Как архивировать почту outlook

Чем чаще вы принимаете и отправляете письма, тем больше корреспонденции хранится на вашем компьютере. И, конечно же, это приводит к тому, что на диске заканчивается место. Также, это может привести к тому, что Outlook просто перестанет принимать письма. В таких случаях следует следить за размером своего ящика и при необходимости удалять лишние письма.

Однако, чтобы освободить место, не обязательно удалять все письма. Наиболее важные можно просто заархивировать. Как это сделать мы разберем в этой инструкции.

Всего же в Outlook предусмотрено два способа архивации почты. Первый это автоматический и второй – ручной.

Автоматическая архивация писем

Начнем с самого удобного способа – это автоматическая архивация почты.

Плюсы этого способа заключаются в том, что Outlook будет сам архивировать письма без вашего участия.

К минусам же можно отнести то, что архивироваться будут все письма и нужные, и не нужные.

Для того, чтобы настроить автоматическую архивацию необходимо в меню «Файл» кликнуть по кнопке «Параметры».

открываем параметры в оутлук

Далее перейти на вкладку «Дополнительно» и в группе «Автоархивация» нажать кнопку «Настройка автоархивации».

переходим в окно настройки автоархивации в оутлук

Теперь остается задать необходимые настройки. Для этого, устанавливаем флажок «Автоархивация каждые … дней» и здесь же устанавливаем период архивации в днях.

настройка автоматической архивации в оутлук

Далее настраиваем параметры по своему усмотрению. Если вы хотите, чтобы Outlook запрашивал подтверждение перед стартом архивации, то установите флажок «Запрос перед автоархивацией», если этого не требуется, тогда снимите флажок и программа будет все делать самостоятельно.

Ниже можно настроить автоматическое удаление старых писем, где вы также можете задать максимальный «возраст» письма. А также определить, что делать со старыми письмами – перемещать их в отдельную папку или же просто удалять их.

Как только вы сделали нужные настройки, то можно кликнуть по кнопке «Применить настройки ко всем папкам».

Если же вы хотите сами выбрать папки, которые требуется архивировать, то в этом случае придется заходить в свойства каждой папки и там настраивать автоархивацию.

И наконец, нажимаем кнопку «ОК», чтобы подтвердить сделанные настройки.

Для того, чтобы отменить автоархивацию, достаточно будет снять флажок «Автоархивация каждый … дней».

Ручная архивация писем

Теперь разберем ручной способ архивации.

Этот способ достаточно прост и не требует от пользователей каких-либо дополнительных настроек.

Ручная архивация писем в оутлуке

Для того, чтобы отправить письмо в архив, его необходимо выделить в списке писем и нажать на кнопку «Архивировать». Для архивирования группы писем достаточно лишь выделить нужные письма и потом нажать эту же кнопку.

В данном способе также есть свои плюсы и минусы.

К плюсам можно отнести то, что вы сами выбираете какие письма требуют архивации. Ну а минус – это ручное выполнение архивации.

Таким образом, почтовый клиент Outlook предоставляет своим пользователям несколько вариантов создания архива писем. Для больше надежности можно использовать оба. То есть, для начала настроить автоархивацию и затем, по мере надобности отправлять письма в архив самому, а лишние удалять.

ЗакрытьМы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Добавьте сайт Lumpics.ru в закладки и мы еще пригодимся вам.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

ЗакрытьОпишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Как архивировать сообщения электронной почты в Outlook 2013

Как архивировать сообщения электронной почты в Outlook 2013

Geoffrey_Carr

Нам всегда говорили, что резервное копирование наших данных — хорошая идея. Ну, эта же концепция может распространяться и на электронную почту. Вы можете архивировать свою электронную почту так часто, как ежемесячно, ежеквартально или даже ежегодно.

Мы покажем вам, как архивировать электронную почту в Outlook 2013 и сделать ее доступной в программе. Ваш адрес электронной почты хранится в PST-файле. Чтобы архивировать электронную почту, мы будем перемещать электронную почту в архив .pst-архив.

ПРИМЕЧАНИЕ. Когда вы архивируете электронную почту в другой .pst-файл, все электронные письма, которые вы выбираете для архивирования, перемещаются в файл архива и больше не доступны в основном PST-файле.

Чтобы начать архивирование электронной почты, перейдите на вкладку «Файл» на ленте.

На экране «Информация об учетной записи» нажмите кнопку «Очистка» рядом с «Очистка почтового ящика».

