Полезные программы для работы с документами
Работа с документами отнимает у пользователей, особенно у офисных сотрудников, очень много времени. А ведь существует немало программ, позволяющих существенно оптимизировать ручной труд при работе с документами путем автоматизации некоторых процессов. Многие из таких решений просты в применении, очень удобны и недороги, а потому доступны широкому кругу пользователей. О таких программах и пойдет речь в настоящей статье.
Пользователям, которым приходится иметь дело с большим числом электронных документов, хорошо знакома ситуация, когда, даже несмотря на строгую систему каталогов и подкаталогов, на поиски нужного документа уходит немало времени. Один из вариантов решения данной проблемы — использование специальной программы-каталогизатора, основная задача которой состоит в упорядочивании и рассортировке данных, что в итоге обеспечивает быстрый поиск нужной информации. Таких каталогизаторов на рынке представлено огромное множество, и все они ориентированы на каталогизацию либо дисков, папок и файлов, либо какой-то узкоспециализированной информации (фильмов, монет, марок и пр.). Для каталогизации документов подойдет любой универсальный каталогизатор, позволяющий каталогизировать папки и файлы разных типов. Лучшим среди подобных решений считается пакет WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/), однако он довольно дорог, а его возможности для многих пользователей явно избыточны. Большинству будет вполне достаточно воспользоваться пакетом WinCatalog Standard.
Другим способом является объединение связанных между собой документов в сложные иерархически-структурированные документы, хранимые внутри файлов данных, соответствующих этим структурам. В подобных структурированных документах гораздо удобнее ориентироваться и находить нужную информацию благодаря как структуризации, так и расширенным возможностям поиска внутри документа. Кроме того, подобное структурирование позволяет производить внешний поиск и искать документы по фрагментам входящего в них текста. Например, для создания иерархически-структурированных документов предназначен пакет Maple.
WinCatalog Standard
Размер дистрибутива: 1,62 Мбайт
Работа под управлением: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP
WinCatalog Standard представляет собой удобный в работе многофункциональный каталогизатор с понятным русскоязычным интерфейсом (рис. 1). Пакет позволяет каталогизировать данные с любых носителей информации, которые могут быть подключены к компьютеру: дискет, жестких и сетевых дисков, обычных CD- и аудиодисков, Zip-дисков и т.д. С его помощью можно рассортировать и упорядочить любые папки и файлы независимо от их местонахождения. Вносить данные в каталог можно как вручную (сразу в виртуальные папки), так и путем сканирования дисков (включая находящиеся там Zip-архивы) — в таком случае извлеченные с дисков папки и файлы для удобства ориентации лучше потом рассортировать по виртуальным папкам, что благодаря поддержке операции drag & drop не займет много времени.
Рис. 1. Интерфейс WinCatalog Standard
Общее управление каталогом осуществляется легко и удобно. Разбиение данных по тематическим папкам существенно упрощает ориентацию, а размещение папок и вложенных в них элементов нетрудно изменить обычным перетаскиванием. Расширенный поиск (по имени, комментарию, размеру и дате изменения; рис. 2), поддерживающий булевы операции и возможность выбора конкретной папки для поиска, а также учитывающий ключевые слова (их можно предусмотрительно добавлять к отдельным элементам каталога), позволяет быстро найти нужный документ, а поиск дубликатов — удалить из коллекции повторяющиеся элементы. Экспорт всей или части каталога документации в CVS-файл обеспечивает возможность обработки данных в другом приложении (например, в MS Excel), а экспорт в HTML-файл удобен для печати каталога.
Рис. 2. Поиск документов в WinCatalog Standard
Maple 6.25
Разработчик: Crystal Office Systems
Размер дистрибутива: Maple — 5,3 Мбайт, Maple Professional — 5,89 Мбайт
Работа под управлением: Windows (все версии)
Цена: Maple — 21,95 долл., Maple Professional — 30,95 долл.
