Обзор Service Inspector. Как создать чек-лист для организации

Что такое чек-лист: ш­­­­паргалка и примеры использования

Что такое checklist? Начнем с примера. Любой человек постоянно жонглирует задачами и сортирует их по значимости, чтобы дела шли гладко. Однако есть проблема, с которой сталкивается каждый, — список задач бесконечен. Накапливается слишком много хаоса, чтобы его корректно организовать и расставить приоритеты. Что-то забыть — легко, а вот исправить — обычно сложнее, чем сделать все правильно с первого раза. Решение есть! Называется оно чек-лист дел. В жизни любого человека и сотрудника встречаются повторяющиеся действия. Они могут относится к личным задачам, организации рабочих проектов и прочих решений, требующих систематизации данных.

Список дел используется для регулярных проверок деятельности или продукции, чтобы не забыть ничего важного. Об этом формате структуризации задач мы и поговорим в данном материале.

Сквозная аналитика от 800 рублей в месяц

Узнайте, какая реклама приводит клиентов, а какая сливает бюджет

Как работает сервис со стороны админки

Доступ к Service Inspector можно получить через сайт или мобильные приложения для Android и iOS. Процесс регистрации совсем простой, и попробовать почти все возможности можно бесплатно.

От вас требуется указать название организации, выбрать её род деятельности, почту, пароль и всё такое. В зависимости от выбранного типа сервис предложит определённый шаблон чек-листов.

Шаблоны чек-листов

Я выбрал ритейл и получил соответствующие списки дел: выкладка товаров, зона приёмки, КЛН кассира и прочее.

Конечно, можно добавлять и редактировать чек-листы. При создании списка нужно указать название, описание и ограничить его доступность для одной или нескольких должностей. Чек-листы также можно импортировать из файла.

В сами чек-листы можно добавлять блоки. Своего рода это задача, в которой будут содержаться подзадачи. При добавлении блока можно требовать его выполнения от сотрудника или оставить его опциональным.

В качестве подзадачи может быть несколько вариантов:

• Вопрос, который потребует ответа «Да» или «Нет» от сотрудника;
• Слайдер — оценка по шкале от 0 до 10;
• Строка ввода со свободным вводом текста;
• Текст — то же самое, что и строка. Но текста можно ввести больше.

В зависимости от выбранного типа немного меняются параметры, доступные для настроек. Вы можете выбрать, в какой блок добавить задачу, выставить у неё приоритет, задать описание. В случае с вопросом — его можно задать в конце заполнения чек-листа. А слайдер может потребовать добавление фотографии.

По окончании настройки чек-листа можно дополнительно настроить параметры создаваемого по нему отчёта. Либо оставить значения по умолчанию.

Пройденные чек-листы

В этом разделе руководитель организации может просматривать пройденные сотрудниками списки дел. Для удобной навигации предусмотрена фильтрация по дате, типу чек-листов, проверяемым объектам, проверяющим и проверяемым должностям.

При клике на отчёт можно просмотреть результаты его выполнения, комментарии и фотографии. Также его можно отправить на почту.

Отчёты, отобранные по фильтру, можно выгрузить в Excel-файл. В нём будет содержаться лишь базовая информация о статусе завершения, проверяющем и исполнителе, датах выполнения и организации.

Что такое чек-листы и как они работают в Help Desk?

Для решения этого спектра проблем в профессиональных Help Desk системах для автоматизации сервиса предусмотрен модуль чек-листов. Он позволяет унифицировать и автоматизировать формирование списков действий в рамках заявок.

Особенно актуальны чек-листы в предпродажной подготовке и техническом обслуживании, причем, как для аварийных заявок, так и в рамках регламентных работ. Логически они могут быть связаны с заявками определенного типа (например, на подготовку техники к отгрузке) или с оборудованием (с принтерами, требующими типового технического обслуживания, специфичного для каждой модели).

Чек-листы наглядно отображаются и в веб-интерфейсе, и в мобильном приложении исполнителя. При этом мобильный интерфейс чек-листов полезнее выездным специалистам, а веб-интерфейс в большей степени предназначен для онлайн обслуживания, например для обновления ПО у заказчика.