Выберите «Архив . » в раскрывающемся меню.

Отобразится диалоговое окно «Архив». Выберите «Архивировать эту папку и все вложенные папки» и выберите папку для архивирования. Если вы хотите архивировать всю свою электронную почту, выберите узел с адресом электронной почты вверху.

Нажмите раскрывающийся список «Архив элементов старше, чем», чтобы выбрать самую последнюю дату для архивируемых элементов. Открывается календарь. Выберите дату в текущем месяце, нажав на дату или прокрутите страницу до другого месяца, чтобы выбрать дату. Все элементы старше выбранной даты будут заархивированы.

Если вы хотите автоматически архивировать элементы, которые не установлены в архив автоматически с помощью AutoArchive, установите флажок «Включить элементы с отметкой« AutoArchive ».

ПРИМЕЧАНИЕ. AutoArchive в Outlook 2013 работает так же, как в Outlook 2010.

Нажмите кнопку «Обзор», если вы хотите изменить место сохранения архивного файла и имя архивного файла. Нажмите OK, когда вы сделали свой выбор.

Архивированный .pst-файл сохраняется в выбранном месте.

Обратите внимание, что все сообщения электронной почты, которые вы выбрали для архивации, больше не доступны в основном PST-файле. Архивированный .pst-файл должен автоматически появляться в Outlook. Однако, если это не так, перейдите на вкладку «Файл».

На синей панели в левой части экрана «Информация об учетной записи» нажмите «Открыть и экспортировать».

На экране «Открыть» нажмите «Открыть файл данных Outlook».

Откроется диалоговое окно «Открыть файл данных Outlook». Перейдите к местоположению, в котором вы сохранили архив .pst-файл, выберите его и нажмите «ОК».

На левой панели основного окна Outlook Mail отображается раздел «Архивы», и имеющиеся у вас электронные письма.

Архивирование электронной почты может помочь вам сохранить ваши электронные письма организованными, что упрощает поиск более старых электронных писем и сохраняет ваши почтовые ящики и папки незагроможденными.


Архивация в Outlook для Windows

Существует несколько способов архивации сообщений в Outlook. Выбор способа зависит от типа учетных записей электронной почты, настроенных в Outlook.

У всех учетных записей есть доступ к папке «Архив». Для учетных записей Microsoft 365, Outlook.com и Exchange папка «Архив» — это одна из стандартных папок Outlook, таких как «Входящие», «Отправленные» и «Удаленные». Эту папку невозможно удалить. Если вы используете Outlook с учетной записью Exchange или Exchange Online, политики папок, например политики хранения, применяются к папке «Архив».

Для учетных записей POP и IMAP можно создать папку «Архив» или назначить существующую папку папкой архива. Расположение папки «Архив» для учетных записей Microsoft 365 и Exchange невозможно изменить.

При перемещении сообщений в папку «Архив» с помощью кнопки «Архивировать» размер почтового ящика не уменьшается. Если вам нужно уменьшить размер почтового ящика, воспользуйтесь серверным архивом в Microsoft 365 для предприятий или архивацией элементов вручную.

Архивация сообщений с помощью кнопки «Архивировать»

Для перемещения одного или нескольких сообщений в папку «Архив» без их удаления можно использовать кнопку «Архивировать» в группе «Удалить» на ленте. Архивация обеспечивает целый ряд преимуществ.

Архивные элементы можно легко найти с помощью поля поиска или путем перехода в папку «Архив». По умолчанию при вводе условия в поле «Поиск» Outlook выполняет поиск во всех папках почтового ящика.

Элементы по-прежнему доступны на телефоне или другом устройстве в папке «Архив».

Архивация элементов в Outlook

Выберите в папке одно или несколько сообщений, которые нужно архивировать.

В группе Удалить нажмите кнопку Архивировать. Вы также можете использовать клавишу BACKSPACE для мгновенной архивации одного или нескольких выбранных сообщений.

Архивация одним щелчком

Примечание: Для учетных записей Microsoft 365, Exchange, Exchange Online и Outlook.com папка Архив уже существует, даже если вы еще не пользовались этой функцией. Ее можно найти в списке папок Outlook. Если вы не видите папку в Outlook 2016 или Outlook для Microsoft 365, выберите Файл > Учетная запись Office > Параметры обновления > Обновить.

