Рецензирование в word

В рамках конкурса «Microsoft Office 2010 — эффективное воплощение ваших идей» авторы присылают свои работы в формате Microsoft Word. Все статьи рецензируются перед публикацией, т.е. мы проверяем их на соответствие нашему руководству по стилям, включающего требования к стилю изложения, терминологии и оформлению документа. Мы также даем рекомендации по улучшению структуры и содержания статьи. Наш диалог с авторами ведется с помощью средств рецензирования Microsoft Word 2010. В данной статье рассказывается о том, как это происходит.

Средства рецензирования

Для совместной работы над документами в Word 2010 используется вкладка «Рецензирование». На ней мы используем две основные возможности: исправления и примечания.

Рисунок 1 – Исправления и примечания на вкладке «Рецензирование»

Примечания используются для комментариев к тексту. Если редактор видит многократно повторяющуюся ошибку, он оставляет примечание с просьбой исправить ее везде. В примечаниях также предлагаются альтернативные варианты фраз, рекомендуемые редактором. Кроме того, в примечаниях мы иногда просим подробнее осветить какой-либо аспект, чтобы сделать статью интереснее, или сократить текст, чтобы упростить его понимание.

Исправления служат для внесения изменений в статью. Мы используем механизм отслеживания исправлений, поэтому автор может видеть свой вариант отредактированного фрагмента текста наряду с редакторской правкой. Как правило, внесенное исправление означает, что редактор настоятельно рекомендует автору его принять. При этом возможность отклонить исправление, конечно, сохраняется. Правку текста мы, в основном, используем для исправления очевидных ошибок — грамматических и стилистических (например, перефразирования неудачно построенных или длинных предложений). Нередки также исправления, улучшающие восприятие текста, такие как замена длинного перечисления однотипных пунктов на маркерный список.

Рецензирование глазами редактора

Давайте посмотрим, как эти возможности работают на практике, когда документ попадает в надежные руки редактора.

Примечания

С примечаниями все очень просто. Нужно выделить текст, нажать кнопку «Создать примечание» и добавить свой комментарий.

Рисунок 2 – Примечание к тексту

Примечания располагаются в выносках, которые по умолчанию размещены на правом поле документа. Каждое примечание автоматически подписывается инициалами пользователя, который его оставил. Все эти параметры можно изменить, и об этом пойдет речь чуть ниже.

Исправления

На первый взгляд, в группе «Отслеживание» всего четыре кнопки. Но каждая из них открывает список с дополнительными возможностями.

Рисунок 3 – Отслеживание изменений и параметры исправлений

Отслеживание исправлений включается нажатием на кнопку «Исправления», которая сразу приобретает золотистый цвет, тем самым сигнализируя о включенном режиме. В нем Word 2010 запоминает все вставки и удаления, а также изменения в форматировании документа. Если нажать нижнюю часть кнопки, откроется дополнительное меню, первый пункт которого включает или отключает отслеживание.

Щелкнув кнопку «Параметры исправлений», вы можете настроить вид ваших правок – цвета, типы линий, разметку документа. Здесь же настраивается и расположение примечаний – вы можете поместить в их левом поле документа и задать ширину выносок, а также отключить отображение линий, которые связывают их с текстом.

Все исправления связываются с именем пользователя, которое задается в личных настройках Word 2010. Кнопка «Сменить пользователя» ведет именно к ним.

Рисунок 4 – Личные параметры пользователя

В примечаниях, как вы уже видели, используются инициалы, а в удалениях и вставках указывается полное имя.

Когда в документе много исправлений, воспринимать его становится намного труднее, поскольку по умолчанию отображается как оригинальный текст, так и исправленный.

Рисунок 5 – Исправленный текст по умолчанию выделяется красным цветом

Намного приятнее глазу редактора была бы конечная версия, не правда ли? И такая возможность имеется. Для облегчения восприятия в Word 2010 предусмотрено четыре режима.

Рисунок 6 – Режимы отображения исправленного документа

Чтобы не потеряться в правках, редактор включает режим «Измененный документ». При этом сразу перестают отображаться все индикаторы исправлений текста и выноски. Если редактор, устав от многочисленных исправлений, все-таки запутался, он всегда может переключиться в режим «Исходный документ» и увидеть, что там было написано изначально.

Помимо режима документа, можно гибко настроить отображение исправлений в выносках. Кнопка «Показать исправления» открывает список всех возможных исправлений, которые Word 2010 отображает по умолчанию.

Рисунок 7 – Настройка отображения исправлений и примечаний

Например, я часто отключаю отображение исправлений (форматирование, а также добавления и удаления), но оставляю примечания. Обратите внимание, что можно легко выбрать правки и комментарии только определенного рецензента.