Какой бы интерфейс исполнитель не выбрал, он может в один клик отмечать выполненные действия, при этом будет фиксироваться, кто и когда отметил этот пункт. При необходимости любой из пунктов можно вернуть обратно в работу, сняв отметку о выполнении.

Чек-листы можно создавать из заранее прописанного шаблона. При этом как сам чек-лист, так и шаблон можно в любой момент отредактировать, например если появилось новое оборудование, которое требует иной последовательности действий при вводе в эксплуатацию, или если изменились требования регулятора по обслуживанию железа определенного типа.

По опыту наших заказчиков использование модуля чек-листов позволяет унифицировать процессы обслуживания клиентов. Списки помогают контролировать полноту выполнения обязательных действий, вне зависимости от опыта сотрудника. Это в свою очередь снижает зависимость бизнеса от самых квалифицированных кадров — исчезает риск, что они покинут компанию и унесут знания о процессах с собой. С другой стороны, чек-листы помогают быстрее вводить в курс дела новичков.

Как создать удобный чек-лист (контрольный список) в Excel

Ниже мы покажем, как создать таблицу с флажками, которые вы можете удалять по мере выполнения задач. Excel даже отобразит, когда вы снимете все флажки. Создать таблицу довольно просто. Для этого нужно открыть вкладку «Разработчик», внести список задач, добавить флажки и расширенное форматирование. А теперь по порядку.

1. Открыть вкладку «Разработчик»

По умолчанию вкладка «Разработчик» не отображается. Ее можно добавить в ленту следующим образом: откройте «Файл» → «Параметры» → «Настроить ленту». В списке «Основные вкладки» установите флажок «Разработчик», а затем нажмите «Готово».

2. Добавление списка задач в таблицу

В каждой ячейке таблицы укажите задачу. В нашем примере одна из ячеек будет содержать «Общее количество предметов», вторая – «Упакованные предметы». Ячейка «Я готов» будет отображаться красным, если не все галочки в списке сняты, и зеленым, если флажки сняты все.

Откройте вкладку «Разработчик». Нажмите «Вставить» и в разделе «Элементы управления формы» выберите «Флажок» (иконку с галочкой).

3. Добавление флажков

Кликните на ячейку, в которую хотите добавить флажок. Вы увидите, что справа от поля флажка отображается текст. Так как нам нужно только поле, выделите текст и удалите его. После удаления текста размер поля не изменяется автоматически.

Если вы хотите изменить его, щелкните правой кнопкой мыши по ячейке, чтобы выбрать поле, а затем левой кнопкой мыши щелкните по нему. Таким образом вы сможете изменить его размеры и переместить на середину ячейки. Для того чтобы скопировать поле флажка и разместить его в других ячейках, выберите ячейку, а затем используйте кнопки управления курсором (клавиши со стрелками на клавиатуре) для перемещения к ячейке с флажком. Для того чтобы скопировать поле флажка в другие ячейки, наведите курсор в нижний угол ячейки, захватите его кнопкой мыши и протяните по ячейкам, в которые нужно скопировать поле. Отпустите кнопку мыши.

Варианты тарифных планов

Использование облачных сервисов всегда подразумевает применение ежемесячной подписки. К достоинствам ежемесячной подписки можно отнести невысокую стоимость использования сервиса по сравнению со стоимостью какой-либо заказной разработки с «нуля» и «под ключ». Стоит отметить, что стоимость сервисов может быть сформирована совершенно по-разному. Практические все западные сервисы, работающие на американском и европейском рынках и предоставляющие услугу электронных чек-листов, не адаптированы под «отечественную специфику», не локализованы на русский язык и рассчитывают стоимость ежемесячной подписки в долларах или евро по количеству пользователей (в т.ч. и неактивных)

Если количество пользователей сервиса сравнительно невелико, то стоимость подписки по количеству пользователей может выйти сравнительно невысокой. Однако для какого-нибудь крупного продуктового ритейлера с сотней магазинов в сети, ежемесячная стоимость сервиса, который берет деньги по количеству пользователей – может оказаться попросту неподъемной. Причина заключается в том, что «серьезная», функционально развитая система электронных чек-листов не только может, но и ДОЛЖНА позволять вовлекать в проверки не только проверяющих, но и множество других сотрудников и подразделений.