Сообщения будут перемещены в папку «Архив». Если вы архивировали сообщение по ошибке, перейдите в папку «Архив» и переместите его обратно в папку «Входящие».

Примечание. Кнопка Архив отображается только в Outlook 2016, Outlook 2019 и Outlook для Microsoft 365. В предыдущих версиях Outlook на ленте нет кнопки Архивировать.

Архивация сообщений с помощью клавиатуры

Вы можете нажать клавишу BACKSPACE для архивации одного или нескольких выбранных сообщений. Если нажать клавишу DELETE, сообщения будут перемещены в папку Удаленные. Изменить поведение клавиши BACKSPACE невозможно.

Примечание. Если сообщение открыто в отдельном окне, а не в области чтения, нажатие клавиши BACKSPACE не приведет к архивации сообщения. Вам потребуется закрыть сообщение и просмотреть его в области чтения, чтобы выполнить архивацию с помощью клавиши BACKSPACE. Если сообщение открыто в новом окне, единственным способом его архивации является использование кнопки Архивировать на ленте.

Как отключить архивацию при нажатии клавиши BACKSPACE в Outlook для Microsoft 365?

Чтобы запретить перемещение элементов в папку «Архив» при нажатии клавиши BACKSPACE, можно добавить следующие записи реестра, чтобы отключить эту функцию.

Важно!
Будьте внимательны, выполняя действия, описанные в этом разделе. Ошибки при изменении реестра могут привести к серьезным проблемам. Прежде чем начинать, создайте резервную копию реестра для восстановления на случай неполадок.

Путь в реестре групповой политики:
HKEY_CURRENT_USERSOFTWAREpoliciesMicrosoftoffice16.0outlookoptions
Имя: DisableOneClickArchive
Тип: DWORD
Значение: 1

Путь в реестре центра развертывания Office (OCT): HKEY_CURRENT_USERSOFTWAREmicrosoftoffice16.0outlookoptions
Имя: DisableOneClickArchive
Тип: DWORD
Значение: 1

Примечание. Это исправление не применяется к версиям Outlook с бессрочной лицензией.

Как найти папку «Архив»?

Папка «Архив» находится в списке папок. Чтобы отобразить список папок, выберите Вид > Область папок > Обычный вид.

В меню

Как выполнить поиск в папке «Архив»?

По умолчанию при вводе запроса в поле в верхней части списка папок Outlook поиск выполняется во всем почтовом ящике.

Поиск в почтовом ящике

Если вы хотите ограничить область поиска только папкой «Архив», сначала выберите ее в списке папок. После этого поиск будет выполняться только в папке «Архив».

Поиск в папке

Чем эта функция отличается от серверного архива?

Серверный архив — это функция, предназначенная для корпоративных клиентов Microsoft 365 с чрезвычайно большими почтовыми ящиками. Такие клиенты могут использовать серверный архив, чтобы не удалять старую почту. Серверный архив пользователя подобен второй учетной записи в Outlook с собственной структурой папок. Поэтому он не включается в поиск в папке «Входящие».

Если серверный архив включен, администраторы и пользователи могут настроить почтовый ящик для автоматического перемещения старых сообщений в серверный архив с помощью политик архивации.

Когда следует использовать архивацию, а когда — серверный архив?

Рекомендуем использовать архивацию для перемещения из папки «Входящие» сообщений, которые больше не нужны. Архив можно считать папкой с документами. Вы можете хранить в нем элементы, но по-прежнему легко получать к ним доступ. Вы также можете удалять сообщения или перемещать их в определенные папки, если вам так удобнее.

Для пользователей организации Office 365 корпоративный с большими почтовыми ящиками советуем настроить политику архивации, которая перемещает элементы в серверный архив по истечении одного года (или более короткого периода, если пользователи превышают квоту почтового ящика быстрее). Благодаря этому пользователям не придется удалять старую почту, чтобы освободить место для новых сообщений. Почту, хранящуюся дольше указанного времени, можно перемещать из папки «Входящие» и локальной папки архива.

Часто задаваемые вопросы об архивации

Если используется учетная запись Microsoft 365, Exchange, Exchange Online или Outlook.com, вы не можете выбрать другую папку для архивации. «Архив» — это одна из стандартных папок Outlook, которую невозможно переименовать, переместить или удалить. Если используется учетная запись POP или IMAP, например Gmail, Yahoo или iCloud, вы можете изменить расположение папки «Архив», выбрав Файл > Параметры почтового ящика > Инструменты > Назначение папки архива.