Еще одним элементом группы «Отслеживание» является кнопка «Область проверки». Она, как и в случае с кнопкой «Исправления», обретает золотистый цвет при включении области, хотя не заметить ее трудно. Ее удобно использовать в сочетании с режимами отображения документа и исправлений.

Рисунок 8 – Область проверки можно отобразить слева или внизу

Например, на рисунке 8 видно, что выбран режим «Измененный документ». В нем исправления и примечания не отображаются в выносках. Однако при добавлении примечания автоматически открывается область проверки, в которой видны все правки в соответствии с параметрами, заданными кнопкой «Показать исправления». Я отключил отображение исправлений в форматировании, поэтому отображаются только примечания, удаления и вставки.

Рисунок 9 – Область проверки со сводкой исправлений. Чтобы изменить ее масштаб, нажмите и покрутите колесо мыши.

Из сводки видно общее количество исправлений, однако обратите внимание, что подсчет ведется «с фильтром». Это напоминает мне о том, что какие-то исправления не отображаются. Поскольку случаев форматирования не зафиксировано, я могу догадаться, что они отключены, не нажимая кнопку «Показать исправления». Полезную площадь области просмотра можно увеличить, скрыв статистику с помощью кнопки со стрелками в правом верхнем углу.

На мой взгляд, сводка стала бы удобнее, если бы прямо в ней можно было скрывать или отображать различные исправления, обходясь без кнопки «Показать исправления» на ленте. Однако отображение вставок и удалений объединено, поэтому интерфейс получился бы нетривиальным.

На этом рассказ о возможностях рецензирования глазами редактора можно закончить. У рецензента достаточно средств, чтобы исправить документ и донести до автора пожелания по его содержанию и оформлению. Теперь давайте посмотрим, что будет делать автор, когда получит рецензию на свою статью.

Рецензирование глазами автора

Открыв документ с редакторскими правками и примечаниями, автор может испытать широкую гамму чувств – от глубокого удовлетворения до полного шока. Отчасти это зависит от придирчивости редактора, но в большей степени – от качества исходной статьи, присланной автором. Если она была не очень удачной, в каждом абзаце картина может быть такой, как на рисунке 10.

Рисунок 10 – Фрагмент документа с многочисленными правками

Чтобы быстро довести материал до ума, автор должен принять два постулата. Во-первых, редактор является конечной инстанцией, поэтому спорить с ним из-за каждой правки не имеет смысла (хотя свое мнение нужно уметь отстаивать). Во-вторых, редактор не будет тратить время на внесение правок, если они не улучшают статью. Ведь одно из золотых правил рецензирования – это вносить только те изменения, которые делают материал лучше.

Далее я рассмотрю, как быстро интегрировать в документ все редакторские правки и примечания.

Оценка объема работы и выбор режима для отображения документа

Когда редакторских правок мало, от автора требуются минимальные усилия, поэтому порядок действий особого значения не имеет. Если же правок много, документ выглядит совершенно нечитаемым. Но не надо отчаиваться. В первую очередь нужно оценить объем работы, т.е. определить, сколько изменений внес в документ редактор. В этом поможет область проверки.

В сводке (рис. 9 выше) видно, что в документ внесено множество исправлений, а также добавлено 19 примечаний. В этом случае лучше отобразить документ таким, как его видел редактор.

Рисунок 11 – Отображение измененного документа только с примечаниями

Вместо представления «Измененный документ» можно использовать «Измененный документ: показать исправления» — тогда все исправления и примечания будут отображаться в виде выносок. Именно с примечаний, в которых редактор выражает пожелания к документу, и нужно начинать работу, а исправления можно оставить на десерт.

Примечания

С каждым примечанием придется разбираться по отдельности. Проще всего использовать навигацию по примечаниям, убив тем самым двух зайцев.

Рисунок 12 – Навигация по примечаниям

Во-первых, ускоряется перемещение по документу, а во-вторых значительно снижается вероятность пропустить важное примечание. Отмечу, что навигацию можно переходить от примечания к примечанию с помощью нового поиска Office 2010, но о нем будет отдельный рассказ.

Когда примечание касается доработки статьи, с ним можно согласиться и внести в документ необходимые изменения, либо не согласиться и объяснить свою позицию. Нередко на примечание редактора имеет смысл ответить, чтобы при просмотре следующей ревизии документа было понятно, что сделал автор. Для этого достаточно щелкнуть на примечании, а затем нажать кнопку «Создать примечание» на панели. В этом случае Microsoft Word четко обозначает связь между примечаниями.

Рисунок 13 – Ответ на примечание

Как видно на рисунке 13, оба примечания ведут к одному выделенному фрагменту текста. Кроме того, VS 27R 26 в ответном примечании означает: «Примечание 27 оставил VS в ответ на примечание 26 от A» (R – означает reply, т.е. ответ).

