Электронный счет-фактура: порядок выставления и сроки подачи

Клиентское по эсчф ндс. Руководство пользователя

Программное обеспечение предназначено для автоматизированной пакетной обработки файлов электронных счёт-фактур по НДС и их передачи на портал электронных счёт-фактур.

Данный комплект программного обеспечения позволяет соединиться с сервисом по защищенному TLS-соединению с авторизацией пользователя по сертификату, подписать все счёт-фактуры в указанном каталоге и загрузить подписанные файлы на веб-сервис. По результату обработки счёт-фактур получить ответ в виде подписанных квитанций. Проверить сертификат сервиса, проверить подписи под квитанциями и сохранить их на жёсткий диск компьютера.

• компонент ActiveX EInvVatService, для использования в программах ОС Windows.
• библиотека avedocclient.jar, для использования в среде исполнения программ Java.

Выставление электронных счетов-фактур: на кого возложена ответственность?

Оборот электронных счетов по НДС регулируется Налоговым кодексом РБ (и дополнениями к нему). Согласно законодательству Беларуси выставлять счета-фактуры обязаны все индивидуальные предприниматели, компании и другие организации, если то с чем они работают является объектом обложения НДС.

Основанием для выставления ЭСЧФ является:

1. Продажа своих товаров, услуг (в т.ч. экспортные операции). В этом случае обязанность выставления счета возложена на продавца.

2. Приобретение на территории Беларуси активов у нерезидентов, которые не являются плательщиками налогов в РБ. СФ выставляет покупатель.

3. Отражение суммы НДС по выполненной операции, когда лицо не является участником сделки (не продавец и не покупатель), но обязано выплатить НДС.

4. Ввоз товаров на территорию нашей страны. СФ выставляет покупатель.

Криптопровайдер Авест.

Что касается криптопровайдера Авест, то здесь можно выделить еще две отдельные причины неполадки.

Первая – это не обновленные списки отозванных сертификатов (СОС).

Для того чтобы выполнить обновление СОС на компьютере нужно:

• В браузере Internet Explorer пройти по ссылке http://vat.gov.by/mainPage/manual/
• Кликнуть на пункт 4. «Воспользуйтесь кнопкой автоматического обновления актуальных Списков отозванных сертификатов. ИМПОРТ СОС»
• Кликнуть на «ИМПОРТ СОС»
• Дождаться окончания загрузки новых СОС
• Перезапустить браузер Internet Explorer.

Вторая причина – это повреждение файлов самого Авеста. Бывает что в ходе работы антивирусной, или какой-нибудь другой программы повреждаются файлы и библиотеки программного комплекса Авест, после чего можно столкнутся с проблемой отображения страницы.

В данном случае, для решения проблемы, необходимо загрузить и установить последнюю версию криптопровайдера AVCSP. Сделать это можно на сайте Авест:

После чего необходимо перезапустить Internet Explorer и попробовать выполнить вход на портал.

Бывает что установка криптопровайдера AvCSP поверх поврежденной версии не решает проблему. В данном случае необходимо удалить предыдущие версии Avest CSP и Avest CSP Bel (Сделать это можно пройдя по пути: Пуск → Панель управления → Программы → Программы и компоненты)

Выберите указанные программы и нажмите кнопку “Удалить”. После этого перезагрузите компьютер.

Когда компьютер включился, перейдите на сайт Авест

и загрузите на компьютер последние версии криптопровайдеров AVCSP и AVCSPBEL. После завершения загрузки установите вначале AVCSPBEL и только за тем AVCSP.

Снова перезагрузите компьютер.

Для загрузки XML файлов на портал без использования браузера требуется дополнительное программное обеспечение (ПО):

1) Свежая версия ПО «Криптопровайдер Avest CSP» — СКАЧАТЬ :

• Программы находятся в архиве. Обязательно распакуйте архив перед установкой программ.
• Зайдите в распакованный каталог с файлами (AvPKISetup_IIC_(AvToken_AvPass)).
• Найдите файл AvPKISetup2.exe и запустите его двойным щелчком мыши. Запустится мастер обновления ПО. Следуйте указаниям мастера установки. Будьте внимательны, возможно в процессе установки потребуется перезагрузка компьютера.
• Если необходимо, импортируйте личный сертификат (с диска, выданного вместе с электронным ключом) вы в программу «Персональный менеджер сертификатов» (Она появится после выполнения предыдущего пункта).

