Компенсация за использования компьютера работника

Компенсация работнику за использование имущества по статье 188 ТК РФ и варианты ее оформления

При исполнении трудовых функций сотрудники предприятий часто пользуются собственным имуществом в виде мобильного телефона, транспортного средства, инструмента (в том числе музыкального) или оборудования.

Как оформляется компенсация за использование личного имущества работника?

Инициатором подобного использования может выступать как руководство организации, так и работник. В любой ситуации должны быть соблюдены положения трудового законодательства, касающиеся возмещения затрат сотрудника (ст. 188 ТК РФ), если:

используемый объект/устройство является частной собственностью работника или находится в распоряжении такового на законных основаниях;
имущество востребовано не в личных целях владельца, а в интересах компании;
работодатель не возражает против применения в работе собственности сотрудника;
сумма возмещения определяется по договоренности сторон.

Вопрос: Как отразить в учете выплату компенсации за использование в служебных целях личного имущества работника? В соответствии с трудовым договором организация ежемесячно выплачивает работнику компенсацию за использование его личного ноутбука в служебных целях. По соглашению сторон размер компенсации составляет 1 000 руб. Выплата компенсации производится на основании распоряжения руководителя в следующем месяце на банковский счет работника. Ноутбук используется для управленческих нужд организации. Для целей налогообложения прибыли используется метод начисления. Посмотреть ответ

В ТК РФ не указан полный перечень имущества, принадлежащего работнику и используемого в процессе трудовой деятельности с согласия руководства предприятия. Поэтому компенсировать можно применение в работе любого личного имущества, осуществляемого с согласия/разрешения руководства организации.

Вопрос: Отражается ли в форме 6-НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работника в служебных целях? Посмотреть ответ

Ответ

Работодатель может либо обеспечить работника необходимым оборудованием и иными средствами (и тогда не платить компенсацию), либо включить в трудовой договор с работником условие о размере, порядке и сроках выплаты работнику компенсации за использование работником собственного (арендованного) оборудования и иных средств.

Не платить работнику компенсацию за использованием им личного (арендованного) имущества в интересах работодателя, нельзя.

Если трудовой договор еще не заключили, можно предусмотреть в нем специальный пункт, определяющий порядок и условия выплаты работнику компенсации за использование им личного имущества (оборудования) в интересах работодателя.

Если с сотрудником уже заключен трудовой договор, то условие о выплате компенсации можно предусмотреть в отдельном соглашении — дополнительном соглашении к трудовому договору (примерная форма доп.соглашения выслана в ваш адрес отдельным файлом).

Документальное оформление

Прежде чем начать выплачивать сотруднику компенсацию за использование личного имущества, нужно оформить ряд документов.

1. Документы, подтверждающие производственную необходимость использования имущества. К таким документам могут быть отнесены:

— бухгалтерские справки с расчетами экономической обоснованности использования.

2. Дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором должны быть отражены:

— вид используемого имущества и его характеристики (состояние на момент заключения данного соглашения, технические характеристики, регистрационные данные и т. п.);

— порядок, размер и сроки выплаты компенсации (в фиксированной или переменной сумме), метод расчета;

— порядок возмещения расходов, связанных с эксплуатацией имущества в интересах работодателя, и подтверждения данных расходов.

Желательно приложить к данному соглашению документы, подтверждающие право собственности работника на имущество, которое будет использовано в интересах компании (например, договор купли-продажи, технический паспорт, товарный чек).

В российском законодательстве вы не найдете определения того, что считать личным имуществом. Так, из материалов постановления ФАС Уральского округа от 29.05.2013 N Ф09-4358/13 усматривается, что судьи определяют личное имущество работника как имущество, принадлежащее ему на любом законном основании.

Вопрос действительно спорный, ведь не всегда право на владение имуществом, например ноутбуком, можно подтвердить документально.

3. Акт. Этот документ подтверждает фактическое использование имущества. Его составляют в произвольной форме. Акт подписывают руководитель компании и работник.

4. Приказ о выплате компенсации работнику. Приказ служит основанием для перечисления компенсации работнику.