Не требующие ответа комментарии можно удалить, используя соответствующий пункт в контекстном меню примечания или расположенную на ленте кнопку «Удалить» (рис. 12), с помощью которой можно удалить все примечания сразу. Закончив с примечаниями, можно переходить к исправлениям.

Исправления

Исправления бывают двух типов:

• Добавления и удаления объединены не случайно (рис 7 или 11), т.к. это звенья одной цепи. Представьте, что редактор переставил части предложения местами, сначала вырезав фрагмент текса, а потом вставив его. При этом фиксируется два исправления – сначала удаление, а потом добавление.
• Форматирование включает в себя изменение типа и размера шрифта, преобразование в списки и все прочие возможности групп «Шрифт», «Абзац» и «Стили» на вкладке «Главная»

Работа с изменениями в тексте статьи ведется по аналогии с примечаниями – можно осуществлять навигацию от одного исправления к другому. Отличие лишь в том, что исправления можно принимать и отклонять.

Рисунок 14 – Исправления можно принимать и отклонять, а также перемещаться от одного к другому

Кнопки «Принять» и «Отклонить» делают чуть больше, чем уместилось в их краткие названия. После совершения действия они автоматически перемещают вас к следующему примечанию, что очень удобно. В контекстном меню примечания такой возможности, впрочем, нет.

Чтобы упростить работу и разгрузить документ, изменения в форматировании можно смело доверить редактору. Достаточно включить только их отображение кнопкой «Показать исправления» (рис. 11), а затем щелкнуть нижнюю часть кнопки «Принять» и применить все отображаемые изменения (рис. 14). Как видите, возможность настроить отображение исправлений обретает дополнительный смысл.

Теперь, вернув удаления и исправления, можно быстрее перемещаться по ним вверх и вниз по документу. Если нужно быстро сопоставить исправленный текст с оригиналом, можно переключиться в режим «Исходный документ». Вовсе необязательно принимать исправления по одному. Проще просмотреть их и отклонить те, с которыми вы не согласны, а затем принять сразу все оставшиеся (рис. 14).

Заключение

Завершая эту статью, хочу подчеркнуть, что рецензирование – это вовсе не противостояние автора и редактора, а средство совместной работой над документом. При этом статья улучшается, а в выигрыше остаются обе стороны. Внимательно читая статью, редактор вольно или невольно расширяет свой кругозор. И даже если немедленного практического применения этим знаниям не происходит, информация запоминается, и при необходимости к статье всегда можно вернуться. Для начинающих авторов хорошая рецензия очень ценна, поскольку открывает глаза на различные недостатки своего письма, будь то структура статьи или стиль изложения. Да и опытный автор никогда не откажется от возможности посмотреть на свою работу глазами грамотного рецензента.

Итак, все замечания учтены, а исправления приняты. Статья готова? Не торопитесь, а лучше проверьте правописание. После многочисленных исправлений могут возникнуть накладки, да и лишний раз убедиться в грамотности текста не повредит. О проверке правописания пойдет речь в следующей статье.

Вадим Стеркин занимается развитием компьютерного портала OSZone.net, объединяющего сайт, форум и каталог программного обеспечения. Он отвечает на вопросы участников форума OSZone с 2002 года, а на сайте вел раздел автоматической установки Windows и писал статьи о клиентских операционных системах Microsoft.

Сейчас он делится опытом и секретами эффективной работы в Windows в своем блоге

С 2006 года Вадим ежегодно становится обладателем награды Microsoft MVP, затем Windows Insider MVP, присуждаемой за вклад в развитие технических сообществ. Вы можете связаться с ним через блог.

Режим рецензирования в Word (Ворд)

Режим рецензирования в Ворд. Чаще всего функцией рецензирования пользуются авторы, которые пишут статьи и нуждаются в услугах редактора. После написания очередной статьи для публикации на каком-нибудь ресурсе, автор отправляет свою работу в формате Word редактору. Редактор проверяет работу, добавляет свои примечания и исправления и отправляет статью обратно автору, для исправления. Это процесс может повторятся несколько раз, пока варианты автора и редактора не согласуются. Этот процесс и называется рецензирование.

Вкладка «Рецензирование» находится на шестом месте на ленте инструментов. Перейдя на эту вкладку вы увидите, приблизительно такую картину:

На этой вкладке, для осуществления рецензирования, в основном используются 2 инструмента: примечания и исправления:

Примечания. Используются при создании комментариев к тексту. Редактор может оставлять различные комментарии к тексту, к примеру при многократном повторении одной и той же ошибки, вместо исправления всех, редактор оставит примечание автору, что бы тот исправил все ошибки.
Также примечания используются для записи редактором альтернативных вариантов фраз, которые он будет рекомендовать к использованию автором. В целом, в примечаниях редактор может указать любую информацию предназначенную для автора, чтобы сделать статью соответствующей ресурсу, на котором она будет опубликована.