2) ActiveX компонент Avest: СКАЧАТЬ

• После начала загрузки Вам будет предложен выбор варианта действий с загружаемым файлом eInvVat.zip (Сохранить/Открыть). Для установки ПО достаточно открыть файл. Диалог на экране зависит от используемого браузера. Ниже приведен пример для Internet Explorer 11.

• Загруженный файл является архивом. Файл EInvVatService_setup.exe находится в папке eInvVatinstall.

• Запускаем найденный файл и следуем указаниям на экране.

3) Перед началом использования программы обновите списки отозванных сертификатов (СОС).

Для обновления нажмите кнопку:

Если обновление прошло успешно, на экране появится сообщение:

Если обновление СОС не удалось (проверено на Microsoft Internet Explorer и Mozilla Firefox), можно скачать списки СОС на странице http://www.portal.nalog.gov.by/kno/downloads.html и загрузить их вручную, используя программу «Персональный менеджер сертификатов» (входит в состав ПО «Криптопровайдер Avest CSP»):

Особенности оформления документации

Оператор отвечает за выставление всех сформированных счетов. Оформление документации состоит из таких этапов:

1. Электронный документооборот осуществляется через оператора. Не допускается отправка документа с помощью электронной почты. Подобный формат обмена документами противоречит действующим законам. Вся документация, переданная таким способом, теряет юридическую силу.
2. Оператором будет зафиксирована дата выставления каждого счета-фактуры. Данная операция подтверждается оператором и заверяется ЭЦП.
3. Как только пользователь получает электронный файл, происходит фиксирование даты получения. В результате на руках у покупателя окажется документ с подписью оператора. Согласно действующему налоговому законодательству, на такой процесс дается несколько суток.

Как быстро зарегистрироваться на сайте

Для создания аккаунта применяется алгоритм:

1. Потребуется в поисковике любого браузера указать адрес http://vat.gov.by/mainPage/.
2. Найти страницу авторизации.
3. После того как откроется форма авторизации, в ней нужно выбрать строку «Регистрация» и перейти по ней.
4. Далее система запрашивает ввод сертификата открытого ключа (его нужно выбрать из предложенного списка).
5. На следующем этапе потребуется придумать пароль. Ввод пароля подтверждает владельца аккаунта. Первое зарегистрированное лицо автоматически становится администратором. Только администратор имеет полный доступ ко всему функционалу учетной записи. Ему доступно управление аккаунтами других пользователей. Если регистрируется любое другое лицо, не являющееся администратором, оно при регистрации указывает только электронный адрес почты. Аккаунт такие пользователи могут активировать лишь с помощью администратора.
6. Кликнуть по вкладке «Подать заявку на регистрацию». После рассмотрения заявки в системе формируется персональный аккаунт. Его владельцем является одно лицо – администратор, остальные пользователи добавляются по его инициативе.

На отправку одного электронного счета-фактуры надо 5 минут, на 100 – до 8 часов. Проблемы в работе с ЭСЧФ уже всплывают

С 1 июля некоторые плательщики НДС в обязательном порядке выставляют партнерам электронные счета-фактуры (ЭСЧФ). Подробности мы уже рассказывали. Спустя полтора месяца индивидуальные предприниматели и компании, которые работают с ЭСЧФ по НДС, уже столкнулись с первыми трудностями. Об этих проблемах и о том, как с ними можно справляться, рассказывает Маргарита Новосельцева, учредитель бухгалтерских компаний «Райкири» и «Делай Свое Дело».

1. Операционная система и подготовка компьютера к работе

Если вы владелец MacBook (OS X) или фанат Linux, отправлять ЭСЧФ со своего компьютера вы не сможете без дополнительных ухищрений.

Маргарита Новосельцева
Учредитель бухгалтерских компаний «Райкири» и «Делай Свое Дело»

Но и далеко не на всех компьютерах с Windows система будет работать. С совсем старыми версиями и так все понятно (требуется операционная система не ниже Windows XP Service Pack 3).