Личное имущество сотрудников

Практически всех проблем, о которых мы говорили выше, можно избежать, если организовать «мобильный офис» с использованием имущества, принадлежащего сотрудникам. В таком случае перед работодателем уже не стоит вопрос учета техники, расходных материалов, программного обеспечения, используемых сотрудниками. А значит, снимается и вопрос материальной ответственности за их сохранность. Наконец, уходит и потребность в том, чтобы ограничивать сотрудников в использовании имущества в нерабочее время.

Учет компенсации

При этом такое переложение груза технического обеспечения деятельности на плечи сотрудников носит вполне законный характер. Ведь ст. 188 ТК РФ прямо предусматривает возможность использования сотрудниками личного имущества (в том числе технических средств и материалов) в интересах работодателя. На работодателя при этом возлагается обязанность по выплате сотруднику компенсации за износ (амортизацию) данного имущества и возмещение расходов, связанных с его использованием, размер которой определяется по соглашению с работником.

Причем данная компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, письма Минфина России от 30.04.2015 № 03-04-05/25434, Минтруда России от 27.07.2016 № 17-3/В-291, от 13.11.2015 № 17-3/В-542, ФСС России от 14.03.2016 № 02-09-05/06-06-4615) и полностью учитывается в расходах (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 15.08.2005 № 03-03-02/61).

Не обременит работодателя в данном случае и документальное обеспечение. Потребуется лишь подтверждение факта использования сотрудником личного имущества с ведома работодателя и согласование размера компенсации. Другими словами, достаточно будет завизированной уполномоченным сотрудником компании служебной записки работника с указанием, какое именно имущество и в каких именно целях используется сотрудником при выполнении своих трудовых обязанностей, и соглашения, подписанного работником и работодателем, фиксирующего размер и порядок выплаты компенсации и возмещения расходов. Одновременно этим же соглашением можно зафиксировать состав используемого сотрудником для работы имущества, что позволит отказаться и от оформления служебных записок.

Учет расходов

Но и у этой медали есть оборотная сторона. Так, использование сотрудниками личного имущества и программного обеспечения для выполнения трудовых обязанностей таит в себе множество нюансов, связанных с компенсацией работодателем различных расходов сотрудников. В частности, в случае с «мобильным офисом» это могут быть затраты на оплату доступа в интернет (в том числе для выхода с мобильных устройств), на покупку тех или иных программ, ремонт используемого сотрудником оборудования и т. п. Всегда ли организация может учесть подобное возмещение в расходах? Какие документы нужны для обоснования выплаты? И нужно ли удерживать при этом НДФЛ и начислять страховые взносы?

Начнем с последнего вопроса. Поскольку в данном случае речь идет о компенсации фактически произведенных расходов сотрудников, а обязанность по такой компенсации установлена Трудовым кодексом, то можно говорить о том, что в данном случае у сотрудника в принципе отсутствует доход, под которым ст. 41 НК РФ понимает экономическую выгоду. Однако судебная практика в данном случае пошла по пути освобождения данных выплат от НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ как компенсационных, под которыми согласно п. 3 Обзора судебной практики Верховного суда РФ № 1 (2016), утвержденного Президиумом ВС РФ 13.04.2016, понимаются доходы работника, получаемые в качестве возмещения тех затрат, которые понесены им в связи с выполнением трудовых обязанностей. Отметим, что такое толкование законодательства даже на руку работодателям, так как позволяет без лишних вопросов не начислять на эти выплаты страховые взносы на основании подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.

Что же касается налогового учета компенсации расходов работникам, то основной момент, с которым нужно определиться в данном случае, — это основание выплаты сумм, возмещающих расходы сотрудников. От этого напрямую будет зависеть как набор документов, которыми нужно обосновать данные выплаты для целей учета при налогообложении, так и, собственно, основание учета таких затрат.

Статья 188 ТК РФ, как уже упоминалось, требует не только выплатить компенсацию сотрудникам, использующим в работе личное имущество, но и возместить понесенные при этом расходы. Аналогичная по сути норма в отношении работников, с которыми заключен трудовой договор на условиях дистанционной работы, установлена в ст. 312.3 ТК РФ. При этом данная статья (в отличие от ст. 188 ТК РФ) прямо указывает, что порядок возмещения расходов, связанных с исполнением дистанционной работы, определяется трудовым договором. Также в ст. 312.3 ТК РФ сказано, что компенсироваться должны в том числе расходы на программно-технические средства, используемые работником. А основанием для компенсации является отчет о выполненной работе.

