Онлайн-касса: что это такое, как работает и как выбрать

Как пользоваться онлайн-кассой: подробный гайд

Онлайн-касса — это кассовый аппарат с фискальным накопителем. Она формирует документы, которые называют фискальными: кассовые чеки, отчеты об открытии и закрытии смены и другие. Онлайн-касса шифрует информацию о чеке или другом документе, записывает на фискальный носитель и передает ее в налоговую. Подробно о том, какие бывают онлайн-кассы, какую лучше выбрать и как ее подключить, мы написали отдельную статью.

Недостаточно просто установить и зарегистрировать онлайн-кассу, нужно еще правильно с ней работать. К компаниям много требований по ведению кассовой дисциплины, к предпринимателям — меньше. Но даже одной ошибки можно получить штраф от 1500 ₽.

В статье рассказываем, как предпринимателю пользоваться онлайн-кассой, чтобы не было проблем с законом и штрафов.

Что такое онлайн-касса

Как видно из названия, онлайн-касса отличается от аппаратов старого образца подключением к интернету. Если в старых кассовых машинах данные записывались на электронную контрольную ленту (ЭКЛЗ), которая работала автономно, то теперь такие устройства уже не регистрируют. На смену ЭКЛЗ пришёл фискальный накопитель. По сути это чип, на котором в зашифрованном виде записываются и хранятся фискальные данные. Фискальные накопители различаются по сроку действия: для основной системы налогообложения, а также сезонной торговли, торговли подакцизными товарами и оказания услуг платёжного агента используются накопители на 13 и 15 месяцев. Для упрощённых налоговых режимов, а также организаций, оказывающих услуги, используют накопители сроком 36 месяцев.

Чтобы понять, как пользоваться онлайн-кассой, мы рассмотрим процесс продажи и выдачи чека поэтапно.

1. Покупатель приобретает товар или услугу и платит за него наличными, картой или онлайн.
2. Данные для формирования чека вносятся в кассу — например, путём сканирования штрихкода или вручную кассиром. Сюда входит наименование товара или услуги, количество, цена, сумма, уплаченная покупателем. Информация о продавце уже есть в онлайн-кассе, поскольку её вносят при регистрации ККТ.
3. Касса формирует фискальный чек. Информация об операции передаётся в фискальный накопитель, который заверяет её. Уже заверенный чек распечатывается для покупателя.
4. Данные с ККТ передаются оператору фискальных данных, который в ответ сообщает о получении чека.
5. ОФД обрабатывает данные о продаже и передаёт их в налоговую.
6. Покупателю отправляют электронную версию чека — по желанию, если он уже получил бумажный чек, или в обязательном порядке при расчётах онлайн, когда бумажный чек не выдаётся.

За счёт фискального накопителя онлайн-касса автоматически формирует чеки после каждой операции. Через оператора фискальных данных (ОФД) они отправляются покупателям и в налоговую. Для этого предпринимателю нужно заключить договор с любым ОФД из реестра ФНС.

Если у вас нет проблем с доступом к интернету, отправка чеков происходит моментально. Поэтому налоговой уже не требуются регулярные проверки — их стоит ожидать только если чеки какое-то время не отправлялись. Кроме того предприниматели освобождаются от отчётности по кассовым операциям, потому что информация о них и так поступает в ФНС в реальном времени. В случае отсутствия подключения к сети фискальный накопитель работает в автономном режиме и передаёт все накопленные данные, как только доступ к интернету восстановится. Многие модели ККТ делают это автоматически.

Разновидности аппаратов

Все онлайн-кассы можно условно разделить на два класса:

• Автономные. Их отличает то, что такие устройства могут самостоятельно выбивать чеки. Для работы не требуется их подключения к кассовому оборудованию или компьютеру. Некоторые такие кассы не нужно постоянно подсоединять к электросети — они способны работать от встроенной батареи. Техника также имеет модуль связи для передачи информации оператору фискальных данных.
• Смарт-терминалы. Планшет или смартфон, объединенный в одном корпусе с фискальным принтером. На устройство устанавливается специальное кассовое ПО, которое и управляет формированием фискальной документации.

Для установки кассы понадобятся:

2. ФН (Фискальный накопитель),

3. Крестовая отвёртка,

4. Компьютер (ноутбук)

Нужно подключить кассовый аппарат к электросети и к usb-разъему компьютера. Затем на компьютер устанавливается драйвер программного обеспечения кассы, который, чаще всего, размещен на сайте производителя кассового аппарата, в разделе загрузок. После установки программы на доступность проверяются порты через «Диспетчер устройств». Затем проверяется соединение драйвера и кассы. В процессе проверки портов выявляются два порта, один из которых предназначен для отправки данных в ОФД, другой – для соединения с драйвером и кассовым программным обеспечением. Некоторые модели требуют времени на установку и проверку.