Кроме того, бухгалтеру тяжело быстро настроить доступ. Вот весь список требований.

Что делать? Хорошее решение для всех операционных систем — поставить виртуальную машину: программу, которая «имитирует» работу операционной системы Windows, настроенную под все требования.

Фото с сайт 1ul.ru

Если этот вариант не подходит, то пригласить системного администратора, который поставит Windows и соблюдет все требования разработчиков.

2. Создание и отправка ЭСЧФ.

Электронный счет-фактуру можно создать:

То есть, для того чтобы формировать и отправлять ЭЧСФ, компании сегодня сталкиваются с проблемами покупки нового бухгалтерского софта или доработкой старого. Вопрос что лучше и дешевле — остается открытым. Тут каждый выбирает для себя сам.

В любом случае, мы рекомендуем работать с лицензионным ПО. Тогда с отправкой ЭСЧФ возникнет меньше проблем.

3. Следующее испытание — постоянно «зависающий» портал.

Из-за этого вы не можете отправить ЭСЧФ. Хоть и очень хотите. Что делать?

Если есть возможность задержаться на работе на часок-другой, то после 18.00 портал работает, а после 20.00 вообще «летает».

А вот если на портале профилактические работы — придется ждать. Будем надеяться, работа портала в будущем усовершенствуется.

4. Даже если у вас сотни накладных, отправлять их можно по одной. У вас 100 и более исходящих накладных и нет возможности отправлять их на портал напрямую из бухгалтерской программы? В этом случае загружать каждую придется по одной. И отправлять тоже по одной. Алгоритм следующий: открыть файл электронного счета-фактуры — подписать его электронной цифровой подписью (ЭЦП) — отправить. По одной!

Что это значит? Отправка 1 накладной займет примерно 1-5 мин. Отправка 100 накладных — 100-500 мин (т.е. от 1,5 до 8 часов времени). Соответственно, без должной автоматизации и при больших объемах исходящих документов компании в ближайшее время понадобится новый сотрудник: только для отправки ЭСЧФ. А это затраты на зарплату, налоги, рабочее место и т.д.

Фото с сайта prozorist.com.ua

Или придется дополнительно загрузить старого сотрудника.

Очень хотелось бы, чтобы разработчики портала реализовали такую возможность, как подписание и отправка на портал сразу всех выбранных ЭСЧФ.

5. Двойной ввод пароля при подписании и отправке ЭСЧФ

Зачем это сделано — мне, как пользователю, непонятно. Тем не менее, вводить эти данные приходится два раза — во время одной операции. Следовательно, сотрудник тратит на одну операцию больше времени, чем необходимо.

6. Работа со входящими ЭСЧФ

Для понимания порядка действий пропишу алгоритм их приема:

То есть, чтобы взять НДС к зачету по входящему документу, с 1 июля необходим ЭСЧФ. Компании нужно проверять, поступил ли такой электронный счет-фактура от поставщика или нет. И делать это надо по каждому документу. Если коротко: добавился очередной реестр, дополнительный процесс сверки. Его нужно вести для того, чтобы определить во время подсчета налогов, можно брать НДС к зачету или нет.

И все проблемы здесь упираются в автоматизацию ведения такого реестра. Если автоматизации нет, то его ведение — это рабочее время, за которое надо платить. На сегодняшний день нормальных автоматизированных решений на рынке очень мало, а их стоимость совсем немаленькая. Если крупные предприятия могут себе все это позволить, то для малого и даже среднего бизнеса это проблема.

Остается надеяться, что со временем проблемы в использовании электронных счетов-фактур будут решены — разработчиками системы ЭСЧФ.

Сроки выставлени ЭСЧФ.

Электронные счета фактуры оформляются согласно данным по оборотам с НДС по реализации на территории РБ не позднее пятого числа месяца, следующего за отчетным. ЭСЧФ по ввозимым товарам из стран Таможенного союза не позднее двадцатого числа, но только при условии полной оплаты «ввозного НДС» и подаче заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов.