Архивация — это знакомая функция, которая уже доступна в Outlook Mobile, Outlook Web App, Outlook.com и даже в других почтовых службах, таких как Gmail. Так как это устоявшийся термин, а серверный архив существует давно, мы решили не менять эти имена.

Автоархивация —это более старая функция Outlook, которая обеспечивает автоматическое перемещение старых сообщений в PST-файл. При этом сообщения удаляются с сервера, а значит их труднее находить. Если жесткий диск, содержащий файл AutoArchive.pst, перестанет работать, сообщения будут потеряны. Сетевой архив — это возможность корпоративного уровня, которая заменяет автоархивацию.

Автоархивацию можно по-прежнему использовать , если у вас нет серверного архива, а ИТ-отдел не отключил ее. Дополнительные сведения об автоархивации в Outlook 2016 см. в статье Автоархивация старых элементов вручную в Outlook для Windows.


Как заархивировать почту в Outlook – создание архива важных писем

Архивация почты в популярном клиенте Microsoft Outlook — насущный вопрос. Процедура несложная, однако рекомендуется проводить ее достаточно методично, дабы не потерять ценную переписку.

Зачем нужна архивация почты?

Причин для того, чтобы сжимать собственные почтовые архивы несколько. Первый момент — безопасность. Архив шифруется, отправляется «в облако», где ему уже не грозят злоумышленники. Вторая ситуация — необходимость рационализировать место с архивом. Особенно актуальный момент, когда организация крупная и попросту не получается содержать все письма в распакованном виде. Малым организациям это не настолько актуально, однако для крупного бизнеса и централизованных госучреждений совет однозначно окажется ценным.

Абсолютный плюс архивации в Outlook— централизация аккаунтов и возможность проводить гибкую политику разрешений работы с почтой.

Как узнать размер почтового ящика

Перед тем, как заархивировать почту в Outlook необходимо проверить размер почтового ящика.

Есть два основных пути:

  • используя возможности веб-интерфейса;
  • через интерфейс самой программы.

Чтобы узнать размер почты через веб-интерфейс нужно выполнить следующее:

  1. Входим в свой почтовый ящик через браузер.Вход в ящик
  2. Нажимаем значок настроек (обычно это стандартная пиктограмма шестеренки), ищем там параметры.Вход в параметры
  3. В параметрах учетной записи и будет обычно отражаться заполняемость самого ящика.Параметры записи

В Аутлуке же процедура выглядит несколько иначе:

  1. Требуется кликнуть по пункту «Файл».Пункт Файлы
  2. Размер ящика прописан во вкладке «Сведения» в виде наглядного графического прогресс бара.Вкладка Сведения

Автоматическая архивация

Резервирование почтового ящика обычно проводят на клиенте Outlook. Настроить архивацию можно автоматически или вручную. Для автоархивации потребуется:

  • открыть собственную учетную запись Аутлука, используя одноименную вкладку меню «Файл»;
  • нужно выбрать Средства очистки, а уже там — «Очистить почтовый ящик»;
  • находим среди интерфейса кнопку автоматической архивации;
  • при необходимости можно настроить автоархивацию определенной папки. Для этого вызывается контекстное меню Аутлука правым кликом на искомой папке, а далее последовательно выбирается Свойства / Архивация / Автоархивация;
  • в параметре Настройки архива по умолчанию можно установить все необходимые настройки.

Архивируем вручную

Если нет потребности автоматически упаковывать всю корреспонденцию, создать архив можно вручную. Для этого перейдите в меню Файл / Средства очистки / Архивировать.

В открывшемся меню Архивации установите необходимые параметры и нажмите Ok.

В результате обоих описанных способов архивации данных Outlook, почтовым клиентом будет создан файл с архивом данных, который можно импортировать обратно в случае необходимости, а также можно перенести архив на любой другой компьютер.

Перемещение в сетевой архив

Сетевой архив – это заранее организованное хранилище в локальной сети или интернете. Обычно туда перемещают ненужные почтовые сообщения. Перемещение в сетевой архив организуется по-разному. Обычно могут устанавливать дополнительный временный интервал для того, чтобы упаковывать документы, но также могу использовать принцип переполнения. То есть по истечении определенного срока документация помещается в хранилище. Либо диск заполняется до установленного объема — и также происходит упаковка и перемещение материалов.