Таким образом, в отношении сотрудников, с которыми заключен трудовой договор о дистанционной работе, законодательство содержит четкие нормы, позволяющие отнести суммы возмещения расходов сотрудника к затратам на оплату труда. А значит, данные расходы могут учесть организации, находящиеся как на общем режиме налогообложения, так и на упрощенной системе (п. 2 ст. 346.16, п. 25 ст. 255 НК РФ).

Заметим, что такой подход к учету расходов на возмещение затрат сотрудников выгоднее для организации по сравнению с учетом подобных выплат не в качестве расходов на оплату труда, а по соответствующему основанию, в зависимости от вида компенсируемых затрат (например, как расходы на оплату услуг связи при компенсации затрат на телефонию и интернет по подп. 25 п. 1 ст. 264 или подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ для УСН). Связано это с порядком документального оформления расхода и подтверждения его экономической обоснованности.

Так, если мы говорим об учете расходов на телефонию и интернет по соответствующему основанию (подп. 25 п. 1 ст. 264 или подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), то контролирующие органы требуют наличия достаточно объемного пакета документов (см., к примеру, письмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178). В него входят утвержденный руководителем перечень должностей работников, использующих сотовую связь в служебных целях; должностная инструкция, где сказано, что при исполнении определенных трудовых обязанностей работник пользуется сотовой связью; трудовой договор или другое письменное соглашение с работником, где зафиксированы размер и порядок выплаты компенсации; копия договора работника с оператором связи, подтверждающая, что используемый в служебных целях телефонный номер зарегистрирован за работником, и, наконец, копия счета оператора связи.

В случае же учета данных затрат как расходов на оплату труда все гораздо проще. Вопрос экономической обоснованности и документальной подтвержденности расходов решен фактически на законодательном уровне в ТК РФ. Для этого необходимо заранее зафиксировать порядок и условия возмещения затрат сотрудника в трудовом договоре с ним. При этом желательно привести как можно более полный перечень возмещаемых расходов, не забыв при этом указать на возможность возмещения и иных обоснованных расходов, понесенных работником при выполнении трудовой функции.

Документом же, на основании которого фактически будут возмещаться расходы, является отчет сотрудника, работающего дистанционно, при наличии оригиналов документов, подтверждающих размер расходов. Утверждение работодателем данного отчета согласно ст. 312.3 ТК РФ влечет обязанность по возмещению расходов сотруднику.

Полагаем, что такой же механизм бухгалтеру следует принять на вооружение и при возмещении расходов, выплачиваемых на основании ст. 188 ТК РФ сотрудникам «мобильного офиса», у которых в трудовых договорах нет условия о дистанционной работе. С такими работниками нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором зафиксировать обязанность работодателя по возмещению расходов сотрудника (со ссылкой на ст. 188 ТК РФ) при условии утверждения работодателем отчета работника о понесенных расходах, к которому в обязательном порядке должны быть приложены оригиналы подтверждающих эти затраты документов, а также привести примерный перечень возмещаемых расходов.

Такое оформление позволит компании относить суммы возмещения практически любых обоснованных расходов сотрудников на затраты в качестве расходов на оплату труда, а также будет подтверждать обоснованность данных расходов. А право выбора основания для учета расходов прямо предоставлено налогоплательщику п. 4 ст. 252 НК РФ. Это положение, по мнению Минфина России, применимо и при УСН (письма Минфина России от 07.03.2006 № 03-11-04/2/57 и от 24.12.2004 № 03-03-02-04/1/98).

Отметим, что в указанном порядке можно учесть не только компенсацию текущих расходов сотрудника (оплата интернета, связи, программного обеспечения, расходных материалов), но и возмещение форс-мажорных затрат, связанных, например, с необходимостью ремонта используемого оборудования (см. письмо Минфина России от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186). При этом работодателю лучше запросить у сотрудника дополнительные документы (например, объяснительную записку), подтверждающие причины и обстоятельства поломки, чтобы подтвердить их производственный характер.