Исправления. Это инструмент используют для внесения поправок и изменений, в документ. При просмотре документа автором, он может просматривать как свой вариант документа, так и вариант в котором была выполнена редакторская поправка. Если редактор внес поправку в ваш текст — вам настоятельно рекомендуется придерживаться этого варианта исправления.

Давайте рассмотрим на примере, как происходит рецензирование глазами автора. К примеру, у нас есть текст:

Даже с непрофессиональной точки зрения, вы можете заметить, что текст имеет плохую читаемость и в нем присутствуют ошибки. Представьте что вы редактор. Для создания примечания, нужно выделить часть текста и нажать кнопку «Создать примечание» и создать комментарий к фрагменту:

В итоге, в правой части документа у вас появится так называемая выноска, где вы можете увидеть примечание редактора.
Для создания исправлений, вам потребуется нажать на кнопку «Исправления» и произвести нужные исправления. Вы можете делать с документом все что хотите, даже при удалении частей текста, они будут всего лишь перечеркнуты, ничего удалено не будет:

После окончания исправления, снова нажмите на кнопку «Исправления» для выхода из режима исправлений.

Когда редактор или редакторы внесли много изменений в документ, наличие многих исправлений затрудняет чтение текста. Однако вы можете выбрать удобный для вас вид документа:
— измененный с исправлениями;
— измененный без исправлений;
— исходный с исправлениями;
— исходный без исправлений.

Используя этот функционал вы сможете удобно просмотреть все примечания и исправления.

Также во вкладке «Рецензирование» есть и другие инструменты. О некоторых из них даже не стоит упоминать, так как вы часто используете их для простого редактирования, а о некоторых еще стоит добавить.

Если вы согласны с внесенными редактором исправлениями, то можете принять изменения, нажав кнопку «Принять» в разделе «Изменения». Принять изменения можно как все сразу, так и по отдельности:

Также в этом разделе осуществляется переход между изменениями в документе.

Если же вы отослали редактору копию документа. Вы можете сравнить свой исходный и отредактированный документ используя функцию «Сравнить» в разделе «Сравнение» или же объединить исправления, которые сделали несколько авторов:

На этом все. Вы узнали основные функции рецензирования в Microsoft Word. Если будут вопросы — пишите их в комментариях

Рецензирование в Word

Когда вы работаете в режиме рецензирования в ворде, каждое изменение, которое вы делаете в документе, будет выделено цветом. Если вы удалите текст, он не исчезнет – вместо этого текст будет зачеркнут. А если вы добавите текст, то он будет подчеркнут. Таким образом рецензирование в ворде позволяет просматривать внесенные правки до того, как изменения будут применены.

Как включить рецензирование в ворде

1. На вкладке «Рецензирование» нажмите кнопку «Исправления».

Рецензирование в Word – Включить режим рецензирования

1. После этого режим рецензирования в ворде включен. С этого момента любые изменения, внесенные вами в документ, будут отображаться красным цветом.

Рецензирование в Word – Внесение правок в документ

Если будет несколько рецензентов, каждому человеку будет присвоен другой цвет.

Просмотр внесенных изменений в режиме рецензирования

Внесенные правки в режиме рецензирования в ворде– это в действительности только предлагаемые изменения. Они могут быть как приняты, так и отклонены. Так как исходный автор может не согласиться с некоторыми исправлениями и отказаться от них.

Как принять или отклонить изменения

1. Выберите изменение, которое вы хотите принять или отклонить.

Рецензирование в Word – Выбранная правка

1. На вкладке «Рецензирование» нажмите команду « Принять » или « Отклонить ».

Рецензирование в Word – Принять или отклонить исправление

1. Выделение цветом исчезнет, и Word автоматически перейдет к следующему изменению. Вы можете продолжать принимать или отклонять каждое изменение, пока не просмотрите все их. Используйте кнопки « Назад » и « Далее » для перехода по изменениям.

Рецензирование в Word – Навигация по исправлениям

1. Когда вы закончите, нажмите команду «Исправления», чтобы отключить режим рецензирования.

Рецензирование в Word – Отключить режим рецензирования

Чтобы принять все изменения сразу, нажмите стрелку внизу команды « Принять », затем выберите « Принять все исправления ». Если вы больше не хотите отслеживать изменения и хотите убрать рецензирование в ворде, вы можете выбрать « Принять все исправления и прекратить отслеживание ».