Через веб-интерфейс отправить корреспонденцию в сетевой архив можно следующим образом:

  • открыть Аутлук через браузер;
  • в папке «Входящие» выбираем те письма, которые необходимо переместить;Выбор писем
  • нажимаем «переместить» в веб-интерфейсе;Окно переместить
  • письма начнут перемещаться. Большой архив пересылается десятки минут.Процесс перемещения

Следует заметить, что большинство интерфейсов веб-доступа организованы таким образом, что напоминают почтовики «больших» компаний, вроде Гугла. А меню перемещения обычно организовано похоже на стандартный Проводник Windows. Поэтому сложностей с осваиванием процедуры обычно не возникает.

На компьютере в Аутлук заархивировать письма можно следующим образом: заходим в любую содержащую письма папку, выбираем искомую корреспонденцию, далее в контекстном меню кликаем Переместить — нужная папка. Клавишами Ctrl и Shift процесс немного автоматизируется: с зажатой кнопкой Shift выделяются все письма (выбираем письмо, зажимаем Shift и нажимаем на последний элемент нужного выделения), с Ctrl — каждое следующее письмо прибавляется к выделению. Впрочем, это стандартные горячие клавиши для многих программ.

Как подключить архив на другом компьютере

В последующем можно подключить архив в любой версии Outlook, в том числе 2010, 2013, 2016:

  1. Копируем архивный файл с расширением pst на другой носитель через Проводник или иные файловые менеджеры.
  2. Открываем Аутлук на той «машине», где следует произвести восстановление.
  3. Выбираем «Открыть и экспортировать».открыть и экспортировать
  4. В появившемся меню открытия файлов ищем директорию копии архивного документа и выбираем искомый файл.Поиск директории


Архивация элементов вручную

Размер вашего почтового ящика Outlook достаточно велик, поэтому не следует опасаться того, что в ближайшем будущем вы перестанете получать электронные письма из-за его заполнения. Чтобы предупредить заполнение почтового ящика, старые элементы, которые вы желаете сохранить, можно перенести в архив, отдельный файл данных Outlook (.pst), который можно открыть из Outlook в любой момент.

Примечание: Если вы включили учетную запись Exchange Server и в вашей организации используется Microsoft Exchange Server-архив, они не отображаются ни для одной учетной записи в профиле Outlook. Администратор сети также может отключить эту функцию.

По умолчанию Outlook автоматически архивирует элементы с равным интервалом. Дополнительные сведения см. в статье Автоматическая архивация старых элементов.

Элементы также можно архивировать вручную в любой момент. В этом случае вы можете определить, какие элементы нужно архивировать, где их хранить и насколько давними они должны быть, чтобы подлежать архивации.

Выполните одну из указанных ниже процедур.

В Outlook 2013: щелкните файл > сведения > средства очистки > архива.

Архивировать

В Outlook 2016: выберите пункты Файл > Сведения > Инструменты > Удалять старые элементы.

Удаление старых элементов

Совет: Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключается к Exchange Server. Также возможно, что политики хранения почты вашей организации переопределяют настройки автоархивации. Для получения дополнительных сведений обратитесь к системному администратору.

Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки и укажите папку, которую необходимо архивировать.

Введите дату в поле Архивировать элементы, созданные до.

Диалоговое окно

Можно создать несколько PST-файлов, если нужно архивировать некоторые папки, используя другие параметры. Например, элементы в папке «Отправленные» может потребоваться хранить дольше, чем элементы в папке «Входящие».

Чтобы архивировать отдельные элементы, которые исключены из автоматической архивации, установите флажок Включить элементы с флажком «Не автоархивировать». При этом исключение из автоархивации для таких элементов отменено не будет, а действие флажка Не автоархивировать будет отменено только для этого архива.

Отключение автоархивации

Чтобы выполнять архивацию только вручную, необходимо отключить автоархивацию.

Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно.

В разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройка автоархивации.

Снимите флажок Автоархивация каждые n дней.

Поддержка Office 2010 прекращена 13 октября 2020 г.

Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

По умолчанию старые элементы Outlook архивируются автоматически через определенные интервалы времени. Дополнительные данные об автоархивке см. в этой статьи.

Кроме автоархивативирования или замены, можно вручную архивировать и архивировать элементы. Архивка вручную обеспечивает гибкость и позволяет точно указать папки, включенные в архив, а также какие архивные файлы данных Outlook (PST) используются.

Чтобы вручную архивировать элементы Outlook, сделайте следующее:

Перейдите на вкладку Файл.