Как рассчитывается компенсация за использование имущества

Размер ежемесячной компенсации за применение имущества работника на работе зависит от того, сколько именно дней за этот период сотрудник использовал это имущество — должен быть составлен Акт о количестве дней, в течение которых оно фактически использовалось.

Трудовое законодательство не регулирует вопрос размера компенсации за эксплуатацию имущества сотрудника в служебных целях — величину суммы устанавливает руководитель фирмы, заручившись согласием служащего. Чтобы оправдать расходы на выплату компенсационной суммы именно в указанном размере, работодателю следует поручить бухгалтеру оформить справку с расчетом суммы.

Обычно компенсационная сумма перечисляется сотруднику в размере суммы износа (амортизации), вычисленной на основании официально утвержденных норм, если имущество причислено к основным средствам. Нужно посмотреть Классификацию основных средств, которые должны быть включены в амортизационные группы. Бухгалтер должен отнести затраты по выплате компенсаций к расходам по обычным видам деятельности.

Дополнительные затраты, которые несет фирма при эксплуатации личного имущества сотрудника, возмещаются отдельно в сумме фактических расходов, подтверждаемых документально.

Что нужно знать кадровику о компенсации расходов дистанционным работникам

На помощь приходят ст. 312.6 и 312.9 ТК РФ, в которых трактуются вопросы возмещения сотрудникам лишних расходов, возникающих в процессе использования имущества, не принадлежащего компании (работодателю).

Удалённая работа подразумевает, что сотрудник будет работать в интернете, на это прямо указывает ст. 312.1 ТК РФ. Без доступа к виртуальным сетям невозможно полноценно выполнять трудовые обязанности, поддерживать взаимосвязь и координировать процесс.

Оформление дистанционной работы:

Если стороны достигли обоюдного согласия, заключается новое трудовое соглашение или вносятся изменения в существующий договор.
Работодатель отправляет сотрудника на «удалёнку», если имеют место приведённые в ст. 312.9 ТК РФ особые факторы.

Время пришло

В пояснительной записке к законопроекту указано, что отечественное законодательство не было готово к такому массовому переходу офисных сотрудников в онлайн: действующая статья ТК 49.1 сложна для практического применения.

В прошлом году только 30 тысяч человек в стране работали по трудовому договору о выполнении работы на дому с использованием интернета (по данным Росстата, приведенным в записке). А в период пандемии число тех, кто перешел на удаленку выросло до 5 млн человек.

Сами поправки не являются чем-то революционным, но их принятие должно привести правовые нормы в соответствие нынешними реалиями, сказал «Газете.Ru» член комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов Олег Шеин.

«Потому что в общем и целом есть понятие надомного труда, и оно уже закреплено в законе, хотя эти вещи писались под другие дела еще 20 лет назад, когда информационные технологии не были развиты как сейчас», – подчеркнул депутат.

Налог на доходы физических лиц

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физлица, признаваемого плательщиком указанного налога, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды (ст. 210 НК РФ). Вопрос об НДФЛ при выплате компенсации работнику за использование как личного транспорта, так и управляемого по доверенности был рассмотрен ФНС РФ в Письме от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@. Исходя из него, согласно п. 1 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, для целей применения п. 1 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ. Учитывая положения ст. 188 ТК РФ, возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, законодательством не предусмотрено.

Поскольку транспортное средство, управляемое физлицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения п. 1 ст. 217 НК РФ в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке. Данная позиция согласована Минфином РФ Письмом от 02.10.2012 № 03-04-08/9-327.

В Письме Минфина РФ от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49 разъяснен порядок налогообложения компенсации, выплачиваемой работнику, управляющему на основании доверенности автомобилем супруги. Из письма следует, что в силу п. 1 ст. 256 ГК РФ и ст. 34 Семейного кодекса РФ имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью. Если автомобиль находится в совместной собственности супругов, то суммы возмещения расходов, связанных с использованием в интересах работодателя транспортного средства, управляемого физлицом по доверенности, выданной супругой, освобождаются от обложения НДФЛ на основании п. 1 ст. 217 НК РФ.