Рецензирование в Word – Принять все исправления

Режимы рецензирования в Word

Если в вашем документе много правок, они могут отвлекать от текста во время чтения документа. К счастью, существует несколько способов настройки режима рецензирования в ворде:

• Исправления: показывает окончательную версию без внесенных правок. Красные маркеры в левом поле указывают, где были сделаны изменения.
• Все исправления : показывает окончательную версию с внесенными правками.
• Без исправлений : это показывает окончательную версию и скрывает все правки.
• Исходный документ : показывает оригинальную версию и скрывает все правки.

Как скрыть отслеживаемые изменения

1. На вкладке «Рецензирование» нажмите кнопку « Отобразить для проверки ». Команда « Отобразить для проверки » находится справа от команды «Исправления».

Рецензирование в Word – Выбор режима рецензирования

1. Выберите нужный вариант в раскрывающемся меню. В нашем примере мы выберем « Без исправлений » для предварительного просмотра окончательной версии документа до принятия изменений.

Рецензирование в Word – Режимы рецензирования

Помните, что скрытие изменений не убирает исправления рецензирования. Для того чтобы убрать рецензирование в ворде, вам необходимо либо отклонить, либо принять внесенные правки описанным выше способом.

Теперь вы знаете, как работать с режимом рецензирования в ворде.

Возможности рецензирования в Microsoft Word 2010

В рамках конкурса «Microsoft Office 2010 — эффективное воплощение ваших идей» авторы присылают свои работы в формате Microsoft Word. Все статьи рецензируются перед публикацией, т.е. мы проверяем их на соответствие нашему руководству по стилям, включающего требования к стилю изложения, терминологии и оформлению документа. Мы также даем рекомендации по улучшению структуры и содержания статьи. Наш диалог с авторами ведется с помощью средств рецензирования Microsoft Word 2010. В данной статье рассказывается о том, как это происходит.

Средства рецензирования

Для совместной работы над документами в Word 2010 используется вкладка «Рецензирование». На ней мы используем две основные возможности: исправления и примечания.

Рисунок 1 – Исправления и примечания на вкладке «Рецензирование»

Примечания используются для комментариев к тексту. Если редактор видит многократно повторяющуюся ошибку, он оставляет примечание с просьбой исправить ее везде. В примечаниях также предлагаются альтернативные варианты фраз, рекомендуемые редактором. Кроме того, в примечаниях мы иногда просим подробнее осветить какой-либо аспект, чтобы сделать статью интереснее, или сократить текст, чтобы упростить его понимание.

Исправления служат для внесения изменений в статью. Мы используем механизм отслеживания исправлений, поэтому автор может видеть свой вариант отредактированного фрагмента текста наряду с редакторской правкой. Как правило, внесенное исправление означает, что редактор настоятельно рекомендует автору его принять. При этом возможность отклонить исправление, конечно, сохраняется. Правку текста мы, в основном, используем для исправления очевидных ошибок — грамматических и стилистических (например, перефразирования неудачно построенных или длинных предложений). Нередки также исправления, улучшающие восприятие текста, такие как замена длинного перечисления однотипных пунктов на маркерный список.

Рецензирование глазами редактора

Давайте посмотрим, как эти возможности работают на практике, когда документ попадает в надежные руки редактора.

Примечания

С примечаниями все очень просто. Нужно выделить текст, нажать кнопку «Создать примечание» и добавить свой комментарий.

Рисунок 2 – Примечание к тексту

Примечания располагаются в выносках, которые по умолчанию размещены на правом поле документа. Каждое примечание автоматически подписывается инициалами пользователя, который его оставил. Все эти параметры можно изменить, и об этом пойдет речь чуть ниже.

Исправления

На первый взгляд, в группе «Отслеживание» всего четыре кнопки. Но каждая из них открывает список с дополнительными возможностями.

Рисунок 3 – Отслеживание изменений и параметры исправлений

Отслеживание исправлений включается нажатием на кнопку «Исправления», которая сразу приобретает золотистый цвет, тем самым сигнализируя о включенном режиме. В нем Word 2010 запоминает все вставки и удаления, а также изменения в форматировании документа. Если нажать нижнюю часть кнопки, откроется дополнительное меню, первый пункт которого включает или отключает отслеживание.

Щелкнув кнопку «Параметры исправлений», вы можете настроить вид ваших правок – цвета, типы линий, разметку документа. Здесь же настраивается и расположение примечаний – вы можете поместить в их левом поле документа и задать ширину выносок, а также отключить отображение линий, которые связывают их с текстом.

Все исправления связываются с именем пользователя, которое задается в личных настройках Word 2010. Кнопка «Сменить пользователя» ведет именно к ним.