К примеру, в розничной сети продуктового ритейлера, состоящей из 100 супермаркетов, проверки могут выполнять 10 человек из отдела контроля качества и 5 территориальных управляющих (супервайзеров). В каждом магазине есть как минимум один директор и его заместитель, не говоря о рядовых менеджерах, кассирах и охранниках, которые также могут быть объектом проверки. Также есть сотрудники сервисных служб, которые должны устранять выявленные нарушения (ИТ-Служба, Клининг, Доставка и т.д.) ну и конечно же – руководство компании, руководители разных отделов и подразделений, которые как минимум будут смотреть отчеты, а могут также самостоятельно нагрянуть в любой магазин с внезапной внеплановой проверкой. Все эти пользователи должны быть заведены в систему и соответственно оплачиваться согласно тарифному плану.

В функционально «продвинутом» сервисе, классическая проверка может вовлекать в работу не только сотрудника, выполняющего проверку, но и управляющего (или его зама), а также сотрудника сервисных служб при создании претензии. Если проверяется каждый магазин из ста супермаркетов, то количество пользователей в системе может насчитывать от 100 до 200 и выше активных пользователей. Разброс ежемесячной стоимости за одного пользователя в месяц среди самых известных западных сервисов, предлагающих в том или ином виде функционал электронных чек-листов, составляет от 12 до 28 долларов, что в пересчете на общее усредненное количество в 150 пользователей по минимальной цене составит 150*12 = 1800 долларов или свыше 100.000 рублей в месяц (расчет выполнен по курсу апреля 2017 года). А в более крупных компаниях, насчитывающих тысячи сотрудников, ежемесячная стоимость какого-либо сервиса, завязанная на пользователей даже с учетом «enterprise-скидки» может составлять десятки тысяч долларов и выливаться в миллионы рублей.

Некоторые сервисы привязывают свои тарифы к количеству проведенных проверок и общему количеству чек-листов, другие же сервисы выстраивают свою тарифную политику вокруг общего количества подключаемых точек / объектов проверки. К примеру, в нашем сервисе Ритейлика к ценообразованию для торговых сетей применяется наиболее демократичный и разумный подход, в котором тарифная политика основана на расчете количества проверяемых точек / объектов, при этом само количество проверок, чек-листов и пользователей никак не ограничивается. Учитывая помимо этого накопленную экспертизу, наработанный опыт работы с сотнями клиентов из разных сфер бизнеса и понимание отечественной специфики работы многих компаний, мы небезосновательно полагаем, что подобный подход к ценообразованию делает наш сервис наиболее выгодным приобретением для компаний любого масштаба, от небольших сетей до крупнейших игроков федерального уровня.

Чек-лист что это и как создать его в формате pdf

Для этого воспользуемся всем известной программой Microsoft Word, потому как она наиболее проста для создания чек-листов. Для примера я воспользуюсь версией Microsoft Word 2007.

Следуйте перечисленным далее шагам:

Шаг 1: Запускаем программу

Я уверен, что каждый из вас знает, как открыть программу Microsoft Word. После того, как программа запущена, переходим к следующему шагу.

Шаг 2: Включаем вкладку «разработчик»

Прежде всего, вам потребуется включить вкладку «разработчик» на ленте.

Чтобы это сделать просто откройте главное меню и внизу в правом углу нажмите по вкладке «Параметры word». Откроется окно настроек как на картинке ниже:

Шаг 3: Выбираем вкладку «Разработчик»

После того, как открылось окно, в разделе «Основные» активируем чекбокс напротив «Показывать вкладку Разработчик на ленте».

Когда вкладка активирована, на ленте появится вкладка «Разработчик», как показано на рисунке:

Шаг 4: Добавляем чекбокс

Далее для создания чек-листа нам потребуется создать чекбоксы.