Maple — удобный в применении менеджер документов, который позволяет объединять разноплановые материалы в иерархические структуры и получать в итоге структурированные документы: бизнес-планы, отчеты, аналитические записки, брошюры и т.п. В таких иерархических деревьях документов разноплановая информация представлена более наглядно, а найти любой документ гораздо проще, чем при стандартной каталогизации. Для просмотра созданных в Maple документов необходим специальный просмотрщик Maple Reader, который можно бесплатно скачать по адресу: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 Мбайт). Пакет отличается дружественным интерфейсом (рис. 3) и настолько прост в изучении, что даже отсутствие русскоязычной локализации программы для большинства пользователей не станет преградой, а потому данное решение можно рекомендовать самой широкой аудитории.
Рис. 3. Интерфейс программы Maple
Менеджер представлен в двух версиях: базовой Maple и расширенной Maple Professional. К числу принципиальных отличий расширенной версии стоит отнести наличие таких дополнительных функций, как поиск документов, проверка грамматики, шифрование файлов и резервирование иерархических структур.
Основа любого документа в Maple — иерархическое дерево узлов, уровень вложенности подузлов в котором, равно как и их количество, не ограничен. Каждый узел представляет собой отдельный документ, содержащий не только текст (набранный непосредственно, вставленный из буфера обмена или импортированный из документов в форматах RTF, DOC, WRI и HTML), но и табличный материал, графики, ссылки на базовые фрагменты итогового документа или файлы и т.п. При оформлении документов предусмотрено применение стандартного набора функций для работы с текстом: изменение типа и размера шрифта, создание списков, оформление абзацев, использование стилей и пр. Интеграция с MS Word позволяет применять встроенный в MS Word спеллчекер для проверки грамматики и поиска синонимов не только на английском, но и на русском языке. Встроенная система резервирования обеспечивает возможность создания сжатых резервных копий иерархических документов (в форматах ZIP и CAB). Встроенный мастер шифрования помогает зашифровать конфиденциальные документы с применением криптографического алгоритма Blowfish. А поисковый модуль Finder позволяет быстро найти нужные документы по фрагменту имени, автору, комментариям, содержанию (рис. 4) и т.п.
Рис. 4. Поиск документов по содержащемуся
в них тексту в Maple
Бонус: программа для контроля рабочего
времени ОфисМЕТРИКА
Программа, предназначенная для учета рабочего времени, отлично подойдет для начальников крупных корпораций и фирм, имеющих множество филиалов. Она позволит установить контроль над занятостью персонала: статистика, связанная с активностью сотрудников, будет оперативно поступать на ваш ПК в автоматическом режиме.
- Четкая фиксация начала/конца рабочего дня, с учетом всех перерывов, «перекуров», опозданий и иных простоев
- Отслеживание всех веб-ресурсов, которые посещает сотрудник, что дает представление о том, сколько времени тратится на развлечения, а сколько на выполнение служебных обязанностей
- Информация предоставляется в виде таблиц и графиков, наглядно демонстрирующих активность каждого человека плюс всей команды в целом
Мониторинг графика поможет наладить дисциплину, выявить недобросовестных исполнителей, перераспределить нагрузку между сотрудниками, посчитать какие убытки несет компания из-за несанкционированного простоя и на основе полученной информации провести кадровую реорганизацию. Программа проста в освоении, имеет меню на русском языке и полностью внедряется в систему примерно за сутки.
Скачайте программу для учета времени прямо сейчас
Scrivener
Scrivener — это самый крутой текстовый редактор из всех, что я пользовался. Это именно текстовый редактор, а не заметочник. Он идеален для журналистов, блогеров, писателей и сценаристов.
Но Scrivener можно использовать, не только для написания текстов, но и для ведения электронной картотеки. Для этого у него есть всё необходимое и даже больше.