Рисунок 4 – Личные параметры пользователя

В примечаниях, как вы уже видели, используются инициалы, а в удалениях и вставках указывается полное имя.

Когда в документе много исправлений, воспринимать его становится намного труднее, поскольку по умолчанию отображается как оригинальный текст, так и исправленный.

Рисунок 5 – Исправленный текст по умолчанию выделяется красным цветом

Намного приятнее глазу редактора была бы конечная версия, не правда ли? И такая возможность имеется. Для облегчения восприятия в Word 2010 предусмотрено четыре режима.

Рисунок 6 – Режимы отображения исправленного документа

Чтобы не потеряться в правках, редактор включает режим «Измененный документ». При этом сразу перестают отображаться все индикаторы исправлений текста и выноски. Если редактор, устав от многочисленных исправлений, все-таки запутался, он всегда может переключиться в режим «Исходный документ» и увидеть, что там было написано изначально.

Помимо режима документа, можно гибко настроить отображение исправлений в выносках. Кнопка «Показать исправления» открывает список всех возможных исправлений, которые Word 2010 отображает по умолчанию.

Рисунок 7 – Настройка отображения исправлений и примечаний

Например, я часто отключаю отображение исправлений (форматирование, а также добавления и удаления), но оставляю примечания. Обратите внимание, что можно легко выбрать правки и комментарии только определенного рецензента.

Еще одним элементом группы «Отслеживание» является кнопка «Область проверки». Она, как и в случае с кнопкой «Исправления», обретает золотистый цвет при включении области, хотя не заметить ее трудно. Ее удобно использовать в сочетании с режимами отображения документа и исправлений.

Рисунок 8 – Область проверки можно отобразить слева или внизу

Например, на рисунке 8 видно, что выбран режим «Измененный документ». В нем исправления и примечания не отображаются в выносках. Однако при добавлении примечания автоматически открывается область проверки, в которой видны все правки в соответствии с параметрами, заданными кнопкой «Показать исправления». Я отключил отображение исправлений в форматировании, поэтому отображаются только примечания, удаления и вставки.

Рисунок 9 – Область проверки со сводкой исправлений. Чтобы изменить ее масштаб, нажмите и покрутите колесо мыши.

Из сводки видно общее количество исправлений, однако обратите внимание, что подсчет ведется «с фильтром». Это напоминает мне о том, что какие-то исправления не отображаются. Поскольку случаев форматирования не зафиксировано, я могу догадаться, что они отключены, не нажимая кнопку «Показать исправления». Полезную площадь области просмотра можно увеличить, скрыв статистику с помощью кнопки со стрелками в правом верхнем углу.

На мой взгляд, сводка стала бы удобнее, если бы прямо в ней можно было скрывать или отображать различные исправления, обходясь без кнопки «Показать исправления» на ленте. Однако отображение вставок и удалений объединено, поэтому интерфейс получился бы нетривиальным.

На этом рассказ о возможностях рецензирования глазами редактора можно закончить. У рецензента достаточно средств, чтобы исправить документ и донести до автора пожелания по его содержанию и оформлению. Теперь давайте посмотрим, что будет делать автор, когда получит рецензию на свою статью.

Рецензирование глазами автора

Открыв документ с редакторскими правками и примечаниями, автор может испытать широкую гамму чувств – от глубокого удовлетворения до полного шока. Отчасти это зависит от придирчивости редактора, но в большей степени – от качества исходной статьи, присланной автором. Если она была не очень удачной, в каждом абзаце картина может быть такой, как на рисунке 10.

Рисунок 10 – Фрагмент документа с многочисленными правками

Чтобы быстро довести материал до ума, автор должен принять два постулата. Во-первых, редактор является конечной инстанцией, поэтому спорить с ним из-за каждой правки не имеет смысла (хотя свое мнение нужно уметь отстаивать). Во-вторых, редактор не будет тратить время на внесение правок, если они не улучшают статью. Ведь одно из золотых правил рецензирования – это вносить только те изменения, которые делают материал лучше.

Далее я рассмотрю, как быстро интегрировать в документ все редакторские правки и примечания.

Оценка объема работы и выбор режима для отображения документа

Когда редакторских правок мало, от автора требуются минимальные усилия, поэтому порядок действий особого значения не имеет. Если же правок много, документ выглядит совершенно нечитаемым. Но не надо отчаиваться. В первую очередь нужно оценить объем работы, т.е. определить, сколько изменений внес в документ редактор. В этом поможет область проверки.

В сводке (рис. 9 выше) видно, что в документ внесено множество исправлений, а также добавлено 19 примечаний. В этом случае лучше отобразить документ таким, как его видел редактор.