Для этого, просто во вкладке «Разработчик» в колонке «Элементы управления» нажимаем по соответствующему элементу.
Затем выбираем «Инструменты из предыдущей версии»

При нажатии на «Инструменты из предыдущей версии» появляется окошко выпадающего меню с большим количеством панелей. На данной панели выбираем элемент «Флажок»:

При нажатии на кнопку, появится чекбокс в том месте, где находился курсор.

Вот пример чек-листа при ведении блога:

Как можете видеть, мы уже создали примерный образец чек-листа.

И наконец, вы можете также защитить созданный чек-лист, так чтобы ни один не мог преобразовать его (кроме того, чтобы заполнить форму).

Чтобы это осуществить, вам нужно нажать на «Защитить документ» в окошке «Защитить» панели «Разработчик»:

Появится окошко «Ограничить форматирование» с правой стороны. Здесь нужно проставить галочки в пунктах «Ограничения на форматирование», «Ограничение на редактирование», а также выбрать в выпадающем меню пункт «Ввод данных в поля форм»:

После проделанных операций, остается нажать на кнопку «Да, включить защиту», и ваш чек-лист будет полностью защищен от сторонних действий.

Для чего нужны чек-листы на уроках?

Чек-листы можно как создавать в режиме реального времени, так и предлагать готовые варианты, поэтому вы можете работать с разными навыками и умениями учеников. Например, над развитием грамматического навыка письменной речи. Создавайте чек-листы с детьми, подростками и взрослыми, но выбирайте при этом определенную цель и последовательность работы.

Если вы работаете над грамматикой, то предложите чек-лист в качестве контекста для изучаемой грамматической конструкции. Идеально для объяснения модальных глаголов (you should/shouldn’t, you must/mustn’t), повелительного наклонения глаголов, формы Present Simple/Past Simple и Present Perfect.

Для урока по теме Daily Routines можно найти чек-лист дел на утро и ввести таким образом грамматическую структуру в контексте. Дальнейшая работа может проходить по следующему плану:

1. заполнение пропусков в чек-листе глаголами в нужной форме;
2. выстраивание последовательности действий в чек-листе;
3. составление собственного чек-листа;
4. рассказ о своем утре с помощью чек-листа.

Пример такого чек-листа можно найти на Pinterest

Для введения лексики подберите чек-лист по изучаемой теме, например список блюд в ресторане для темы «Food».

Одна из разновидностей чек-листа — bucket-list, список того, что нужно успеть сделать за определенный период. Он особенно нравится младшим школьникам. Пример: что нужно успеть сделать до конца лета.

Готовые чек-листы прекрасно подходят для развития умений чтения. Добавьте вопросы на общее понимание текста, а затем обсудите чек-лист, то есть поработайте над говорением. Предлагаю вам следующие вопросы, которые можно предложить ученику для обсуждения:

1. Whom do you think the checklist may help?
2. Is it effective? Why/why not?
3. What would you like to add to the checklist?

Обсуждение чек-листов с подростками позволяет не только повысить их мотивацию, но и часто дает им стимул попробовать новую активность или изменить образ жизни. Значит, мы не только учим языку, но и влияем на жизнь студентов.

Готовый чек-лист может служить образцом, если вы работаете над умениями письменной речи. Вместе с учениками проанализируйте его структуру, количество пунктов, грамматические конструкции. Например, такой чек-лист можно найти и скачать на сайте: allkidsnetwork.com

Зачем нужны

• Ни о чем не забывать. Они своевременно напомнят отправить клиенту или изменить формат файла.
• Избегать ошибок. Допущенные во время работы промахи можно добавить в и больше их не повторять.
• «Разгрузить голову». С не нужно постоянно вспоминать, что и когда делать: мы можем сосредоточиться на самой работе.
• Поддерживать самодисциплину. У нас реже возникает искушение заняться посторонними вещами, «схалтурить» или пропустить важный этап.
• Экономить время. Не нужно каждый раз заново планировать работу: правильно составленный будет служить долго.
• Быстро совершенствовать процесс. Узнав о новых приемах и техниках, мы можем сразу же добавить их в свой и начать применять на практике.

