта).

Допускается раздельный учет компьютера (по деталям) в двух случаях:

Разный срок полезного использования деталей. Чаще всего это случается, когда компьютер покупали по запчастям. К примеру, у блока — 5 лет, у монитора — 2 года и т. д. Разница в сроках существенная и это является причиной отдельного учета компьютерных комплектующих.
Составные части будут использоваться в разной комплектации оргтехники. Например, один монитор подключается к нескольким компьютерам.

Для целей учета запчастей, компьютерных комплектующих используется счет 10.

Если организация учитывает компьютерную технику по частям, то при необходимости. Например, при ремонте, когда требуется замена сломанной, изношенной детали. Ее списывают как вышедшую из строя на основании акта. В бухгалтерии эту операцию фиксируют как ДТ 20 (23,25, 26, 29, 44) КТ 10. Новую деталь, которую будут устанавливать взамен старой части, приходуют как запасную часть (либо ОС).

Инструкция по написанию акта о неисправности оборудования

В первой части документа пишется его имя и кратко указывается его суть (в данном случае «в случае неисправности оборудования»), а также место написания и дата: число, месяц (прописью), год.
Затем вводится полное наименование предприятия, эксплуатирующего оборудование, с указанием его организационно-правового статуса (ИП, ЗАО, ОАО, ООО).
Кроме того, записывается информация, относящаяся непосредственно к оборудованию. Здесь нужно ввести свое имя, серийный номер, дату покупки и номер счета, по которому производилась оплата. Также должна быть указана дата установки или установки, например, дата вступления в силу начала использования.
В заключение, в этой части необходимо описать обнаруженную неисправность, причем сделать это нужно максимально четко и подробно, чтобы в случае обжалования в суде этот документ не вызвал комментариев и был признан в качестве основного доказательства.
Вторая часть акта включает таблицу, в которой документируются предпринятые представителями организации меры по выявлению и устранению неисправности, а также их результат. Если было выполнено несколько действий, их следует указать в отдельных абзацах.
Далее под таблицей необходимо сделать вывод о полной непригодности оборудования для дальнейшего использования или возможности последующих операций при определенных ремонтных работах.
В заключительной части акта его должны подписать представители компании, в том числе ее руководитель. Таким образом, на документе можно поставить штамп, но последний шаг необязателен, если вы работаете без печати, что, собственно, и разрешено законом.

Аннулирование даже небольших партий товаров — образцы также должны быть обработаны. Если образцы передаются торговым агентам, партнерам или выставляются на полках, бухгалтер должен создать отдельный субсчет в товарном счете, чтобы отразить эти транзакции».

При передаче бесплатных образцов необходимо оформить накладную на выдачу материалов в сторону в виде М-15. При передаче образцов торговым агентам и партнерам документы оформляются согласно договоренности с будущим покупателем. Это может быть оформлено договором, а может быть передано без регистрации. Во втором случае необходимо предъявить все первичные документы о передаче и получении образцов (о процессе приема товара) и прописать обоснование такой передачи во внутренних документах.

Если образцы никому не передаются, но необходимы для организации дегустации, для этого необходимо оформить счет-фактуру в виде ТОРГ-13 — для внутреннего движения и сохранить для отчетности. Счет-фактуру подписывает сотрудник, который выдает посетителям образцы товара для тестирования.

Обратите внимание, что затраты на образцы, переданные на аутсорсинг, не могут уменьшить налогооблагаемую прибыль, поскольку они не включаются в расходы на рекламу. Но затраты на дегустацию — это нормированные затраты на рекламу отчетного (финансового) периода. Он будет рассчитан из налога, если стоимость дегустируемых продуктов не превышает 1% от выручки.

Имейте в виду, что налоговый кодекс предусматривает уплату НДС с подаренных товаров — образцы попадают в эту категорию, и с них нужно платить налог.

Утилизация компьютерной техники

«Об отходах производства и потребления».

• Инструкция о порядке учета драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчётности при их производстве, использовании и обращении.

• Приказ № 786 от 02.12.2002 г. «Об утверждении федерального классификационного каталога отходов» и как приложение — Федеральный классификационный каталог отходов.

• Инструкция по обращению с опасными отходами (скачать файл).

• Критерии отнесения опасных отходов к классам опасности для окружающей природной среды (к Приказу № 511 от 15.06.2001 г. (скачать файл).

Информацию о том, какие есть варианты решения вопроса с утилизацией и почему необходимо ее утилизировать вы можете узнать здесь.

Итак, вы списали технику – т.е. объявили, что она непригодна для использования и списали, уменьшив налогооблагаемую прибыль.

Почему устаревшую компьютерную и оргтехнику нельзя просто выбросить, а обязательно надо утилизировать?

Дело в том, что оргтехника включает в свой состав как органические составляющие (пластик различных видов, материалы на основе поливинилхлорида, фенолформальдегида), так и почти полный набор металлов. Все эти компоненты не являются опасными в процессе эксплуатации изделия. Однако ситуация коренным образом меняется, когда изделие попадает на свалку. Такие металлы, как свинец, сурьма, ртуть, кадмий, мышьяк входящие в состав электронных компонентов переходят под воздействием внешних условий в органические и растворимые соединения и становятся сильнейшими ядами.

Утилизация пластиков, содержащих ароматические углеводороды, органические хлорпроизводные соединения является насущной проблемой экологии.

Поэтому вся оргтехника должна утилизироваться по методике утвержденной Государственным комитетом РФ по телекоммуникациям (от 19 октября 1999 г.).

Благодаря комплексной системе утилизации оргтехники сводятся к минимуму неперерабатываемые отходы, а основные материалы (пластмассы, цветные и черные металлы) и ценные компоненты (редкие металлы, люминофор, ферриты и др.) возвращаются в производство.

Драгметаллы, содержащиеся в электронных компонентах оргтехники концентрируются и после переработки на аффинажном заводе сдаются в Госфонд.

Более подробную информацию о том, почему необходимо утилизировать компьютерную технику со ссылками на нормативные и законодательные акты можно узнать скачав файловый документ в формате PDF

Свяжитесь с нами и мы сделаем расчет стоимости списания и утилизации оргтехники в день обращения!