Компенсация за использование личного имущества работника: налогообложение, учет и проводки

С 2021 года работодатели обязаны обеспечить дистанционщика всем необходимым для работы или компенсировать использование личного имущества. Читайте, как отразить компенсацию в кадровом, бухгалтерском и налоговом учете

Ситуации, когда сотрудники используют личное имущество в служебных целях, возникали задолго до узаконивания дистанционного формата работы:

автомобиль, личный сотовый телефон, компьютер — все можно задействовать при решении рабочих задач. И работодатель обязан компенсировать содержание и износ личного имущества.

С введением понятия дистанционная работа в ТК РФ появилась ст. 312.6, которая регулирует этот вопрос:

работодатель или предоставляет необходимое оборудование и расходные материалы, или выплачивает компенсацию;
размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.

Предусмотреть выплату и размер компенсации за использование личного имущества можно в отдельном пункте трудового договора с новым сотрудником или в дополнительном соглашении, если на удаленку переходит кто-то из давно работающих.

В договоре или допсоглашении необходимо определить и условия выплаты компенсации. Обязательно пропишите четкое наименование имущества, за которое назначаете компенсацию, размер и сроки выплаты (Письмо ФНС России от 13.11.

2018 № БС-3-11/8304@). Укажите способ расчета суммы. Это может быть фиксированная сумма или расчет пропорционально времени фактической работы, тогда за периоды отпуска, больничного, командировки компенсация не выплачивается.

Налогообложение компенсации

При правильном оформлении компенсация за использование личного имущества принимается в расходах по налогу на прибыль и не облагается зарплатными налогами: НДФЛ, страховыми взносами. Работодатель обязан указать факт назначения компенсации, порядок расчетов и сроки выплат в трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Налог на прибыль

Компенсация за использование работником личного имущества учитывается в расходах по налогу на прибыль организаций на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186).

Работник может использовать в служебных целях разные виды личного имущества, но налоговое законодательство содержит предельные нормы только для компенсаций за использование личных автомобилей и мотоциклов. Для других видов имущества размер выплат неограничен.

Предельные нормы компенсаций за транспорт, принимаемые в расходах по налогу на прибыль, приведены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют:

1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

В них уже заложены износ, горюче-смазочные материалы и ремонт, поэтому сумму, возмещаемую сверх нормативов, в налоговые расходы включать нельзя (Письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Размер компенсации за использование иного имущества для налога на прибыль не установлен, в расходы включается сумма, определенная соглашением между работником и работодателем (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672)

Помните про ст. 252 НК РФ:

организация должна экономически обосновать и документально подтвердить произведенные расходы: составить соглашения с работниками, определяющие размер и порядок выплаты компенсации. Если сумма явно завышена, то будут претензии со стороны налоговых органов (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672).

Для обоснования можно воспользоваться рекомендациями Минфина России из Письма от 31.12.2004 № 03-03-01-04/1/194. Ведомство предлагает рассчитывать компенсацию за износ по аналогии с амортизацией:

взять стоимость имущества и поделить на срок полезного использования, опираясь на классификацию основных средств, включаемых в амортизационные группы (Постановление Правительства РФ от 01.01.2002 № 1);
для инструментов и механизмов, не указанных в амортизационных группах, исходить из срока их полезного использования согласно техническим условиям или рекомендациям организаций-изготовителей.

Пример. Менеджер работает на своем ноутбуке, и организация выплачивает ему компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях. Сумма определена соглашением сторон в размере 10 000 руб. в месяц.

Компьютеры и ноутбуки входят во вторую амортизационную группу. Рыночная стоимость ноутбука приблизительно равна 60 000 руб. Сумма износа составит от 1 667 до 2 400 руб. в месяц.

Получается, что размер выплачиваемой менеджеру компенсации превышает сумму износа в четыре раза. В такой ситуации велика вероятность, что налоговые органы посчитают эти расходы экономически необоснованными.

Оптимальной будет компенсация 2 000–2 500 руб. в месяц.

Для обоснованного включения затрат в расходы у организации должны быть документы, подтверждающие, что работнику для выполнения его служебных обязанностей действительно требуется соответствующие оборудование или материалы. Это могут быть должностные инструкции, трудовой договор, допсоглашение к трудовому договору.