Прежде чем приступить к созданию своих , ознакомьтесь с приведенными ниже рекомендациями. Это не аксиомы, но соблюдение этих правил сделает ваши списки максимально удобными и эффективными.

Один пункт — одно действие. Попытка удержать в голове сразу несколько операций неизбежно снижает концентрацию.

Нет:	Да:
Разместить анонс в Twitter и Facebook.	Разместить анонс в Twitter.
Разместить анонс в Facebook.
Отшлифовать и отполировать.	Отшлифовать.
Отполировать.

Понятные и конкретные формулировки. Если вам каждый раз приходится вспоминать, что имелось в виду в том или ином задании, значит оно сформулировано неудачно. Критерий здесь следующий: если по вашему будет работать другой человек, сможет ли он понять, о чем идет речь?

Нет:	Да:
ЧПУ.	Подобрать для всех файлов ЧПУ-названия.
Пиксели.	Нет ли прозрачной рамки из пикселей вокруг иллюстраций?
Не слишком?	Не слишком ли густой лак?
Let’s Mortal Kombat begin!	Запустить рендеринг.

Без деталей. Если вы составляете для себя, перечисляйте лишь сами действия. Любые подробности (о которых вы и без того помните) будут только отвлекать и создавать «информационный шум». Если ваши предназначены для других людей, можно вкратце уточнить, для чего нужен тот или иной пункт и как его выполнить.

Для себя:	Для других:
Проверить готовность варенья.	Проверьте готовность варенья. Капните им на сухую тарелку: если капля не растекается, варенье готово.
Указать контактные данные.	Укажите свои контактные данные на случай, если журналисты захотят что-нибудь уточнить.
Продублировать содержание видеороликов текстом.	Продублируйте содержание видеороликов текстом. По статистике только 10% посетителей открывают видео.
Проверить синтаксис CSS.	Проверьте синтаксис CSS на ошибки. Для этого воспользуйтесь сервисом jigsaw.w3.org.

Борьба с механическим выполнением. Главный враг — это небрежное выполнение заданий и расстановка галочек «на автомате».

Если вы столкнулись с подобным, переформулируйте проблемные задания так, чтобы максимально «включить осознанность». Для этого используйте в формулировках различные физические действия: записать, скачать, потрогать, сказать Иными словами, составляйте задания так, чтобы их выполнение можно было проверить со стороны. Этот же принцип важен и для контроля чужой работы.

Нет:	Да:
Придумать пять вариантов заголовка.	Записать пять вариантов заголовка.
Проверить, все ли документы на месте.	Проверить документы по списку.
Еще раз все осмотрите и убедитесь, что номер убран.	Сфотографируйте номер.
Прочитать текст.	Прочитать текст вслух.

Профилактика ошибок. По возможности старайтесь не просто находить ошибки, а предотвращать их появление.

Нет:	Да:
Проверить, не слишком ли большие иллюстрации использованы.	Уменьшить иллюстрации.
Не подгорела ли каша?	Непрерывно помешивать кашу до готовности.
Не слишком ли горячая вода?	Нагреть воду до 50°C.

Группировка заданий. Используйте в больших ах разделы и подзаголовки: это сделает их более упорядоченными и понятными.

Нет:

Да:

Результат, а не действие. Очень часто в лучше указывать ожидаемый результат, а не действие. Это снижает риск небрежного выполнения.

Нет:	Да:
Протереть пыль.	Пыли на мебели не видно.
Установить на сайте социальные кнопки.	На сайте используются социальные кнопки.
Накормить кота.	Кот сыт и доволен.

Тестируйте. Если вы составили для себя, вам в любом случае придется его проверить. Если предназначен для других людей (например, ваших сотрудников), протестируйте его перед тем, как окончательно отдавать в работу. Пройдитесь вместе с исполнителями по всем пунктам и убедитесь, что все идет как надо.