Нажмите кнопку «Средства очистки».

Нажмите кнопку «Архивировать».

Щелкните параметр «Архивировать эту папку и все вложенные папки», а затем выберите папку, которую вы хотите архивировать. Любая вложенная папка выбранной папки включается в этот архив вручную.

Введите дату в поле Архивировать элементы, созданные до.

Диалоговое окно

Если вы не хотите использовать файл или расположение по умолчанию, в области «Архивный файл» нажмите кнопку «Обзор», чтобы указать новый файл или расположение. Найдите нужный файл или введите его имя, а затем нажмите кнопку «ОК». В окне «Архивировать» будет потайно расположено расположение файла.

Чтобы включить в список элементы, которые могут помечаться как исключенные из автоматической архива, включив в них элементы с пометкой «Не автоархивировать». При этом исключение из этих элементов не удаляется, а игнорируется только для этого архива параметр «Не автоархивативировать».

Отключение автоархивации

Если вы хотите архивировать только вручную, автоархивировать нужно отключить. Выполните действия, описанные ниже.

Откройте вкладку Файл.

Выберите пункт Параметры.

На вкладке «Дополнительные параметры» в области «Автоархивка»нажмите кнопку «Параметры автоархивплаты».

Чтобы запускать автоархивную проверку каждые n дней, просто сжимите его.

Автоархивативная система, которая по умолчанию включена, автоматически перемещает старые элементы в архив через определенные интервалы времени. Тем не менее, вы можете вручную архивировать элементы в определенном расположении.

Примечание: Параметры Microsoft Office Outlook 2007 автоархивизации можно настраивать. Вместо того чтобы выполнять архивную обработку или архивную обработку элементов вручную, автоархивальная обработка может оказаться вам под нуждой. Дополнительные сведения см. в этом ответе на статьи «Автоархивка»для автоматического удаления элементов.

В меню «Файл» выберите пункт «Архивировать».

Выберите параметр «Архивировать эту папку и все вложенные папки», а затем укажите дату в папке «Архивировать элементы старше».

В области «Архивный файл» нажмите кнопку «Обзор», чтобы указать новый файл или расположение, если вы не хотите использовать файл или расположение по умолчанию.

Если вы хотите, чтобы предыдущая настройка не архивала автоматически определенных элементов, включив в нее элементы, устанавливаемого с помощью параметра «Не автоархивировать», выберите этот параметр. Если во время этой процедуры вы заархивировать эти элементы вручную, к таким пунктам снова будет оголен параметр «Не автоархивативировать», если этот параметр не будет переопределен вручную в будущем.

Нажмите кнопку ОК.

Примечание: Outlook автоматически создает другой файл архива для элементов в указанной папке и указанном расположении.


Как архивировать почту Outlook

Архивация почты в популярном клиенте Microsoft Outlook — насущный вопрос. Процедура несложная, однако рекомендуется проводить ее достаточно методично, дабы не потерять ценную переписку.

Зачем нужна архивация почты?

Причин для того, чтобы сжимать собственные почтовые архивы несколько. Первый момент — безопасность. Архив шифруется, отправляется «в облако», где ему уже не грозят злоумышленники. Вторая ситуация — необходимость рационализировать место с архивом. Особенно актуальный момент, когда организация крупная и попросту не получается содержать все письма в распакованном виде. Малым организациям это не настолько актуально, однако для крупного бизнеса и централизованных госучреждений совет однозначно окажется ценным.

Абсолютный плюс архивации в Outlook— централизация аккаунтов и возможность проводить гибкую политику разрешений работы с почтой.

Как узнать размер почтового ящика

Перед тем, как заархивировать почту в Outlook необходимо проверить размер почтового ящика.

Есть два основных пути:

  • используя возможности веб-интерфейса;
  • через интерфейс самой программы.

Чтобы узнать размер почты через веб-интерфейс нужно выполнить следующее:

  1. Входим в свой почтовый ящик через браузер.
  2. Нажимаем значок настроек (обычно это стандартная пиктограмма шестеренки), ищем там параметры.
  3. В параметрах учетной записи и будет обычно отражаться заполняемость самого ящика.

В Аутлуке же процедура выглядит несколько иначе:

  1. Требуется кликнуть по пункту «Файл».
  2. Размер ящика прописан во вкладке «Сведения» в виде наглядного графического прогресс бара.