ФНС также считает, что для получения компенсации работник должен представить организации документы, которые подтверждают его право собственности на используемое имущество (Письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Пример. При использовании автомобиля нужно представить ПТС. Если в документе указан не сотрудник, а супруг или супруга, для учета компенсации в расходах необходимо представить свидетельство о браке, а сама машина должна быть куплена в браке (Письмо Минфина России от 27.08.2012 № 03-04-05/6-1004).

Возникает вопрос: какие документы могут подтвердить право собственности на компьютер, принтер или мобильный телефон? Минфин и ФНС молчат, скорее всего, потому что такого требования нет ни в Налоговом, ни в Трудовом кодексах.

Налоговая в Письме от 27.01.2010 № МН-17-3/15@ разъяснила, что должны быть документы, доказывающие принадлежность имущества работнику, но опять без конкретики. Поэтому подтверждением может стать четкое указание имущества, по которому выплачивается компенсация, например «компенсация за ноутбук Xiaomi Mi Notebook Pro 15».

Минфин в Письме от 06.11.

2020 № 03-04-06/96913 пошел дальше и заявил, что работодатель должен располагать копиями документов, которые доказывают приобретение или аренду оборудования работником, а также расходы, понесенные при использовании оборудования в служебных целях. То есть если платим за телефон, то должны быть документы, свидетельствующие о служебных разговорах, если платим за авто — маршрутные (путевые) листы, чеки АЗС.

Резюмируем. Для учета компенсации в расходах кроме соглашения работодатель должен подтвердить:

Необходимость использовать личное имущество сотрудника. Например, в должностной инструкции указать, что у работника разъездной характер работы или что он трудится удаленно.
Право собственности работника на имущество. Например, копию паспорта транспортного средства или договор аренды ТС.
Факт использования техники или транспорта в служебных целях: путевые листы, авансовые отчеты, кассовые чеки, приказы руководителя, акты выполненных работ с расшифровкой вида работы.
Размер компенсации — порядок расчета и величину выплат можно указать в соглашении или трудовом договоре.

Как учитывать компенсацию за использование личного имущества тем, кто на УСН, читайте в шпаргалке. Она размещена в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

Выплаты за использование личного имущества работника в служебных целях, а также возмещение связанных с этим расходов не облагаются НДФЛ.

Правила такие же, как при учете налога на прибыль:

не облагается налогом вся сумма компенсации, указанная в соглашении (ст. 188 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ).

Важно: для расчета НДФЛ нет нормирования даже для личного транспорта (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Работодатель должен обосновать размер компенсации, потому что чрезмерно большую сумму могут посчитать схемой экономии на зарплатных налогах. Поэтому не платите заведомо большие суммы, которые вы не сможете экономически обосновать.

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях в 6-НДФЛ не отражается (ст. 217 НК РФ, Письмо ФНС России от 11.04.2019 № БС-4-11/6839@).

Страховые взносы

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское страхование и страхование по временной нетрудоспособности и материнству.

Как и при НДФЛ, размер компенсации не нормируется (ст. 188 ТК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина России от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Размер возмещения должен соответствовать экономически обоснованным затратам работника.

Курсы для бухгалтеров

Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе

Этот вид компенсации работодатель должен отразить в форме РСВ в составе выплат, не подлежащих обложению по ст. 422 НК РФ:

в строке 040 подраздела 1.1;
в строке 040 подраздела 1.2;
в строке 030 подраздела 1.3.1;
в строке 030 подраздела 1.3.2 Приложения 1;
в строке 030 Приложения 1.1;
в строке 030 Приложения 2 к разд. 1 расчета (пп. 6.6, 7.5, 8.7, 8.16, 9.6, 10.7 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Также ее нужно указать в персонифицированных сведениях о сотруднике, получающем компенсацию (разд. 3 РСВ). В частности, общую сумму выплат, как облагаемых, так и необлагаемых, следует включить в показатель графы 140 подраздела 3.2.1 (пп. 20.22, 20.23 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Если в трудовом договоре (соглашении к нему) выплата компенсации и ее размер не определены, на нее придется начислить страховые взносы.