В сопроводительных документах кассового аппарата и фискального накопителя (ФН) указаны заводские номера. Необходимо сверить номера с чеком, который печатается при запуске онлайн-кассы.

Кассовый аппарат подключен к компьютеру.

Для заказа подключения кассы к компьютеру в Ярославле достаточно заполнить форму обратной связи, или позвонить по номеру телефона, указанному на сайте «АйТи-Консалтинг».

Оформите заявку на сайте, мы свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на все интересующие вопросы.

Плата за обновление программы

Даже новой современной кассе может потребоваться обновление в связи с изменениями законодательства. К примеру, с августа этого года ввели новый формат фискальных данных и изменили процесс продажи маркированных товаров, а с февраля требуется указывать номенклатуру в чеке.

Выясняйте заранее, платное или бесплатное обновление, проходит ли оно автоматически или с привлечением специалиста.

Для обновления автономной кассы владельцы зачастую прибегают к помощи специалиста, останавливают работу ККТ и оплачивают вызов. Смарт-терминалы и фискальные регистраторы с облачным ПО обновляются автоматически. Но это не значит, что производитель не берет за это денег.

Основные элементы онлайн-кассы

Онлайн-касса — это мини-компьютер с набором встроенных или подключаемых периферийных устройств. От этого набора зависят характеристики кассы.

Фискальный накопитель. Главный элемент любой кассы — фискальный накопитель (ФН). Это запоминающее устройство, которое фиксирует все операции на кассе и отправляет их оператору фискальных данных, откуда они уходят в налоговую. Отдаленным аналогом этого прибора можно считать «черный ящик», бортовой самописец на воздушных судах: фискальный накопитель тоже опломбирован и недоступен для оператора онлайн-кассы.

Фискальный накопитель получает регистрационный номер при регистрации кассы ФНС, а еще у него есть срок действия: 13, 15 или 36 месяцев. Незарегистрированное устройство без номера или просроченный накопитель недействительны, а работа с накопителем, который не соответствует виду предпринимательской деятельности, может караться штрафом.

Некоторые модели онлайн-касс продаются без встроенного ФН, и тогда его придется купить отдельно: стоимость зависит от срока действия и варьируется в пределах 6-12 тыс. рублей.

Важно! Не путайте фискальный накопитель с фискальным регистратором. Регистратор — отдельное устройство, которое может заменить онлайн-кассу: оно состоит из фискального накопителя и принтера чеков. Его подключают к компьютеру или смартфону с кассовой программой.

На этом простота заканчивается и начинается «шведский стол» контрольно-кассовых аппаратов, которые сильно отличаются. Некоторые из них похожи на калькуляторы, другие больше напоминают участок заводского конвейера. Вот элементы и периферийные устройства касс, которые могут быть отдельными или встроенными:

• дисплей: массивные кассы оснащены цветным сенсорным экраном с удобным управлением, на мини-кассах придется всматриваться в символы на монохромном дисплее;
• клавиатура: правда на некоторых моделях кассир управляет устройством через сенсорный экран;
• мини-принтер чеков: нужно будет научиться заменять бумажную ленту для чеков;
• банковский терминал: устройство для приема оплаты с пластиковых карт и смартфонов, оно печатает отдельные банковские чеки — слипы, которые не заменяют чеки кассовые;
• аккумулятор и порты для подключения к электросети: некоторые кассы могут работать в автономном режиме до 48 часов;
• слоты для интернет-подключения: порты для кабельного подключения, слот для сим-карты, элементы для Bluetooth и Wi-Fi-подключения;
• дополнительные устройства: сканер штрих-кодов, весы, выносная мини-клавиатура для ввода пин-кодов.

А еще онлайн-кассе нужна прошивка — кассовая программа, которая будет отправлять чеки оператору фискальных данных, включать и выключать кассу. Программы бывают элементарные низкоуровневые и высокоуровневые — с удобным управлением, аналитикой и товарным учетом.

Устройство онлайн-кассы

Стандартная онлайн-касса состоит из следующих основных элементов:

• Фискальный накопитель. Это устройство, расположенное внутри кассового аппарата. Его функцией является регистрация и хранение информации о каждой покупке. Зафиксированные данные невозможно удалить или скорректировать, при необходимости, они могут быть запрошены ФНС. Фискальный накопитель имеет срок действия (15-36 месяцев), после истечения которого предприниматель должен заменить его на новое устройство, при этом старый ФН сохраняется в течение 5 лет.
• Вычислительный модуль. Это встроенные микросхемы или внешнее устройство, необходимое для обработки и передачи информации о покупке в ОФД.
• Средства коммуникации. Для трансляции данных ККТ должна быть оборудована портом Ethernet, 2G/3G модемом или Wi-Fi модулем. Для подключения к ПК, планшету или терминалу необходим USB-кабель или Bluetooth.
• Принтер чеков. Это прибор, предназначенный для печати бумажных кассовых чеков, которые выдаются покупателю.
• Устройства ввода-вывода данных: мышь, клавиатура, дисплей. Они могут быть встроенными или расположенными на внешних модулях.
• Аккумулятор. Это необязательный элемент ККТ, так как она может работать от электрической сети. В некоторых моделях аккумулятор не входит в основную комплектацию, но его можно приобрести и установить дополнительно.