Автоматическая архивация

Резервирование почтового ящика обычно проводят на клиенте Outlook. Настроить архивацию можно автоматически или вручную. Для автоархивации потребуется:

  • открыть собственную учетную запись Аутлука, используя одноименную вкладку меню «Файл»;
  • нужно выбрать Средства очистки, а уже там — «Очистить почтовый ящик»;
  • находим среди интерфейса кнопку автоматической архивации;
  • при необходимости можно настроить автоархивацию определенной папки. Для этого вызывается контекстное меню Аутлука правым кликом на искомой папке, а далее последовательно выбирается Свойства / Архивация / Автоархивация;
  • в параметре Настройки архива по умолчанию можно установить все необходимые настройки.

Архивируем вручную

Если нет потребности автоматически упаковывать всю корреспонденцию, создать архив можно вручную. Для этого перейдите в меню Файл / Средства очистки / Архивировать.

В открывшемся меню Архивации установите необходимые параметры и нажмите Ok.

В результате обоих описанных способов архивации данных Outlook, почтовым клиентом будет создан файл с архивом данных, который можно импортировать обратно в случае необходимости, а также можно перенести архив на любой другой компьютер.

Перемещение в сетевой архив

Сетевой архив – это заранее организованное хранилище в локальной сети или интернете. Обычно туда перемещают ненужные почтовые сообщения. Перемещение в сетевой архив организуется по-разному. Обычно могут устанавливать дополнительный временный интервал для того, чтобы упаковывать документы, но также могу использовать принцип переполнения. То есть по истечении определенного срока документация помещается в хранилище. Либо диск заполняется до установленного объема — и также происходит упаковка и перемещение материалов.

Через веб-интерфейс отправить корреспонденцию в сетевой архив можно следующим образом:

  • открыть Аутлук через браузер;
  • в папке «Входящие» выбираем те письма, которые необходимо переместить;
  • нажимаем «переместить» в веб-интерфейсе;
  • письма начнут перемещаться. Большой архив пересылается десятки минут.

Следует заметить, что большинство интерфейсов веб-доступа организованы таким образом, что напоминают почтовики «больших» компаний, вроде Гугла. А меню перемещения обычно организовано похоже на стандартный Проводник Windows. Поэтому сложностей с осваиванием процедуры обычно не возникает.

На компьютере в Аутлук заархивировать письма можно следующим образом: заходим в любую содержащую письма папку, выбираем искомую корреспонденцию, далее в контекстном меню кликаем Переместить — нужная папка. Клавишами Ctrl и Shift процесс немного автоматизируется: с зажатой кнопкой Shift выделяются все письма (выбираем письмо, зажимаем Shift и нажимаем на последний элемент нужного выделения), с Ctrl — каждое следующее письмо прибавляется к выделению. Впрочем, это стандартные горячие клавиши для многих программ.

Как подключить архив на другом компьютере

В последующем можно подключить архив в любой версии Outlook, в том числе 2010, 2013, 2016:

  1. Копируем архивный файл с расширением pst на другой носитель через Проводник или иные файловые менеджеры.
  2. Открываем Аутлук на той «машине», где следует произвести восстановление.
  3. Выбираем «Открыть и экспортировать».
  4. В появившемся меню открытия файлов ищем директорию копии архивного документа и выбираем искомый файл.

Читайте также:

Пользователи программы Microsoft Outlook, которым важна история сообщений, время от времени задаются вопросом, как сохранить историю входящих и исходящих сообщений. В данном приложении можно поместить все сообщения в отдельный архив и сохранить их на жестком диске или на съемном носителе, для этого понадобится:

— Персональный компьютер или ноутбук;

— Приложение Microsoft Outlook( Данная программа входит в пакет офисных программ Microsoft Office 2016, лицензионную версию которой вы можете заказать у нас со скидкой).

Инструкция

  1. Люди, которые используют почтовую программу Microsoft Outlook, имеют возможность сохранить все входящие и исходящие письма в отдельный файл на своем компьютере или на съемном носителе. Это очень важно для тех пользователей, которые не сохраняют отдельно информацию из полученных сообщений и для тех, кому важна история переписки. Для сохранения сообщений откройте рабочее окно программы Microsoft Outlook, нажмите на меню «Файл», в раскрывшемся списке укажите команду «Открыть». Будет загружено дополнительное окно, в нем выберите опцию «Экспорт в файл» и кликните команду «Файл данных Outlook».
    Сохранение сообщений в Microsoft Outlook

Впишите название для данного файла и обозначьте дату его создания.