Рисунок 11 – Отображение измененного документа только с примечаниями

Вместо представления «Измененный документ» можно использовать «Измененный документ: показать исправления» — тогда все исправления и примечания будут отображаться в виде выносок. Именно с примечаний, в которых редактор выражает пожелания к документу, и нужно начинать работу, а исправления можно оставить на десерт.

Примечания

С каждым примечанием придется разбираться по отдельности. Проще всего использовать навигацию по примечаниям, убив тем самым двух зайцев.

Рисунок 12 – Навигация по примечаниям

Во-первых, ускоряется перемещение по документу, а во-вторых значительно снижается вероятность пропустить важное примечание. Отмечу, что навигацию можно переходить от примечания к примечанию с помощью нового поиска Office 2010, но о нем будет отдельный рассказ.

Когда примечание касается доработки статьи, с ним можно согласиться и внести в документ необходимые изменения, либо не согласиться и объяснить свою позицию. Нередко на примечание редактора имеет смысл ответить, чтобы при просмотре следующей ревизии документа было понятно, что сделал автор. Для этого достаточно щелкнуть на примечании, а затем нажать кнопку «Создать примечание» на панели. В этом случае Microsoft Word четко обозначает связь между примечаниями.

Рисунок 13 – Ответ на примечание

Как видно на рисунке 13, оба примечания ведут к одному выделенному фрагменту текста. Кроме того, VS 27R 26 в ответном примечании означает: «Примечание 27 оставил VS в ответ на примечание 26 от A» (R – означает reply, т.е. ответ).

Не требующие ответа комментарии можно удалить, используя соответствующий пункт в контекстном меню примечания или расположенную на ленте кнопку «Удалить» (рис. 12), с помощью которой можно удалить все примечания сразу. Закончив с примечаниями, можно переходить к исправлениям.

Исправления

Исправления бывают двух типов:

• Добавления и удаления объединены не случайно (рис 7 или 11), т.к. это звенья одной цепи. Представьте, что редактор переставил части предложения местами, сначала вырезав фрагмент текса, а потом вставив его. При этом фиксируется два исправления – сначала удаление, а потом добавление.
• Форматирование включает в себя изменение типа и размера шрифта, преобразование в списки и все прочие возможности групп «Шрифт», «Абзац» и «Стили» на вкладке «Главная»

Работа с изменениями в тексте статьи ведется по аналогии с примечаниями – можно осуществлять навигацию от одного исправления к другому. Отличие лишь в том, что исправления можно принимать и отклонять.

Рисунок 14 – Исправления можно принимать и отклонять, а также перемещаться от одного к другому

Кнопки «Принять» и «Отклонить» делают чуть больше, чем уместилось в их краткие названия. После совершения действия они автоматически перемещают вас к следующему примечанию, что очень удобно. В контекстном меню примечания такой возможности, впрочем, нет.

Чтобы упростить работу и разгрузить документ, изменения в форматировании можно смело доверить редактору. Достаточно включить только их отображение кнопкой «Показать исправления» (рис. 11), а затем щелкнуть нижнюю часть кнопки «Принять» и применить все отображаемые изменения (рис. 14). Как видите, возможность настроить отображение исправлений обретает дополнительный смысл.

Теперь, вернув удаления и исправления, можно быстрее перемещаться по ним вверх и вниз по документу. Если нужно быстро сопоставить исправленный текст с оригиналом, можно переключиться в режим «Исходный документ». Вовсе необязательно принимать исправления по одному. Проще просмотреть их и отклонить те, с которыми вы не согласны, а затем принять сразу все оставшиеся (рис. 14).

Заключение

Завершая эту статью, хочу подчеркнуть, что рецензирование – это вовсе не противостояние автора и редактора, а средство совместной работой над документом. При этом статья улучшается, а в выигрыше остаются обе стороны. Внимательно читая статью, редактор вольно или невольно расширяет свой кругозор. И даже если немедленного практического применения этим знаниям не происходит, информация запоминается, и при необходимости к статье всегда можно вернуться. Для начинающих авторов хорошая рецензия очень ценна, поскольку открывает глаза на различные недостатки своего письма, будь то структура статьи или стиль изложения. Да и опытный автор никогда не откажется от возможности посмотреть на свою работу глазами грамотного рецензента.

Итак, все замечания учтены, а исправления приняты. Статья готова? Не торопитесь, а лучше проверьте правописание. После многочисленных исправлений могут возникнуть накладки, да и лишний раз убедиться в грамотности текста не повредит. О проверке правописания пойдет речь в следующей статье.

Вадим Стеркин занимается развитием компьютерного портала OSZone.net, объединяющего сайт, форум и каталог программного обеспечения. Он отвечает на вопросы участников форума OSZone с 2002 года, а на сайте вел раздел автоматической установки Windows и писал статьи о клиентских операционных системах Microsoft.