Самое главное, в Scrivener можно создавать ссылки между документами, причём разными способами. Первый самый удобный — выделяешь слово, нажимаешь ⌘L и выбираешь папку или документ, на который хочешь поставить ссылку. Второй — с помощью вики-ссылок, но придётся полностью напечатать название заметки, автоподстановки нет. Так что удобнее первым способом.
Ссылку на документ можно вставить через контекстное меню, Link to Document
Из других стандартных инструментов организации файлов, есть теги и статусы. Например, можно обозначить необработанные заметки статусом «Черновики» и разделить эти черновые заметки тегами, чтобы обрабатывать одновременно заметки по одной теме.
Самая крутая фишка в Scrivener — документы можно организовать в иерархическом порядке, как в Roam или WorkFlowy. То есть каждый документ может играть роль папки для нижнеуровневых документов.
Отображение заметок в виде аутлайнера в Scrivener похоже на Roam
Саму иерархию заметок можно представить двумя способами: в виде аутлайнера и стопок каталожных карточек. Эта функция впечатлила меня больше всего.
Каталожные карточки в Scrivener — полное погружение в цеттелькастен
Scrivener использует собственный формат файлов. Но их можно экспортировать в маркдаун. Наоборот тоже работает — при необходимости, можно импортировать в Scrivener всю свою картотеку в текстовых файлах.
Программа платная, не по подписке. Стоит 3600 рублей, если покупать на их сайте. Приложение для айфона стоит в App Store 1790 рублей.
Мобильное приложение — самый большой минус Scrivener. Оно не очень удобное, неповоротливое и с синхронизацией только через Dropbox, а не через iCloud. Я купил его, попользовался несколько дней и оформил возврат денег.
Для меня очень важна возможность работать с документами с айфона или айпада, поэтому мне Scrivener не зашёл. Но если кому-нибудь мобильность не так критична, то очень рекомендую — программа и правда очень крутая.
Bear — это популярный заметочник с кучей полезных функций и стильным дизайном.
У Bear есть две крутые фишки, которые могут быть очень полезными для ведения электронной картотеки: иерархические теги и ссылки на страницы и подзаголовки внутри страниц.
Иерархические теги — это древовидная структура тегов, вложенных друг в друга. Чтобы создать такую иерархию, нужно записать два тега через наклонную черту. Например, я обозначил заметки с цитатами Достоевского тегом #цитаты/Достоевский. Таким образом, по тегу #цитаты я увижу вообще все цитаты в моей картотеке, а по #цитаты/Достоевский — только Достоевского.
Кроме того, в тегах Bear можно использовать несколько слов и словосочетания, без всяких нижних подчёркиваний. То есть, вместо #бумажнаякартотека или #бумажная_картотека, в Bear можно создать тег #бумажная картотека# — с помощью двух знаков решётки.
В Bear самые крутые теги из всех приложений
Так в Bear можно построить вполне рабочий индекс заметок на одних только тегах.
Но, хорошим инструментом для ведения электронного цеттелькастен, Bear делают не теги, а не так давно завезённые вики-ссылки между заметками. Работает стандартно — открываешь двойные квадратные скобки, начинаешь писать заголовок, и Bear предлагает варианты уже существующих заметок. Если заметки с таким названием ещё нет, Bear создаст её автоматически.
Ссылаться можно даже на подзаголовки в документе. Но для этого уже придётся открыть заметку, на которую хочешь сослаться и скопировать ссылку на подзаголовок.
В качестве небольшого, но приятного плюса, добавлю, что это единственное приложение из всего моего списка, в котором можно добавлять заметки с Apple Watch.
Распространяется по подписке, но очень дешёвый — стоит меньше тысячи рублей в год.
Очень хорошее приложение, искренне рекомендую.
Я им не пользуюсь, только потому что не люблю подписочную модель. Да и файлы в Bear хранятся не у меня в iCloud, а у разработчика, что тоже немного смущает.
Bentley View
Платформа: Windows
Плюсы: просматривайте и анализируйте более 50 форматов файлов, включая изображения САПР и растровые изображения.