  • Выделите письмо, которое нужно поместить в архив, кликните на маркер, в виде пустого квадрата, и нажмите на команду «Архивировать». Будет предложено несколько вариантов архивирования, выберите нужный и в отведенное поле впишите дату создания архива. Если у вас создано несколько архивов писем от одного отправителя, то они автоматически будут соединены в одну логическую цепочку, соответственно управление этими письмами станет максимально удобным. Обратите внимание на то, что архивированные письма будут сохранены навсегда, а удаленные письма хранятся в программе всего месяц.
  • Если вам необходимо переместить из архива определенные письма в другой файл, то выделите нужное письмо и нажмите кнопку «Обзор».
    Импорт письма из архива

    Выберите пункт «Поместить во входящие» и нажмите кнопку ОК. Выполните действия, описанные в пункте 2, и создайте отдельный архив для данного письма.

  • Если вы не используете почтовые приложения, но вам необходимо обеспечить сохранность всех имеющихся писем, в таком случае желательно использовать распространенный и многофункциональный почтовый сервис Gmail. Возможности данного сервиса позволяют обеспечить полную сохранность вашей информации и создать отдельные архивы для ваших писем. Помимо этого сервис обеспечивает хранение вашей информации на своем сервере, благодаря этому ваши письма останутся в сохранности даже после полного краха вашей системы.
  • Видео: Архивация данных Outlook

    Чем чаще вы принимаете и отправляете письма, тем больше корреспонденции хранится на вашем компьютере. И, конечно же, это приводит к тому, что на диске заканчивается место. Также, это может привести к тому, что Outlook просто перестанет принимать письма. В таких случаях следует следить за размером своего ящика и при необходимости удалять лишние письма.

    Всего же в Outlook предусмотрено два способа архивации почты. Первый это автоматический и второй – ручной.

    Автоматическая архивация писем

    Начнем с самого удобного способа – это автоматическая архивация почты.

    Плюсы этого способа заключаются в том, что Outlook будет сам архивировать письма без вашего участия.

    К минусам же можно отнести то, что архивироваться будут все письма и нужные, и не нужные.

    Для того, чтобы настроить автоматическую архивацию необходимо в меню «Файл» кликнуть по кнопке «Параметры».

    Далее перейти на вкладку «Дополнительно» и в группе «Автоархивация» нажать кнопку «Настройка автоархивации».

    Теперь остается задать необходимые настройки. Для этого, устанавливаем флажок «Автоархивация каждые … дней» и здесь же устанавливаем период архивации в днях.

    Далее настраиваем параметры по своему усмотрению. Если вы хотите, чтобы Outlook запрашивал подтверждение перед стартом архивации, то установите флажок «Запрос перед автоархивацией», если этого не требуется, тогда снимите флажок и программа будет все делать самостоятельно.

    Ниже можно настроить автоматическое удаление старых писем, где вы также можете задать максимальный «возраст» письма. А также определить, что делать со старыми письмами – перемещать их в отдельную папку или же просто удалять их.

    Как только вы сделали нужные настройки, то можно кликнуть по кнопке «Применить настройки ко всем папкам».

    Если же вы хотите сами выбрать папки, которые требуется архивировать, то в этом случае придется заходить в свойства каждой папки и там настраивать автоархивацию.

    И наконец, нажимаем кнопку «ОК», чтобы подтвердить сделанные настройки.

    Для того, чтобы отменить автоархивацию, достаточно будет снять флажок «Автоархивация каждый … дней».

    Ручная архивация писем

    Теперь разберем ручной способ архивации.

    Этот способ достаточно прост и не требует от пользователей каких-либо дополнительных настроек.

    Для того, чтобы отправить письмо в архив, его необходимо выделить в списке писем и нажать на кнопку «Архивировать». Для архивирования группы писем достаточно лишь выделить нужные письма и потом нажать эту же кнопку.

    В данном способе также есть свои плюсы и минусы.

    К плюсам можно отнести то, что вы сами выбираете какие письма требуют архивации. Ну а минус – это ручное выполнение архивации.

    Таким образом, почтовый клиент Outlook предоставляет своим пользователям несколько вариантов создания архива писем. Для больше надежности можно использовать оба. То есть, для начала настроить автоархивацию и затем, по мере надобности отправлять письма в архив самому, а лишние удалять.

    Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
    Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

    Adblock
    detector