За последнюю неделю портал ЭСЧФ перманентно находится в состоянии настройки, обновления и доработки. Таки образом, подача и проверка ЭСЧФ невозможна. Инспекци по налогам и сборам Республики Беларусь по данному вопросу выпустило соответствующее письмо-пояснение. В нем можно найти интересующие ответы и понять алгоритм действий в связи с невозможностью подачи ЭСЧФ по причине технического сбоя програмных средств и портала по работе с ЭСЧФ.

Ниже прилагаем полную версию данного письма.

Надеемся, что в нем Вы сможете найти все ответы на интересующие Вас вопросы.ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ПО НАЛОГАМ И СБОРАМ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 22 июня 2016 г. N 2-1-09/1289

О ПРИМЕНЕНИИ ПУНКТА 20 СТАТЬИ 106-1 НАЛОГОВОГО КОДЕКСА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

С 01.07.2016 в Республике Беларусь вводится механизм функционирования электронных счетов-фактур (далее — ЭСЧФ).

Электронный документооборот ЭСЧФ между продавцами и покупателями будет осуществляться с использованием Портала электронных счетов-фактур www.vat.gov.by (далее — Портал), функционирование которого обеспечивает АИС «Учет счетов-фактур».
С учетом различных категорий плательщиков в зависимости от объемов выставляемых и получаемых ЭСЧФ реализовано несколько способов их выставления (направления на Портал):
а) в «Личном кабинете» путем ввода в интерактивном режиме показателей и (или) данных с клавиатуры и подписи электронного документа электронной цифровой подписью (далее — ЭЦП);
б) в «Личном кабинете» путем загрузки xml-файла, подготовленного плательщиком в соответствии с утвержденным форматом, и подписи электронного документа ЭЦП;
в) путем загрузки с использованием Web-сервиса Портала из учетной системы плательщика xml-файла, подготовленного в соответствии с утвержденным форматом и подписанного ЭЦП.
Предполагается, что плательщики, у которых небольшие объемы ЭСЧФ за отчетный период, будут использовать способы а) и б) для выставления (направления на Портал) ЭСЧФ. Для этого у плательщика должен быть рабочий компьютер с выходом в Интернет и наличие ключа ЭЦП.
Плательщики с большими объемами ЭСЧФ за отчетный период должны доработать свои учетные (бухгалтерские) системы в части формирования, выставления (направления на Портал) ЭСЧФ на основе первичных учетных документов в автоматизированном порядке.
В соответствии с пунктом 5 статьи 106-1 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее — Кодекс) плательщик обязан в отношении каждого оборота по реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, если иное не установлено Кодексом, выставить покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав либо направить ЭСЧФ на Портал.
Однако пунктом 20 статьи 106-1 Кодекса предусмотрен порядок, при котором плательщики при предъявлении сумм НДС и осуществлении налоговых вычетов по НДС применят положения пунктов 3, 4 , 6 , 7 , 8 и 9 статьи 105 и пунктов 5, 6 , 8 , 9 , 10 , 12 , 14 и 17 статьи 107 Кодекса, предусматривающих предъявление сумм НДС продавцами и осуществление налоговых вычетов покупателями на основании первичных учетных документов, то есть без использования ЭСЧФ.
Такой порядок применим в случае невозможности выставления, направления, получения ЭСЧФ:
— в связи с недоступностью Портала (в том числе из-за отсутствия электропитания и (или) выхода из строя оборудования (его части));
— в связи с недостаточностью ресурсов Портала;
— в связи с недоступностью и (или) отсутствием каналов связи с Порталом, включая недостаточность ширины каналов связи с Порталом;
— в связи со сбоем в работе программного обеспечения (баз данных), используемого для обращения ЭСЧФ;
— в иных аналогичных случаях.
Для плательщиков иными аналогичными случаями являются:
1) выход из строя рабочего компьютера, на котором установлена учетная (бухгалтерская) система либо с которого осуществляется работа на Портале;
2) отсутствие выхода в Интернет в связи с неполадками необходимого для этого оборудования у плательщика либо у провайдера;
3) сбои в работе учетной (бухгалтерской) системы, повлекшие невозможность выставления (направления на Портал) ЭСЧФ;
4) незавершенность доработки учетной (бухгалтерской) системы в части формирования, выставления (направления на Портал) ЭСЧФ на основе первичных учетных документов;
5) отсутствие автоматизации учета.
При этом все плательщики должны предпринимать все меры по устранению возникших обстоятельств, препятствующих формированию, выставлению (направлению на Портал) ЭСЧФ, и для случаев 4) и 5) использовать способ а) для выставления (направления на Портал) ЭСЧФ.
При невозможности выставления (направления на Портал) ЭСЧФ по иным аналогичным случаям, указанным в настоящем письме, продавец должен уведомить покупателя о ее причинах.
Порядок, изложенный в настоящем письме, применяется до 01.01.2017.