Bentley View можно использовать в качестве программы просмотра САПР или чтения AutoCAD. Она позволяет искать объекты, точно измерять расстояния и площади, а также печатать чертежи с точным масштабированием.
Считаясь самым мощным в отрасли средством просмотра, Bentley View может открывать чертежи в форматах DXF и DWG с той же точностью, что и авторское программное обеспечение.
Она поддерживает более 50 форматов файлов и предлагает расширенные функции просмотра. Например, вы можете перемещаться, динамически исследовать и анализировать модели, изменяя их атрибуты отображения, такие как высота, наклон и угол наклона.
Интерфейс Calibre
Интерфейс программы достаточно простой и удобный. Визуально его можно разделить на несколько частей. В верхней части находится лента с функциональными кнопками, которые в большинстве своем имеют выпадающие меню, содержащие дополнительные команды, связанные с той или иной функцией.
Основное пространство занимает список Ваших электронных книг, который Вы можете сортировать по любой из доступных колонок. Слева от списка можно наблюдать панель дополнительной сортировки с кучей всевозможных фильтров, а справа – внешний вид выделенной книги и короткая информация о ней со ссылками на папку и саму книгу.
Самая нижняя узкая полоска под каталогом служит для отображения статусной строки и трех дополнительных кнопок, которые позволяют включать/отключать дополнительные боковые панели и панель демонстрации книг (о ней чуть ниже).
Программы для домашней библиотеки
Программы –каталогизаторы книг позволяют ввести учет, систематизировать книги по каталогам, авторам, жанрам и т.д. Такие программы необходимы и будут оценены тем, у кого обширная домашняя библиотека, в независимости от того, это электронные книги или обычные реальные книги и кто любит порядок в доме. Удобная функциональность и простота в применении делают программы каталогизаторы книг ценными и незаменимыми помощниками. Примером таких программ является Book Cat-alogue (Книжный Котик) 0.7, которая позволяет быстро искать нужную книгу, MediaMan 3.0.1033, которая позволяет удобно систематизировать свои книги и многие другие программы.
All My Books
Программа All My Books позволяет вести каталог домашней библиотеки в упрощенном режиме. Уже после ввода названия книги или ISBN программа All My Books связывается с различными источниками в сети интернет и загружает всю информацию в базу данных вашего каталога, включая обложку. Получается очень быстрый ввод всех данных по каждой позиции в каталоге. После этого можно осуществлять поиск, сортировать, группировать и даже вести статистику.
Calibre уникальная программа на ПК, позволяющая работать с электронными книгами. Калибри станет отличным помощником для людей, предпочитающих читать книги в электронном формате. Утилита позволяет полностью управлять своей личной электронной библиотекой, работает практически со всеми ридерами, в числе которых ридеры на Андроид-смартфоны. Calibre дает возможность переводить файлы в нужный для работы на отдельном устройстве формат. Кроме того, Calibre работает с самыми распространенными форматами текстовых документов, такие как FB2, TXT, HTML, EPUB, MOBI и другие. Еще одной полезной особенностью Калибри является возможность работы с книгами в архивах. Среди прочих преимуществ данной программы можно выделить удобный интерфейс, позволяющий видеть всю информацию о недавно добавленных книгах: оценка, имя автора, обложка, дата закачки и т.д.
Calibre уникальная программа на ПК, позволяющая работать с электронными книгами. Калибри станет отличным помощником для людей, предпочитающих читать книги в электронном формате. Утилита позволяет полностью управлять своей личной электронной библиотекой, работает практически со всеми ридерами, в числе которых ридеры на Андроид-смартфоны. Calibre дает возможность переводить файлы в нужный для работы на отдельном устройстве формат. Кроме того, Calibre работает с самыми распространенными форматами текстовых документов, такие как FB2, TXT, HTML, EPUB, MOBI и другие. Еще одной полезной особенностью Калибри является возможность работы с книгами в архивах. Среди прочих преимуществ данной программы можно выделить удобный интерфейс, позволяющий видеть всю информацию о недавно добавленных книгах: оценка, имя автора, обложка, дата закачки и т.д.