Лучшие кассовые аппараты без фискального накопителя

Модели, которые не комплектуются ФН, стоят дешевле. Дают возможность выбрать подходящий фискальный чип отдельно, ориентируясь на свой тип бизнеса, налогообложение, оптимальный срок действия – 13, 15 или 36 месяцев. Полноценно пользоваться кассой без ФН не получится. Можно использовать только для удаленной фискализации, например, при расчетах с курьерами, водителями такси. При этом главную кассу с ФН все равно придется купить.

Атол 30Ф

Кассовый аппарат стал одной из первых разработок, соответствующих требованиям 54-ФЗ. Остается популярным в 2021 году. Подходит для всех сфер предпринимательской деятельности с низким потоком покупателей, там, где важна экономия бюджета. Основная задача устройства – осуществлять расчет с клиентами на территории России. Комплектация не предусматривает фискальный накопитель. Однако при его приобретении не вызывает трудностей установки.

Чтобы начать работу, необходимо подключить кассу напрямую к компьютеру, планшету или смартфону посредством USB. Совместим со всеми распространенными ОС. Встроенный модуль Wi-Fi здесь не предусмотрен. Можно использовать чековую ленту шириной 58 или 44 мм. Заменяется за несколько секунд. Выдает чек со скоростью до 75 мм/сек. Позволяет генерировать, печатать QR-коды, что актуально при реализации алкогольной продукции.

Достоинства:

• Подтвержденная надежность многолетним опытом использования;
• Недорогие расходные материалы;
• Быстрая печать чеков;
• Генерация QR-кодов;
• Можно дополнительно установить модуль Wi-Fi.

Недостатки:

• Источник питания – только от сети.

Обратите внимание, версия Атол 30Ф с пометкой «+» является расширенной. Предполагает возможность прямого подключения денежного ящика. Совместима с более 120 видами кассового программного обеспечения. Доступно дистанционное обновление ПО через партнеров бренда.

Mertech Меркурий 105Ф

В отличие от своих кнопочных собратьев «Меркуриев» из рейтинга обладает цветным сенсорным дисплеем, встроенным сканером штрих-кодов, камерой 5 Мп. Подходит для разных направлений ИП: ресторанный бизнес, транспортная, курьерская служба, небольшой магазин. Можно принимать оплату, делать возврат денег, рассчитывать сдачу, вводя данные на дисплее. Для печати чеков предусмотрен встроенный термопринтер. Скорость работы – до 75 мм/сек. Поддерживает эквайринг – безналичную оплату, не требующую установки дополнительного терминала.

Автономность батареи рассчитана на 16 часов работы. Это примерно 500 чеков. Предусмотрена функция быстрой зарядки. Можно работать от сети. Интерфейсы также предполагают наличие Bluetooth, GPS, Wi-Fi, слоты для карты памяти и SIM, встроенный динамик, микрофон.

В базовую комплектацию ФН не входит, однако модель предлагает хорошие условия для его использования. Один накопитель можно использовать сразу для нескольких главных касс.

Достоинства:

• Современное управление;
• Производительный;
• Встроенные сканер штрих-кодов, эквайринг;
• Хорошая автономная работа аккумулятора;
• Функция быстрой зарядки;
• Удаленная фискализация.

Недостатки:

Что нужно знать о кассовых программах

1. Кассовая программа учитывает товары, проходящие через кассу, формирует чек и отправляет оператору фискальных данных. ОФД транслирует данные в налоговую и передает электронный чек покупателю.
2. Программа работает на автономной кассе, кассе-моноблоке и на компьютере. Чтобы работать по закону, к компьютеру подключают фискальный регистратор.
3. Автономная касса — дешевое решение, но оно мешает бизнесу развиваться. Фискальный регистратор тоже стоит недорого, вместе с кассовой программой на компьютере это — полноценный аналог дорогой кассы.
4. Кассовая программа для компьютера подходит, когда в торговой точке он уже есть и постоянно нужен для работы.
5. К кассовой программе прилагается веб-сервис с отчетами о продажах, при необходимости можно подключить товароучетную систему для бухгалтера.

Кассовая программа с отчетами на смартфоне

В комплекте с бесплатной программой Дримкас Старт идет личный кабинет. В нем предприниматель следит за выручкой, средним чеком и эффективностью продавцов.