Надеемся, что данная статья была Вам полезна.

За оказанием бухгалтерских услуг Вы всегда можете обратиться в нашу компанию.

Функционал персонального профиля

Аккаунт открывает доступ к таким функциям:

• Формирование, подписание и выставление ЭСЧФ. Это обязательный документ на сегодняшний день для всех плательщиков налога. В нем есть все совершенные расчеты по налогу. По этим документам происходит начисление НДС.
• Создание аналитических отчетов. В личном кабинете можно не только создавать новые отчеты, но и просматривать предыдущие.
• Управление вычетами. Пользователь сможет с помощью личного кабинета управлять суммами вычетов.
• Поиск несовпадений по НДС с поданной декларацией. В личном кабинете пользователь сможет сравнивать суммы по ЭСФЧ с теми, которые указаны в декларациях.
• Получение помощи службы технической поддержки. Можно обратиться по всем интересующим вопросам: настройка браузера и установка программного обеспечения для использования портала.
• Получение поддержки МНС по вопросам методологии заполнения, порядку выставления и учета ЭСЧФ, начисления НДС, законам и нормативам.

Портал существенно упрощает формирование и учет электронных счетов-фактур. Счета-фактуры — это документы, которые имеют юридическую силу. Изменение формата счетов-фактур невозможно, такие документы не принимаются налоговыми органами. Внесение дополнительной информации в счета-фактуры допускается, но для этого есть специальные информационные поля.

Все сформированные счета выставляются через оператора. Для этого данные документы должны пройти такие этапы:

1. Передача через оператора электронного документооборота. Ни по электронной почте, ни в виде записи на дискете они не могут быть переданы, так как это противоречит действующему налоговому законодательству и лишает их юридической силы.
2. Оператор должен зафиксировать дату выставления каждого счета-фактуры в специальном технологическом документе. Также оператор должен подтвердить операцию и подписать ее электронной подписью.
3. После получения электронного файла покупателем происходит фиксирование даты получения. Таким образом покупатель получает документ, заверенный подписью оператора. По закону такая передача может занимать двое суток, но зачастую все происходит гораздо быстрее.

Важно! Покупатель после получения счетов-фактур в электронном виде должен сообщить об этом специальным уведомлением.

ЭСФЧ имеют множество преимуществ:

• скорость передачи (вне зависимости от того, кому нужно их передать — контрагенту или и в налоговый орган);
• экономия (отпадает необходимость в затратах на курьеров и канцелярию);
• освобождение ресурсов (у организации освобождаются временные и финансовые резервы);
• отсутствие ошибок (отправитель во многом защищен от ошибок, которые могут сделать документ юридически незаконным);
• безопасность (в уже созданный документ никто не сможет внести искажающих изменений).

Счет-фактура должен содержать такие данные:

• Реквизиты и все данные организации, выставившей счет-фактуру.
• Сроки выставления (допускается до 5 дней).
• Документ должен быть заверен руководителем или любым другим лицом с такими же полномочиями.
• Электронная счет-фактура обязательно регистрируется в таких документах, как журнал, книга покупок и продаж.
• По закону все электронные счета-фактуры в виде файлов хранятся на протяжении 4 лет.

На основании счетов-фактур происходит налоговый вычет по НДС.

В 2011 году окончил ФГОБУ ВО «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации» по специальности «Экономист». В настоящее время помогаю в освоении сайта cabinet-bank.ru, и готов ответить на Ваши вопросы. (Страница автора)