Сейчас он делится опытом и секретами эффективной работы в Windows в своем блоге

С 2006 года Вадим ежегодно становится обладателем награды Microsoft MVP, затем Windows Insider MVP, присуждаемой за вклад в развитие технических сообществ. Вы можете связаться с ним через блог.

Рецензирование документов в Word

Поработаем с инструментами рецензирования Word. Расскажем, как использовать примечания, отслеживать исправления, а также научимся многим другим премудростям редакторского дела.

Текстовый редактор Microsoft Word — это не только отличный инструмент для набора и форматирования текста, но и удобнейшее средство его дальнейшего исправления и правки. Об этой истинно «редакторской» функции знают немногие, поэтому мы решили раскрыть вам этот секрет.

Проще всего править текст на бумаге — возразят мне многие читатели. Действительно, взяв красную ручку всегда можно зачеркнуть несуразную фразу, а сверху написать что-то получше. Можно оставить злорадные комментарии, показав автору текста его неправоту. А самое главное: при такой правке исходный текст не меняется, и автору самому решать, принимать исправления или нет. Но такие исправления не отправишь по электронной почте, и существуют они в единственном виде.

Воспользовавшись инструментами рецензирования текстового редактора Word, вы сможете точно так же вставлять комментарии практически красной ручкой на полях и исправлять то, что написал автор, зачеркивая исходный текст. Но при этом документ со всеми исправлениями и пометками будет существовать в электронном виде, а значит, будет доступен для пересылки по электронной почте. А автор документа, изучив исправления, буквально одним нажатием кнопки может их принять, а не исправлять каждую пометку вручную, или же, наоборот, отклонить, оставшись при своем мнении.

Инструменты для вставки пометок и исправлений размещены на панели инструментов «Рецензирование». Отобразить ее можно, выбрав «Вид -> Панели инструментов -> Рецензирование».

Чтобы воспользоваться инструментами редактирования, отобразите панель инструментов «Рецензирование».

Если вдруг, читая текст, у вас возникло желание прокомментировать особо понравившийся или наоборот, неудачный момент, вы можете воспользоваться инструментом «Примечание». Для этого выделите нужный фрагмент текста и нажмите кнопку «Добавить примечание» на панели инструментов. В поле справа от основного текста появится окно для ввода примечания. После того, как вы набрали текст, нажмите мышкой в стороне от окна для ввода примечания.

Поле для ввода примечания отобразиться справа от текста документа.

После сохранения и повторного открытия текста, на экране фрагмент, у которого есть примечание, будет выделен другим цветом. А если навести на него мышку, можно увидеть текст примечания, его автора и время его добавления. Перемещаться между добавленными примечаниями удобно с помощью специальных кнопок, размещенных на панели инструментов «Рецензирование».

Просмотр текста примечания.

Следующим инструментом, доступным для редактирования, является режим исправления.

При включении этого режима записываются все изменения, вносимые в документ. Причем, как изменения, касающиеся его содержимого (будет записано удаление и добавление текста), так и изменения формата документа (изменение шрифтов, параметров страниц и т. д.). Перейти в режим записи исправлений очень просто — достаточно дважды щелкнуть мышкой по кнопке с надписью «ИСПР», которая размещена в строке состояния текстового редактора. Второй способ: нажать на кнопку «Исправления» на панели инструментов «Рецензирование».

В зависимости от настроек Word, исправления будут либо отображаться другим цветом, либо не отображаться вовсе, но обязательно рядом с каждым исправлением будет размещено примечание, в котором и будет указано, какие именно изменения были внесены в документ.

Все исправления и примечания наглядно отображаются на правом поле документа.

Для просмотра всех исправлений следует отобразить на экране окно просмотра изменений. Для этого необходимо нажать кнопку «Окно просмотра» на панели инструментов «Рецензирование». В нижней части экрана отобразятся все внесенные в документ исправления и примечания. Используя это окно можно по очереди выделять в тексте документа добавленные примечания и исправления. Для этого надо дважды щелкнуть мышкой на линии, отделяющей одно примечание от другого.

Воспользовавшись областью примечаний, вы сможете увидеть сразу все исправления и примечания.

Следующим шагом после просмотра внесенных изменений будет принятие решения относительно их сохранения. Для этого предназначены списки «Принять выделенное исправление» и «Отклонить выделенное исправление». Нажав соответствующую кнопку можно раскрыть список и выбрать нужный пункт, с помощью которого можно принять или отклонить это конкретное исправление. А выбрав пункт «Отклонить все изменения» или «Применить все изменения» можно принять решение относительно правки всего документа.

Выбрав соответствующий пункт можно принять или отклонить все исправления в документе.