Программа Calibre дает возможность редактировать данные в самой книге, менять ее обложку, быстро и без сложностей отправлять файлы на нужное устройство, искать нужные книги в онлайн библиотеках и магазинах, выделять интересные фрагменты, а также многое, многое другое. Кроме того, на Калибри имеется ряд приятных и крайне полезных расширений и плагинов, которые сделают работу с документами еще легче и приятнее. В числе таковых фильтр новостей, показывающий актуальные новости из самых известных изданий, а также выходы новинок и новости из мира литературы.
С помощью MediaMan можно систематизировать вашу коллекцию чего либо каталогизировав ее. Программа позволит добавить множество параметров к каждому пункту коллекции, а потом разбить содержимое на группы с помощью этих параметров. Работа с MediaMan упрощено настолько, что там в полной мере поддерживается drag-and-drop. А функции экспорта и импорта позволят сохранять резервную копию ваших записей и объединять несколько каталогов.
Book Cat-alogue (Книжный Котик)
Book Cat-alogue (или «Книжный Котик») — программа, предназначенная для ведения каталога книг с быстрым поискам по базе. Есть стандартные для таких программ возможности по сортировке и группировке. Быстрый поиск в программе осуществляется не только по запросу, но и, например, при выборе автора программа Book Cat-alogue отобразит и его биография и произведения, написанные им и присутствующие в базе каталога на данный момент.
С помощью программы Golden CD Base каждый может начать вести каталог для учета своих фильмов, книг или других носителей информации. К стандартным функциям программ такого рода разработчики добавили поиск дублей, чтобы исключить повторные элементы в базе. Также ведется журнал событий, в который попадают все без исключения действия пользователя, чтобы в случае ошибки пользователь мог без проблем вернуть все как было.
Booknizer — это программа, с помощью которой мы можем организовать наши библиотеки для все виды книг будь то на бумаге, электронном или аудио. Он совместим с основными форматами электронный книги (EPUB, PRC, MOVI, PDF, FB2), а также аудио файлы (MP3, WMA, M4b и т. д.) для аудиокниг. Это полезное приложение позаботится о том, чтобы показать нам точное местоположение любой книги, и мы можем организовать нашу библиотеку по тому же жанру, рейтингу, авторам или языкам.
eXtreme Books Manager — Управление огромными коллекциями книг. Поддержка Book, eBook, AudioBook и файлов. Заполнение информации о книги автор, число страниц, издатель, год выпуска и другая информация. Поиск и автоматическое заполнение информации по базам данных в Интернет. Загрузка скриншотов и другой информации из Интернет. Сортировка и поиск по критериям. Поддержка чтения информации из файлов дата создания, кем создан и других и автоматическое внесение этих данных в базу данных ваших книг. Высокая скорость работы. Высокое качество результата. Приятный дизайн и интуитивно понятный интерфейс.
Надеваю наушники чтобы не беспокоили
Коллектив на работе вообщем-то болтливый, и эти разговоры часто отвлекают от работы.
И вот недавно я надел наушники обычные, в которых провожу свои созвоны с командой, и забыл их снять по окончанию созвона. И заметил следующую прекрасную вещь — народ не беспокоит тебя и говорит тише когда ты в наушниках! А когда есть какие-то задачки мелкие, с которыми они сами могут справится, они пока ждут, что ты снимешь наушники уходят решать их самостоятельно. Вот радуюсь теперь, что народ не отвлекает по пустякам и тише чуть стал и заказал открытые наушники, чтобы просто сидеть в них большую часть времени.
Вот гадаю теперь, сколько им времени нужно,. чтобы понять что это больше для бутафории.
